Leiðbeiningar um notkun rafræns bókhalds- og reikningskerfis

Þessi handbók leiðir þig í gegnum allt bókhaldsferlið í GTG CRM samkvæmt nýjustu stöðlum: allt frá því að setja upp bókhaldslykil í samræmi við reglugerð 99/2025/TT-BTC (tekið gildi frá 1. janúar 2026), framkvæma daglegar sjálfvirkar færslur, stjórna inntaksreikningum frá skattyfirvöldum, skrá fastafjármuni og afskriftir, til útflutnings á XML fyrir rafræna skattskil og útflutnings fjárhagsskýrslna í PDF/Excel. Hver hluti hér að neðan er sjálfstætt verkflæði — þú getur lesið beint í viðeigandi hluta.

Kröfur: Innskráður GTG CRM reikningur; notandinn verður að hafa aðgang að bókhaldseiningunni (sjá kaflann Heimildir í lok þessarar greinar). Bókhald verður að vera virkjað í stillingum vinnusvæðisins.

1. hluti: Upphafleg uppsetning

Uppsetningin þarf aðeins að gera einu sinni. Þegar því er lokið munu allar bókhaldsfærslur keyra sjálfkrafa samkvæmt þessari stillingu.

Skref 1: Opnaðu bókhald og veldu staðlað

Farðu í Stillingar → Bókhaldsstillingar .

Kveiktu á bókhaldsrofanum (accounting_enabled) og veldu síðan bókhaldsstaðla (accounting_standard) :

Vista. Bókhaldsstaðlarnir og kerfið eru læst eftir fyrstu færslu — veldu rétt frá upphafi.

Skref 2: Búðu til bókhaldslykilinn

Það eru þrjár leiðir til að setja upp reikningskerfi:

Eftir að sniðmátið hefur verið notað er hægt að bæta við undirreikningum eða breyta nöfnum þeirra eftir þörfum — dreifibréf 99/2025 heimilar fyrirtækjum að stofna undirreikninga sjálf. Notið „Endurstilla“ til að endurbyggja frá grunni ef þörf krefur (endurstillingar eru aðeins mögulegar áður en færslur eru gerðar).

Skref 3: Athugaðu reglur um birtingu

Bókhaldsreglur skilgreina hvaða atburðir mynda hvaða færslur (til dæmis: sölutekjur → Debetreikningur 131 / Kreditreikningur 511; kostnaður við seldar vörur → Debetreikningur 632 / Kreditreikningur 156).

Eftir að landsbundið sniðmát hefur verið notað hafa sameiginlegu reglurnar verið fyrirfram fylltar út. Þú getur:

• Kveiktu eða slökktu á hverri reglu með því að nota virka rofann án þess að glata bókhaldsstillingunum.
• Breyttu debet-/kreditreikningum fyrir hverja reglu ef fyrirtækið hefur sinn eigin reikningsgrunn.

Skref 4: Stilla tekjuskráningu

Í bókhaldsstillingum skal velja tekjuskráningarpunkt :

• REIKNINGUR (sjálfgefið): Skráð við útgáfu reikninga. Hentar flestum smásölu- og þjónustufyrirtækjum.
• AFHENDING : Skrásett við afhendingu/sendingu í vöruhús. Notað þegar samningur kveður á um yfirfærslu stjórnunar við raunverulega afhendingu.

Kerfið passar sjálfkrafa saman tekjur við kostnað seldra vara (COGS) fyrir sama tímabil.

2. hluti: Dagleg starfsemi

Skref 5: Sjálfvirkar færslur í dagbók — Pantanir, reikningar, endurgreiðslur

Þegar þessu er lokið þarftu ekki lengur að halda skrá yfir venjubundnar aðgerðir:

• Þegar pöntun er lokið býr kerfið til færslur fyrir tekjur og kostnað seldra vara.
• Útgáfa rafrænna reikninga → samsvarandi bókhaldsfærslur á völdum skráningartíma.
• Að hætta við rafrænan reikning (í gegnum S-Invoice/Viettel eða MISA) → kerfið býr sjálfkrafa til bakfærslu sem tryggir að bókhald og reikningur stemmi alltaf.
• Endurgreiðslur, endurgreiðsla innborgunar, skil → réttar færslur á viðskiptategund, bakfærsla á kostnaði seldra vara í hlutum (ef 3/10 af vörunum eru skilaðir, bakfærið aðeins kostnað seldra vara fyrir þessar 3 vörur).

Farið í Bókhald → Dagbókarfærslur til að skoða, sía og stemma af allar dagbókarfærslur eftir dagsetningu, tímabili eða reikningsnúmeri.

Skref 6: Reikningsfærsla — Tenging GDT og flokkunarbókhalds

GTG CRM tengist beint við rafræna reikningskerfi (GDT) skattyfirvalda og sækir sjálfkrafa alla innsláttarreikninga fyrirtækisins — ein tenging sem nær yfir alla birgja.

Skref 6.1 — Tengdu GDT reikninginn þinn

Farðu í Stillingar → Tenging við skattyfirvöld .

