1. CRM benaderen
Stap 1: Inloggen op GTG CRM
Log in op uw GTG CRM-account.
Stap 2: Open het Contactmenu
Klik in het linkermenu op "Contacten".
Hoofdinterface
U ziet een lijst met alle contacten (klanten) in het systeem.
2. Contactenlijst bekijken
Weergegeven informatie
De contactenlijst toont informatiekolommen:
| Informatie | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | Klantnaam |
| E-mailadres | |
| Telefoonnummer | Contact telefoonnummer |
| Land | Land van de klant |
| Status | Nieuw, In behandeling, Geconverteerd... |
| Bron | Facebook, Zalo, Landing Page... |
| Verantwoordelijke | Medewerker die verantwoordelijk is |
Automatische gegevensbron
Contacten worden automatisch in het CRM geladen vanuit: - Facebook Messenger - Klant stuurt bericht via Fanpage - Gmail - Klant stuurt e-mail - Landing Page - Klant vult formulier in, stuurt bericht via Live Chat
3. Nieuw contact aanmaken
Wanneer handmatig aanmaken?
Wanneer u klanten heeft van bronnen die GTG CRM niet automatisch kan ophalen (telefoongesprekken, persoonlijke ontmoetingen...).
Stap 1: Klik op "Contact aanmaken"
Klik op de knop "Contact aanmaken" rechtsboven op het scherm.
Stap 2: Informatie invoeren
Vul de klantgegevens in: - Volledige naam (verplicht) - E-mail (verplicht) - Telefoonnummer - Adres - Land - Opmerkingen
Tip: Hoe gedetailleerder u invoert, hoe makkelijker het later te beheren is!
Stap 3: Contact opslaan
Klik op "Opslaan" om het contact aan de lijst toe te voegen.
4. Gegevens importeren vanuit CSV
Wanneer importeren?
Wanneer u al een bestand met klantgegevens heeft (uit Excel, een ouder systeem...).
Stap 1: CSV-bestand voorbereiden
Het CSV-bestand moet het juiste formaat hebben:
| Verplichte kolom | Beschrijving |
|---|---|
| E-mailadres | |
| firstName | Voornaam |
| lastName | Achternaam |
| phone | Telefoonnummer |
| address | Adres |
Stap 2: Klik op "Gegevens importeren"
Klik op de knop "Gegevens importeren" in de werkbalk.
Stap 3: Kies CSV-bestand
Klik op "Bestand kiezen" en selecteer het voorbereide CSV-bestand.
Stap 4: Import bevestigen
Controleer de gegevens en klik op "Importeren" om te voltooien.
Opmerking: De e-mailkolom is VERPLICHT in het CSV-bestand.
5. Kolommen aanpassen
Stap 1: Kolominstellingen openen
Klik op "Kolommen bewerken" in de werkbalk.
Stap 2: Nieuwe kolommen toevoegen
Selecteer de kolommen die u wilt weergeven: - Vink de kolom aan die u wilt weergeven - Vink de kolom uit die u niet nodig heeft
Stap 3: Instellingen opslaan
Klik op "Opslaan" om de wijzigingen toe te passen.
6. Filters gebruiken
6.1 Filteren op Datum
Bekijk klanten op datum: - Vandaag - Nieuwe klanten van vandaag - Gisteren - Klanten van gisteren - Laatste 7 dagen - Deze maand - Aangepast - Selecteer een periode
6.2 Filteren op Status
- Nieuw - Nieuwe klant
- In behandeling - Wordt behandeld
- Geconverteerd - Geconverteerd
- Verloren - Klant verloren
6.3 Geavanceerde filters
Stap 1: Klik op "Geavanceerde filter"
Stap 2: Selecteer het veld om op te filteren (Adres, Product, Bron...)
Stap 3: Voer de te zoeken waarde in
Voorbeeld: Klanten in District 5 zoeken - Selecteer: Adres - Voer in: District 5
6.4 Meerdere filters combineren
- Adres = District 5 EN
- Gekocht product = Shirt
7. Contact bewerken
Klik op de naam van het contact om de detailpagina te openen.
Hier kunt u bewerken: - Persoonlijke informatie - Adres - Telefoonnummer - Opmerkingen - Status
8. Verantwoordelijke toewijzen
Doel
Klanten toewijzen aan een verantwoordelijke medewerker om: - Werk duidelijk te verdelen - Prestaties te volgen - Dubbel werk te voorkomen
Stap 1: Contactdetails openen
Klik op het contact dat u wilt toewijzen.
