Bruksanvisning: Selge tjenester og kontrakter i GTG CRM

Hva du vil kunne gjøre etter denne guiden

Opprett tjenester i Katalogen → lag et blandet tilbud (produkter + tjenester) → konverter til kontrakt → fyll inn Part B og akseptansepunkter → send kontrakt (.docx) → last opp signert kopi → utsted faktura per fase → se regnskapsposter.

Forberedelser

#	Krav	Hvorfor
1	Logg inn i GTG CRM, ha administratorrettigheter for CRM (opprette produkter, tjenester, tilbud, kontrakter).	For å utføre hele arbeidsflyten.
2	Ha satt opp Kontoplan (CoA) + (for fakturering) arbeidsområde for fakturakonfigurasjon/ERP.	For at fakturaer skal føres i regnskapet.
3	En kontakt/selskap å bruke som kunde (Part B).	Kontrakter krever en signatarpart.

Steg 1 — Opprett tjenester i Katalogen

1. Åpne CRM → Katalog → Tjenester → Opprett.
2. Opprett "Nettsidedesign" – pris 20 000 000, faktureres Én gang. Lagre. Opprett deretter "Månedlig SEO" – pris 5 000 000, Periodisk → månedlig. Lagre.

✅ Forventet resultat: Tjenester er listet under Katalog ▸ Tjenester; hver tjeneste har pris + faktureringssyklus. (Produkter er listet under Katalog ▸ Produkter og kan også settes til periodisk fakturering.)

Steg 2 — Lag et blandet tilbud (produkter + tjenester)

1. Åpne CRM → Salg → Tilbud (Quotations) → Opprett, velg en kontakt.
2. Linje 1: Type = Tjeneste → "Nettsidedesign" (1). Linje 2: Type = Tjeneste → "Månedlig SEO" (1). Linje 3: Type = Produkt → "Hostinglisens" (antall 3).
3. Lagre tilbudet → Send → marker som Akseptert (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Forventet resultat: Hver linje har en Type-tagg (Tjeneste = grønn, Produkt = blå); tjenestelinjer viser syklus. Sum av alle linjer. Når ACCEPTED, vises knappen Konverter til kontrakt.

Steg 3 — Konverter tilbud → Kontrakt

1. Sett tilbudet til status Akseptert (Accepted): åpne tilbudet → Marker som sendt → Marker som akseptert (bekreft).
2. På linjen for akseptert tilbud i Tilbudslisten, klikk på ikonet Konverter til kontrakt (handlingsknapp på linjen – IKKE i detaljpanelet; panelet har kun *Konverter til ordre*). Åpne den nyopprettede kontrakten under Salg → Kontrakter.

✅ Forventet resultat: En toast/resultat med kontraktsnummer i formatet CTR-ÅÅÅÅMM-NNNNN. Kontrakten beholder linjetyper/sykluser; totalbeløpet deles i et engangsbeløp og et månedlig beløp + MVA. Tilbudet endres til KONVERTERT/AKSEPTERT.

Steg 4 — Fyll ut Part B og akseptansepunkter

1. I kontrakten, åpne delen Part B (Part B) → velg kontakt/selskap; informasjon (juridisk navn, organisasjonsnummer, adresse, representant) fylles ut automatisk når bedriftsdata er tilgjengelig.
2. Sett akseptansepunkter (Acceptance) for å styre betalingsplanen; (valgfritt) aktiver tospråklig.

✅ Forventet resultat: Part B vises i kontrakten; akseptansepunkter genererer tilsvarende betalingsplan.

Steg 5 — Send kontrakt til kunde (.docx)

1. Åpne kontraktdetaljer (klikk på + / kontraktsnummer for å åpne panelet). Under Dokumenter (Documents): klikk Generer kontrakt for å lage en .docx-fil, eller bruk Last opp dokument for å legge ved en kontraktfil. Når et dokument er tilgjengelig, har hver dokumentlinje en Send / Last ned-knapp for å sende til kunden.

✅ Forventet resultat: Systemet oppretter/legger ved kontraktsdokumentet; Send (send e-post til kunden) og Last ned-knapper vises på dokumentlinjen i Dokumenter-seksjonen.

