Funkcijų pristatymas

Elektroninė sąskaita faktūra yra svarbi GTG CRM funkcija, padedanti įmonėms centralizuotai, automatiškai ir efektyviai tvarkyti visas gaunamas ir išduodamas sąskaitas faktūras.

Elektroninės sąskaitos faktūros sąsaja

Kodėl reikia tvarkyti elektronines sąskaitas faktūras?

Versle yra du svarbiausi dalykai:

Sąvoka Aprašymas Sąskaitos faktūros tipas
Pajamos Pinigai, gauti iš pardavimų Išrašoma sąskaita faktūra (išduodama klientui)
Išlaidos Pinigai, išleisti perkant prekes pardavimui Gaunama sąskaita faktūra (tiekėjas išrašo jums)

GTG CRM padeda itin lengvai išrašyti sąskaitas faktūras ir tvarkyti sąskaitas faktūras!

Išskirtinės funkcijos

1. Gaunamų sąskaitų faktūrų tvarkymas

Gaunamų sąskaitų faktūrų tvarkymas

Rankinis sąskaitų faktūrų įkėlimas

  • Vilkite ir atleiskite arba pasirinkite PDF failą su sąskaita faktūra
  • Sistema automatiškai atpažįsta ir išskaito informaciją
  • Palaikomos sudėtingos sąskaitos faktūros su daugybe prekių

Automatinis surinkimas iš el. pašto

Tai ypatinga GTG CRM funkcija!

  • Sujunkite įmonės el. paštą su GTG CRM
  • Įjunkite funkciją „Automatinis sąskaitų faktūrų surinkimas“
  • Sistema automatiškai pasiims sąskaitas faktūras iš el. pašto ir importuos jas į sistemą

Automatinis surinkimas iš el. pašto

💡 Nauda: Nebereikės kas mėnesį rankiniu būdu atsisiųsti sąskaitų faktūrų! Visos gaunamos sąskaitos faktūros bus tvarkingai surinktos, o buhalteriai turės tik atsisiųsti jas ir parengti mokesčių ataskaitas.

Atskiri sąskaitų faktūrų pašto dėžutės

Dabar galite sukurti atskiras sąskaitų faktūrų pašto dėžutes – visiškai atskirtas nuo klientų aptarnavimo el. pašto kanalų (žinučių).

  • Sukurkite vieną ar kelias pašto dėžutes, skirtas išskirtinai gaunamoms sąskaitoms faktūroms (pvz., invoice@company.com, ketoan@company.com)
  • Atskiras leidimų valdymas: tik įgalioti asmenys (buhalteriai, finansų vadovai) galės matyti sąskaitų faktūrų pašto dėžutes – įprastas verslo el. paštas nesimaišys
  • Visos sąskaitos faktūros, siunčiamos į šias pašto dėžutes, bus automatiškai surinktos į „Gaunamos sąskaitos faktūros“ (Incoming Invoices) sąrašą
  • Sąrašą „Gaunamos sąskaitos faktūros“ galima filtruoti pagal pašto dėžutės šaltinį (source mailbox) – iškart žinosite, iš kurios pašto dėžutės atėjo sąskaita faktūra, nebėra painiavos tarp skirtingų skyrių ar filialų

💡 Nauda: Gaunamos sąskaitos faktūros nebebus pasiklydę klientų aptarnavimo pašto dėžutėse. Buhalteriai turės atskirą, švarią „sąskaitų faktūrų saugyklą“, kurią galima filtruoti pagal šaltinį – mėnesio suderinimas bus žymiai greitesnis.

2. Išleidžiamų (PVM) sąskaitų faktūrų išrašymas

GTG CRM yra susijungęs su patikimais elektroninių sąskaitų faktūrų tiekėjais:

Tiekėjas Aprašymas
S-Invoice (Viettel) Viettel elektroninės sąskaitos faktūros
MISA Buhalterinės apskaitos ir elektroninių sąskaitų faktūrų programinė įranga

Tiekėjų sujungimas

Lengvas sąskaitų faktūrų kūrimas

Naujos sąskaitos faktūros kūrimas

  • Pasirinkite tinkamą sąskaitos faktūros šabloną
  • Įveskite pirkėjo informaciją (vardą, mokesčių kodą, adresą)
  • Pridėkite produktų/paslaugų su vieneto kaina, kiekiu, mokesčio tarifu
  • Palaiko nuolaidas pagal produktą
  • Peržiūrėkite PDF prieš eksportuodami

PDF sąskaitos faktūros peržiūra

3. Pakeičiamos sąskaitos faktūros

Kai reikia koreguoti išduotą sąskaitą faktūrą (klientas grąžina prekes, klaidos...):

Pakeičiama sąskaita faktūra

  • Sukurkite pakeičiamą sąskaitą faktūrą tiesiai iš originalios
  • Koreguokite produkto informaciją, kiekį, kainą
  • Sistema automatiškai susieja su originalia sąskaita faktūra

💡 Pastaba: Pakeitimas yra tik vienas iš būdų tvarkyti po išdavimo. Kai sąskaita faktūra turi būti visiškai atšaukta (ne koreguojama), naudokite funkciją Atšaukti sąskaitą faktūrą žemiau esančiame skyriuje.

