Krav før du starter

For å bruke funksjonen for elektronisk fakturering, trenger du:

  • ✅ En GTG CRM-konto
  • ✅ Logget inn i systemet
  • ✅ (Valgfritt) Konto hos en leverandør av elektroniske fakturaer (S-Invoice eller MISA)

Tilgang til funksjonen for elektronisk fakturering

Trinn 1: Logg inn på GTG CRM

Logg inn i GTG CRM-systemet med din konto.

Logg inn i systemet

Trinn 2: Åpne menyen for elektronisk fakturering

  1. Se på menyen til venstre
  2. Klikk på «Elektronisk fakturering»
Meny for elektronisk fakturering

Trinn 3: Velg fakturatype

Skjermbildet for elektronisk fakturering har 2 faner:

Fane Beskrivelse
Utgående faktura Fakturaer du sender ut til kunder
Inngående faktura Fakturaer leverandører sender til deg
To fakturafaner

Administrere inngående fakturaer

Metode 1: Manuell opplasting av faktura

Trinn 1: Klikk på Last opp-knappen

Det er 2 måter å åpne dialogboksen for opplasting på:

  • Klikk på knappen «Last opp» øverst til høyre
  • Eller klikk på knappen «Last opp faktura»
Last opp-knapp

Trinn 2: Velg fakturafilen

  1. Dra og slipp PDF-filen med fakturaen inn i opplastingsområdet
  2. Eller klikk for å velge fil fra datamaskinen
Opplastingsdialog

Trinn 3: Last opp og behandle

  1. Klikk «Last opp og behandle»
  2. Vent mens systemet behandler (status: «Behandler»)
Behandler

Trinn 4: Se resultatet

  1. Etter omtrent 10 sekunder, klikk «Oppdater»
  2. Fakturaen er importert med all informasjon
Faktura importert

💡 Merk: Systemet støtter komplekse fakturaer med mange produkter. For eksempel: en faktura med 32 produkter blir også behandlet automatisk!

Kompleks faktura

Metode 2: Automatisk innsamling fra e-post

Dette er den mest praktiske metoden - systemet henter fakturaer automatisk fra e-posten din!

Konfigurasjon av automatisk e-postinnsamling

Trinn 1: Åpne integrasjonsmenyen

  1. Klikk på menyen «Integrasjoner» i menyen til venstre
Integrasjonsmeny

Trinn 2: Koble til e-post

  1. Koble til din bedrifts e-post (f.eks. support@company.com)
  2. Tillat GTG CRM tilgang til e-posten

Trinn 3: Aktiver automatisk innsamling

  1. Finn alternativet "Automatisk fakturainnsamling"
  2. Aktiver denne funksjonen
Slå på automatisk innsamling

Steg 4: Sjekk Resultater

Når det kommer en ny fakturajournal:

  1. Systemet oppdager og importerer automatisk
  2. Gå til Innkommende fakturaer for å se
  3. Kilden vises som "E-post"
Faktura fra e-post

Rediger Informasjon (Om Nødvendig)

Hvis informasjonen er feil, kan du redigere den:

  1. Klikk på fakturaen du vil endre
  2. Klikk "Rediger"
  3. Rediger informasjonen
  4. Lagre
Rediger faktura

Tilkobling til Fakturautsteder

For å utstede utgående fakturaer, må du koble deg til en elektronisk fakturautsteder.

Tilkobling til S-Invoice (Viettel)

Steg 1: Åpne Tilkobling

  1. Gå til fanen "Utgående fakturaer"
  2. Klikk på knappen "Tilkobling" øverst til høyre
Tilkoblingsknapp

Steg 2: Velg S-Invoice

  1. Velg utstederen S-Invoice
  2. Skriv inn innloggingsinformasjon:
    • Brukernavn: (vanligvis organisasjonsnummer)
    • Passord: Passord for S-Invoice-kontoen
    • Organisasjonsnummer: Selskapets organisasjonsnummer
Tilkobling til S-Invoice

Steg 3: Bekreft Tilkobling

Klikk "Tilkobling" og vent på suksessmeldingen.

Tilkobling til MISA

Steg 1: Velg MISA

  1. Klikk på knappen "Tilkobling"
  2. Velg utstederen MISA

Steg 2: Skriv inn Informasjon

  • Brukernavn: E-post registrert hos MISA
  • Passord: Passord for MISA-kontoen
  • Organisasjonsnummer: Selskapets organisasjonsnummer
Tilkobling til MISA

Steg 3: Bekreft

Klikk "Tilkobling" og vent på suksessmeldingen.

