2022年7月1日以降、政令123/2020/ND-CPおよび通達78/2021/TT-BTCの規定に基づき、納税申告方式を採用している事業所および個人事業主は、電子請求書への移行が義務付けられています。これは法的要件であるだけでなく、事業運営の近代化における重要な一歩でもあります。

法令遵守を徹底し、法的リスクを回避するためには、事業主は電子請求書の作成、使用、管理に関する規則を理解する必要があります。この記事では、請求書業務を正確かつ効率的に運営するための重要なポイントを解説します。

電子請求書の概念

政令123/2020/ND-CP第3条によれば、電子請求書とは、会計法および税法に従って商取引情報を記録するために、商品またはサービスの販売者が電子的な手段によって作成する電子データ文書を指します。この請求書は、税務当局のシステムに直接接続されたレジから生成することができます。

電子請求書は大きく2種類に分けられます。1つ目は、税務当局コードが付与された請求書で、購入者に送付される前に発行されます。このコードには、固有の取引番号と、販売者の情報に基づいたエンコードされた文字列が含まれています。2つ目は、税務当局コードが付与されていない請求書で、組織自身が生成し、税務当局による事前確認なしに顧客に直接送付されます。

電子請求書が義務付けられる3つのケース

回覧文書78/2021/TT-BTCによると、家内工業および個人事業主は、3つの特定の状況において電子請求書を使用しなければならない。

最初のケースは、申告方式で納税する家計事業者および個人に適用されます。このグループは、事業運営において定期的に電子請求書を使用する義務があります。

2つ目のケースは、一括納税方式で税金を納める家内事業者に関するものです。請求書を発行する必要がある場合、税務当局は各取引ごとにコードが付与された電子請求書を提供します。

3つ目のケースは、取引ごとに納税申告を行う家内工業者に該当します。2つ目のケースと同様に、請求書が必要な場合は、税務当局が個々の取引ごとに電子請求書を発行します。

電子請求書を使用する際の注意点

取引ごとに発行される電子請求書の対象となる受取人。

定額税を納付する家内事業者は、必要に応じて税務当局から個別にコード付きの請求書の発行などの支援を受けることができます。定まった所在地を持たず、取引ごとに税金を納付する不定期な事業活動に従事する個人も、このカテゴリーに該当します。

さらに、個別のケースに応じて請求書が発行される特別なケースもあります。例えば、事業を停止したものの、納税者番号の抹消手続きを完了していない企業は、資産清算のための請求書を申請できます。一時的に事業を停止しているものの、既に締結済みの契約を履行する必要がある企業も同様の支援を受けることができます。請求書の利用が強制的に停止された場合も、このリストに含まれます。

無料電子請求書サービス

政令123/2020/ND-CP第14条第1項によれば、社会経済状況が困難な地域または極めて困難な地域に所在する中小企業、協同組合、家計事業者、および個人事業主は、電子請求書サービスの利用開始日から12か月間、手数料が免除されます。優遇措置の対象となる地域のリストは、政令118/2015/ND-CPに規定されています。

無料サービスの対象とならない方は、電子請求サービスプロバイダーと締結した契約に基づき、サービス料金を支払う必要があります。

電子請求書の廃止が必要となる状況

政令123/2020/ND-CP第16条第1項では、コード付き電子請求書の使用を停止しなければならない場合が列挙されている。

事業者の納税者番号が失効した場合、または税務当局が登録住所での事業活動が停止していることを確認した場合、請求書の使用は停止されます。事業者が自主的に管轄当局に事業活動の一時停止を通知した場合、電子請求書の使用も停止されます。

重大な違反行為も同様の結果を招く。企業が密輸品、禁制品、偽造品、または知的財産権を侵害する商品を販売するために請求書を使用した場合、当局はそれを検知し、税務当局に通知して対応を依頼する。架空の請求書を作成して資金を横領する行為も、電子請求書の使用を中止する理由となる。

さらに、税務当局が税金債務の徴収を強制するために請求書の使用停止を発表した場合、または事業登録当局が資格不足を理由に条件付き業種における事業活動の一時停止を要請した場合、事業者は電子請求書の使用も停止しなければなりません。

取引ごとに請求書を発行する税務当局はど​​こですか？

政令123/2020/ND-CP第13条第2項c号は、請求書発行の申請を提出する場所を明確に規定している。

固定の事業所を有する家内事業主および個人事業主は、事業が行われている地域を管轄する税務署に申請書を提出します。一方、固定の事業所を持たない家内事業主および個人は、居住地または事業登録地の税務署に申請書を提出します。

一括課税から申告課税への移行ロードマップ

2026年から、税務当局は家計事業者の納税方法を一括納付方式から申告納付方式へと移行させるためのロードマップを実施する。これにより、家計事業者は従来のように一括納付を行うのではなく、帳簿作成、電子請求書の作成・送信、オンラインでの納税申告・納付といった業務を規定通りにすべて行う必要が生じる。

中小企業が会計士を雇ったり、複雑な手作業を行ったりすることなく、新しい規制に適応できるよう支援するため、販売管理、税務申告、納税、電子請求書の発行、会計記録管理などの機能を単一のプラットフォームに統合した、包括的なデジタル変革ソリューションが数多く開発されている。

結論する

電子請求書の利用は、申告方式で納税する家計事業者や個人事業主にとって義務付けられています。電子請求書の概念や適用対象、発行可能なケース、そして廃止が必要となる状況など、電子請求書に関する規制を理解することは、すべての家計事業者が事業を透明性をもって法律に準拠して運営するために不可欠です。

特に、一括課税から申告課税への移行に伴い、会計記録、税務申告、電子請求書の発行を管理するための適切なツールを企業に提供することが、これまで以上に重要になっています。GTG CRMは、統合された自動電子請求書発行機能を提供し、企業経営者が法的効力のある請求書を容易に発行し、規制に従って税務当局にデータを送信し、入力された請求書のエラーチェックと検出をサポートします。その結果、企業経営者は時間を節約できるだけでなく、会計の正確性と税務当局の要件への完全な準拠を確保できます。