個人事業主向け電子請求書に関する規制

2022年7月1日より、政令123/2020/ND-CPおよび通達78/2021/TT-BTCの規定に基づき、申告納税方式を採用する事業所および個人事業者は、電子インボイスへの移行が義務付けられました。これは法的な要件であるだけでなく、事業運営の近代化に向けた重要な一歩でもあります。

法規制を遵守し、法的なリスクを回避するためには、事業主は電子インボイスの作成、使用、管理に関する規則を十分に理解しておく必要があります。本記事では、正確かつ効率的にインボイス発行業務を遂行するための重要なポイントを解説します。

電子インボイスの概念

政令123/2020/ND-CP第3条によれば、電子インボイスは、販売者またはサービス提供者が電子的な手段を用いて作成する電子形式の証憑であり、会計および税法で定められた規定に従って、商業取引情報を記録するものです。このインボイスは、税務当局のシステムに直接接続されたレジから生成することも可能です。

電子インボイスは主に2種類に分類されます。第一種は税務当局のコードが付与されたインボイスで、購入者に送信される前にコードが付与されます。このコードには、一意の取引番号と、販売者情報に基づいた暗号化された文字列が含まれます。第二種は税務当局のコードが付与されないインボイスで、税務当局による事前の確認なしに、組織が直接顧客に発行するものです。

電子インボイスの使用が義務付けられる3つのケース

通達78/2021/TT-BTCによると、事業所および個人事業者は、以下の3つの特定の状況で電子インボイスを使用する必要があります。

第一のケースは、申告納税方式で納税する事業所および個人に適用されます。これは、事業運営において日常的に電子インボイスを使用する義務がある対象者です。

第二のケースは、予定納税方式で納税する事業所に該当します。インボイス発行が必要な場合、税務当局は取引ごとにコードが付与された電子インボイスを発行します。

第三のケースは、取引ごとの申告納税を行う事業所に適用されます。第二のケースと同様に、インボイスの使用が必要な場合、税務当局は個々の取引ごとに電子インボイスを個別発行します。

電子インボイス使用時の注意点

取引ごとの電子インボイス発行対象者

予定納税方式で納税する事業所は、必要に応じて税務当局から取引ごとのコード付きインボイスの発行を受けることができます。また、定期的な事業活動を行わず、固定の事業所を持たない個人事業主で、取引ごとに申告納税を行う者も、この対象に含まれます。

さらに、特別なケースでも個別のインボイス発行が認められます。例えば、事業活動を停止したが、税コードの抹消手続きが完了していない事業所は、資産処分のためインボイスの発行を申請することができます。以前に締結した契約を履行するために事業活動を一時停止している事業所も同様に支援されます。納税延滞によるインボイス使用停止措置を受けている場合も、このリストに含まれます。

電子インボイスサービス料の無料化

政令123/2020/ND-CP第14条第1項によれば、中小企業、協同組合、事業所、および経済的・社会的に困難または特に困難な地域に所在する個人事業主は、使用開始から12ヶ月間、コード付き電子インボイスサービスの無料提供を受けられます。優遇措置が適用される地域のリストは、政令118/2015/ND-CPで規定されています。

無料対象とならない事業者は、電子インボイスサービス提供組織と締結した契約に基づき、サービス料金を支払う必要があります。

電子インボイスの使用を停止しなければならない状況

政令123/2020/ND-CP第16条第1項は、コード付き電子インボイスの使用を義務的に停止しなければならないケースを列挙しています。

事業所が税コードの有効期限が切れた場合、または登録住所での事業活動が確認できないと税務当局によって判断された場合、インボイスの使用は停止されます。事業所が権限のある当局に事業活動の一時停止を自主的に通知した場合も、電子インボイスの使用停止につながります。

重大な違反も同様の結果を招きます。事業所が密輸品、禁止品、偽造品、または知的財産権を侵害する商品の販売のためにインボイスを使用した場合、当局はこれを検出し、税務当局に通知して処理を行います。架空のインボイスを作成して金銭を詐取する行為も、電子インボイスの使用停止の理由となります。

さらに、税務当局が納税延滞の強制措置のためにインボイスの使用停止を通知した場合、または事業登録当局が条件を満たさないため、条件付き事業活動の一時停止を要求した場合も、事業所は電子インボイスの使用を停止しなければなりません。

個別のインボイス発行を行う税務当局はどこか？

政令123/2020/ND-CP第13条第2項c号は、インボイス発行申請書類の提出場所を明確に規定しています。

固定の事業所を有する事業所および個人事業主は、事業活動が行われる地域の管轄税務署に申請書類を提出します。一方、固定の事業所を持たない事業所および個人事業主は、居住地または事業登録地の税務署に申請書類を提出します。

予定納税から申告納税への移行プロセス

2026年から、税務当局は予定納税方式から申告納税方式への事業所の移行プロセスを実施します。これにより、事業所は、従来のように単に予定納税額を納付するだけでなく、帳簿への記録、電子インボイスの作成・送信、オンラインでの納税申告・納付など、規定に従ったすべての作業を完了する必要があります。

小規模事業主が会計士を雇うことなく、または複雑な手作業を行うことなく新しい規制に適応できるよう、販売管理、納税申告、納税、電子インボイス発行、会計帳簿管理などの機能を単一のプラットフォームに統合する、包括的なデジタルトランスフォーメーションソリューションが多数開発されています。

結論

電子インボイスの使用は、申告納税方式で納税する事業所および個人事業主にとって、義務となりました。電子インボイスの概念、適用対象、インボイス発行が認められるケース、そして使用停止しなければならない状況に至るまで、関連規制を理解することは、すべての事業主が透明性のある、法を遵守した事業運営を行うために不可欠です。

特に、予定納税から申告納税への移行が進む中で、帳簿管理、納税申告、電子インボイス発行のための適切なツールの導入がこれまで以上に重要になっています。GTG CRMは、統合された自動電子インボイス発行機能を提供し、事業所が合法的なインボイスを容易に発行し、税務当局に規定通りにデータを送信することを可能にします。また、入力インボイスの誤りのチェックや検出もサポートします。これにより、事業主は時間を節約するだけでなく、会計の正確性を確保し、税務当局の要件に完全に準拠した業務を遂行できます。