Vartotojo vadovas: Apskaitos ir elektroninių sąskaitų rinkinys

Šis vadovas apims visą GTG CRM apskaitos gyvavimo ciklą pagal naujausius standartus: nuo teisingos sąskaitų plano sąrankos pagal TT 99/2025/TT-BTC (įsigalioja nuo 2026-01-01), kasdienių automatinių įrašų vykdymo, PVM sąskaitų faktūrų iš mokesčių inspekcijos valdymo, ilgalaikio turto ir nusidėvėjimo registravimo, iki XML eksporto mokesčių deklaracijoms ir finansinių ataskaitų eksporto į PDF/Excel. Kiekvienas žemiau pateiktas punktas yra nepriklausoma operacijų seka — galite skaityti tiesiai į reikiamą dalį.

Reikalavimai: Prisijungta prie GTG CRM paskyros; vartotojas turi prieigą prie Apskaitos modulio (žr. skyrių Teisių skyrimas straipsnio pabaigoje). Apskaita turi būti įjungta darbalaukio nustatymuose.

1 dalis: Pradinė Sąranka

Sąranka atliekama tik vieną kartą. Atlikus, visi įrašai bus vykdomi automatiškai pagal šią konfigūraciją.

1 žingsnis: Įjunkite Apskaitą ir Pasirinkite Standartą

Eikite į Nustatymai → Apskaitos nustatymai (Accounting Settings).

Įjunkite jungiklį Apskaita (accounting_enabled), tada pasirinkite Apskaitos standartas (accounting_standard):

Standartas	Taikoma	Pastabos
TT99/2025	Įmonės	Pakeičia TT200 nuo 2026-01-01 — privaloma 2026 finansiniams metams
TT133/2016	Verslo subjektai, MVĮ	Vis dar galioja; gali savanoriškai pereiti prie TT99
TT200/2014	Senesnių metų apskaita	Naudojamas tik 2025 finansinių metų sąskaitoms uždaryti arba archyvuoti; nenaudojamas 2026 m.

Išsaugokite. Standartas ir sąskaitų planas užrakinami po pirmojo įrašo — pasirinkite tinkamą iš karto.

2 žingsnis: Sudarykite Sąskaitų Planą (Chart of Accounts)

Yra trys būdai sudaryti sąskaitų planą:

Metodas	Kada naudoti
Taikyti šabloną pagal šalį (Apply CoA Template)	Greičiausia — pasirinkite VN (TT99/2025) arba 1 iš 11 šalių, sistema parengs visas sąskaitas ir numatytuosius apskaitos taisykles
AI padeda nustatyti (Generate Accounting Setup)	AI siūlo sąskaitų rinkinį, atitinkantį verslo tipą ir šalį, paaiškina kiekvieną parinktį
Importuoti CSV (Import Chart of Accounts)	Jūs turite savo sąskaitų planą iš ankstesnės programinės įrangos, importuokite jį pakartotinai naudoti

Taikę šabloną, galite pridėti detalių sąskaitų (sub-account) arba pakeisti pavadinimus pagal vidinius poreikius — TT99/2025 leidžia įmonėms savarankiškai atidaryti detales. Naudokite Reset, kad pradėtumėte iš naujo, jei reikia (reset galima tik iki pirmojo įrašo).

3 žingsnis: Patikrinkite Apskaitos Taisykles (Posting Rules)

Apskaitos taisyklės apibrėžia, kokie įvykiai sukuria kokius įrašus (pvz., pardavimo pajamos → Debetas sąskaita 131 / Kreditas sąskaita 511; savikaina → Debetas sąskaita 632 / Kreditas sąskaita 156).

Taikę šabloną pagal šalį, dažniausiai naudojamos taisyklės jau yra užpildytos. Galite:

• Įjungti/išjungti kiekvieną taisyklę naudojant Active jungiklį neprarandant korespondencijos konfigūracijos.
• Pakeisti Debeto/Kredito sąskaitas kiekvienoje taisyklėje, jei įmonė turi savo sąskaitų planą.

