Šis vadovas apims visą apskaitos ciklą GTG CRM pagal naujausius standartus: nuo tinkamos sąskaitų plano sistemos nustatymo pagal TT99/2025/TT-BTC (įsigalioja nuo 2026-01-01), automatinio kasdienių įrašų tvarkymo, PVM sąskaitų faktūrų gavimo iš mokesčių inspekcijos, ilgalaikio turto ir nusidėvėjimo registravimo, iki XML eksportavimo mokestiniams tikslams ir finansinių ataskaitų eksportavimo į PDF/Excel. Kiekvienas žemiau pateiktas punktas yra nepriklausomas operacijų srautas – galite pereiti tiesiai prie reikiamo skyriaus.
Reikalavimai: Prisijungta prie GTG CRM paskyros; vartotojas turi prieigą prie Apskaitos modulio (žr. skyrių Teisių skyrimas straipsnio pabaigoje). Apskaita turi būti įjungta darbalaukio nustatymuose.
1 dalis: Pradinis nustatymas
Nustatymas reikalingas tik vieną kartą. Baigus, visi įrašai bus automatiškai tvarkomi pagal šią konfigūraciją.
1 žingsnis: Įjungti apskaitą ir pasirinkti standartą
Eikite į Nustatymai → Apskaitos nustatymai (Accounting Settings).
Įjunkite jungiklį Apskaita (accounting_enabled), tada pasirinkite Apskaitos standartas (accounting_standard):
| Standartas | Taikoma | Pastabos |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Įmonėms | Pakeičia TT200 nuo 2026-01-01 — privaloma 2026 finansiniams metams |
| TT133/2016 | Individualioms įmonėms, MVĮ | Vis dar galioja; galima savanoriškai pereiti prie TT99 |
| TT200/2014 | Senosios apskaitos metai | Naudojama tik 2025 finansinių metų užbaigimui arba archyvavimui; nenaudojama 2026 metams |
Išsaugokite. Standartas ir sąskaitų sistema bus užrakintos po pirmojo įrašo – pasirinkite tinkamai iš pradžių.
2 žingsnis: Sudaryti sąskaitų planą (Chart of Accounts)
Yra trys būdai sudaryti sąskaitų planą:
| Metodas | Kada naudoti |
|---|---|
| Taikyti šalies šabloną (Apply CoA Template) | Greičiausias – pasirinkite VN (TT99/2025) arba vieną iš 11 šalių, sistema parengs visas sąskaitas ir numatytuosius apskaitos taisykles |
| Pagalbinė DI nustatymui (Generate Accounting Setup) | DI pasiūlys tinkamą sąskaitų rinkinį pagal įmonės tipą ir šalį, paaiškins kiekvieną pasirinkimą |
| Importuoti CSV (Import Chart of Accounts) | Jūs jau turite savo sąskaitų rinkinį iš ankstesnės programinės įrangos, importuokite jį pakartotinai naudoti |
Pritaikius šabloną, galite pridėti išsamias sąskaitas (sub-account) arba pakeisti pavadinimus pagal vidinius poreikius – TT99/2025 leidžia įmonėms savarankiškai kurti išsamius duomenis. Naudokite Atstatyti (Reset), kad pradėtumėte iš naujo, jei reikia (galima atstatyti tik prieš atliekant pirmuosius įrašus).
3 žingsnis: Patikrinti apskaitos taisykles (Posting Rules)
Apskaitos taisyklės apibrėžia, kokie įvykiai sukuria kokius įrašus (pvz., pardavimo pajamos → Debetas 131 / Kreditas 511; savikaina → Debetas 632 / Kreditas 156).
Pritaikę šalies šabloną, dažniausiai naudojamos taisyklės jau bus užpildytos. Galite:
- Įjungti/išjungti kiekvieną taisyklę su Aktyvus (Active) jungikliu, neprarandant sąskaitų suderinimo konfigūracijos.
- Pakeisti Debeto/Kredito sąskaitas kiekvienoje taisyklėje, jei įmonė turi savo sąskaitų planą.
