Artikel ini memberikan panduan langkah demi langkah yang detail tentang cara membuat faktur elektronik (e-faktur) menggunakan GTG CRM — mulai dari pengaturan awal hingga pembuatan faktur harian dan penanganan kesalahan.

Langkah 0: Persiapan Sebelum Memulai

Sebelum menerbitkan faktur elektronik, Anda perlu mempersiapkan:

Langkah 1: Menyiapkan Informasi Bisnis

Masuk ke GTG CRM → Pengaturan → Informasi Bisnis :

```

Nama perusahaan: ABC Company Limited

Nomor identifikasi pajak: 0123456789

Alamat: 123 Jalan Nguyen Van A, Distrik 1, Kota Ho Chi Minh

Telepon: 028 1234 5678

Email: info@abc.com.vn

Perwakilan: Nguyen Van A

```

Langkah 2: Menyiapkan Templat Faktur

Buka Manajemen Faktur → Pengaturan Templat :

1. Pilih jenis faktur :

• Faktur PPN (tarif pajak 5%, 8%, 10%)
• Faktur penjualan (tidak termasuk PPN)

1. Pilih templat tampilan :

• Logo perusahaan
• Informasi footer
• Catatan default

1. Atur simbol faktur :

• Contoh notasi: 1C24TAA (contoh)
• Sistem secara otomatis menghasilkan nomor faktur berurutan.

Langkah 3: Menerbitkan Faktur Secara Manual

Metode 1: Buat faktur baru

1. Buka Faktur → Buat Baru
2. Masukkan informasi pembeli:

• Nama Perusahaan/Individu
• Nomor Identifikasi Pajak (jika itu adalah bisnis)
• Alamat

1. Tambahkan produk/layanan:

• Nama Produk
• Satuan pengukuran
• Kuantitas
• Harga satuan
• Tarif pajak (0%, 5%, 8%, 10%)

1. Periksa jumlah totalnya
2. Klik "Tanda Tangani & Terbitkan Faktur"
3. Tanda tangan digital menggunakan token/USB
4. Faktur dikirim ke otoritas pajak (jika faktur elektronik memiliki kode) dan dikirim ke pelanggan melalui email.

Metode 2: Terbitkan faktur dari pesanan tersebut.

1. Buka Pesanan → pilih pesanan yang sudah selesai
2. Klik "Terbitkan Faktur"
3. Sistem secara otomatis mengisi informasi pesanan:

• Informasi pembeli (dari CRM)
• Daftar produk (dari pesanan)
• Jumlah total

1. Periksa → Tanda Tangan & Ekspor

Langkah 4: Membuat Faktur Secara Otomatis

Atur otomatisasi agar sistem secara otomatis menghasilkan faktur elektronik:

```

Pemicu: Status pesanan berubah menjadi "Selesai"

↓

Langkah 1: Buat faktur elektronik (menggunakan informasi dari pesanan)

↓

Tindakan 2: Menandatangani secara otomatis (jika sertifikat HSM tersedia)

↓

Tindakan 3: Menyerahkan kepada Otoritas Pajak

↓

Langkah 4: Kirim email ke pelanggan (lampirkan PDF faktur).

```

Catatan : Penandatanganan digital otomatis memerlukan sertifikat HSM (Hardware Security Module) — berbeda dengan token USB biasa. Hubungi penyedia sertifikat Anda untuk peningkatan.

Langkah 5: Menerbitkan Faktur Secara Massal

Saat Anda perlu menerbitkan beberapa faktur sekaligus:

1. Buka Pesanan → pilih beberapa pesanan (centang kotak centang)
2. Klik "Terbitkan faktur secara massal"
3. Sistem ini menghasilkan faktur untuk semua pesanan yang dipilih.
4. Tinjau daftar faktur
5. Tandatangani & Ekspor semua

Langkah 6: Penanganan Kesalahan

Faktur dengan nama/alamat yang salah (tetapi nomor identifikasi pajak dan jumlahnya benar):

1. Masukkan faktur yang perlu dikoreksi.
2. Pilih "Laporkan kesalahan"
3. Sistem tersebut mengirimkan pemberitahuan kepada otoritas pajak.
4. Tidak perlu menerbitkan faktur baru.

Faktur salah dengan nomor identifikasi pajak (MST), jumlah, dan tarif pajak yang salah:

1. Masukkan faktur yang perlu dikoreksi.
2. Pilih "Terbitkan faktur pengganti" atau "Terbitkan faktur penyesuaian"
3. Masukkan informasi yang benar.
4. Menandatangani dan menerbitkan faktur baru.
5. Faktur lama ditandai dengan "Diganti/Disesuaikan".

Batalkan faktur:

1. Pilih faktur → "Batalkan faktur"
2. Masukkan alasan pembatalan
3. Sistem tersebut mengirimkan pemberitahuan pembatalan kepada otoritas pajak.

Langkah 7: Pelaporan & Manajemen

Dasbor faktur disediakan:

• Jumlah total faktur yang diterbitkan (per hari/bulan/tahun)
• Total pendapatan dari faktur
• Faktur berdasarkan status (diterbitkan, dibatalkan, disesuaikan)
• Ekspor ke Excel/PDF untuk dikirim ke akuntan.

Menyimpulkan ###

Fitur faktur elektronik GTG CRM menyederhanakan seluruh proses: mulai dari menyiapkan informasi bisnis, membuat faktur, menandatangani secara digital, mengirimkan ke otoritas pajak, hingga mengelola dan mengambilnya kembali di kemudian hari. Berkat keterkaitannya langsung dengan pesanan, produk, dan data pelanggan, Anda dapat membuat faktur dengan cepat, mengurangi entri data manual, dan meminimalkan kesalahan.

Jika dikombinasikan dengan otomatisasi, bisnis juga dapat mengatur proses otomatis: penyelesaian pesanan → pembuatan faktur → penandatanganan digital → pengiriman ke pelanggan. Hal ini menghemat waktu, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan membuat manajemen faktur lebih jelas dan mudah dikendalikan dalam operasional bisnis sehari-hari.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

T: Berapa banyak kredit yang saya butuhkan untuk menerbitkan satu faktur?

A: Biaya penerbitan faktur elektronik bergantung pada paket yang Anda pilih. Dengan paket Dasar (199.000/bulan, 80.000 kredit), Anda dapat menerbitkan ribuan faktur per bulan.

T: Apakah Anda mendukung faktur dalam mata uang asing?

A: Ya. GTG CRM mendukung penerbitan faktur dalam VND dan mata uang asing (USD, EUR, dll.) dengan nilai tukar yang berlaku.

T: Apa yang terjadi jika internet mati?

A: Faktur elektronik memerlukan koneksi internet untuk dikirim ke otoritas pajak. Anda dapat membuat draf faktur secara offline, lalu menandatangani dan menerbitkannya saat Anda memiliki akses internet.

T: Bagaimana pelanggan menerima faktur?

A: Melalui email (PDF terlampir) atau cari secara online menggunakan kode pencarian yang tertera pada faktur.