4 žingsnis: Sukonfigūruokite Pajamų Registravimą

Apskaitos nustatymuose pasirinkite Pajamų registravimo taškas (revenue_recognition_point):

• INVOICE (numatytasis): registruojama išrašius sąskaitą faktūrą. Tinka daugumai mažmeninės prekybos ir paslaugų įmonių.
• DELIVERY: registruojama pristatant prekes/išduodant iš sandėlio. Naudojama, kai sutartis numato nuosavybės teisės perėjimą faktinio pristatymo momentu.

Sistema automatiškai suderina pajamas su savikaina (COGS) tuo pačiu laikotarpiu.

2 dalis: Kasdienis veikimas

5 žingsnis: Automatiniai įrašai — Užsakymai, Sąskaitos faktūros, Grąžinimai

Baigę nustatymą, paprastoms operacijoms jums nereikės vesti įrašų rankiniu būdu:

• Užbaigti užsakymai → sistema sukuria pajamas ir savikainos įrašus.
• Išrašyta elektroninė sąskaita faktūra → atitinkamas įrašas pagal pasirinktą pripažinimo datą.
• Elektroninės sąskaitos faktūros panaikinimas (per S-Invoice/Viettel arba MISA) → sistema automatiškai sukuria atvirkštinius įrašus, todėl žurnalas ir sąskaitos faktūros visada sutampa.
• Mokėjimo grąžinimas, užstato grąžinimas, prekių grąžinimas → tinkamo operacijos tipo įrašas, savikainos atvirkštinis įrašas pagal dalis (grąžinus 3/10 produkto, atvirkštinis įrašas bus tik už 3 produktus).

Eikite į Apskaita → Žurnalas (Journal Entries), kad peržiūrėtumėte, filtruotumėte ir suderintumėte visus įrašus pagal datą, laikotarpį arba sąskaitos numerį.

6 žingsnis: Pirkimo sąskaitos faktūros — GDT jungtis ir Apskaitos triage

GTG CRM tiesiogiai jungiasi prie Mokesčių Generalinio direktorato (GDT) elektroninių sąskaitų faktūrų sistemos, automatiškai ištraukdama visas įmonės pirkimo sąskaitas faktūras — viena jungtis apima visus tiekėjus.

6.1 žingsnis — Prijunkite GDT paskyrą

Eikite į Nustatymai → Mokesčių institucijų jungtis (Tax Authority Connection).

1. Įveskite Mokesčių kodą (MST) ir slaptažodį iš hoadondientu.gdt.gov.vn portalo.
2. Pasirinkite laikotarpį, kurio istoriją norite atsisiųsti (Backfill history).
3. Paspauskite Test & Connect — sistema patvirtins ir prisijungs per kelias sekundes. Sėkmingai prisijungus, būsena rodys Connected.

Saugos pastaba: rekomenduojama sukurti subpaskyrą (sub-account), turinčią tik „Sąskaitų faktūrų paieškos“ teisę, vietoj pagrindinės paskyros naudojimo.

6.2 žingsnis — Pirkimo sąskaitų faktūrų sinchronizavimas

Paspauskite Sync now arba leiskite sistemai automatiškai sinchronizuoti pagal grafiką. Po sinchronizavimo eikite į ERP → Sąskaitų faktūrų valdymas → Pirkimo (Incoming), kad peržiūrėtumėte visas pirkimo sąskaitas faktūras.

Kiekviena sąskaita faktūra aiškiai rodo šaltinį ir dokumento būseną:

Būsena	Reikšmė	Veiksmas
Tax Authority / XML+PDF	Sąskaita faktūra su CQT kodu — GDT pateikė pakankamai duomenų ir originalų failą	Paruošta apskaitos triage
Tax Authority / Needs Document	Sąskaita faktūra be kodo (telekomunikacijos, bankas) — GDT pateikė duomenis, bet ne originalų failą	Atsisiųskite failą iš tiekėjo ir įkelkite
Email / Needs Document	Aptikta el. paštu, nebuvo pridėto failo	Įkelkite failą arba naudokite atsisiuntimo nuorodą iš tiekėjo

6.3 žingsnis — Failų įkėlimas be kodo (codeless) sąskaitoms faktūroms

Raskite eilutes, kurių būsena yra „Needs Document“ (paprastai telekomunikacijų, elektros, banko sąskaitos faktūros). Paspauskite Download↗ (from provider), kad atidarytumėte tiekėjo portalą su iš anksto užpildytu paieškos kodu, atsisiųskite failą, tada paspauskite Upload, kad jį pridėtumėte prie sąskaitos faktūros.

