Denne veiledningen tar deg gjennom hele regnskapssyklusen i GTG CRM i henhold til de nyeste standardene: fra riktig oppsett av kontoplanen i henhold til Circular 99/2025/TT-BTC (effektiv fra 01/01/2026), daglig automatisert bokføring, administrasjon av inngående fakturaer fra skattemyndighetene, registrering av anleggsmidler og avskrivninger, til eksport av XML for eTax-innlevering og finansiell rapportering i PDF/Excel. Hvert avsnitt nedenfor er en uavhengig operasjon — du kan lese direkte til den delen du trenger.
Krav: GTG CRM-konto logget inn; bruker med tilgang til Regnskapsmodulen (se Seksjon om Tillatelser sist i artikkelen). Regnskap må være aktivert i workspace-innstillingene.
Del 1: Første oppsett
Oppsettet trenger kun å gjøres én gang. Etter fullføring vil alle bokføringer kjøres automatisk i henhold til denne konfigurasjonen.
Steg 1: Aktiver Regnskap & Velg Standard
Gå til Innstillinger → Kontoinnstillinger (Accounting Settings).
Aktiver bryteren Regnskap (accounting_enabled), og velg deretter Regnskapsstandard (accounting_standard):
| Standard | Gjelder for | Merknad |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Bedrifter | Erstatter TT200 fra 01/01/2026 — obligatorisk for regnskapsåret 2026 |
| TT133/2016 | Husholdningsbedrifter, SMB | Fortsatt gyldig; kan frivillig bytte til TT99 |
| TT200/2014 | Eldre regnskapsår | Kun for avslutning av regnskapsåret 2025 eller arkivering; ikke for 2026 |
Lagre. Standarden og kontoplanen låses etter den første bokføringen — velg riktig fra starten.
Steg 2: Opprett Kontoplan (Chart of Accounts)
Det er tre måter å opprette kontoplanen på:
| Metode | Når brukes |
|---|---|
| Bruk landmal (Apply CoA Template) | Raskest — velg VN (TT99/2025) eller 1 av 11 land, systemet setter opp alle kontoer og standard bokføringsregler |
| AI-hjelp til oppsett (Generate Accounting Setup) | AI foreslår et sett med kontoer som passer for virksomhetstype og land, forklarer hvert valg |
| Importer CSV (Import Chart of Accounts) | Du har allerede en egen kontoplan fra tidligere programvare, importer for gjenbruk |
Etter å ha brukt malen, kan du legge til detaljerte kontoer (underkontoer) eller endre navn etter interne behov — TT99/2025 tillater bedrifter å opprette egne detaljer. Bruk Tilbakestill for å sette opp fra bunnen av om nødvendig (kan kun tilbakestilles før første bokføring).
Steg 3: Kontroller Bokføringsregler (Posting Rules)
Bokføringsregler definerer hvilken hendelse som genererer hvilken bokføring (f.eks. salgsinntekt → Debet Konto 131 / Kredit Konto 511; kostpris → Debet Konto 632 / Kredit Konto 156).
Etter å ha brukt landmalen, er de vanligste reglene allerede utfylt. Du kan:
- Aktivere/deaktivere hver regel med Aktiv-bryteren uten å miste kontooppsettet.
- Endre debet-/kreditkonto på hver regel hvis virksomheten har sin egen kontoplan.
Steg 4: Konfigurer Inntektsføring
I Kontoinnstillinger, velg Inntektsføringspunkt (revenue_recognition_point):
- FAKTURA (standard): inntektsført ved utstedelse av faktura. Passer for de fleste detaljhandels- og tjenestebedrifter.
- LEVERING: inntektsført ved levering/utlevering fra lager. Brukes når kontrakten spesifiserer overføring av kontroll på det tidspunktet faktisk levering skjer.
Systemet samsvarer automatisk inntekter med kostpris (COGS) for samme periode.
Del 2: Daglig Drift
Trinn 5: Automatisk Bokføring — Ordre, Faktura, Refusjoner
Etter at oppsettet er fullført, trenger du ikke å føre manuelt for vanlige transaksjoner:
- Fullførte ordrer → systemet genererer bilag for inntekter og varekostnader.
