Standard ordrebehandlingsprosess for nettbaserte selgere

I nettbasert salg er en profesjonell ordrebehandlingsprosess en avgjørende faktor for virksomhetens suksess. GTG CRM tilbyr en helhetlig ordrebehandlingsprosess, fra mottak av bestillinger, lagerstyring og frakt til fakturering og kundeservice – alt integrert i ett og samme system.

Med GTG CRM kan du ikke bare administrere ordre, men også koble deg til store e-handelsplattformer som Shopee, Lazada, TikTok Shop, synkronisere produkter og lager automatisk, opprette fraktordre raskt og utstede gyldige e-fakturaer. Dette er en helhetlig løsning som hjelper virksomheter med å operere effektivt, forbedre kundeopplevelsen og vokse bærekraftig.

Hovedfunksjoner

• Automatisk rådgivning og ordrebekreftelse: AI Chatbot hjelper med å svare og bekrefte kundebestillinger 24/7, og reduserer arbeidsbelastningen for ansatte
• Sentralisert ordrebehandling: Alle ordre fra nettstedet, nettmarkedsplasser og andre kanaler administreres i ett og samme system
• Flerkanals salgskobling: Integrasjon med Shopee, Lazada og TikTok Shop, samt toveis synkronisering av produkter og ordre
• Intelligent lagerstyring: Spor lagerbeholdning i sanntid, oppdater automatisk når det kommer ordre, støtter flere lagre
• Integrasjon med fraktselskaper: Opprett leveringsordre direkte med fraktselskaper som Giao Hàng Nhanh og Viettel Post, med støtte for COD
• Utskrift av e-fakturaer: Koble til S-Invoice (Viettel) og MISA for å utstede gyldige VAT-fakturaer
• Sporing av ordrestatus: Oppdater status tydelig fra New → Processing → Completed

Standard prosess for ordrebehandling

Trinn 1: Klargjøring av produkter og lager

Opprett og administrer lager

Først må du sette opp lager i systemet Lagerstyring → Lager.

• Opprett lager med informasjon: lager navn, lagerkode, adresse, ansvarlig person
• Støtter flere lagre: hovedlager, underlager, filiallager
• Spor lagerbeholdning separat for hvert lager

Opprett produkter i systemet

Gå til Salg → Produktstyring for å opprette et nytt produkt.

Informasjon som må fylles inn:

• Produktnavn, SKU, kategori, merke
• Produktbilder og videoer
• Varianter: farge, størrelse (maks 3 attributter)
• Innkjøpspris, VAT, salgspris (systemet beregner fortjenesten automatisk)
• Detaljert beskrivelse og tekniske spesifikasjoner
• Opprinnelig lagerantall

Koble til og synkronisere med e-handelsplattformer

Gå til Salg → Integrasjoner for å koble til nettmarkedsplasser.

Trinn for tilkobling:

1. Velg plattformen du vil koble til: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Autentiser butikkontoen din
3. Toveis produktsynkronisering:
   • Hent inn: Laster produkter fra plattformen inn i GTG CRM
   • Last opp: Sender produkter fra GTG CRM til plattformen

Fordeler:

• Sentralisert administrasjon av alle produkter
• Lagerbeholdning synkroniseres automatisk mellom kanalene
• Sparer tid på manuelle oppdateringer

Trinn 2: Mottak av ordre

Motta ordre fra flere kanaler

Ordre kan komme fra:

• Nettsiden din (integrert med GTG CRM)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (automatisk synkronisering)
• Manuelle bestillinger (kunder som bestiller via telefon, Facebook...)

Trinn 3: Behandle og klargjøre varer

Kontroller og rediger bestillingen (om nødvendig)

• Kjøperinformasjon
• Leveringsadresse
• Legg til/fjern produkter
• Antall produkter

Kontroller lagerbeholdningen

Systemet kontrollerer automatisk lagerbeholdningen:

• ✅ Nok varer → Fortsett med pakking
• ❌ Vare mangel → Må bestilles inn fra leverandør

Innkjøpsprosess (ved mangel):

Gå til Leverandør → Velg leverandør → Opprett innkjøpsordre

• Velg produktene som skal bestilles inn
• Fyll inn antall og enhetspris
• Bekreft innkjøpsordren
• Når varene ankommer, opprett Varemottak
• Lagerbeholdningen oppdateres automatisk

Trinn 4: Opprett fraktordre

Etter at varene er pakket, opprett fraktordren direkte fra bestillingen.