ℹ️ Merk: Seksjonen Dokumenter for kontrakten har Generer kontrakt + Last opp dokument; etter at et dokument er tilgjengelig, vises Send / Last ned på hver dokumentlinje. Vennligst fyll ut Part B (Steg 4) før du genererer kontrakt; hvis Part B ennå ikke er satt, kan du fortsatt bruke Last opp dokument for å legge ved kontraktfilen.

Steg 6 — Last opp signert kopi

1. Etter at kunden har signert og sendt tilbake, klikk Last opp dokument i Dokumenter-seksjonen → velg fil (type Signert kopi) → bekreft. (Hint rett under: *"Last opp den signerte kontrakten for å aktivere den."*)

✅ Forventet resultat: Den signerte filen er vedlagt (Type Signert kopi) med signeringstidspunkt; kontrakten endres automatisk til AKTIV/Pågående og Signert dato fylles ut. Tabellen Fakturering (betalingsplan) + knappen Utfør faktura vises (ingen regnskapsposter er generert ennå).

Steg 7 — Utsted faktura per fase

1. På en aktiv kontrakt, i tabellen Fakturering, klikk Utfør faktura for fasen som skal faktureres → boksen Utfør faktura åpnes med 3 valg: Utfør nå / Lagre som utkast / Marker som betalt nå (med forklaring: *"Utstedelse registrerer inntekt + fordring (AR). Merking som betalt registrerer kontantmottaket."*) → velg og bekreft.

✅ Forventet resultat: Faktura for betalingsfasen utstedes via ERP/faktureringsflyten; fasen kobles til den nylig utstedte fakturaen; betalingsstatus oppdateres.

⚠️ Forutsetning: Utstedelse av faktura krever at arbeidsområdet er konfigurert med e-faktura / tilkobling til skatteregisteret. Hvis ingen tilkobling er satt opp, vil boksen Utfør faktura fortsatt vise en forhåndsvisning, men utstedelsestrinnet vil ikke kunne fullføres. Etter tilkobling av e-faktura, vil fasen utstede faktura og automatisk generere regnskapsposter (Steg 8).

Steg 8 — Se regnskapsposter

1. Åpne Administrasjon (Management) → Regnskap (Accounting) → Journalposter (Journal Entries).

✅ Forventet resultat: Når en faktura utstedes, opprettes en balansert journalpost automatisk: Debet Kundefordringer (131) / Kredit Inntekt (511) / Kredit MVA (3331). Ved registrering av betaling: Debet Kontanter (111/112) / Kredit Kundefordringer (131).

ℹ️ Merk: Journalposten for kontraktinntekt (Debet 131 / Kredit 511 / Kredit 3331) vises først etter at en faktura er utstedt – det vil si etter at e-faktura er tilkoblet (se Steg 7).

Tabell for rask oversikt over forventede resultater

Handling	Resultat du vil se
Opprett tjeneste (Steg 1)	Tjeneste i Katalog ▸ Tjenester + pris + syklus
Blandet tilbud (Steg 2)	Type-tagg per linje; ACCEPTED → knapp Konverter til kontrakt
Konverter (Steg 3)	CTR-2026-… ; sum delt engangs-/månedlig; tilbud KONVERTERT
Part B + akseptanse (Steg 4)	Part B utfylt; betalingsplan basert på milepæler
Send (.docx) (Steg 5)	E-post med .docx til kunde; SENDT
Last opp signert kopi (Steg 6)	Signatar + tidspunkt; SIGNERT → AKTIV; betalingsplan opprettet
Utfør faktura (Steg 7)	Forhåndsvisning → bekreftelse → faktura for fase utstedt
Regnskap (Steg 8)	Post Debet 131/Kredit 511+3331; betaling Debet 111/Kredit 131

Merknader

• Tilbud → Ordre kopierer fortsatt kun produktlinjer (tjenester tilhører kontrakter) – som designet.
• Import av produktkatalog støtter ethvert regnearkformat (AI mapper automatisk kolonner); import av tjenester er neste funksjon i utviklingsplanen.
• MVA: hvis MVA er satt til 0%, kan MVA basert på arbeidsområdets land (f.eks. 10% for Norge) fortsatt pålegges fra prislisten – dette er standard funksjonalitet.