Ką galėsite padaryti po šio vadovo

Sukurti paslaugą Kataloge → sudaryti mišrią kainos pasiūlymą (produktas + paslauga) → konvertuoti į sutartį → užpildyti Šalį B + priėmimo terminus → išsiųsti sutartį (.docx) → įkelti pasirašytą kopiją → išrašyti sąskaitas dalimis → peržiūrėti apskaitos įrašus.

Pasiruošimas

#SąlygaKodėl reikalinga
1Prisijungti prie GTG CRM, turėti CRM valdymo teises (kurti produktus, paslaugas, kainos pasiūlymus, sutartis).Atlikti visą procesą.
2Nustatytas Sąskaitų planas (CoA) + (sąskaitų išrašymui) sąskaitų/ERP konfigūravimo darbo sritis.Kad sąskaitos būtų įtrauktos į apskaitą.
3Kontaktas/įmonė kaip klientas (Šalis B).Sutartis reikalauja pasirašančios šalies.

1 veiksmas – Paslaugos kūrimas Kataloge

  1. Atidarykite CRM → Katalogas → Paslaugos → Kurti.
  2. Sukurkite „Svetainės dizainas“ – kaina 20,000,000, apmokestinimas Vienkartinis. Išsaugoti. Toliau kurkite „Mėnesinis SEO“ – kaina 5,000,000, Pasikartojantis → mėnesinis. Išsaugoti.

✅ Laukiamas rezultatas: Paslauga rodoma Katalogas ▸ Paslaugos; kiekviena paslauga turi kainą + apmokestinimo ciklą. (Produktas rodomas Katalogas ▸ Produktai ir taip pat gali būti nustatytas kaip pasikartojantis.)

Sukurti paslaugą Kataloge

2 veiksmas – Mišraus kainos pasiūlymo sudarymas (produktas + paslauga)

  1. Atidarykite CRM → Pardavimai → Kainos pasiūlymai (Quotations) → Kurti, pasirinkite kontaktą.
  2. 1 eilutė: Tipas = Paslauga → „Svetainės dizainas“ (1). 2 eilutė: Tipas = Paslauga → „Mėnesinis SEO“ (1). 3 eilutė: Tipas = Produktas → „Hostingo licencija“ (kiekis 3).
  3. Išsaugokite kainos pasiūlymą → Siųsti → pažymėkite Priimta (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Laukiamas rezultatas: Kiekvienoje eilutėje yra Tipo žyma (Paslauga = žalia, Produktas = mėlyna); paslaugos eilutėje rodomas ciklas. Visų eilučių bendra suma. Kai priimta (ACCEPTED), rodomas mygtukas Konvertuoti į sutartį.

Mišrus produktų + paslaugų kainos pasiūlymas

3 veiksmas – Kainos pasiūlymo konvertavimas į sutartį

  1. Atstatykite kainos pasiūlymo būseną į Priimta (Accepted): atidarykite kainos pasiūlymą → Pažymėti kaip išsiųstą → Pažymėti kaip priimta (patvirtinkite).
  2. Ant Priimtos kainos pasiūlymo eilutės lentelėje Quotations, paspauskite Konvertuoti į sutartį piktogramą (veiksmų mygtukas eilutėje – NE detalių lange; lange yra tik Konvertuoti į užsakymą). Atidarykite naujai sukurtą sutartį skiltyje Pardavimai → Sutartys.

✅ Laukiamas rezultatas: Pranešimas/rezultatas su sutarties numeriu formatu CTR-YYYYMM-NNNNN. Sutartis išsaugo kiekvienos eilutės tipą/ciklą; bendra suma padalijama į vienkartinę sumą ir mėnesinę sumą + PVM. Kainos pasiūlymas pakeičiamas į KONVERTUOTA/PRIIMTA.

Konvertuoti kainos pasiūlymą į sutartį

4 veiksmas – Šalies B ir priėmimo terminų užpildymas

  1. Sutartyje atidarykite skiltį Šalis B (Party B) → pasirinkite kontaktą/įmonę; informacija (teisinis pavadinimas, PVM kodas, adresas, atstovas) užpildoma automatiškai, kai yra praturtinti įmonės duomenys.
  2. Nustatykite priėmimo terminus (Nghiệm thu), kad nurodytumėte mokėjimo grafiką; (pasirinktinai) įjunkite dvikalbį variantą.

✅ Laukiamas rezultatas: Šalis B rodoma sutartyje; nustatyti priėmimo terminai sukuria atitinkamą mokėjimo grafiką.

Užpildyti Šalį B ir priėmimo terminus

5 veiksmas – Sutarties siuntimas klientui (.docx)

  1. Atidarykite sutarties detales (spustelėkite + / sutarties numerį, kad atidarytumėte skydelį). Skiltyje Dokumentai (Documents): paspauskite Generuoti sutartį, kad sukurtumėte .docx kopiją, arba naudokite Įkelti dokumentą, kad pridėtumėte sutarties kopiją. Kai dokumentas yra, kiekvienas dokumentas turi Siųsti / Atsisiųsti mygtuką, kad jį nusiųstumėte klientui.

✅ Laukiamas rezultatas: Sistema sukuria/prideda sutarties dokumentą; dokumentų skiltyje prie dokumento eilutės atsiranda Siųsti (siųsti el. paštu klientui) ir Atsisiųsti mygtukai.

