Denne guiden tar deg gjennom hele regnskapslivssyklusen i GTG CRM i henhold til de nyeste standardene: fra oppsett av riktig kontoplan i henhold til sirkulær 99/2025/TT-BTC (effektiv fra 01.01.2026), daglig automatisk bokføring, administrasjon av innkommende fakturaer fra skattemyndighetene, registrering av anleggsmidler og avskrivninger, til eksport av XML for eTax-innlevering og eksport av finansrapporter til PDF/Excel. Hvert avsnitt nedenfor er en uavhengig operasjonstrøm – du kan lese direkte til delen du trenger.
Krav: Innlogget GTG CRM-konto; brukere med tilgang til regnskapsmodulen (se Seksjon om tilgangsstyring sist i artikkelen). Regnskap må være aktivert i arbeidsområdeinnstillingene.
Del 1: Innledende Oppsett
Oppsettet trenger bare å gjøres én gang. Etter fullføring vil alle bokføringer kjøre automatisk i henhold til denne konfigurasjonen.
Trinn 1: Aktiver Regnskap & Velg Standard
Gå til Innstillinger → Regnskapsinnstillinger (Accounting Settings).
Aktiver bryteren Regnskap (accounting_enabled), og velg deretter Regnskapsstandard (accounting_standard):
| Standard | Gjelder for | Merknader |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Selskaper | Erstatter TT200 fra 01.01.2026 – obligatorisk for regnskapsåret 2026 |
| TT133/2016 | Enkeltpersonforetak, SMB | Fortsatt gyldig; kan frivillig bytte til TT99 |
| TT200/2014 | Eldre regnskap | Kun for å lukke regnskapsåret 2025 eller arkivering; ikke for 2026 |
Lagre. Standarden og kontoplanen låses etter første bokføring – velg riktig fra starten.
Trinn 2: Opprett Kontoplan (Chart of Accounts)
Det er tre måter å opprette kontoplanen på:
| Metode | Når brukes den |
|---|---|
| Bruk mal etter land (Apply CoA Template) | Raskest – velg VN (TT99/2025) eller 1 av 11 land, systemet oppretter ferdige kontoer og standard bokføringsregler |
| AI-assistert oppsett (Generate Accounting Setup) | AI foreslår en kontoopsamling som passer for selskapstypen og landet, og forklarer hvert valg |
| Importer CSV (Import Chart of Accounts) | Du har allerede en egen kontoplan fra tidligere programvare, importer den for gjenbruk |
Etter at malen er brukt, kan du legge til detaljerte underkontoer (sub-account) eller endre navn i henhold til interne behov – TT99/2025 tillater selskaper å åpne egne detaljer. Bruk Tilbakestill (Reset) for å starte på nytt om nødvendig (kan bare tilbakestilles før første bokføring).
Trinn 3: Sjekk Bokføringsregler (Posting Rules)
Bokføringsregler definerer hvilken hendelse som genererer hvilken bokføring (f.eks. salgsinntekt → Debet konto 131 / Kredit konto 511; varekostnad → Debet konto 632 / Kredit konto 156).
Etter at malen er brukt for landet, er de vanligste reglene forhåndsfylt. Du kan:
- Aktivere/deaktivere hver regel med bryteren Aktiv (Active) uten å miste kontooppsettet.
- Endre Debet/Kredit-kontoene i hver regel hvis selskapet har en egen kontoplan.
Trinn 4: Konfigurer Inntektsregistrering
I Regnskapsinnstillinger, velg Tidspunkt for inntektsregistrering (revenue_recognition_point):
- FAKTURA (standard): registreres ved utstedelse av faktura. Passer for de fleste detaljhandels- og tjenesteselskaper.
- LEVERING: registreres ved levering/vareutgang. Brukes når kontrakten spesifiserer overføring av kontroll på tidspunktet for faktisk levering.
Systemet matcher automatisk inntekter med varekostnader (COGS) i samme periode.
Del 2: Daglig Drift
Trinn 5: Automatiske Bokføringer – Ordre, Fakturaer, Tilbakebetalinger
Etter at oppsettet er fullført, trenger du ikke å bokføre manuelt for vanlige transaksjoner:
- Fullførte ordre → systemet genererer bokføringer for inntekter og varekostnader.