1. Sláðu inn skattakennitölu þína (TIN) og lykilorð reikningsins á hoadondientu.gdt.gov.vn vefgáttinni.
2. Veldu tímabilið sem þú vilt sækja sögu fyrir (Backfill-saga).
3. Ýttu á Prófa og tengjast — kerfið mun staðfesta og tengjast innan nokkurra sekúndna. Staðan mun sýna „Tengt“ þegar það hefur tekist.

Öryggisathugasemd : Mælt er með að búa til undirreikning með aðeins heimildum til að leita að reikningum í stað þess að nota aðalreikninginn.

Skref 6.2 — Samstilla inntaksreikninga

Smelltu á Samstilla núna eða láttu kerfið samstilla sjálfkrafa samkvæmt áætlun. Eftir samstillingu skaltu fara í ERP → Reikningsstjórnun → Innkomandi til að skoða alla innkomandi reikninga.

Hver reikningur sýnir greinilega uppruna og stöðu skjalsins:

Skref 6.3 — Hladdu upp skránni fyrir reikninginn án kóða.

Finndu hlutinn með stöðuna „Þarfnast skjals“ (venjulega fjarskipta-, rafmagns- eða bankareikningur). Smelltu á Sækja↗ (frá þjónustuveitunni) til að opna vefgátt þjónustuveitunnar með leitarkóðanum, sæktu skrána og smelltu síðan á Hlaða inn til að hengja hana við reikninginn.

Skref 6.4 — Bókhaldsflokkun

Þegar reikningurinn inniheldur öll nauðsynleg gögn og skjöl skal opna hann og framkvæma flokkun:

• Staðfestu upphæð, inntaksvirðisaukaskatt og birgi.
• Skráðu færsluna í bókhaldsbókhaldið (inntaksvirðisaukaskattur → Reikningur 133; kostnaður → samsvarandi reikningur samkvæmt kostnaðartegund).
• Reikningar sem tekin eru inn eru tengdir viðskiptavinum/birgjum í CRM-kerfinu og viðskiptaskuldir eru greinilega sundurliðaðar fyrir hvern samstarfsaðila.

Skref 7: Fastafjármunir og afskriftir

Einingin Fastafjármunir stýrir öllum líftíma eigna og býr sjálfkrafa til afskriftafærslur í aðalbók.

Skref 7.1 — Bæta við nýrri eign

Farðu í Bókhald → Fastafjármunir → + Nýtt .

1. Veldu flokk — til dæmis „Vélar og búnaður“, „Samgöngutæki“, „Óefnislegar eignir“. Kerfið mun sjálfkrafa fylla út: sjálfgefna bókhaldsreikninga (upphaflegt kostnaðarverð, afskriftir, afskriftarkostnað), ráðlagðan líftíma og afskriftaraðferð.
2. Færið inn nafn eignar , kostnað , áætlað björgunarvirði og dagsetningu rekstrar .
3. Veldu afskriftaaðferð : Línuleg afskrift, lækkandi afskrift eða framleiðslueiningar.
4. Smelltu á Vista — eignin er búin til með stöðunni DRÖG og áætluð mánaðarleg afskriftaupphæð birtist.

Skref 7.2 — Virkja eignina og skoða afskriftaáætlunina

Opnaðu nýstofnaða eignina → smelltu á Virkja . Staðan breytist í VIRKT og kerfið býr strax til fullkomna afskriftaáætlun (fjöldi vara = fjöldi tímabila samkvæmt líftíma), hvert tímabil í ÁÆTLAÐU stöðunni.

Skref 7.3 — Afskriftabókhald

Smelltu á Keyra afskriftir til að skrá færsluna handvirkt eða virkjaðu sjálfvirkni til að láta kerfið keyra sjálfkrafa í upphafi hvers mánaðar (sjá skref 11).

Þegar kerfið er í gangi tekur það tillit til allra gjaldfallinna tímabila (þar með talið allra tímabila sem ekki hafa verið færð til bókar frá virkjun). Hvert tímabil er snúið við í POSTED og býr til mótfærslu:

• Debetreikningur 6274 (Afskriftir áþreifanlegra fastafjármuna) — eða samsvarandi reikningur eftir tegund eignar.
• Þar er reikningur 2141 (Afskriftir áþreifanlegra fastafjármuna).

Að keyra sama hringrásina aftur mun skila gömlu færslunni — engar tvíteknar færslur verða búnar til.

Skref 7.4 — Flytja inn núverandi eignir

Ef fyrirtækið er þegar með fasteignaskrá, farið þá í Fastafjármuni → Innflutningur :

• Hlaða inn CSV/Excel skrám : Skráin getur haft hvaða dálkauppbyggingu sem er — gervigreind mun sjálfkrafa þekkja og leggja til dálkavörpanir (t.d. dálkurinn „Upprunalegt verð“ → Kostnaðarreitur, dálkurinn „Kaupdagur“ → Kaupdagur). Farðu yfir og leiðréttu vörpanirnar áður en þú staðfestir.
• Af innkaupareikningnum : veldu fyrirliggjandi reikning í kerfinu — upplýsingar um eignina fyllast sjálfkrafa út nafn, upprunalegt verð, kaupdagsetning og birgir.
• Gervigreind les skjöl : hengdu við PDF samnings- eða reikningsskrá (textaform, ekki skannað) — gervigreind dregur út og fyllir út reitina fyrirfram.