Siųsti sutartį .docx formatu klientui
ℹ️ Pastaba: Sutarties skiltyje Dokumentai yra Generuoti sutartį + Įkelti dokumentą; po dokumento sukūrimo, prie kiekvienos dokumento eilutės rodomi Siųsti / Atsisiųsti. Prieš Generuodami sutartį užpildykite Šalį B (4 veiksmas); jei Šalis B dar nepilna, vis tiek galite naudoti Įkelti dokumentą, kad pridėtumėte sutarties kopiją.

6 veiksmas – Pasirašytos kopijos įkėlimas

  1. Klientui pasirašius ir grąžinus, skiltyje Dokumentai paspauskite Įkelti dokumentą → pasirinkite failą (tipas Pasirašyta kopija) → patvirtinkite. (Patarimas žemiau: „Įkelkite pasirašytą sutartį, kad ją suaktyvintumėte.“)

✅ Laukiamas rezultatas: Pasirašytas failas pridėtas (Tipas Pasirašyta kopija) su pasirašymo data; sutartis automatiškai pakeičiama į AKTYVI/Dabartinę ir užpildoma Pasirašyta data. Lentelė Apmokestinimas (mokėjimų grafikas) + mygtukas Išrašyti sąskaitą pasirodo (dar nesukurtas įrašas).

Įkelti pasirašytą sutartį

7 veiksmas – Sąskaitų išrašymas dalimis

  1. Ant galiojančios sutarties, lentelėje Apmokestinimas, paspauskite Išrašyti sąskaitą ties reikiamu mokėjimo laikotarpiu → atsidarys langas Išrašyti sąskaitą su 3 pasirinkimais: Išrašyti dabar / Išsaugoti kaip juodraštį / Pažymėti kaip apmokėtą dabar (su komentaru: „Išrašymas įrašo pajamas + gautinas sumas (AR). Pažymėjimas kaip apmokėta įrašo gautų pinigų priėmimą.“) → pasirinkite ir patvirtinkite.

✅ Laukiamas rezultatas: Mokėjimo laikotarpiui išrašyta sąskaita per ERP/sąskaitų išrašymo procesą; šis laikotarpis susiejamas su ką tik išrašyta sąskaita; atnaujinamas mokėjimo statusas.

⚠️ Būtina sąlyga: Sąskaitų išrašymui reikalinga, kad darbo srityje būtų sukonfigūruota elektroninė sąskaitų išrašymo sistema / prijungtas mokesčių tiekėjas. Jei nesate prisijungę, langas Išrašyti sąskaitą vis tiek rodys peržiūrą, bet sąskaitos išrašymo veiksmas nebus atliktas. Po elektroninių sąskaitų išrašymo sistemos prijungimo, laikotarpis išrašys sąskaitą ir automatiškai sukurs įrašą (8 veiksmas).
Išrašyti sąskaitą mokėjimo laikotarpiui

8 veiksmas – Apskaitos įrašų peržiūra

  1. Atidarykite Valdymas (Management) → Apskaita (Accounting) → Sprendimų įrašai (Journal Entries).

✅ Laukiamas rezultatas: Kai sąskaita išrašoma, automatiškai sudaromas balansinis įrašas: Debetas Gautinos sumos (131) / Kreditas Pajamos (511) / Kreditas PVM (3331). Kai įrašomi mokėjimai: Debetas Pinigai (111/112) / Kreditas Gautinos sumos (131).

ℹ️ Pastaba: Sutarties pajamų įrašas (Debetas 131 / Kreditas 511 / Kreditas 3331) atsiranda tik po sąskaitos išrašymo – t. y., po elektroninės sąskaitų išrašymo sistemos prijungimo (žr. 7 veiksmą).
Sutarties pajamų įrašas žurnale

Greitosios rezultatų lentelės

VeiksmasMatysite rezultatus
Paslaugos kūrimas (1 veiksmas)Paslauga Kataloge ▸ Paslaugos + kaina + ciklas
Mišrus kainos pasiūlymas (2 veiksmas)Eilutės Tipo žyma; PRIIMTA → mygtukas Konvertuoti į sutartį
Konvertavimas (3 veiksmas)CTR-2026-... ; bendra suma padalinta į vienkartinę/mėnesinę; kainos pasiūlymas KONVERTUOTA
Šalis B + priėmimas (4 veiksmas)Šalis B užpildyta; mokėjimų grafikas pagal terminus
Siuntimas (.docx) (5 veiksmas)El. paštas .docx klientui; IŠSIŲSTA
Pasirašytos kopijos įkėlimas (6 veiksmas)Pasirašęs asmuo + laikas; PASIRAŠYTA → AKTYVI; mokėjimų grafiko sudarymas
Sąskaitos išrašymas (7 veiksmas)Peržiūra → patvirtinimas → išrašyta laikotarpio sąskaita
Sprendimų įrašai (8 veiksmas)Įrašas Debetas 131/Kreditas 511+3331; mokėjimas Debetas 111/Kreditas 131

Pastabos

  • Kainos pasiūlymas → Užsakymas vis tiek kopijuoja tik produktų eilutes (paslaugos priklauso sutarčiai) – tai yra tinkamas dizainas.
  • Produktų katalogo importas palaiko bet kokį skaičiuoklės formatą (dirbtinis intelektas automatiškai susieją stulpelius); paslaugų importas yra kitas ateities funkcija pagal planą.
  • PVM: jei nustatytas 0% tarifas, PVM pagal darbo srities šalį (pvz., 10% Lietuvai) vis tiek gali būti taikomas iš kainoraščio – tai yra numatytoji funkcija.