- Utstedelse av elektronisk faktura → tilsvarende bilag i henhold til valgt registreringsøyeblikk.
- Annullering av elektronisk faktura (via S-Invoice/Viettel eller MISA) → systemet genererer automatisk reverseringsbilag, og hovedboken og fakturaene stemmer alltid overens.
- Refusjon av betaling, tilbakebetaling av depositum, retur av varer → bilag for riktig transaksjonstype, reversering av varekostnader for hver del (returnerer du 3/10 produkter, reverseres kun varekostnadene for disse 3 produktene).
Gå til Regnskap → Journaloppføringer (Journal Entries) for å se, filtrere og avstemme alle bilag etter dato, periode eller kontonummer.
Trinn 6: Inngående Faktura — Kobling til GDT & Regnskaps-Triage
GTG CRM kobler seg direkte til General Tax Departments (GDT) system for elektroniske fakturaer, og henter automatisk alle bedriftens inngående fakturaer — én tilkobling, som dekker alle leverandører.
Trinn 6.1 — Koble til GDT-konto
Gå til Innstillinger → Kobling til skattemyndigheter (Tax Authority Connection).
- Skriv inn Organisasjonsnummer (MST) og passordet for kontoen på portalen hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Velg tidsperioden du ønsker å hente historikk for (Backfill history).
- Trykk på Test & Connect — systemet verifiserer og kobler til i løpet av sekunder. Statusen viser Connected ved suksess.
Sikkerhetsmerknad: Det anbefales å opprette en underkonto (sub-account) med kun "Fakturasøk"-rettigheter i stedet for å bruke hovedkontoen.
Trinn 6.2 — Synkronisere inngående fakturaer
Trykk på Sync now eller la systemet synkronisere automatisk etter tidsplan. Etter synkronisering, gå til ERP → Fakturabehandling → Inngående (Incoming) for å se alle inngående fakturaer.
Hver faktura viser tydelig kilde og dokumentstatus:
| Status | Betydning | Handling |
|---|---|---|
| Tax Authority / XML+PDF | Faktura med CQT-kode — GDT har gitt tilstrekkelig med data og originalfil | Klar for regnskaps-triage |
| Tax Authority / Needs Document | Faktura uten kode (telekom, bank) — GDT har gitt data, men ingen originalfil | Last ned filen fra leverandøren og last den opp |
| Email / Needs Document | Oppdaget via varslings-e-post, ingen vedlegg ennå | Last opp filen eller bruk nedlastingslenken fra leverandøren |
Trinn 6.3 — Laste opp fil for fakturaer uten kode (codeless)
Finn raden med status "Needs Document" (vanligvis for telekom-, strøm- eller bankfakturaer). Trykk på Download↗ (from provider) for å åpne leverandørportalen med forhåndsfylt søkekode, last ned filen, og trykk deretter på Upload for å legge den ved fakturaen.
Trinn 6.4 — Regnskaps-triage
Når fakturaen har tilstrekkelige data og dokumenter, åpne fakturaen og utfør triagen:
- Kontroller beløp, inngående moms, leverandør.
- Registrer i regnskapsboken (input VAT → Konto 133; kostnader → tilsvarende konto etter kostnadstype).
- Inngående fakturaer kobles til kunder/leverandører i CRM, med klar oversikt over skyldige beløp per motpart.
Trinn 7: Anleggsmidler & Avskrivninger
Modulen for Anleggsmidler (Fixed Assets) administrerer hele livssyklusen til eiendelene og genererer automatisk avskrivningsbilag til hovedboken.
Trinn 7.1 — Legg til nytt anleggsmiddel
Gå til Regnskap → Anleggsmidler → + Ny.
- Velg Kategori (Category) — for eksempel «Maskiner og utstyr», «Kjøretøy», «Immaterielle eiendeler». Systemet fyller automatisk ut: standard regnskapskonto (anskaffelseskost, akkumulert avskrivning, resterende verdi), foreslått levetid og avskrivningsmetode.
- Skriv inn Anleggsmiddelnavn, Anskaffelseskost (Cost), Estimert restverdi (Salvage value), Dato for ibruktakelse.