4 žingsnis: Pajamų registravimo konfigūracija
Apskaitos nustatymuose pasirinkite Pajamų pripažinimo taškas (revenue_recognition_point):
- SĄSKAITA FAKTŪRA (INVOICE) (numatytoji): pripažįstama išrašius sąskaitą faktūrą. Tinka daugumai mažmeninės prekybos ir paslaugų įmonių.
- PRISTATYMAS (DELIVERY): pripažįstama pristatyti prekes/išsiųsti iš sandėlio. Naudojama, kai sutartis numato nuosavybės teisės perdavimą faktinio pristatymo metu.
Sistema automatiškai suderina pajamas su savikaina (COGS) tame pačiame laikotarpyje.
2 dalis: Kasdienis darbas
5 žingsnis: Automatiniai įrašai – užsakymai, sąskaitos faktūros, grąžinimai
Po nustatymo užbaigimo, jums nereikės rankiniu būdu registruoti įprastų operacijų:
- Užsakymas baigtas → sistema sukuria pajamų ir savikainos įrašus.
- Išrašyti elektroninę sąskaitą faktūrą → atitinkamas įrašas pagal pasirinktą pripažinimo tašką.
- Atšaukti elektroninę sąskaitą faktūrą (per S-Invoice/Viettel ar MISA) → sistema automatiškai sukuria atvirkštinį įrašą, dienynas ir sąskaitos faktūros visada sutampa.
- Grąžinti apmokėjimą, grąžinti užstatą, grąžinti prekes → tinkamo operacijos tipo įrašas, savikaina atvirkščiai nurodoma pagal kiekvieną dalį (grąžinant 3 iš 10 prekių, grąžinama tik tų 3 prekių savikaina).
Eikite į Apskaita → Dienynas (Journal Entries), kad peržiūrėtumėte, filtruotumėte ir palygintumėte visus įrašus pagal dieną, laikotarpį arba sąskaitos numerį.
6 žingsnis: Pirkimo sąskaitos faktūros – ryšys su GDT ir apskaitos klasifikavimas
GTG CRM tiesiogiai susisieja su Mokesčių inspekcijos (GDT) elektroninių sąskaitų faktūrų sistema, automatiškai ištraukdama visas įmonės pirkimo sąskaitas faktūras – vienas ryšys, apimantis visus tiekėjus.
6.1 žingsnis – prijungti GDT paskyrą
Eikite į Nustatymai → Mokesčių institucijos ryšys (Tax Authority Connection).
- Įveskite Mokesčių mokėtojo kodą (MST) ir slaptažodį iš hoadondientu.gdt.gov.vn portalo.
- Pasirinkite laikotarpį, už kurį norite gauti istorinių duomenų (Backfill history).
- Spauskite Test & Connect – sistema patvirtins ir prisijungs per kelias sekundes. Būsena rodys Connected sėkmės atveju.
Saugumo pastaba: rekomenduojame sukurti sub-paskyrą (sub-account), kuri turėtų tik „Sąskaitų faktūrų paieškos“ teises, o ne naudoti pagrindinę paskyrą.
6.2 žingsnis – sinchronizuoti pirkimo sąskaitas faktūras
Spauskite Sync now arba leiskite sistemai automatiškai sinchronizuoti pagal grafiką. Po sinchronizavimo, eikite į ERP → Sąskaitų faktūrų valdymas → Pirkimo (Incoming), kad pamatytumėte visas pirkimo sąskaitas faktūras.