Skref 7.5 — Eignarupplausn

Opna eign → Losa → Sala (eða afskrifa), sláðu inn raunverulegt hrakvirði og uppgjörsdag. Forskoða hagnað/tap uppgjörs áður en staðfest er. Eftir staðfestingu mun kerfið:

• Breyta stöðunni í LOKIÐ , loka afskriftaáætluninni.
• Stofna færslur í uppgjörsbók: afskrifa upphaflegan kostnað (kreditreikningur 2112), afskrifa uppsafnaðar afskriftir (debetreikningur 2141), skrá tekjur/gjöld vegna uppgjörs (reikningur 711 eða reikningur 811).

3. hluti: Skýrslugerð og skráarútflutningur

Skref 8: Skoða fjárhagsskýrslur í rauntíma

Farðu í Bókhald → Skýrslur , veldu tímabilið og skoðaðu það núna:

• Rekstrarreikningur (B02-DN) — tekjur, kostnaður við seldar vörur, brúttóhagnaður, nettóhagnaður eftir tímabili.
• Efnahagsreikningur (B01-DN) — Eignir = Skuldir + Eigið fé. Þetta er opinbera heitið á eyðublaðinu samkvæmt dreifibréfi 99/2025, sem kemur í stað gamla heitisins „Efnahagsreikningur“.
• Prófunarjöfnuður — lokastaða reiknings, athuga stöðu debet- og kreditreikninga áður en bókhaldi er lokað.
• Virðisaukaskattsskýrsluformið — yfirlit yfir út- og innvirðisaukaskatt — er tilbúið fyrir skilafrestinn.

Allar skýrslur eru reiknaðar út frá raunverulegum færslum í höfuðbókinni — engin þörf á að sameina úr Excel eða bíða eftir að bókhaldarinn klári í lok mánaðarins.

Skref 9: Flytja skýrslu út í PDF og Excel

Í hvaða skýrslu sem er, smelltu á Flytja út ▾ og veldu sniðið:

• PDF : Býr til prentanleg skjöl með fyrirtækjatitlum, undirskriftum og stimplum. Notað til að senda til banka (lánsumsóknir krefjast undirritaðra ársreikninga), endurskoðenda, stjórna eða fjárfesta.
• Excel (XLSX) : Skýrt skipulögð töflureikniskrá — bókhaldarar geta snúið, safnað saman og borið saman gögn milli tímabila. Snið gagna og gjaldmiðils fylgir víetnamskum staðbundnum stillingum.

Allar núverandi skýrslur (B01-DN, B02-DN, prófjöfnuður, VSK, rekstrarreikningur, aldursgreining AR/AP, reiðufjárstaða) styðja bæði sniðin.

Skref 10: Flytja út XML til að senda til skattyfirvalda (ársreikningar, virðisaukaskattur, fjárfestingarskattur, fjárfestingarskattur)

GTG CRM býr til fyrirfram myndaðar XML skrár samkvæmt XSD fyrir HTKK/eTax — þú getur sótt þær og hlaðið þeim beint inn á rafræna skattgáttina án þess að þurfa að slá inn tölurnar aftur.

Skýrsla um stuðning við XML útflutning:

Skref til að fylgja:

1. Farðu í Bókhald → Skýrslur → Skattskýrslur .
2. Veldu gerð skýrslu og skýrslutímabil.
3. Athugaðu gögnin á skjánum — vísarnir eru sjálfkrafa varpaðir úr höfuðbókinni samkvæmt TT99/2025 staðlinum.
4. Smelltu á Flytja út XML → sæktu .xml skrána.
5. Skráðu þig inn á thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) eða opnaðu HTKK skjáborðsforritið og fluttu inn niðurhalaða XML skrána.
6. Framkvæmið lokaathugun á hugbúnaði skattyfirvalda áður en þið sendið inn.

XML-skráin er í samræmi við núverandi XSD-útgáfu frá skattyfirvöldum Bandaríkjanna og er samhæf iTaxViewer til að athuga uppbyggingu hennar fyrir innsendingu.

4. hluti: Sjálfvirkni bókhalds

Skref 11: Virkja sjálfvirkni

Farðu í Bókhald → Stillingar → Sjálfvirk bókhald og virkjaðu ferlana eftir þörfum:

Fyrir fastafjármuni, farið í Bókhald → Fastafjármunir → Sjálfvirkni (hnappur á tækjastikunni) :

Debet-/kreditfærslur fyrir hverja sjálfvirkni eru leiðréttar beint í hnútnum „Stofna færslu“ í verkflæðinu — engin forritun nauðsynleg, einn staður til að stilla.

Bókhaldsdeild

Aðgangur að bókhaldseiningunni er stjórnaður af sérstökum heimildum. Hafðu samband við eiganda vinnusvæðisins eða stjórnanda til að fá þau.

Eigendur og stjórnendur vinnusvæða fá sjálfgefið full heimildir.

Skjöl sem tilheyra GTG CRM