Før du begynner

For å bruke funksjonen for elektronisk fakturering, må du:

  • ✅ Ha en GTG CRM-konto
  • ✅ Logge inn på systemet
  • ✅ (Valgfritt) Konto hos en elektronisk faktureringstilbyder (S-Invoice eller MISA)

Tilgang til elektronisk fakturering

Trinn 1: Logg inn på GTG CRM

Logg inn på GTG CRM-systemet med kontoen din.

Logg inn på systemet

Trinn 2: Åpne menyen for elektronisk fakturering

  1. Se på menyen til venstre
  2. Klikk på «Elektronisk fakturering»
Elektronisk fakturameny

Trinn 3: Velg fakturatype

Skjermbildet for elektronisk fakturering har 2 faner:

Fane Beskrivelse
Utgående faktura Fakturaen du utsteder til kunder
Inngående faktura Fakturaen leverandøren utsteder til deg
To fakturafaner

Håndtering av inngående fakturaer

Metode 1: Manuell opplasting av faktura

Trinn 1: Klikk på last opp-knappen

Det er 2 måter å åpne opplastingsdialogen på:

  • Klikk på «Last opp»-knappen øverst til høyre
  • Eller klikk på knappen «Last opp faktura»
Last opp-knapp

Trinn 2: Velg fakturafilen

  1. Dra og slipp PDF-fakturaen til opplastingsområdet
  2. Eller klikk for å velge fil fra datamaskinen
Opplastingsdialog

Trinn 3: Last opp og behandle

  1. Klikk «Last opp og behandle»
  2. Vent på at systemet behandler (status: «Behandler»)
Behandler

Trinn 4: Se resultatet

  1. Etter ca. 10 sekunder, klikk «Oppdater»
  2. Fakturaen er importert med fullstendig informasjon
Importert faktura

💡 Merk: Systemet støtter komplekse fakturaer med flere produkter. For eksempel: en faktura med 32 produkter behandles også automatisk!

Kompleks faktura

Metode 2: Automatisk henting fra e-post

Dette er den mest praktiske metoden – systemet henter automatisk fakturaer fra e-posten din!

Sett opp automatisk e-posthenting

Trinn 1: Åpne integrasjonsmenyen

  1. Klikk på «Integrasjoner»-menyen i menyen til venstre
Integrasjonsmeny

Trinn 2: Koble til e-post

  1. Koble til bedriftens e-post (f.eks. support@company.com)
  2. Tillat GTG CRM å få tilgang til e-posten

Trinn 3: Aktiver automatisk henting

  1. Finn alternativet «Automatisk fakturahenting»
  2. Aktiver denne funksjonen
Aktiver automatisk henting

Trinn 4: Sjekk resultatet

Når det kommer nye fakturameldinger:

  1. Systemet oppdager og importerer automatisk
  2. Gå til Inngående fakturaer for å se
  3. Kilden vises som «E-post»
Faktura fra e-post

Rediger informasjon (om nødvendig)

Hvis informasjonen er feil, kan du redigere den:

  1. Klikk på fakturaen du vil redigere
  2. Klikk «Rediger»
  3. Rediger informasjonen
  4. Lagre
Rediger faktura

Tilkobling til faktureringstilbyder

For å utstede utgående fakturaer, må du koble til en elektronisk faktureringstilbyder.

Tilkobling til S-Invoice (Viettel)

Trinn 1: Åpne tilkoblingen

  1. Gå til fanen «Utgående faktura»
  2. Klikk på «Koble til»-knappen øverst til høyre
Tilkoblingsknapp

Trinn 2: Velg S-Invoice

  1. Velg S-Invoice som leverandør
  2. Skriv inn påloggingsdetaljene:
    • Brukernavn: (vanligvis skattenummer)
    • Passord: Passord til S-Invoice-kontoen
    • Skattenummer: Bedriftens skattenummer
Tilkobling til S-Invoice

Trinn 3: Bekreft tilkoblingen

Klikk «Koble til» og vent på vellykket varsel.

Tilkobling til MISA

Trinn 1: Velg MISA

  1. Klikk på «Koble til»-knappen
  2. Velg MISA som leverandør

Trinn 2: Skriv inn detaljer

  • Brukernavn: Registrert e-postadresse for MISA
  • Passord: Passord til MISA-kontoen
  • Skattenummer: Bedriftens skattenummer
Tilkobling til MISA

Trinn 3: Bekreft

Klikk «Koble til» og vent på vellykket varsel.