- Utstedelse av e-faktura → tilsvarende bokføring i henhold til valgt registreringspunkt.
- Annullering av e-faktura (via S-Invoice/Viettel eller MISA) → systemet genererer automatisk motsatt bokføring, slik at regnskapsboken og fakturaene alltid stemmer overens.
- Tilbakebetaling av betaling, refusjon av depositum, retur av varer → bokføring for riktig transaksjonstype, med omvendt varekostnad for hver del (retur av 3/10 produkter vil kun reversere varekostnaden for disse 3 produktene).
Gå til Regnskap → Journal (Journal Entries) for å se, filtrere og avstemme alle bokføringer etter dato, periode eller kontonummer.
Trinn 6: Innkommende Fakturaer – Kobling til GDT & Regnskapsklassifisering
GTG CRM kobler direkte til Skattemyndighetenes e-fakturasystem (GDT), og henter automatisk alle selskapets innkommende fakturaer – én tilkobling dekker alle leverandører.
Trinn 6.1 – Koble til GDT-konto
Gå til Innstillinger → Kobling til skattemyndighetene (Tax Authority Connection).
- Skriv inn Organisasjonsnummer (MST) og passord for kontoen på portalen hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Velg tidsperioden du vil hente historikk for (Backfill history).
- Trykk Test & Koble til (Test & Connect) – systemet validerer og kobler til på sekunder. Statusen viser Tilkoblet (Connected) ved suksess.
Sikkerhetsmerknad: Det anbefales å opprette en underkonto (sub-account) med kun "Fakturainnsyn"-rettigheter i stedet for å bruke hovedkontoen.
Trinn 6.2 – Synkroniser innkommende fakturaer
Trykk Synkroniser nå (Sync now) eller la systemet synkronisere automatisk etter tidsplan. Etter synkronisering, gå til ERP → Fakturabehandling → Innkommende (Incoming) for å se alle innkommende fakturaer.
Hver faktura viser tydelig kilde og dokumentstatus:
| Status | Betydning | Handling |
|---|---|---|
| Skattemyndighet / XML+PDF | Faktura med skattemyndighetskode – GDT har gitt fullstendige data og originalfil | Klar for regnskapsklassifisering |
| Skattemyndighet / Trenger dokument | Faktura uten kode (telekom, bank) – GDT gir data, men ingen originalfil | Last ned filen fra leverandøren og last den opp |
| E-post / Trenger dokument | Oppdaget via varslings-e-post, ingen vedlegg ennå | Last opp filen eller bruk nedlastingslenken fra leverandøren |
Trinn 6.3 – Last opp fil for fakturaer uten kode (codeless)
Finn linjen med statusen "Trenger dokument" (Needs Document) (vanligvis telekom-, strøm-, bankfakturaer). Trykk Last ned↗ (fra leverandør) (Download↗ (from provider)) for å åpne leverandørens portal med forhåndsfylt søkekode, last ned filen, og trykk deretter Last opp (Upload) for å legge den ved fakturaen.
Trinn 6.4 – Regnskapsklassifisering
Etter at fakturaen har fullstendige data og dokumenter, åpne fakturaen og utfør klassifiseringen:
- Kontroller beløpet, inngående moms, leverandør.
- Bokfør i regnskapsboken (inngående moms → konto 133; kostnader → konto tilsvarende kostnadstypen).
- Innkommende fakturaer kobles til kunder/leverandører i CRM, med klare fordringer for hver motpart.
Trinn 7: Anleggsmidler & Avskrivninger
Anleggsmidler (Fixed Assets)-modulen administrerer hele livssyklusen til eiendeler og genererer automatisk avskrivningsbokføringer til hovedboken.
Trinn 7.1 – Legg til ny eiendel
Gå til Regnskap → Anleggsmidler → + Ny (+ New).
- Velg Kategori (Category) – f.eks. "Maskiner og utstyr", "Transportmidler", "Immaterielle eiendeler". Systemet fyller automatisk inn: standard regnskapskonto (anskaffelseskost, akkumulerte avskrivninger, avskrivningskostnad), foreslått brukstid og avskrivningsmetode.
- Skriv inn Navn på eiendel, Anskaffelseskost (Cost), Estimert restverdi (Salvage value), Dato tatt i bruk.