6.4 žingsnis — Apskaitos triage

Kai sąskaita faktūra turės pakankamai duomenų ir dokumentų, atidarykite sąskaitą faktūrą ir atlikite triage:

• Patikrinkite sumą, pirkimo PVM, tiekėją.
• Įrašykite į apskaitos žurnalą (input VAT → TK 133; išlaidos → atitinkamas TK pagal išlaidų tipą).
• Pirkimo sąskaitos faktūros bus susietos su klientu/tiekėju CRM, aiškiai nurodant skolas pagal kiekvieną partnerį.

7 žingsnis: Ilgalaikis turtas ir nusidėvėjimas

Modulis Ilgalaikis turtas (Fixed Assets) valdo visą turto gyvavimo ciklą ir automatiškai sukuria nusidėvėjimo įrašus į žurnalą.

7.1 veiksmas — Pridėti naują turtą

Eikite į Apskaita → Ilgalaikis turtas → + Naujas.

1. Pasirinkite Kategorija — pvz., „Mašinos ir įranga“, „Transporto priemonės“, „Nebmaterialinis turtas“. Sistema automatiškai užpildys: numatytąsias apskaitos sąskaitas (pirminę kainą, nusidėvėjimą, NCCA išlaidas), siūlomą naudojimo laikotarpį ir nusidėvėjimo metodą.
2. Įveskite Turto pavadinimas, Pirminė kaina (Cost), Numatoma likvidacinė vertė (Salvage value), Pradžios naudoti data.
3. Pasirinkite Nusidėvėjimo metodas: Tiesinė (Straight-line), Sumažėjanti pusiausvyra (Declining-balance) arba Pagal produkciją (Units-of-production).
4. Paspauskite Išsaugoti — turtas bus sukurtas su JUODRAŠTIS (DRAFT) būsena ir bus rodoma numatoma mėnesio nusidėvėjimo suma.

7.2 veiksmas — Aktyvuoti turtą ir peržiūrėti nusidėvėjimo grafiką

Atidarykite ką tik sukurtą turtą → paspauskite Aktyvuoti (Activate). Būsena pasikeis į AKTYVI (ACTIVE), ir sistema nedelsiant sugeneruos visą nusidėvėjimo grafiką (eilutės = skaičius laikotarpių pagal naudojimo trukmę), kiekvienas laikotarpis bus PROJEKTUOJAMAS (PROJECTED) būsenoje.

7.3 veiksmas — Apskaityti nusidėvėjimą

Paspauskite Vykdyti nusidėvėjimą (Run depreciation), kad atliktumėte rankinį apskaitinimą, arba įjunkite automatizavimą, kad sistema automatiškai vyktų mėnesio pradžioje (žr. 11 veiksmą).

Vykdant, sistema apskaito visus tinkamus laikotarpius (įskaitant ankstesnius laikotarpius, kurie nebuvo apskaityti nuo aktyvavimo datos). Kiekvienas laikotarpis bus perkeltas į ĮRAŠYTAS (POSTED) būseną ir bus sugeneruotas balansinis įrašas:

• Debetas 6274 sąskaita (Nekilnojamojo turto nusidėvėjimo išlaidos) – arba atitinkama sąskaita pagal turto tipą
• Kreditas 2141 sąskaita (Nekilnojamojo turto nusidėvėjimas)

Pakartotinis vykdymas tam pačiam laikotarpiui grąžins seną įrašą – nebus sukurtas dublikatas.