4. Elektroninių sąskaitų faktūrų atšaukimas

Kai išduotą sąskaitą faktūrą reikia visiškai atšaukti (klaidingai išduota kitam klientui, rimtos klaidos, užsakymo atšaukimas...), GTG CRM palaiko elektroninių sąskaitų faktūrų atšaukimą tiesiai sistemoje abiem tiekėjams:

Tiekėjas Sąskaitos faktūros atšaukimas
S-Invoice (Viettel) ✅ Atšaukti tiesiogiai per API
MISA ✅ Atšaukti tiesiogiai per API
  • Atidarykite išduotą sąskaitą faktūrą → pasirinkite "Atšaukti sąskaitą faktūrą" → patvirtinkite
  • GTG CRM siunčia atšaukimo komandą tiekėjui (S-Invoice/MISA) ir atnaujina sąskaitos faktūros būseną
  • Automatinis operacijos pakeitimas (JE reversal): jei sąskaita faktūra buvo įrašyta į apskaitos registrą, sistema automatiškai sukuria pakeitimo operaciją – pajamos, mokesčiai ir skolos grąžinamos į teisingą likutį, nereikia rankinio apskaitininko koregavimo

💡 Privalumai: Sąskaitos faktūros atšaukimas nebėra veiksmas „atskirai prisijungti prie tiekėjo programinės įrangos + rankiniu būdu taisyti registrą“. Vienas veiksmas GTG CRM – sąskaita faktūra atšaukiama pagal procedūrą, o registrai automatiškai sutampa. (Daugiau informacijos apie dvigubą įrašą GTG CRM modulių rinkinyje Apskaita.)

5. Sinchronizavimas ir valdymas

  • Sinchronizuokite sąskaitas faktūras iš tiekėjo į GTG CRM
  • Atsisiųskite PDF išduotos sąskaitos faktūros
  • Redaguokite sąskaitos faktūros informaciją, kai reikia
  • Stebėkite mokėjimo būseną (Apmokėta / Nepamokėta)

Išduota sąskaita faktūra

Nauda įmonėms

Nauda Aprašymas
Laiko taupymas Automatiškai rinkti gaunamas sąskaitas faktūras iš el. pašto
Centrinis valdymas Visos gaunamos/išduodamos sąskaitos faktūros vienoje vietoje
Tiekėjų integravimas Tiesioginis sąskaitų faktūrų išdavimas per S-Invoice, MISA
Lengva ataskaitų sudarymas Apskaitininkams lengva atsisiųsti ir ruošti mokesčių ataskaitas
Pakeičiamos sąskaitos faktūros Greitas koregavimo, grąžinimų tvarkymas
Saugi sąskaitų faktūrų atšaukimas S-Invoice/MISA sąskaitų faktūrų atšaukimas vienu veiksmu – automatinis operacijos pakeitimas, registrai sutampa
Individuali sąskaitų faktūrų pašto dėžutė Gaunamos sąskaitos faktūros kaupiamos individualioje pašto dėžutėje, skiriami leidimai ir filtruojama pagal šaltinį
Skolos stebėjimas Žinoti kiekvienos sąskaitos faktūros mokėjimo būseną

Integracija su GTG CRM

Elektroninės sąskaitos faktūros yra glaudžiai integruotos su kitais GTG CRM moduliais:

  • Klientų valdymas (CRM): Sąskaitų faktūrų susiejimas su klientais
  • Užsakymų valdymas: Automatinis sąskaitų faktūrų išrašymas užbaigus užsakymą
  • Ataskaitos: Pajamų, išlaidų statistika pagal sąskaitas faktūras

Išvada

GTG CRM elektroninės sąskaitos faktūros yra išsamus sprendimas, padedantis įmonėms: - ✅ Automatiškai tvarkyti gaunamas sąskaitas faktūras (su atskira sąskaitų faktūrų pašto dėžute, filtruojama pagal šaltinį) - ✅ Lengvai išrašyti PVM sąskaitas faktūras - ✅ Saugiai atšaukti sąskaitas faktūras – automatiškai atliekant įrašus, suderinant knygas - ✅ Taupyti buhalterių laiką - ✅ Laikytis mokesčių taisyklių

Išbandykite jau šiandien!

Dokumentas priklauso GTG CRM – išsamiai klientų santykių valdymo sistemai

Ar esate pasiruošę nemokamai išbandyti šią funkciją savo įmonei?

Nemokama bandomoji versija