- Velg Avskrivningsmetode: Lineær (Straight-line), Saldoavskrivning (Declining-balance), eller Produksjonsenheter (Units-of-production).
- Trykk Lagre (Save) – eiendelen opprettes med status UTKAST (DRAFT) og viser estimert månedlig avskrivningsbeløp.
Trinn 7.2 – Aktiver eiendel & se avskrivningsplan
Åpne eiendelen du nettopp opprettet → trykk Aktiver (Activate). Statusen endres til AKTIV (ACTIVE), og systemet genererer umiddelbart en fullstendig avskrivningsplan (antall rader = antall perioder i brukstid), hver periode i status PROGNOSE (PROJECTED).
Trinn 7.3 – Bokfør avskrivninger
Trykk Kjør avskrivninger (Run depreciation) for manuell bokføring, eller aktiver automatisering for at systemet skal kjøre automatisk i begynnelsen av hver måned (se Trinn 11).
Når det kjøres, bokfører systemet alle forfalte perioder (inkludert tidligere perioder som ikke er bokført siden aktiveringsdatoen). Hver periode endres til BOKFØRT (POSTED) og genererer en balansert bokføring:
- Debet konto 6274 (Avskrivningskostnad for materielle anleggsmidler) – eller tilsvarende konto i henhold til eiendelstypen
- Kredit konto 2141 (Akkumulerte avskrivninger for materielle anleggsmidler)
Kjøring på nytt for samme periode vil returnere den gamle bokføringen – ingen duplikatbokføring opprettes.
Trinn 7.4 – Importer liste over eksisterende eiendeler (Import)
Hvis selskapet allerede har en eiendelsregister, gå til Anleggsmidler → Import (Fixed Assets → Import):
- Last opp CSV/Excel: filen kan ha hvilken som helst kolonnestruktur – AI gjenkjenner og foreslår kolonnemapping (f.eks. kolonne "Anskaffelseskost" → felt Cost, "Kjøpsdato" → Acquisition date). Gjennomgå og juster mapping før bekreftelse.
- Fra innkjøpsfaktura: velg en innkommende faktura som allerede finnes i systemet – eiendelen fylles automatisk ut med navn, anskaffelseskost, kjøpsdato, leverandør.
- AI leser dokumenter: legg ved kontraktfil eller PDF-faktura (tekstbasert, ikke skannet) – AI trekker ut og fyller ut feltene på forhånd.
Trinn 7.5 – Avhending av eiendeler
Åpne eiendelen → Avhend (Dispose) → Salg (Sale) (eller Avskrives) (Write-off), oppgi faktisk mottatt verdi og avhendingsdato. Forhåndsvis gevinst/tap ved avhending før bekreftelse. Etter bekreftelse:
- Status endres til AVHENDET (DISPOSED), og avskrivningsplanen lukkes.
- Genererer avhendingsbokføring: sletter anskaffelseskost (Kredit konto 2112), sletter akkumulerte avskrivninger (Debet konto 2141), registrerer gevinst/tap ved avhending (konto 711 eller konto 811).
Del 3: Rapportering & Fil Eksport
Trinn 8: Se Finansrapporter i Sanntid
Gå til Regnskap → Rapporter (Accounting → Reports), velg periode og se umiddelbart:
- Resultatregnskap (B02-DN) – inntekter, varekostnader, bruttofortjeneste, nettofortjeneste per periode.
- Balanse (B01-DN) – eiendeler = gjeld + egenkapital. Dette er det offisielle navnet på rapporten i henhold til TT99/2025, og erstatter det gamle navnet "Balanse".
- Vareopptelling (Trial Balance) – kontosaldoer ved periodens slutt, sjekker debet/kredit-balanse før lukking av regnskapsåret.
- MVA-deklarasjon – oppsummerer utgående og inngående MVA klar for innlevering.
Alle rapporter beregnes fra faktiske bokføringer i hovedboken – ingen behov for å samle fra Excel eller vente på en regnskapsfører mot slutten av måneden.
Trinn 9: Eksporter Rapporter til PDF & Excel
På hvilken som helst rapport, trykk Eksporter ▾ (Export ▾) og velg format:
- PDF: oppretter et dokument med trykkformat, selskapsdetaljer, mulighet for signatur og stempel. Brukes til sending til banker (lånesøknader krever signerte finansrapporter), revisorer, ledelse eller investorer.
