1. Tilgang til CRM
Steg 1: Logg inn på GTG CRM
Logg inn på din GTG CRM-konto.
Steg 2: Åpne Kontakter-menyen
Fra menyen til venstre, klikk på "Kontakter".
Hovedgrensesnitt
Du vil se en liste over alle kontakter (kunder) i systemet.
2. Se kontaktlisten
Informasjon som vises
Kontaktlisten viser følgende informasjonssøyler:
| Informasjon | Beskrivelse |
|---|---|
| Navn | Kundens navn |
| E-post | E-postadresse |
| Telefonnummer | Kontaktens telefonnummer |
| Land | Kundens land |
| Status | Ny, Under behandling, Konvertert... |
| Kilde | Facebook, Zalo, Landingsside... |
| Ansvarlig person | Ansatt som håndterer kontakten |
Automatisk datakilde
Kontakter legges automatisk til i CRM fra: - Facebook Messenger - Kunde som sender melding på Fanpage - Gmail - Kunde som sender e-post - Landingsside - Kunde som fyller ut skjema, sender melding via Live Chat
3. Opprett ny kontakt
Når trengs manuell opprettelse?
Når en kunde kommer fra en kilde som GTG CRM ikke kan hente automatisk (telefonanrop, personlig møte...).
Steg 1: Klikk "Opprett kontakt"
Klikk på knappen "Opprett kontakt" i øvre høyre hjørne av skjermen.
Steg 2: Skriv inn informasjon
Fyll inn kundens detaljer: - Fullt navn (obligatorisk) - E-post (obligatorisk) - Telefonnummer - Adresse - Land - Notater
Tips: Jo mer detaljert du skriver, jo enklere blir det å administrere senere!
Steg 3: Lagre kontakten
Klikk "Lagre" for å legge kontakten til listen.
4. Importer data fra CSV
Når trengs import?
Når du allerede har en kundedatafil (fra Excel, et gammelt system...).
Steg 1: Forbered CSV-filen
CSV-filen må ha riktig format:
| Obligatorisk kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
| E-postadresse | |
| firstName | Fornavn |
| lastName | Etternavn |
| phone | Telefonnummer |
| address | Adresse |
Steg 2: Klikk "Importer data"
Klikk på knappen "Importer data" på verktøylinjen.
Steg 3: Velg CSV-filen
Klikk "Velg fil" og velg den forberedte CSV-filen.
Steg 4: Bekreft import
Gå gjennom dataene og klikk "Importer" for å fullføre.
Merk: E-postkolonnen er OBLIGATORISK i CSV-filen.
5. Tilpass visningskolonner
Steg 1: Åpne kolonneinnstillinger
Klikk "Rediger kolonner" på verktøylinjen.
Steg 2: Legg til nye kolonner
Velg kolonnene du vil vise: - Merk av for kolonnen du vil vise - Fjern merket for kolonner du ikke trenger
Steg 3: Lagre innstillinger
Klikk "Lagre" for å bruke endringene.
6. Bruk filtre
6.1 Filtrer etter dato
Se kunder etter tidsintervall: - I dag - Nye kunder i dag - I går - Kunder fra i går - Siste 7 dager - Denne måneden - Tilpasset - Velg tidsintervall
6.2 Filtrer etter status
- Ny - Ny kunde
- Under behandling - Behandles
- Konvertert - Konvertert
- Tapt - Tapt kunde
6.3 Avansert filter
Steg 1: Klikk "Avansert filter"
Steg 2: Velg feltet som skal filtreres (Adresse, Produkt, Kilde...)
Steg 3: Skriv inn verdien som skal søkes etter
Eksempel: Finn kunder i distrikt 5 - Velg: Adresse - Skriv inn: Distrikt 5
6.4 Kombiner flere filtre
- Adresse = Distrikt 5 OG
- Kjøpte produkter = Skjorte
7. Rediger kontakt
Klikk på kontaktens navn for å åpne detaljsiden.
Her kan du redigere: - Personlig informasjon - Adresse - Telefonnummer - Notater - Status
8. Tildel ansvarlig person
Formål
Gi kunder til ansatte for å: - Klart fordele arbeid - Overvåke ytelse - Unngå dobbeltarbeid med kundepleie
Steg 1: Åpne kontaktens detaljer
Klikk på kontakten som skal tildeles.
Steg 2: Velg ansvarlig person
Under "Ansvarlig person", klikk for å velge en ansatt.
Steg 3: Endre ansvarlig person
Hvis du trenger å endre til en annen person: 1. Klikk på navnet til den nåværende ansvarlige personen 2. Velg den nye personen fra listen 3. Lagre endringene
9. Legg ved fil og lenke til oppgave
Hver oppgave i CRM kan ha vedlegg fra Asset Manager og eksterne lenker - alle relevante dokumenter er rett i oppgaven, ingen grunn til å lete andre steder.
9.1 Tilgang til kontaktoppgave
Steg 1: Klikk på kontaktens navn for å åpne detaljsiden.
Steg 2: Velg fanen "Oppgave" på kontaktens detaljside.
Steg 3: Klikk "Opprett oppgave" eller åpne en eksisterende oppgave.
9.2 Legg ved fil fra Asset Manager
Steg 1: I oppgaveskjemaet, finn seksjonen "Vedlegg".
