Behandling av kontantløse betalingsdokumenter for virksomheter i gruppe 3

Fra 2026, i henhold til beslutning 3389, må virksomheter i gruppe 3 (med en årlig inntekt over 3 milliarder VND) betale skatt etter deklarasjonsmetoden og oppfylle strengere krav til dokumenthåndtering. Spesielt, behandling av kontantløse betalingsdokumenter er ikke bare et obligatorisk krav, men også en forutsetning for å kunne trekke fra skatt og registrere legitime utgifter.

I henhold til bestemmelsene i dekret 01/2021 er en virksomhet en organisasjon opprettet av enkeltpersoner eller familiemedlemmer, og er ubegrenset ansvarlig med all sin eiendom. Dette betyr at alle inntekter – enten fra en personlig konto eller en forretningskonto – regnes som inntekt for virksomheten. Derfor blir separasjon og håndtering av kontantløse betalingsdokumenter ekstremt viktig for å sikre åpenhet og overholdelse av skattelovgivningen.

Hovedfunksjoner

• Sentralisert administrasjon av overføringsdokumenter, kort og e-lommebøker
• Rask søking etter tidsperiode, betalingsmottaker, beløp
• Sikker elektronisk lagring av dokumenter, enkel tilgang ved behov
• Automatisk avstemming med regnskapsbøker og skatterapporter
• Varsling om manglende obligatoriske dokumenter for transaksjoner over et bestemt beløp
• Statistiske rapporter detaljert etter måned, kvartal, år for skatteoppgjør
• Høy sikkerhet med tilgangsrettigheter og automatisk sikkerhetskopiering

Detaljert brukerveiledning

Trinn 1: Konfigurere forretningsbankkonto

Som nevnt, siden virksomheten er ubegrenset ansvarlig med all sin eiendom, er åpning av en egen konto for forretningsvirksomhet det første viktige trinnet.

1. Gå til modulen Dokumenthåndtering i GTG CRM
2. Velg Konfigurasjon → Bankkontoer
3. Skriv inn informasjon: Banknavn, kontonummer, kontoeier
4. Merk denne kontoen som "Hovedforretningskonto"

Trinn 2: Koble til betalingsdatakilder

GTG CRM støtter automatisk synkronisering fra flere kilder:

1. Koble til Internett-bank: Skriv inn API-nøkkel eller koble til via Open Banking
2. Koble til e-lommebøker: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Importer kontoutskrifter: Støtter Excel-, PDF-formater fra banker

Etter tilkobling synkroniserer systemet automatisk transaksjonshistorikk og oppdaterer i sanntid.

Trinn 3: Registrere og klassifisere dokumenter

For hver kontantløse betalingstransaksjon, gjør følgende:

1. Velg transaksjonen fra den automatisk synkroniserte listen
2. Klassifiser: Forretningsutgifter, personlige utgifter, inntekter
3. Legg ved relaterte dokumenter: Fakturaer, kontrakter, kvitteringer (last opp bilde/PDF)
4. Notater: Formål med betaling, relaterte parter

Viktig merknad: I henhold til forskriftene kan kun utgifter som har fullstendige kontantløse betalingsdokumenter registreres som fradragsberettigede utgifter ved beregning av personlig inntektsskatt fra virksomhet.

Trinn 4: Avstemming med regnskapsbøker

Systemet avstemmer automatisk mellom:

• Kontantløse betalingsdokumenter
• Kontantkassebok
• Utgifts-/inntektsbok
• Skatteerklæringsliste

Hvis det oppdages avvik, vil systemet varsle umiddelbart for rettidig korrigering.

Trinn 5: Eksporter rapporter til skattemyndighetene

Når du trenger å sende inn skattedokumenter eller foreta oppgjør:

1. Gå til Rapporter → Rapporter for betalingsdokumenter
2. Velg rapporteringsperiode: Måned, kvartal, år
3. Velg rapporttype: Detaljert liste over kontantløse transaksjoner; Sammendrag av mottakere; Rapport om fradragsberettigede utgifter
4. Eksporter PDF/Excel-fil med originale skannede dokumenter

Trinn 6: Lagring og gjenfinning

Alle dokumenter lagres elektronisk med:

• Lagringstid: Minimum 10 år (i henhold til loven)
• Kryptering: Bank-nivå sikkerhet
• Søk: Etter flere kriterier (dato, beløp, mottaker, utgiftstype)
• Sikkerhetskopiering: Automatisk daglig

Fordeler ved bruk

• 100 % overholdelse av forskrifter for kontantløse betalingsdokumenter fra 2026
• Maksimer fradragsberettigede utgifter ved skatteberegning, reduserer lovlig betalt inntektsskatt
• Sparer 70 % av tiden for avstemming og rapportering sammenlignet med manuell behandling
• Finansiell åpenhet, unngå risiko for skatterevisjon på grunn av manglende dokumenter
• Sanntids oversikt over pengestrømmen i virksomheten, støtter rettidig beslutningstaking

Viktige merknader

Om klassifisering av virksomheter

Virksomheter i gruppe 3 (med en årlig inntekt over 3 milliarder VND) må anvende deklarasjonsmetoden fra 2026. Dette betyr:

• Må deklarere fullstendig inntekter og utgifter (ikke lenger prosentvis metode som ved fastsatt avgift)
• Må ha fullstendige fakturaer og dokumenter for alle utgifter
• Kun utgifter med kontantløse betalingsdokumenter kan registreres

Om ubegrenset ansvar

Spesiell oppmerksomhet: Virksomheten er ubegrenset ansvarlig med all sin eiendom. Derfor:

• Alle bankkontoer (personlige + forretningsmessige) regnes som inntekt for virksomheten
• Det er nødvendig å tydelig skille mellom forretningstransaksjoner og personlige transaksjoner
• Det anbefales å åpne en egen konto for forretningsvirksomhet

Om begrensninger for virksomheter

• En person kan kun etablere 01 unik virksomhet
• Kan ikke samtidig være eier av et enmannsforetak
• Kan ikke være ansvarlig partner i et kommandittselskap

Med GTG CRM blir håndtering av kontantløse betalingsdokumenter enkel, nøyaktig og 100 % i samsvar med lovbestemmelsene. Forbered deg fra nå av for å være klar for endringene fra 2026!