Fra 2026, i henhold til beslutning 3389, må foretak eid av enkeltpersoner (med en omsetning over 3 milliarder VND/år) oppfylle skattepliktene sine etter regnskapsmetoden og oppfylle strengere krav til dokumentasjonsstyring. Spesielt er styring av dokumentasjon for kontantløse betalinger ikke bare et obligatorisk krav, men også en forutsetning for å få fradrag for skatt og registrering av rimelige utgifter.

I henhold til forskrift 01/2021 er et foretak eid av enkeltpersoner en organisasjon som er opprettet av en person eller familiemedlemmer, og som er ubegrenset ansvarlig med hele sin formue. Dette betyr at alle inntekter - enten fra en personlig konto eller en forretningskonto - anses som inntekt for foretaket. Derfor blir det ekstremt viktig å skille og styre dokumentasjon for kontantløse betalinger for å sikre åpenhet og overholdelse av skattelovgivningen.

Hovedfunksjoner

  • Sentralisert styring av dokumentasjon for overføringer, kort og e-lommebøker
  • Raskt oppslag basert på tidsperiode, betalingsmottaker, beløp
  • Sikker lagring av elektronisk dokumentasjon, lett tilgjengelig ved behov
  • Automatisk avstemming med regnskapsbøker og skatterapporter
  • Varsler om manglende obligatorisk dokumentasjon for transaksjoner over gitte grenser
  • Detaljerte statistiske rapporter per måned, kvartal, år for skatteoppgjør
  • Høy sikkerhet med tilgangsrettigheter og automatisk sikkerhetskopiering

Detaljert brukerveiledning

Steg 1: Opprett en forretningsbankkonto

Som nevnt, siden foretak eid av enkeltpersoner er ubegrenset ansvarlige med hele sin formue, er det viktig å åpne en egen konto for forretningsvirksomheten som et første, viktig steg.

  1. Gå til modulen Dokumentasjonsstyring i GTG CRM
  2. Velg Konfigurasjon → Bankkontoer
  3. Skriv inn informasjon: Banknavn, kontonummer, kontoeier
  4. Merk denne kontoen som "Hovedforretningskonto"

Steg 2: Koble til betalingskildedata

GTG CRM støtter automatisk synkronisering fra flere kilder:

  1. Koble til Internet Banking: Skriv inn API-nøkkel eller koble til via Open Banking
  2. Koble til e-lommebøker: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
  3. Importer kontoutskrift-filer: Støtter Excel, PDF-formater fra banken

Etter tilkobling synkroniserer systemet automatisk transaksjonshistorikken og oppdateres i sanntid.

Steg 3: Registrer og klassifiser dokumentasjon

For hver kontantløse transaksjon, utfør:

  1. Velg transaksjonen fra listen over automatisk synkroniserte
  2. Klassifiser: Forretningsutgifter, Personlige utgifter, Inntekter
  3. Knytt relevant dokumentasjon: Fakturaer, kontrakter, kvitteringer (last opp bilde/PDF)
  4. Notater: Formål med betalingen, involverte parter

Viktig merknad: I henhold til regelverket kan kun utgifter med fullstendig dokumentasjon for kontantløse betalinger registreres som fradragsberettigede utgifter ved beregning av inntektsskatt fra virksomhet.

Steg 4: Avstem med regnskapsbøker

Systemet avstemmer automatisk mellom:

  • Dokumentasjon for kontantløse betalinger
  • Kontantkassebok
  • Utgifts- og inntektsbok
  • Skatteoppgavedeklarasjon

Hvis avvik oppdages, vil systemet varsle umiddelbart for rettidig justering.

Steg 5: Eksporter rapporter til skattemyndighetene

Når det er nødvendig å sende inn skattedokumentasjon eller for skatteoppgjør:

  1. Gå til Rapporter → Rapport for betalingsdokumentasjon
  2. Velg rapporteringsperiode: Måned, Kvartal, År
  3. Velg rapporttype: Detaljert oversikt over kontantløse transaksjoner; Sammendragsrapport per part; Rapport over fradragsberettigede utgifter
  4. Eksporter PDF/Excel-fil med skannede originaldokumenter

Trinn 6: Lagring og henting

Alle kvitteringer lagres elektronisk med:

  • Lagringstid: Minimum 10 år (i henhold til lovkrav)
  • Kryptering: Banknivå sikkerhet
  • Søk: Etter flere kriterier (dato, beløp, motpart, kostnadstype)
  • Sikkerhetskopi: Daglig automatisk

Fordeler ved bruk

  • 100% overholdelse av regler for kontantløse betalingskvitteringer fra 2026
  • Maksimer fradragsberettigede kostnader ved beregning av skatt, reduser personlig inntektsskatt lovlig
  • Spar 70% tid på avstemming og rapportering sammenlignet med manuell håndtering
  • Finansiell transparens, unngå skatterevisjonsrisiko på grunn av manglende kvitteringer
  • Sanntids oversikt over kontantstrømmen i virksomheten, støtter rettidig beslutningstaking

Viktige merknader

Om klassifisering av virksomheter

Virksomheter i gruppe 3 (omsetning over 3 milliarder/år) må anvende oppgavemetoden fra 2026. Dette betyr:

  • Full deklarering av omsetning og kostnader (ikke lenger %-andel som i fastsatt metode)
  • Må ha fullstendige fakturaer og kvitteringer for alle utgifter
  • Kun kostnader med kontantløse betalingskvitteringer vil bli registrert

Om ubegrenset ansvar

Spesiell merknad: Virksomheter har ubegrenset ansvar med all sin eiendom. Derfor:

  • Alle bankkontoer (personlige + virksomhet) anses som inntekt for virksomheten
  • Det er nødvendig å klart skille mellom virksomhets- og personlige transaksjoner
  • Det anbefales å åpne en egen konto for virksomhetsaktiviteter

Om begrensninger for virksomheter

  • En person kan kun etablere 01 enkeltpersonforetak
  • Kan ikke samtidig være eier av et enkeltpersonforetak
  • Kan ikke være komplementær partner i et komplementærselskap

Med GTG CRM blir håndtering av kontantløse betalingskvitteringer enkel, nøyaktig og 100% i samsvar med loven. Forbered deg nå for endringene fra 2026!

Gjør det du nettopp leste til virkelighet — prøv GTG CRM gratis.

Prøv nå