Nødvendig informasjon:

1. Velg frakttjeneste:

• Rask levering
• Økonomisk levering

2. Beløp som skal innkreves (COD):

• Angi beløpet som skal kreves inn fra kunden
• Inkluderer både varepris og fraktkostnad (hvis kunden betaler)

3. Pakkeinformasjon:

• Vekt (kg)
• Størrelse (lengde x bredde x høyde)
• Hvem som dekker fraktkostnaden (selger/kjøper)

4. Bekreft opprettelse av ordre:

• Systemet henter automatisk informasjon fra bestillingen
• Sender forespørselen til transportøren
• Mottar fraktsporingsnummer

Etter at fraktordren er opprettet:

• Skriv ut fraktetiketten og fest den på pakken
• Overlever pakken til transportøren

Trinn 5: Utsted elektronisk faktura

For bedriftskunder eller når det trengs MVA-faktura, kan du utstede en elektronisk faktura direkte fra bestillingen eller la systemet utstede fakturaen automatisk.

Fremgangsmåte for å utstede faktura:

1. Velg fakturaleverandør: S-Invoice (Viettel) eller MISA
2. Velg fakturamall: MVA-faktura eller salgsfaktura
3. Fyll inn informasjon: Kjøperinformasjon (firmanavn, organisasjonsnummer, adresse), produkter og antall (hentes automatisk fra bestillingen), MVA-sats, betalingsmetode
4. Forhåndsvis PDF:

5. Utsted faktura: Systemet sender forespørselen til leverandøren, fakturaen får et nummer fra skattemyndighetene, lastes ned og sendes til kunden

Trinn 6: Spor og fullfør bestillingen

Sporing av forsendelsen

• Oppdater sporingsstatus fra transportøren
• Varsle kunden om leveringsprosessen
• Håndtere spesielle tilfeller (mislykket levering, utsettelse...)

Fullfør bestillingen

Når kunden har mottatt varene успешно:

• Oppdater bestillingsstatus til Completed
• Bekreft at betalingen er mottatt (for COD-ordre)
• Lagre informasjonen i transaksjonshistorikken

Håndtering av problematiske bestillinger

Ved retur/bytte fra kunde:

1. Opprett en erstatningsfaktura (hvis faktura allerede er utstedt) - Juster mengde og verdi - Systemet oppretter automatisk en erstatningsfaktura etter at den er aktivert
2. Oppdater lageret - Registrer de returnerte varene tilbake på lager (hvis de fortsatt er i god stand) - Registrer skadede varer (hvis noen)
3. Refunder kunden (om nødvendig)

Fordelene med standardprosessen

For virksomheten

• Sentralt styrt: Alle bestillinger, produkter og lager i ett system
• Tidsbesparende: Automatisering av mange trinn (produktsynkronisering, opprettelse av fraktbrev, fakturering)
• Færre feil: Informasjon synkroniseres automatisk, noe som reduserer manuell registrering
• Lagerkontroll: Oppdateres i sanntid, hindrer salg utover tilgjengelig antall
• Juridisk samsvar: Gyldige og komplette elektroniske fakturaer

For ansatte

• Brukervennlig grensesnitt: Enkelt å bruke, krever ikke komplisert opplæring
• Klart definert prosess: Hvert trinn er tydelig veiledet
• Full integrasjon: Ingen behov for å bytte mellom flere apper
• Effektivt arbeid: Håndter flere bestillinger samtidig

For kundene

• Rask respons: AI Chatbot støtter 24/7
• Levering til avtalt tid: Rask og effektiv behandling
• Nøyaktig informasjon: Bestillinger og frakt oppdateres fortløpende
• Profesjonell faktura: Gyldige og komplette elektroniske fakturaer

Viktige merknader

Om tilkobling til e-handelsplattformer:

• Du må ha en verifisert butikkkonto på Shopee/Lazada/TikTok Shop
• Produktsynkronisering bør gjøres når det er få bestillinger for å unngå datakonflikter

Om lagerstyring:

• Det anbefales å oppdatere lagerbeholdningen jevnlig for å sikre nøyaktighet
• Utfør regelmessig lageropptelling (månedlig/kvartalsvis) for å sammenligne med systemet

Om fakturering:

• Utsted faktura kun når kunden ber om det eller ved høy bestillingsverdi
• Kontroller MVA-nummer og adresse nøye før utstedelse
• Erstatningsfaktura skal kun brukes ved behov (retur, feil)

Om frakt:

• Pakk varene forsvarlig for å unngå skade under transport
• Velg en frakttjeneste som passer bestillingsverdien og kundens krav

Konklusjon

GTG CRMs standard prosess for ordrebehandling hjelper nettbaserte bedrifter med å operere profesjonelt, effektivt og strukturert. Fra produktstyring, multikanal-tilkobling og ordrebehandling til frakt, fakturering og kundeservice - alt er sømløst integrert i én og samme plattform.

Ved å ta i bruk denne prosessen vil du:

• Øke hastigheten på ordrebehandlingen
• Få bedre kontroll over driften
• Optimalisere driftskostnadene
• Forbedre kundeopplevelsen
• Bygge en bærekraftig virksomhet

Begynn å bruke GTG CRM i dag for å oppleve en profesjonell salgsprosess!