Steg 2: Klikk "Legg til fil".
Steg 3: Velg fil fra Asset Manager: - Søk etter fil etter navn - Eller bla gjennom mapper - Støtter alle filtyper: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...
Steg 4: Klikk "Velg" for å legge ved filen til oppgaven.
Resultat: Filen vises i oppgaven med navn, filtype og størrelse.
Eksempel på bruk:
Oppgave: "Send tilbud for Q3 til kunde Nguyen Thi B"
📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB)
📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)
9.3 Legg ved ekstern lenke
Steg 1: I oppgaveskjemaet, finn seksjonen "Lenker".
Steg 2: Klikk "Legg til lenke".
Steg 3: Skriv inn informasjonen: - URL: Lim inn lenken her (Google Drive, Google Sheets, Figma, nettside...) - Tittel: Vist navn for lenken (f.eks. "Rapport for mai")
Steg 4: Klikk "Legg til" for å lagre lenken.
Eksempel på bruk:
Oppgave: "Gjennomgå design for ny landingsside"
🔗 Figma Design → https://figma.com/...
🔗 Kunde brief → https://docs.google.com/...
🔗 Konkurrent referanse nettside → https://example.com/...
9.4 Se og administrer vedlegg
Når du åpner en oppgave, vises alle vedlegg og lenker nederst:
| Type | Vises som | Handling |
|---|---|---|
| Fil | Filtypeikon + navn + størrelse | Se, Last ned, Slett |
| Lenke | Ikon + tittel + domene | Åpne lenke, Slett |
9.5 Brukstips
- Tilbud: Legg ved PDF-fil til oppgaven "Send tilbud"
- Kontrakter: Legg ved DOCX-fil med kontrakt til oppgaven "Signer kontrakt"
- Design: Legg ved Figma-lenke til oppgaven "Godkjenn design"
- Rapporter: Legg ved Google Sheets-lenke til oppgaven "Gjennomgå tall"
- Produktbilder: Legg ved JPG/PNG-fil til oppgaven "Bekreft bilder"
10. Egendefinerte objekter
10.1 Hva er egendefinerte objekter?
Egendefinerte objekter lar bedrifter opprette egne datatyper utover Kontakter - for eksempel: Kontrakter, Prosjekter, Garantikrav, Avtaler...
Hver type egendefinert objekt kan ha forskjellige egendefinerte felt og kobles til Kontakter i CRM.
10.2 Opprett type egendefinert objekt
Steg 1: Gå til Innstillinger → Egendefinerte objekter.
Steg 2: Klikk "Ny opprettelse".
Steg 3: Gi typen et navn (f.eks. "Kontrakt") og legg til nødvendige felt: - Tekst (Text) - Nummer (Number) - Dato (Date) - Nedtrekksliste (velg fra liste) - Avkrysningsboks (Checkbox)
Steg 4: Klikk "Lagre" for å opprette den nye typen.
10.3 Legg til egendefinerte objektposter i kontakt
Steg 1: Åpne kontaktens detaljside.
Steg 2: Velg den relevante Egendefinerte objekter fanen (f.eks. "Kontrakt").
Steg 3: Klikk "Legg til post".
Steg 4: Fyll inn informasjonen for de konfigurerte feltene.
Steg 5: Klikk "Lagre".
10.5 Eksempel på bruk av egendefinerte objekter
Eksempel 1: Kontrakt
Type: Kontrakt
Felt: Kontraktnummer, Signert dato, Verdi, Status, Utløpsdato
→ Koble til kundekontakt
Eksempel 2: Garantikrav
Type: Garanti
Felt: Produktkode, Kjøpsdato, Garantiperiode, Tilstand
→ Koble til kjøpskontakt
Eksempel 3: Avtale
Type: Konsultasjonsavtale
Felt: Avtaledato, Sted, Konsulent, Notater
→ Koble til konsultasjonskontakt
Håndtering av bedriftskontakter
Automatisk klassifisering
Kontakter med bedriftsdomene i e-posten blir automatisk klassifisert som "Bedrifter":
- abc@fpt.com.vn → Bedrift
- xyz@gtgcrm.com → Bedrift
- user@gmail.com → Privatperson
Tilgang
Klikk på menyen "Bedrifter" i sidelinjen for å se B2B-listen.
Brukstips
Bør gjøres
- Fyll ut all informasjon - Enkelt å søke og administrere
- Oppdater status - Viten i hvilket stadium kunden er
- Skriv detaljerte notater - Noter viktig informasjon
- Tydelig tildeling - Hver kunde har én ansvarlig
- Bruk filtre - Finn kundegrupper raskt
- Legg ved filer til oppgaver - Viktige dokumenter alltid innen rekkevidde
Bør ikke gjøres
- La e-post være tom - E-post er et obligatorisk felt for identifikasjon
- Skriv inn duplikater - Sjekk før du oppretter nytt
- Ikke oppdater - Gammel informasjon vil være unøyaktig
Oppsummering
CRM i GTG CRM hjelper deg med å:
- Samle inn kunder automatisk fra alle kanaler
- Opprette og importere kontakter enkelt
- Tilpasse visningskolonner fleksibelt
- Søke med avanserte filtre
- Redigere informasjon raskt
- Tydelig tildele ansvarlige personer
- Legge ved Asset Manager-filer og eksterne lenker til oppgaver
