이 문서에서는 GTG CRM을 사용하여 전자 송장(e-송장)을 생성하는 방법에 대한 자세한 단계별 가이드를 제공합니다. 초기 설정부터 일일 송장 생성 및 오류 처리까지 모든 과정을 다룹니다.

0단계: 시작 전 준비 작업

전자 청구서를 발행하기 전에 다음 사항을 준비해야 합니다.

1단계: 사업 정보 설정

GTG CRM 로그인 → 설정 → 비즈니스 정보 :

```

회사명: ABC 주식회사

세금 식별 번호: 0123456789

주소: 호치민시 1군 Nguyen Van A Street 123

전화번호: 028 1234 5678

이메일: info@abc.com.vn

대표: Nguyen Van A

```

2단계: 송장 템플릿 설정

송장 관리 → 템플릿 설정 으로 이동하세요.

1. 청구서 유형을 선택하세요 :

• 부가가치세 송장 (세율 5%, 8%, 10%)
• 판매 송장 (부가세 제외)

1. 표시 템플릿을 선택하세요 :

• 회사 로고
• 바닥글 정보
• 기본 메모

1. 송장 기호를 설정하세요 :

• 표기법 예시: 1C24TAA (예시)
• 이 시스템은 자동으로 연속적인 송장 번호를 생성합니다.

3단계: 수동으로 송장 발행

방법 1: 새 송장 생성

1. 송장 으로 이동 → 새 송장 생성
2. 구매자 정보를 입력하세요:

• 회사/개인 이름
• (사업자 등록 번호, 사업체인 경우)
• 주소

1. 제품/서비스를 추가하세요:

• 제품명
• 측정 단위
• 수량
• 단가
• 세율 (0%, 5%, 8%, 10%)

1. 총액을 확인하세요
2. "서명 및 송장 발행"을 클릭하세요.
3. 토큰/USB를 이용한 디지털 서명
4. 전자송장에 코드가 있는 경우 송장은 세무 당국으로 발송되고, 고객에게는 이메일로 발송됩니다.

방법 2: 주문을 기반으로 송장을 발행합니다.

1. 주문 목록 으로 이동 → 완료된 주문 선택
2. "송장 발행"을 클릭하세요.
3. 시스템이 주문 정보를 자동으로 입력합니다.

• 구매자 정보 (CRM에서 가져옴)
• 주문 내역에 포함된 제품 목록
• 총액

1. 확인 → 서명 및 내보내기

4단계: 송장 자동 생성

시스템에서 전자 송장을 자동으로 생성하도록 자동화 시스템을 설정하세요.

```

트리거: 주문 상태가 "완료됨"으로 변경됨

↓

조치 1: (주문 정보를 이용하여) 전자 송장 생성

↓

2단계: (HSM 인증서를 사용할 수 있는 경우) 자동으로 서명합니다.

↓

조치 3: 세무 당국에 제출

↓

4단계: 고객에게 이메일을 보내십시오(송장 PDF 파일 첨부).

```

참고 : 자동 디지털 서명에는 일반 USB 토큰과는 다른 HSM(하드웨어 보안 모듈) 인증서가 필요합니다. 인증서 업그레이드를 원하시면 인증서 제공업체에 문의하십시오.

5단계: 일괄적으로 송장 발행

여러 개의 송장을 동시에 발행해야 할 때:

1. 주문 목록 으로 이동 → 여러 주문 선택(체크박스 선택)
2. "일괄 송장 발행"을 클릭하세요.
3. 이 시스템은 선택된 모든 주문에 대한 송장을 생성합니다.
4. 청구서 목록을 검토하세요
5. 모두 서명하고 내보내기

6단계: 오류 처리

청구서에 이름/주소가 잘못 기재되어 있지만, 사업자등록번호와 금액은 정확합니다.

1. 수정이 필요한 송장을 입력하세요.
2. "오류 보고"를 선택하세요
3. 해당 시스템은 세무 당국에 알림을 보냅니다.
4. 새로운 송장을 발행할 필요가 없습니다.

세금 식별 번호(MST), 금액 및 세율이 잘못된 청구서:

1. 수정이 필요한 송장을 입력하세요.
2. "교체 청구서 발행" 또는 "조정 청구서 발행"을 선택하세요.
3. 정확한 정보를 입력하세요.
4. 새 청구서에 서명하고 발행하십시오.
5. 기존 청구서에는 "교체/조정됨"이라고 표시되어 있습니다.

청구서를 취소하세요:

1. 청구서를 선택하고 → "청구서 취소"를 클릭하세요.
2. 취소 사유를 입력하세요
3. 시스템은 세무 당국에 취소 통지서를 보냅니다.

7단계: 보고 및 관리

송장 대시보드 제공:

• 발행된 송장 총 건수 (일별/월별/연별)
• 송장에서 발생한 총 수익
• 청구서 상태별 (발행됨, 취소됨, 조정됨)
• 회계 담당자에게 보내려면 Excel/PDF 파일로 내보내세요.

결론 ###

GTG CRM의 전자 송장 발행 기능은 사업 정보 설정부터 송장 생성, 디지털 서명, 세무 당국 제출, 그리고 추후 관리 및 조회에 이르기까지 전체 프로세스를 간소화합니다. 주문, 제품, 고객 데이터와의 직접적인 연동 덕분에 송장을 신속하게 생성하고, 수동 데이터 입력을 줄이며, 오류를 최소화할 수 있습니다.

자동화와 결합하면 기업은 주문 완료 → 송장 생성 → 디지털 서명 → 고객에게 발송과 같은 자동화된 프로세스를 구축할 수 있습니다. 이는 시간을 절약하고 규정 준수를 보장하며 일상적인 비즈니스 운영에서 송장 관리를 더욱 명확하고 쉽게 제어할 수 있도록 해줍니다.

자주 묻는 질문

질문: 송장 하나를 발행하려면 크레딧이 몇 개 필요합니까?

A: 전자 송장 발행 비용은 선택하신 패키지에 따라 다릅니다. 기본 패키지(월 199,000원, 80,000 크레딧)를 이용하시면 매달 수천 건의 송장을 발행하실 수 있습니다.

질문: 외화로 된 송장을 지원하시나요?

A: 네. GTG CRM은 베트남 동(VND)과 외화(미국 달러, 유로 등)로 환율을 적용하여 송장을 발행할 수 있습니다.

질문: 인터넷이 끊기면 어떻게 되나요?

A: 전자 청구서를 세무 당국에 전송하려면 인터넷 연결이 필요합니다. 오프라인에서 청구서 초안을 작성한 후 인터넷에 접속하여 서명하고 발행할 수 있습니다.

질문: 고객은 어떻게 청구서를 받나요?

A: 이메일(PDF 첨부)을 통해 확인하시거나, 송장에 있는 조회 코드를 사용하여 온라인으로 조회하실 수 있습니다.