7.4 veiksmas — Įvesti esamą turto sąrašą (Importuoti)

Jei įmonė jau turi turto registrą, eikite į Ilgalaikis turtas → Importuoti:

• Įkelti CSV/Excel: failas gali būti bet kokios stulpelių struktūros – AI automatiškai atpažins ir pasiūlys stulpelių susiejimą (pvz., stulpelis „Pirminė kaina“ → laukas Cost, „Pirkimo data“ → Acquisition date). Peržiūrėkite ir koreguokite susiejimą prieš patvirtindami.
• Iš pirkimo sąskaitos faktūros: pasirinkite sistemoje esančią pirkimo sąskaitą faktūrą – turtas automatiškai užpildys pavadinimą, pirminę kainą, pirkimo datą, tiekėją.
• AI skaityti dokumentus: pridėkite PDF sutarties ar sąskaitos faktūros failą (teksto formatu, ne skenuotą) – AI ištrauks ir užpildys laukus.

7.5 veiksmas — Turtas likviduojamas

Atidarykite turtą → Nurašyti (Dispose) → Parduoti (Sale) (arba Nurašyti be pajamų (Write-off)), įveskite faktinę gautą vertę ir likvidavimo datą. Peržiūrėkite likvidavimo pelną/nuostolį prieš patvirtindami. Po patvirtinimo sistema:

• Pakeis būseną į NURAŠYTAS (DISPOSED), uždarys nusidėvėjimo grafiką.
• Sugeneruos likvidavimo įrašą: anuliuos pirminę kainą (Kreditas 2112 sąskaita), anuliuos sukauptą nusidėvėjimą (Debetas 2141 sąskaita), įrašys likvidavimo pajamas/išlaidas (711 arba 811 sąskaita).

3 dalis: Ataskaitos ir Eksportas

8 veiksmas: Peržiūrėti finansines ataskaitas realiu laiku

Eikite į Apskaita → Ataskaitos, pasirinkite laikotarpį ir iškart peržiūrėkite:

• Pelno ir nuostolio ataskaita (B02-DN) – pajamos, savikaina, bendrasis pelnas, grynosios pajamos pagal laikotarpį.
• Finansinės būklės ataskaita (B01-DN) – turtas = įsipareigojimai + nuosavas kapitalas. Tai oficialus formos pavadinimas pagal TT99/2025, pakeičiantis seną pavadinimą „Balansas“.
• Bandymai (Trial Balance) – sąskaitų likučiai laikotarpio pabaigoje, tikrinant Debeto/Kredito balansą prieš uždarant knygas.
• PVM deklaracija – bendrosios PVM pajamos ir sąnaudos, paruoštos deklaravimo laikotarpiui.

Visi ataskaitai apskaičiuojamos iš tikrųjų buhalterių knygos įrašų – nereikia jungti iš Excel ar laukti mėnesio pabaigos vyriausiojo buhalterio.

9 žingsnis: Ataskaitų eksportavimas į PDF ir Excel

Bet kurioje ataskaitoje paspauskite Eksportuoti ▾ ir pasirinkite formatą:

• PDF: sukuria dokumentą spausdinimui, su įmonės antrašte, galimybe pasirašyti ir antspauduoti. Naudojamas siųsti į banką (paskolos paraiškoms reikia pasirašytų finansinių ataskaitų), auditoriams, direktoriams ar investuotojams.
• Excel (XLSX): aiškios struktūros lentelės failas – buhalteris gali atlikti pivot analizę, papildomus suvestinius skaičiavimus, tarpuskaitinius palyginimus. Vietinės valiutos ir formatavimo duomenys atitinka Vietnamo lokales.

Visos turimos ataskaitos (B01-DN, B02-DN, Bandymų balansas, PVM, Pelno ataskaita, AR/AP amžius, Pinigų pozicija) palaiko abu formatus.

10 žingsnis: XML eksportavimas mokesčių institucijoms (BCTC, PVM, CIT, PIT)

GTG CRM sukuria XML failą pagal HTKK/eTax XSD standartą – jūs jį atsisiunčiate ir įkeliate tiesiai į elektroninių mokesčių portalą, nereikia pakartotinai suvedinėti duomenų.