Kiekviena sąskaita faktūra aiškiai rodo šaltinį ir dokumento būseną:
| Būsena | Reikšmė | Veiksmas |
|---|---|---|
| Mokesčių institucija / XML+PDF | Sąskaita faktūra su CQT kodu – GDT pateikė visus duomenis ir originalų failą | Paruošta apskaitos klasifikavimui |
| Mokesčių institucija / Reikia dokumento | Sąskaita faktūra be kodo (telekomunikacijos, banko) – GDT pateikė duomenis, bet ne originalų failą | Atsisiųskite failą iš tiekėjo ir įkelkite |
| El. paštas / Reikia dokumento | Aptikta el. pašto pranešime, nėra priedų | Įkelkite failą arba naudokite atsisiuntimo nuorodą iš tiekėjo |
6.3 žingsnis – įkelti failą be kodo esančioms sąskaitoms faktūroms (codeless)
Raskite eilutes su būsena „Needs Document“ (paprastai telekomunikacijų, elektros, banko sąskaitos faktūros). Spauskite Download↗ (from provider), kad atidarytumėte tiekėjo portalą su iš anksto įvestu užklausos kodu, atsisiųskite failą, tada spauskite Upload, kad jį pridėtumėte prie sąskaitos faktūros.
6.4 žingsnis – apskaitos klasifikavimas
Kai sąskaita faktūra turės visus duomenis ir dokumentus, atidarykite ją ir atlikite klasifikavimą:
- Patikrinkite sumą, PVM mokestį už pirkimą, tiekėją.
- Įveskite į apskaitos dienyną (pirkimo PVM → sąskaita 133; išlaidos → atitinkama sąskaita pagal išlaidų tipą).
- Pirkimo sąskaitos faktūros bus susietos su klientais/tiekėjais CRM, skolos bus aiškios pagal kiekvieną partnerį.
7 žingsnis: Ilgalaikis turtas ir nusidėvėjimas
Ilgalaikio turto modulis (Fixed Assets) valdo visą turto gyvavimo ciklą ir automatiškai sukuria nusidėvėjimo įrašus į dienyną.
7.1 žingsnis – pridėti naują turtą
Eikite į Apskaita → Ilgalaikis turtas → + Naujas.
- Pasirinkite Kategoriją (Category) – pvz., „Mašinos ir įranga“, „Transporto priemonės“, „Nematerialus turtas“. Sistema automatiškai užpildys: numatytąsias apskaitos sąskaitas (pirminė vertė, nusidėvėjimas, nusidėvėjimo išlaidos), numatomą naudojimo laikotarpį ir nusidėvėjimo metodą.
- Įveskite Turto pavadinimą, Pirminę vertę (Cost), Numatomą likvidacinę vertę (Salvage value), Pradėjimo naudoti datą.
- Pasirinkite Nusidėvėjimo metodą: tiesinis (Straight-line), mažėjančios likvidacijos likutis (Declining-balance) arba pagal produkciją (Units-of-production).
- Spauskite Išsaugoti (Save) – turtas bus sukurtas su JUODRAŠČIO (DRAFT) būsena ir bus rodoma numatoma mėnesio nusidėvėjimo suma.
7.2 žingsnis – aktyvuoti turtą ir peržiūrėti nusidėvėjimo grafiką
Atidarykite sukurtą turtą → spauskite Aktyvuoti (Activate). Būsena pasikeis į AKTYVI (ACTIVE) ir sistema sukurs pilną nusidėvėjimo grafiką (eilučių skaičius = laikotarpių skaičius pagal naudojimo laikotarpį), kiekvienas laikotarpis bus būsenoje PROJEKTUOJAMAS (PROJECTED).
7.3 žingsnis – registruoti nusidėvėjimą
Spauskite Vykdyti nusidėvėjimą (Run depreciation), kad atliktumėte rankinį registravimą, arba įjunkite automatizavimą, kad sistema automatiškai veiktų kiekvieno mėnesio pradžioje (žr. 11 žingsnį).
Vykdant, sistema registruoja visus terminą turinčius laikotarpius (įskaitant ankstesnius, neregistruotus nuo aktyvinimo datos). Kiekvienas laikotarpis pasikeis į REGISTRUOTAS (POSTED) ir sukurs subalansuotą įrašą:
- Debetas 6274 (Nusidėvėjimo išlaidos materialiam ilgalaikiam turtui) – arba atitinkama sąskaita pagal turto tipą
- Kreditas 2141 (Materialaus ilgalaikio turto nusidėvėjimas)
Pakartotinai paleidus tam pačiam laikotarpiui, bus grąžintas ankstesnis įrašas – nebus sukurtas dublikatas.