- Velg Avskrivningsmetode: Lineær (Straight-line), Saldoavskrivning (Declining-balance), eller Etter produksjon (Units-of-production).
- Trykk Lagre (Save) — anleggsmiddelet opprettes med status UTKAST (DRAFT) og viser estimert månedlig avskrivningsbeløp.
Trinn 7.2 — Aktiver anleggsmiddel & se avskrivningsplan
Åpne anleggsmiddelet som nettopp ble opprettet → trykk Aktiver (Activate). Statusen endres til AKTIV (ACTIVE), og systemet genererer umiddelbart en fullstendig avskrivningsplan (antall rader = antall perioder basert på levetid), der hver periode har status PROGNOSERT (PROJECTED).
Trinn 7.3 — Bokfør avskrivninger
Trykk Kjør avskrivning (Run depreciation) for manuell bokføring, eller aktiver automatisering for at systemet skal kjøre automatisk tidlig hver måned (se Trinn 11).
Ved kjøring bokfører systemet alle forfalte perioder (inkludert tidligere perioder som ennå ikke er bokført siden aktiveringsdatoen). Hver periode skifter til BOKFØRT (POSTED) og genererer et balansert bilag:
- Debet konto 6274 (Avskrivningskostnader på materielle anleggsmidler) — eller tilsvarende konto basert på anleggsmiddeltype
- Kredit konto 2141 (Akkumulerte avskrivninger på materielle anleggsmidler)
Ny kjøring for samme periode vil returnere det gamle bilaget — ingen dupliserte bilag opprettes.
Trinn 7.4 — Importer liste over eksisterende anleggsmidler (Import)
Hvis bedriften allerede har en anleggsmiddelregister, gå til Anleggsmidler → Import:
- Last opp CSV/Excel: filen kan ha hvilken som helst kolonnestruktur — AI gjenkjenner og foreslår kolonnemapping automatisk (for eksempel: kolonnen «Anskaffelseskost» → felt Cost, «Innkjøpsdato» → Acquisition date). Se over og juster mappingen før bekreftelse.
- Fra innkjøpsfaktura: velg en innkommende faktura som allerede finnes i systemet — anleggsmiddelet fylles automatisk ut med navn, anskaffelseskost, innkjøpsdato, leverandør.
- AI leser dokumenter: legg ved en PDF-kontrakt eller faktura (tekstformat, ikke skannet) — AI trekker ut og fyller ut feltene.
Trinn 7.5 — Avhending av anleggsmidler
Åpne anleggsmiddelet → Avhend (Dispose) → Salg (Sale) (eller Nedskrivning (Write-off)), oppgi faktisk mottatt verdi og dato for avhending. Forhåndsvis gevinst/tap ved avhending før bekreftelse. Etter bekreftelse vil systemet:
- Endre statusen til AVHENDT (DISPOSED), lukke avskrivningsplanen.
- Generere et avhendingsbilag: slette anskaffelseskost (Kredit konto 2112), slette akkumulert avskrivning (Debet konto 2141), registrere gevinst/tap ved avhending (konto 711 eller konto 811).
Del 3: Rapporter & Filuttrekk
Trinn 8: Se sanntids finansielle rapporter
Gå til Regnskap → Rapporter, velg periode og se umiddelbart:
- Resultatrapport (B02-DN) — inntekter, varekostnader, bruttofortjeneste, nettofortjeneste per periode.
- Balansert (B01-DN) — eiendeler = gjeld + egenkapital. Dette er det offisielle skjemanavnet i henhold til TT99/2025, og erstatter det gamle navnet «Balanseregnskap».
- Prøveregnskap (Trial Balance) — kontosaldoer ved periodens slutt, sjekk balansen Debet/Kredit før lukking av regnskapet.
- MVA-melding (Tờ khai Thuế GTGT) — sammendrag av utgående og inngående MVA klart for innrapporteringsperiode.
Alle rapporter er beregnet fra faktiske bilag i hovedboken — ingen manuell sammenkobling fra Excel eller ventetid på at revisor skal gjøre det månedlig.