Utstedelse av utgående fakturaer

Trinn 1: Åpne fakturaskjemaet

  1. Gå til fanen «Utgående faktura»
  2. Klikk «Opprett faktura»
Fakturaskjema

Trinn 2: Velg grunnleggende informasjon

Felt Beskrivelse
Leverandør S-Invoice eller MISA
Fakturmal Velg en passende mal (kontakt regnskapsfører)
Betalingsmetode Kontanter / Bankoverføring
Betalingsstatus Betalt / Ikke betalt

⚠️ Merk: Betalingsstatus påvirker ikke skattemyndighetene, men hjelper deg med å spore skyldig beløp.

Trinn 3: Skriv inn kjøpers informasjon

  • Juridisk navn: Kjøpers firmanavn
  • Skattenummer: Kjøpers skattenummer
  • Adresse: Bedriftens adresse

Trinn 4: Legg til produkter/tjenester

  1. Klikk «Legg til produkt»
  2. Skriv inn informasjonen:
    • Produktnavn
    • Antall
    • Enhetspris
    • Skattesats (8 % eller 10 %)
    • Rabattandel (hvis aktuelt)
Legg til produkter

💡 Tips: Hvis du har flere produkter med ulik skattesats (8 % og 10 %), vil systemet automatisk dele dem inn i 2 separate fakturaer.

Trinn 5: Lagre utkast

Klikk «Lagre utkast» for å lagre før utstedelse.

Trinn 6: Forhåndsvisning av PDF

  1. Klikk «Forhåndsvisning PDF»
  2. Sjekk fakturainformasjonen
Forhåndsvisning PDF
MISA forhåndsvisning

Trinn 7: Utsted faktura

  1. Sjekk informasjonen nøye
  2. Klikk «Utsted faktura»
  3. Vent på vellykket varsel
Faktura utstedt

Trinn 8: Last ned faktura-PDF

Etter vellykket utstedelse:

  1. Klikk «Last ned PDF» for å laste ned fakturaen
  2. Send til kunden
Last ned PDF

Opprett erstatningsfaktura

Når du trenger å justere en utstedt faktura (kunde returnerer varer, oppdager feil ...):

Trinn 1: Åpne originalfakturaen

  1. Gå til fanen «Utgående faktura»
  2. Finn og klikk på fakturaen som skal erstattes

Trinn 2: Opprett erstatningsfaktura

  1. Klikk «Opprett erstatningsfaktura»
Erstatningsfaktura

Trinn 3: Juster informasjonen

  • Endre produkter, antall, pris om nødvendig
  • Legg til eller fjern produkter

⚠️ Merk: Skattesatsen kan ikke endres fra originalfakturaen innenfor samme erstatningsfaktura.

Trinn 4: Utsted erstatningsfaktura

  1. Lagre utkast
  2. Forhåndsvisning PDF
  3. Utsted erstatningsfaktura

Andre operasjoner

Synkronisering av fakturaer

Synkroniser fakturaer fra leverandøren til GTG CRM:

  1. Klikk på «Synkroniser»-knappen
  2. Vent på at systemet oppdateres

Koble fra leverandør

  1. Klikk på «Koble til» (eller «Koble fra»)-knappen
  2. Bekreft frakoblingen
  3. Du kan koble til en annen leverandør

Se fakturadetaljer

Klikk på en hvilken som helst faktura for å se:

  • Detaljert informasjon
  • Produktliste
  • Totalpris og MVA

Endre fakturamal

  1. Gå til redigering av fakturaen (utkast)
  2. Velg ny mal
  3. Lagre før forhåndsvisning av PDF

Tips for effektiv bruk

1. Sett opp automatisk e-posthenting

  • Sparer tid på å laste ned fakturaer hver måned
  • Regnskapsføreren trenger bare å gå til GTG CRM for å laste dem ned

2. Sjekk nøye før utstedelse

  • Bruk alltid Forhåndsvisning PDF før utstedelse
  • Fakturaer som er utstedt kan ikke endres, kun erstatningsfakturaer kan opprettes

3. Spor betalingsstatus

  • Marker som «Betalt» når betalingen er mottatt
  • Hjelper med effektiv styring av kundefordringer

4. Tildel rettigheter til regnskapsfører

  • Gi regnskapsføreren tilgang til modulen for elektronisk fakturering
  • Regnskapsføreren kan laste ned fakturaer selv for skatterapportering