Utsted Utgående Fakturaer

Steg 1: Åpne Fakturaskjema

  1. Gå til fanen "Utgående fakturaer"
  2. Klikk "Opprett faktura"
Fakturaskjema

Steg 2: Velg Grunnleggende Informasjon

Felt Beskrivelse
Utsteder S-Invoice eller MISA
Fakturamal Velg passende mal (kontakt regnskapsfører)
Betalingsmetode Kontant / Bankoverføring
Betalingsstatus Betalt / Ikke betalt

⚠️ Merk: Betalingsstatus påvirker ikke skattemyndighetene, men hjelper deg med å følge opp fordringer.

Steg 3: Skriv inn Kjøperinnsformasjon

  • Juridisk navn: Kjøpers firmanavn
  • Organisasjonsnummer: Kjøpers organisasjonsnummer
  • Adresse: Bedriftens adresse

Trinn 4: Legg til produkt/tjeneste

  1. Klikk "Legg til produkt"
  2. Skriv inn informasjon:
    • Produktnavn
    • Antall
    • Enhetspris
    • Sats (8% eller 10%)
    • Rabattprosent (hvis aktuelt)
Legg til produkt

💡 Tips: Hvis det er flere produkter med ulike satser (8 % og 10 %), vil systemet automatisk dele dem inn i 2 separate fakturaer.

Trinn 5: Lagre utkast

Klikk "Lagre utkast" for å lagre før du utsteder.

Trinn 6: Forhåndsvisning av PDF

  1. Klikk "Forhåndsvisning av PDF"
  2. Kontroller fakturainformasjonen
Forhåndsvisning av PDF
MISA forhåndsvisning

Trinn 7: Utsted faktura

  1. Kontroller informasjonen nøye
  2. Klikk "Utsted faktura"
  3. Vent på vellykket melding
Faktura utstedt

Trinn 8: Last ned faktura-PDF

Etter vellykket utstedelse:

  1. Klikk "Last ned PDF" for å laste ned fakturaen
  2. Send til kunden
Last ned PDF

Opprett erstatningsfaktura

Når du trenger å justere en utstedt faktura (kunde returnerer vare, feil oppdaget...):

Trinn 1: Åpne originalfaktura

  1. Gå til fanen "Utgående fakturaer"
  2. Finn og klikk på fakturaen som skal erstattes

Trinn 2: Opprett erstatningsfaktura

  1. Klikk "Opprett erstatningsfaktura"
Erstatningsfaktura

Trinn 3: Juster informasjon

  • Endre produkter, antall, pris om nødvendig
  • Legg til eller fjern produkter

⚠️ Merk: Det er ikke mulig å endre en annen sats enn den opprinnelige fakturaen innenfor samme erstatningsfaktura.

Trinn 4: Utsted erstatningsfaktura

  1. Lagre utkast
  2. Forhåndsvisning av PDF
  3. Utsted erstatningsfaktura

Andre handlinger

Synkroniser fakturaer

Synkroniser fakturaer fra leverandøren til GTG CRM:

  1. Klikk på knappen "Synkroniser"
  2. Vent på systemoppdatering

Koble fra leverandør

  1. Klikk på knappen "Koble til" (eller "Koble fra")
  2. Bekreft frakoblingen
  3. Du kan koble til en annen leverandør

Se fakturadetaljer

Klikk på en hvilken som helst faktura for å se:

  • Detaljert informasjon
  • Produktliste
  • Totalpris og MVA

Endre fakturamal

  1. Gå til redigering av faktura (utkast)
  2. Velg en ny mal
  3. Lagre før du forhåndsviser PDF

Tips for effektiv bruk

1. Sett opp automatisk e-postinnsamling

  • Sparer tid på å laste ned fakturaer hver måned
  • Regnskapsføreren trenger bare å logge inn i GTG CRM for å laste dem ned

2. Grundig kontroll før eksport

  • Forhåndsvis alltid PDF-en før eksport
  • Eksporterte fakturaer kan ikke endres, kun en erstatningsfaktura kan opprettes

3. Spor betalingsstatus

  • Merk som "Betalt" når betaling er mottatt
  • Hjelper med effektiv styring av utestående fordringer

4. Tildel rettigheter til regnskapsfører

  • Gi regnskapsføreren tilgang til modulen for elektroniske fakturaer
  • Regnskapsføreren kan laste ned fakturaer for skatterapportering