- Excel (XLSX): en regnearkfil med klar struktur – regnskapsføreren kan pivote, summere ytterligere, og sammenligne perioder. Tall og valutaformat følger norsk locale.
Alle tilgjengelige rapporter (B01-DN, B02-DN, Vareopptelling, MVA, Resultatrapport, Aldersfordeling Kunder/Leverandører, Likviditetsprognose) støtter begge formater.
Trinn 10: Eksporter XML for Skattemyndighetene (Finansrapporter, MVA, Selskapsskatt, Personlig inntektsskatt)
GTG CRM oppretter XML-filer i henhold til HTKK/eTax XSD – du laster dem ned og laster dem direkte opp til skatteportalen uten å måtte legge inn tallene på nytt.
Rapporter som støtter XML-eksport:
| Rapport | Skjemanummer | Innleveringsperiode |
|---|---|---|
| MVA-deklarasjon | 01/GTGT | Kvartalsvis |
| Årsfinansrapport (BCTC) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Regnskapsår |
| Selskapsskatt-deklarasjon | 03/TNDN | Regnskapsår |
| Skatteoppgjør personlig inntektsskatt | 05/QTT-TNCN | Regnskapsår |
Fremgangsmåte:
- Gå til Regnskap → Rapporter → Skatterapporter (Accounting → Reports → Tax Reports).
- Velg rapporttype og innleveringsperiode.
- Sjekk tallene på skjermen – feltene mappes automatisk fra hovedboken i henhold til TT99/2025-standarden.
- Trykk Eksporter XML (Export XML) – last ned
.xml-filen. - Logg inn på thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) eller åpne HTKK desktop, importer den nedlastede XML-filen.
- Sjekk en siste gang i skattemyndighetenes programvare, og send inn.
XML-filen følger den gjeldende XSD-versjonen fra Skattemyndighetene, og er kompatibel med iTaxViewer for å sjekke strukturen før innlevering.
Del 4: Automatisering av Regnskap
Trinn 11: Aktiver Automatisering
Gå til Regnskap → Innstillinger → Regnskapsautomatisering (Accounting Automations), og aktiver prosesser etter behov:
| Automatisering | Formål |
|---|---|
| Automatisk fakturering fra ordre | Automatisk oppretting og utstedelse av e-fakturaer når en ordre er fullført |
| Generering av inntektsbokføring | Inntektsbokføring når en faktura er utstedt |
| Generering av varekostnadsbokføring (COGS) | COGS-bokføring ved varekurs |
| Behandling av refusjon/retur | Automatisk bokføring av refusjon og omvendt varekostnad |
For anleggsmidler, gå til Regnskap → Anleggsmidler → Automatiseringer (Accounting → Fixed Assets → Automations) (knapp i verktøylinjen):
| Automatisering | Formål |
|---|---|
| Bokfør månedlige avskrivninger | Den 1. i hver måned, automatisk bokføring av forrige måneds avskrivninger for alle AKTIVE eiendeler |
| Registrer avhending av eiendel i hovedbok | Automatisk generering av avhendingsbokføring når en eiendel er avhendet |
| Registrer omvurdering av eiendel i hovedbok | Automatisk generering av omvurderingsbokføring når en eiendel er omvurdert (opsjonell) |
Debet/Kredit-kontooppsettet for hver automatisering justeres direkte på noden "Opprett Journaloppføring" (Create Journal Entry) i arbeidsflyten – ingen programmering nødvendig, ett enkelt sted for konfigurasjon.
Regnskapsrettigheter
Tilgang til regnskapsmodulen styres av egne rettigheter. Kontakt arbeidsområde-eieren eller administratoren for å bli tildelt:
| Rettighet | Funksjon |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Se kontoplan |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Legg til/rediger kontoer |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Se journaloppføringer |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Opprett manuelle bokføringer |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Se finansrapporter og eksporter filer |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Konfigurer regnskapsinnstillinger |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Lukk/åpne regnskapsperioder |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Administrer anleggsmidler |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Bokfør avskrivninger |
Arbeidsområde-eiere og administratorer har alle rettigheter som standard.
Dokumentasjon tilhører GTG CRM