Trinn 9: Eksporter Rapporter til PDF & Excel
På hvilken som helst rapport, trykk Export ▾ og velg format:
- PDF: Oppretter et dokument med utskriftsformat, firmalogo, signatur og stempel. Brukes til innsending til bank (lånesøknader krever signerte og stemplede finansrapporter), revisorer, ledelse eller investorer.
- Excel (XLSX): En tydelig strukturert regnearkfil — revisorer kan pivotere, legge til sammendrag eller sammenligne perioder. Valuta- og tallformatering følger den lokale locale.
Alle tilgjengelige rapporter (B01-DN, B02-DN, Prøvebalanse, MVA, Resultatrapport, AR/AP aging, Kontantposisjon) støtter begge formater.
Trinn 10: Eksporter XML for innsending til Skattemyndighetene (Finansrapporter, MVA, Selskapsskatt, Personskatt)
GTG CRM genererer ferdige XML-filer i henhold til HTKK/eTax XSD-format — du laster dem ned og laster dem direkte opp til den elektroniske skattemeldingportalen uten å måtte legge inn tallene på nytt.
Rapporter som støtter XML-eksport:
| Rapport | Skjemanummer | Dekningsperiode |
|---|---|---|
| Merverdiavgiftsoppgave | 01/GTGT | Kvartalsvis |
| Årsrapport (Finansrapporter) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Regnskapsår |
| Selskapsskattemelding | 03/TNDN | Regnskapsår |
| Skatteoppgjør for personskatt | 05/QTT-TNCN | Regnskapsår |
Fremgangsmåte:
- Gå til Konto → Rapporter → Skatterapporter (Tax Reports).
- Velg rapporttype og dekningsperiode.
- Kontroller tallene på skjermen — feltene er automatisk mappet fra hovedboken i henhold til standard TT99/2025.
- Trykk Export XML → last ned
.xml-filen. - Logg inn på thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) eller åpne HTKK desktop, importer den nedlastede XML-filen.
- Foreta en siste kontroll i skattemyndighetenes programvare og send inn.
XML-filen overholder gjeldende XSD-versjon fra General Directorate of Taxation, og er kompatibel med iTaxViewer for strukturkontroll før innsending.
Del 4: Automatisering av Regnskap
Trinn 11: Aktiver Automatisering
Gå til Konto → Innstillinger → Regnskapsautomatisering (Accounting Automations), og aktiver prosesser etter behov:
| Automatisering | Formål |
|---|---|
| Automatisk faktura fra ordre | Automatisk opprettelse og utsendelse av elektroniske fakturaer når en ordre er fullført |
| Opprettelse av inntektsbilag | Inntektsbilag når fakturaen er utstedt |
| Opprettelse av kostprisbilag (COGS) | COGS-bilag ved vareutgang |
| Behandling av refusjoner / returvarer | Automatisk opprettelse av bilag for refusjon og kostprisjustering |
For anleggsmidler, gå til Konto → Anleggsmidler → Automatiseringer (knapp på verktøylinjen):
| Automatisering | Formål |
|---|---|
| Post monthly depreciation | Den 1. hver måned, automatisk bokføring av forrige måneds avskrivninger for alle ACTIVE eiendeler |
| Record asset disposal to ledger | Automatisk opprettelse av bilag for avhending når en eiendel er avhendet |
| Record asset revaluation to ledger | Automatisk opprettelse av bilag for revaluering når en eiendel er revaluert (valgfritt) |
Debet/kredit-innstillingene på hver automatisering kan justeres direkte på noden "Create Journal Entry" i arbeidsflyten — ingen programmering nødvendig, ett sentralt sted for konfigurasjon.
Regnskapsrettigheter
Tilgang til regnskapsmodulen er kontrollert av tillatelser. Kontakt workspace-eieren eller en administrator for å få tildelt:
| Tillatelse | Funksjon |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Se kontoplanen |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Legge til/redigere kontoer |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Se journalføringsheftet |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Opprette manuelle journalposter |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Se regnskapsrapporter og eksportere filer |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Konfigurere regnskapsinnstillinger |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Lukk/åpne regnskapsperioder |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Administrere anleggsmidler |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Bokføre avskrivninger |
Workspace-eiere og administratorer får automatisk alle disse tillatelsene.
Dokumentasjon tilhører GTG CRM