7.4 žingsnis – importuoti esamo turto sąrašą (Import)
Jei įmonė jau turi turto žurnalą, eikite į Ilgalaikis turtas → Importuoti:
- Įkelti CSV/Excel: failas gali būti bet kokios stulpelių struktūros – DI automatiškai atpažins ir pasiūlys stulpelių suderinimą (pvz., stulpelis „Pirminė vertė“ → laukas Cost, „Pirkimo data“ → Acquisition date). Peržiūrėkite ir koreguokite suderinimą prieš patvirtindami.
- Iš pirkimo sąskaitos faktūros: pasirinkite pirkimo sąskaitą faktūrą, kuri jau yra sistemoje – turtas bus automatiškai užpildytas pavadinimu, pirminę vertę, pirkimo datą, tiekėją.
- DI skaito dokumentus: pridėkite sutarties failą arba PDF sąskaitą faktūrą (tekstinę, ne skenuotą) – DI ištrauks ir iš anksto užpildys laukus.
7.5 žingsnis – turto nurašymas
Atidarykite turtą → Nurašyti (Dispose) → Pardavimas (Sale) (arba Nurašymas (Write-off)), įveskite faktinę gautą vertę ir nurašymo datą. Peržiūrėkite pardavimo pelną/nuostolį prieš patvirtindami. Po patvirtinimo, sistema:
- Pakeis būseną į NURAŠYTAS (DISPOSED), užbaigs nusidėvėjimo grafiką.
- Sukurs nurašymo įrašą: panaikins pirminę vertę (Kreditas 2112), panaikins sukauptą nusidėvėjimą (Debetas 2141), užregistruos nurašymo pajamas/išlaidas (sąskaita 711 arba 811).
3 dalis: Ataskaitos ir failų eksportavimas
8 žingsnis: Peržiūrėti finansines ataskaitas realiu laiku
Eikite į Apskaita → Ataskaitos, pasirinkite laikotarpį ir peržiūrėkite iškart:
- Pajamų ir išlaidų ataskaita (B02-DN) – pajamos, savikaina, bendrasis pelnas, grynasis pelnas pagal laikotarpį.
- Finansinės būklės ataskaita (B01-DN) – turtas = įsipareigojimai + nuosavas kapitalas. Tai yra oficialaus TT99/2025 formos pavadinimas, pakeičiantis senąjį pavadinimą „Balansas“.
- Bandomasis balansas (Trial Balance) – sąskaitų likučiai laikotarpio pabaigoje, tikrinant Debeto/Kredito balansą prieš užbaigiant apskaitą.
- PVM deklaracija – PVM už pardavimus ir pirkimus, paruošta deklaravimui.
Visos ataskaitos yra sudaromos iš faktinių įrašų dienynyje – nereikia jungti iš Excel arba laukti buhalterio pabaigus mėnesį.
9 žingsnis: Eksportuoti ataskaitas į PDF ir Excel
Bet kurioje ataskaitoje, spauskite Eksportuoti ▾ (Export ▾) ir pasirinkite formatą:
- PDF: sukuria spausdinimui tinkamą dokumentą, su įmonės antrašte, parašu ir antspaudu. Naudojama bankui (paskolos paraiškoms reikalingos pasirašytos finansinės ataskaitos), auditoriams, direktorių tarybai arba investuotojams.
- Excel (XLSX): aiškios struktūros lentelės failas – buhalteris gali atlikti pivot analizes, papildomus susiejimus, palyginti tarp laikotarpių. Valiutos duomenys ir formatas atitinka Vietnamo lokalę.
Visos esamos ataskaitos (B01-DN, B02-DN, Bandomasis balansas, PVM, Pelno ataskaita, AR/AP amžiaus analizė, Pinigų srautas) palaiko abu formatus.
10 žingsnis: Eksportuoti XML failą mokesčių institucijoms (Finansinės ataskaitos, PVM, pelno mokestis, GPM)
GTG CRM parengia XML failus pagal HTKK/eTax XSD – jūs juos atsisiunčiate ir tiesiogiai įkeliate į elektroninę mokesčių sistemą, nereikės pakartotinai įvesti duomenų.
