정확한 재고 관리는 제품을 판매하는 모든 사업의 성공과 실패를 결정짓는 중요한 요소입니다. 최근 연구에 따르면 베트남 중소기업의 43%가 재고를 추적하지 않거나 수동적인 방법을 사용하고 있어 심각한 재고 부족이나 과잉 현상이 발생하고 있으며, 이는 매출과 이익에 직접적인 영향을 미치고 있습니다.

엑셀이나 구글 시트를 이용해 재고를 관리하는 전자상거래 판매자라면 누구나 한 번쯤은 겪어봤을 법한 끔찍한 상황이 있습니다. 잘못된 데이터 입력 때문에 전체 재고 보고서가 왜곡되거나, 월말 재고 조사에서 수십 개의 제품 재고에 차이가 나는데 원인을 찾지 못하는 경우 말이죠. 이런 실수는 조사 시간 낭비는 물론이고 수백만 동에 달하는 금전적 손실로 이어질 수 있습니다.

사업 규모가 확장되어 본사 창고, 지점 창고, 협력업체 창고 등 여러 창고를 운영하게 되면 문제는 기하급수적으로 복잡해집니다. 각 창고마다 자체적인 엑셀 파일이 있고 실시간 동기화가 이루어지지 않아 전체적인 재고 수준을 파악하는 것이 거의 불가능합니다.

그렇다면 엑셀처럼 오류 발생 가능성이 높은 수동 도구에 의존하지 않고 여러 창고에 걸쳐 재고를 정확하고 실시간으로 관리하는 방법은 무엇일까요?

엑셀을 이용한 재고 관리 시 발생하는 심각한 문제점

엑셀은 널리 사용되고 접근성이 좋은 도구이지만, 역동적인 비즈니스 환경에서 재고 관리에 사용하는 것은 상당한 위험과 한계를 수반합니다.

해당 데이터는 실시간으로 업데이트되지 않습니다.

엑셀을 재고 관리에 사용하는 가장 큰 문제점은 바로 이것입니다. 직원 A가 주문 포장을 위해 상품을 출하했지만 엑셀 파일 업데이트를 잊어버리거나, 업데이트 도중 컴퓨터가 멈춰버리는 경우, 직원 B가 엑셀 파일을 보고 재고가 충분하다고 판단하여 새 주문을 처리하게 되면 과잉 판매가 발생하여 고객과 매장 모두 손실을 입게 됩니다.

멀티채널 비즈니스에서는 이 문제가 더욱 심각해집니다. 예를 들어, 쇼피(Shopee)에서 판매되는 제품이 라자다(Lazada)나 틱톡샵(TikTok Shop)의 재고 현황이 즉시 업데이트되지 않아, 실제 재고는 단 하나뿐인데도 여러 플랫폼에서 동시에 동일한 제품에 대한 주문이 발생하는 경우가 있습니다.

수동 데이터 입력으로 인해 오류는 불가피합니다.

인간은 기계가 아니기에 실수는 불가피합니다. 잘못된 수량을 입력하거나(1500 대신 1500), 셀에 잘못된 수식을 입력하여 전체 열의 데이터가 잘못되거나, 중요한 행을 실수로 삭제하는 등의 오류는 엑셀 작업 시 흔히 발생하는 문제입니다. 더욱 심각한 것은 이러한 오류가 종종 발견되지 않고 정기적인 재고 조사 중에야 드러나는데, 그때는 이미 수정하기에 너무 늦은 경우가 많다는 점입니다.

여러 창고를 관리하는 것은 악몽이 되었습니다.

사업장이 여러 곳으로 확장될 경우, 엑셀을 이용한 재고 관리는 매우 복잡해집니다. 각 창고마다 서로 다른 담당자가 각기 다른 기록 방식을 사용하여 별도의 엑셀 파일을 관리하고 있기 때문입니다. 모든 창고의 데이터를 통합하여 전체 재고 현황을 파악하려면 수동으로 데이터를 수집, 복사, 붙여넣기, 계산해야 하므로 시간이 많이 소요되고 오류 발생 가능성도 높습니다.

창고 간 상품 이동 또한 상당한 어려움이 따릅니다. 예를 들어, A 창고에서 B 창고로 50개의 제품을 이동할 경우, A 창고의 재고는 감소시키고 B 창고의 재고는 증가시키는 등 두 엑셀 파일을 모두 업데이트해야 합니다. 이 중 하나라도 누락되면 데이터가 완전히 부정확해집니다.

매출원가를 정확하게 추적할 수 없습니다.

많은 판매자들이 여러 차례에 걸쳐 서로 다른 가격으로 상품을 수입합니다. 상품을 출하할 때, 정확히 어느 배치에서 나온 상품인지, 또는 어떤 원가로 출하하는지 알지 못하는 경우가 많습니다. 이로 인해 수익 계산이 부정확해지고 재무 보고서가 왜곡됩니다. 표준적인 원가 계산 방식인 FIFO(선입선출) 방식은 엑셀에서 수동으로 구현하기가 매우 복잡합니다.

재고가 부족해질 때 자동으로 알림이 오는 기능은 없습니다.

엑셀을 사용할 때는 재고를 매일 확인하여 어떤 제품의 재고가 부족한지 파악하는 것이 매우 중요합니다. 하루라도 재고 확인을 소홀히 하면 갑작스러운 재고 부족으로 주문 처리가 불가능해져 매출 손실과 평판 손상을 초래할 수 있습니다. 엑셀에서 자동 알림을 설정하는 것은 가능하지만, 대부분의 판매자가 보유하지 않은 매크로 및 VBA 관련 지식이 필요합니다.