XML eksportuoti palaikomos ataskaitos:

Ataskaita	Formos kodas	Deklaravimo laikotarpis
PVM deklaracija	01/GTGT	Kvartalinis
Metinė finansinė ataskaita (BCTC)	B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN	Finansiniai metai
Pelno mokesčio deklaracija	03/TNDN	Finansiniai metai
Pajamų mokesčio deklaracija	05/QTT-TNCN	Finansiniai metai

Atlikimo žingsniai:

1. Eikite į Buhalterija → Ataskaitos → Mokesčių deklaravimas (Tax Reports).
2. Pasirinkite ataskaitos tipą ir deklaravimo laikotarpį.
3. Patikrinkite duomenis ekrane – rodikliai automatiškai susiejami iš buhalterinės knygos pagal TT99/2025 standartą.
4. Paspauskite Eksportuoti XML → atsisiųskite .xml failą.
5. Prisijunkite prie thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) arba atidarykite HTKK desktop, importuokite ką tik atsisiųstą XML failą.
6. Galutinai patikrinkite mokesčių institucijos programinėje įrangoje ir pateikite.

XML failas atitinka Generalinės mokesčių inspekcijos galiojančią XSD versiją, yra suderinamas su iTaxViewer, kad būtų galima patikrinti struktūrą prieš pateikiant.

4 dalis: Buhalterijos automatizavimas

11 žingsnis: Įjungti automatizavimą

Eikite į Buhalterija → Nustatymai → Buhalterijos automatizavimas (Accounting Automations), įjunkite procesus pagal poreikį:

Automatizavimas	Veiksmas
Automatinė sąskaita faktūra pagal užsakymą	Automatiškai sukuria ir išleidžia elektroninę sąskaitą faktūrą, kai užsakymas baigtas
Pajamų įrašų generavimas	Pajamų įrašai, kai sąskaita faktūra išleidžiama
Sąnaudų (COGS) įrašų generavimas	COGS įrašai, kai prekės išduodamos iš sandėlio
Pinigų grąžinimo / grąžinamų prekių apdorojimas	Automatiniai grąžinimo ir sąnaudų inversijos įrašai

Dėl ilgalaikio turto, eikite į Buhalterija → Ilgalaikis turtas → Automatikos (Automations, mygtukas įrankių juostoje):

Automatizavimas	Veiksmas
Mėnesinio nusidėvėjimo įrašymas	Kiekvieno mėnesio 1 dieną automatiškai įtraukia praėjusio mėnesio nusidėvėjimą visiems AKTYVIEMS ilgalaikiams turtams
Turto perleidimo įrašymas į knygą	Automatiškai sukuria likvidavimo įrašą, kai turtas yra perleidžiamas
Turto perskaičiavimo įrašymas į knygą	Automatiškai sukuria perskaičiavimo įrašą, kai turtas yra perskaičiuojamas (pasirinktinai)

Debeto/kredito korespondencija kiekvienam automatizavimui yra tiesiogiai redaguojama „Create Journal Entry“ mazge darbo eigoje – nereikia programavimo, viena vieta konfigūracijai.

Buhalterijos teisių paskirstymas

Prieigos prie apskaitos modulio valdomos pagal teises. Susisiekite su darbo vietos savininku arba administratoriumi, kad gautumėte:

Teisė	Funkcija
ACCOUNTING_VIEW_COA	Peržiūrėti sąskaitų planą
ACCOUNTING_MANAGE_COA	Pridėti/redaguoti sąskaitas
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL	Peržiūrėti žurnalų knygą
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL	Sukurti rankinius įrašus
ACCOUNTING_VIEW_REPORT	Peržiūrėti finansines ataskaitas ir eksportuoti failus
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS	Konfigūruoti apskaitos nustatymus
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD	Uždaryti/atidaryti apskaitos laikotarpius
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET	Valdyti ilgalaikį turtą
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION	Apskaityti nusidėvėjimą

Darbo vietos savininkams ir administratoriams pagal numatytuosius nustatymus suteikiamos visos aukščiau išvardytos teisės.

Dokumentą parengė GTG CRM