Ataskaitos, kurioms galima eksportuoti XML:
| Ataskaita | Formos kodas | Deklaravimo laikotarpis |
|---|---|---|
| PVM deklaracija | 01/GTGT | Kvartalas |
| Metinė finansinė ataskaita (BCTC) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Finansiniai metai |
| Pelno mokesčio deklaracija | 03/TNDN | Finansiniai metai |
| GPM deklaracijos pateikimas | 05/QTT-TNCN | Finansiniai metai |
Veiksmai:
- Eikite į Apskaita → Ataskaitos → Mokesčių ataskaitos (Tax Reports).
- Pasirinkite ataskaitos tipą ir deklaravimo laikotarpį.
- Patikrinkite duomenis ekrane – laukai automatiškai susiejami iš dienyno pagal TT99/2025 standartą.
- Spauskite Eksportuoti XML (Export XML) → atsisiųskite
.xmlfailą. - Prisijunkite prie thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) arba atidarykite HTKK desktop, importuokite ką tik atsisiųstą XML failą.
- Atlikite galutinį patikrinimą mokesčių institucijos programinėje įrangoje ir pateikite.
XML failai atitinka galiojančią Mokesčių inspekcijos XSD versiją, yra suderinami su iTaxViewer, kad būtų galima patikrinti struktūrą prieš pateikiant.
4 dalis: Apskaitos automatizavimas
11 žingsnis: Įjungti automatizavimą
Eikite į Apskaita → Nustatymai → Apskaitos automatizavimas (Accounting Automations), įjunkite procesus pagal poreikius:
| Automatizavimas | Veiksmas |
|---|---|
| Automatinės sąskaitos faktūros iš užsakymų | Automatiškai sukuria ir išleidžia elektronines sąskaitas faktūras, kai užsakymas baigtas |
| Pajamų įrašų generavimas | Pajamų įrašai, kai sąskaita faktūra yra išleista |
| Savikainos (COGS) įrašų generavimas | COGS įrašai, kai prekės išsiunčiamos iš sandėlio |
| Pinigų grąžinimo / prekių grąžinimo apdorojimas | Automatiniai grąžinimo ir atvirkštinės savikainos įrašai |
Ilgalaikio turto atveju, eikite į Apskaita → Ilgalaikis turtas → Automatizavimas (Automation mygtukas įrankių juostoje):
| Automatizavimas | Veiksmas |
|---|---|
| Mėnesinio nusidėvėjimo registravimas | Kiekvieno mėnesio 1 dieną, automatiškai registruoja ankstesnio mėnesio nusidėvėjimą visam AKTYVIAM turtui |
| Turto nurašymo registravimas į dienyną | Automatiškai sukuria nurašymo įrašą, kai turtas yra nurašomas |
| Turto perskaičiavimo registravimas į dienyną | Automatiškai sukuria perskaičiavimo įrašą, kai turtas yra perskaičiuojamas (pasirenkama) |
Debeto/Kredito apibrėžimai kiekviename automatizavime yra koreguojami tiesiogiai „Sukurti dienyną“ (Create Journal Entry) mazge darbo eigoje – nereikia programavimo, tik viena vieta konfigūracijai.
Apskaitos teisių skyrimas
Prieiga prie Apskaitos modulio kontroliuojama atskiromis teisėmis. Kreipkitės į darbalaukio savininką arba administratorių, kad gautumėte:
| Teisė | Funkcija |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Peržiūrėti sąskaitų planą |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Pridėti/redaguoti sąskaitas |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Peržiūrėti dienyną |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Rankiniu būdu kurti įrašus |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Peržiūrėti finansines ataskaitas ir eksportuoti failus |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Konfigūruoti apskaitos nustatymus |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Uždaryti/atidaryti apskaitos laikotarpius |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Valdyti ilgalaikį turtą |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Registruoti nusidėvėjimą |
Darbalaukio savininkams ir administratoriams automatiškai suteikiamos visos teisės.
Dokumentacija priklauso GTG CRM