GTG CRM - 모든 규모를 위한 전문 재고 관리 시스템

GTG CRM은 수동 재고 관리 방식이 기업에 미치는 어려움을 인식하고, 개인 판매자부터 대규모 유통 기업에 이르기까지 모든 규모의 기업에 적합한 통합 자동화 및 매우 사용자 친화적인 재고 관리 시스템을 개발했습니다.

이 시스템은 단순히 재고 데이터를 기록하는 곳이 아니라, 입고, 출고, 이송부터 보고 및 알림에 이르기까지 전체 프로세스를 자동화하는 포괄적인 솔루션입니다. 모든 작업은 완벽한 추적 기록과 함께 저장되어 필요할 때 투명성과 추적성을 보장합니다.

재고 관리 기능

1. 여러 개의 창고 - 단일 대시보드에서 관리

여러 창고를 동시에 생성하고 관리하세요:

• 본창고 (일반 창고)
• 지점 창고 (위치별)
• 위탁 판매용 창고

각 창고마다 재고가 있지만, 모든 재고는 하나의 대시보드에 표시됩니다. 따라서 어떤 창고에 재고가 있고 어떤 창고에 재고 보충이 필요한지 즉시 확인할 수 있습니다.

2. 재고 입출고 기록

모든 창고 거래는 명확하게 기록됩니다.

• 창고 입고증 : 공급업체로부터 수령했으며, 수량과 단가가 명확하게 기재되어 있습니다.
• 창고 출고 확인서 : 주문서에 따라 또는 수동으로 발급됩니다.
• 창고 간 상품 이동 전표 : 창고 간 상품 이동 - 전체 추적 정보 포함.

3. 자동 매출원가 계산(FIFO)

이 시스템은 선입선출법( FIFO )을 사용하여 매출원가를 자동으로 계산합니다.

• 첫 주문: 100개 × 50,000 VND
• 두 번째 물량: 200개 × 55,000 VND
• 150개 수출 → 시스템 자동 계산: 100 × 50,000 + 50 × 55,000 = 정확한 원가

엑셀을 사용하여 직접 계산할 필요가 없습니다. 재무 보고서는 항상 정확합니다.

4. 주문과 동기화

주문이 확정되면 → 재고가 자동으로 감소합니다.

• 쇼피 주문 → 재고에서 차감
• 웹사이트 주문 → 재고에서 차감
• 라자다 주문 → 재고에서 차감
• 모든 것이 실시간으로 동기화되어 절대 과잉 판매하지 않습니다.

5. 재고 부족 경고

제품별 안전 기준치를 설정하십시오.

• 제품 A: 최소 재고량 = 50개
• 재고량이 50개 미만으로 떨어지면 시스템에서 즉시 경고를 발생시킵니다.
• 품절 사태가 예기치 않게 발생하는 경우는 절대 없습니다.

6. 실시간 재고 보고서

• 창고별, 제품별, 날짜별 재고 현황
• 상세한 수출입 내역
• 제품별 매출원가 및 손익 보고서.

Excel과 GTG CRM 비교

누가 사용해야 할까요?

• 여러 플랫폼에서 상품을 판매하는 전자상거래 판매자는 재고를 동기화해야 합니다.
• 소매점은 여러 지점을 가지고 있습니다.
• 유통업체는 본사 창고와 대리점 창고를 관리합니다.
• 제조업체는 원자재와 완제품을 추적해야 합니다.

결론 - 엑셀에서 전문 재고 관리 시스템으로의 전환

급속도로 발전하는 디지털 기술 시대에 엑셀에 의존하여 재고를 관리하는 것은 시간 낭비일 뿐만 아니라 기업에 상당한 위험을 초래합니다. 전문 재고 관리 시스템으로 전환한 기업들은 오류가 최대 95% 감소하고, 재고 관련 처리 시간이 60% 절감되었으며, 무엇보다도 과잉 판매나 갑작스러운 재고 부족 사태를 겪지 않게 되었다고 보고합니다.

GTG CRM은 쉽고 간편한 전환을 위한 기회를 제공합니다. 기존 Excel 파일의 데이터를 시스템으로 가져오는 데 단 몇 분밖에 걸리지 않습니다. 그 후 모든 재고 관리 작업이 자동화되고 전자상거래 플랫폼의 주문과 실시간으로 동기화되어 수동 데이터 입력이 완전히 사라집니다.

무엇보다 중요한 것은 GTG CRM의 재고 관리 시스템이 독립적으로 존재하는 것이 아니라 주문 관리, 전자 송장 발행, 재무 보고 등 다른 모듈과 긴밀하게 통합되어 있다는 점입니다. 주문이 확정되면 재고가 자동으로 감소하고, 송장이 발행되면 매출원가가 자동으로 계산됩니다. 모든 데이터는 모듈 간에 원활하게 흐르므로 완벽한 일관성과 정확성을 보장합니다.

가입 시 제공되는 66,888 크레딧으로 수천 건의 재고 거래를 관리하고 시스템의 효율성을 충분히 경험하고 평가할 수 있습니다. 단 10분만 투자하여 설정하면 더 이상 엑셀을 사용할 필요가 없습니다.

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