個人事業主向け電子請求書に関する規定

2022年7月1日より、政令123/2020/ND-CPおよび通達78/2021/TT-BTCの規定に基づき、申告納税方式を採用する個人事業主および個人事業者は、電子請求書への移行が義務付けられました。これは法的な要求であるだけでなく、事業運営の近代化に向けた重要な一歩でもあります。

法規制を遵守し、法的なリスクを回避するためには、個人事業主は電子請求書の作成、使用、管理に関する規則を十分に理解しておく必要があります。この記事では、正確かつ効率的に請求書発行業務を遂行するための重要なポイントを明確にします。

電子請求書の概念

政令123/2020/ND-CP第3条によると、電子請求書とは、販売者またはサービス提供者が電子的な手段を用いて作成した電子形式の証票であり、会計および税法で定められた通りに商業取引情報を記録するためのものです。この請求書は、レジスターから直接税務当局のシステムに接続して作成することも可能です。

電子請求書は主に2つのタイプに分けられます。第一は、税務当局のコードが付与された請求書で、購入者に送信される前にコードが付与されます。このコードには、一意の取引番号と、販売者情報に基づいた暗号化された文字列が含まれます。第二は、税務当局のコードが付与されていない請求書で、税務当局の事前の確認なしに、組織が直接顧客に発行するものです。

電子請求書の利用が義務付けられる3つのケース

通達78/2021/TT-BTCに基づき、個人事業主および個人事業者は、以下の3つの具体的な状況で電子請求書を使用する必要があります。

最初のケースは、申告納税方式で納税する個人事業主および個人事業者に適用されます。これは、事業活動において継続的に電子請求書を使用する義務がある対象者です。

2番目のケースは、予定納税方式で納税する個人事業主に関連します。請求書の発行が必要な場合、税務当局は取引ごとにコードが付与された電子請求書を発行します。

3番目のケースは、発生ごとに申告する個人事業主向けです。2番目のグループと同様に、請求書の使用が必要な場合、税務当局は個々の取引ごとに電子請求書を個別に発行します。

電子請求書を使用する上での注意点

個別の取引ごとに電子請求書が発行される対象者

予定納税方式で納税する個人事業主は、必要に応じて税務当局から取引ごとのコード付き請求書の発行支援を受けられます。不定期に事業を行い、固定の事業所を持たず、発生ごとに納税する個人事業主もこの対象に含まれます。

さらに、特別なケースでも個別の取引ごとに請求書が発行されます。例えば、事業を停止したが税コードの抹消手続きが完了していない個人事業主でも、資産売却のための請求書発行を申請できます。以前に契約した契約を完了するために事業を一時停止している個人事業主も同様に支援を受けられます。請求書の利用停止を強制されたケースもこのリストに含まれます。

電子請求書サービスの無料利用

政令123/2020/ND-CP第14条第1項によると、中小企業、協同組合、個人事業主、および経済社会的に困難または特に困難な地域で事業を行う個人事業主は、利用開始から12ヶ月間、コード付き電子請求書サービスの利用が無料になります。優遇地域のリストは、政令118/2015/ND-CPに規定されています。

無料対象とならない事業者は、電子請求書サービス提供組織と締結した契約に従ってサービス費用を支払う必要があります。

電子請求書の利用を停止しなければならない状況

政令123/2020/ND-CP第16条第1項には、コード付き電子請求書の利用を停止しなければならないケースが列挙されています。

個人事業主が税コードの効力を抹消された場合や、税務当局によって登録住所で事業活動を行っていないと確認された場合、請求書の利用は停止されます。個人事業主が管轄当局に事業の一時停止を通知した場合も、電子請求書の利用停止につながります。

重大な違反も同様の結果をもたらします。個人事業主が密輸品、禁止品、偽造品、知的財産権を侵害する商品の販売のために請求書を使用した場合、当局はこれを検出し、税務当局に通知して処理を行います。架空の請求書を作成して金銭を不正に取得する行為も、電子請求書の利用停止の理由となります。

さらに、税務当局が税金滞納の強制執行のために請求書の利用停止を通知した場合、または登録機関が基準を満たさないための条件付き事業の停止を要求した場合、個人事業主は電子請求書の利用を停止しなければなりません。

取引ごとの請求書を発行する税務署はどこか？

政令123/2020/ND-CP第13条第2項c号には、請求書発行申請書類の提出場所が明確に規定されています。

固定の事業所を持つ個人事業主および個人事業者は、事業活動を行っている地域の税務支局に書類を提出します。一方、固定の事業所を持たない個人事業主および個人事業者は、居住地または事業登録地の税務支局に書類を提出します。

予定納税から申告納税への移行プロセス

2026年から、税務当局は予定納税方式から申告納税方式への個人事業主の移行プロセスを実施します。これにより、個人事業主は、単に予定納税を行うだけでなく、帳簿への記録、電子請求書の作成・提出、オンラインでの税金申告・納税など、規定に従ってすべての業務を完了する必要があります。

小規模な個人事業主が、会計士を雇ったり複雑な手作業を行ったりすることなく新しい規則に適応できるように、販売管理、税金申告、税金納付、電子請求書発行、会計帳簿管理などの機能を単一のプラットフォームに統合する、包括的なデジタルトランスフォーメーションソリューションが数多く開発されています。

結論

電子請求書の利用は、申告納税方式で納税する個人事業主および個人事業者にとって、義務となりました。電子請求書に関する規定、つまり、概念、対象者、請求書発行が可能なケース、そして利用停止しなければならない状況を理解することは、すべての個人事業主が透明性をもって法を遵守した事業運営を行うために不可欠です。

特に、予定納税から申告納税への移行という状況下では、帳簿管理、税金申告、電子請求書発行のための適切なツールを装備することが、これまで以上に重要になっています。GTG CRMは、統合された自動電子請求書発行機能を提供しており、個人事業主は容易に合法的な請求書を発行し、税務当局に規定通りにデータを送信できます。また、入力請求書の誤りのチェックと検出もサポートします。これにより、事業主は時間を節約できるだけでなく、会計業務の正確性を確保し、税務当局の要求するすべての業務を完全に遵守できます。