Stap 2: Verantwoordelijke selecteren
Klik in het veld "Verantwoordelijke" om een medewerker te selecteren.
Stap 3: Verantwoordelijke wijzigen
Als u het aan een andere persoon wilt toewijzen: 1. Klik op de naam van de huidige verantwoordelijke 2. Kies een nieuwe persoon uit de lijst 3. Sla de wijzigingen op
9. Bestanden & Links toevoegen aan Taak
Elke Taak in het CRM kan bestanden uit de Asset Manager en externe links bevatten – alle relevante documenten bevinden zich direct in de taak, zodat u niet elders hoeft te zoeken.
9.1 Toegang tot Contact Taken
Stap 1: Klik op de naam van het contact om de detailpagina te openen.
Stap 2: Selecteer het tabblad "Taak" op de contactdetailpagina.
Stap 3: Klik op "Taak aanmaken" of open een bestaande taak.
9.2 Bestanden toevoegen vanuit Asset Manager
Stap 1: Zoek in het taakformulier naar de sectie "Bijgevoegde documenten".
Stap 2: Klik op "Bestand toevoegen".
Stap 3: Kies een bestand uit de Asset Manager: - Zoek op bestandsnaam - Of blader door mappen - Alle bestandstypen worden ondersteund: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...
Stap 4: Klik op "Selecteren" om het bestand aan de taak toe te voegen.
Resultaat: Het bestand verschijnt in de taak met de naam, het bestandstype en de grootte.
Voorbeeld toepassing:
Taak: "Offerte Q3 versturen naar klant [Naam klant]"
📎 offerte-q3-2026.pdf (245 KB)
📎 product-prijslijst.xlsx (38 KB)
9.3 Externe Links toevoegen
Stap 1: Zoek in het taakformulier naar de sectie "Links".
Stap 2: Klik op "Link toevoegen".
Stap 3: Voer de informatie in: - URL: Plak de link hier (Google Drive, Google Sheets, Figma, website...) - Titel: Weergavenaam voor de link (bijvoorbeeld: "Rapportage mei")
Stap 4: Klik op "Toevoegen" om de link op te slaan.
Voorbeeld toepassing:
Taak: "Nieuwe landingspagina ontwerp beoordelen"
🔗 Figma Ontwerp → https://figma.com/...
🔗 Klantbriefing → https://docs.google.com/...
🔗 Concurrentie referentie → https://example.com/...
9.4 Bijlagen bekijken en beheren
Wanneer u een taak opent, worden alle bijlagen en links weergegeven in het onderste gedeelte:
| Type | Weergave | Acties |
|---|---|---|
| Bestand | Bestandstype-icoon + naam + grootte | Bekijken, Downloaden, Verwijderen |
| Link | Icoon + titel + domein | Link openen, Verwijderen |
9.5 Gebruikstips
- Offertes: Voeg een PDF-bestand toe aan de taak "Offerte versturen"
- Contracten: Voeg een DOCX-contract toe aan de taak "Contract tekenen"
- Ontwerpen: Voeg een Figma-link toe aan de taak "Ontwerp goedkeuren"
- Rapportages: Voeg een Google Sheets-link toe aan de taak "Cijfers beoordelen"
- Productfoto's: Voeg JPG/PNG toe aan de taak "Foto's bevestigen"
10. Custom Objects
10.1 Wat is een Custom Object?
Custom Objects stellen bedrijven in staat om eigen gegevenstypen te creëren naast Contacten - bijvoorbeeld: Contracten, Projecten, Garantiebewijzen, Afspraken...
Elk type Custom Object kan verschillende aangepaste velden hebben en gekoppeld worden aan Contacten in CRM.
10.2 Aangepast Object Type aanmaken
Stap 1: Ga naar Instellingen → Custom Objects.
Stap 2: Klik op "Nieuw aanmaken".
Stap 3: Geef het type een naam (bijvoorbeeld: "Contract") en voeg de benodigde velden toe: - Tekst (Text) - Nummer (Number) - Datum (Date) - Dropdown (kiezen uit een lijst) - Checkbox
Stap 4: Klik op "Opslaan" om het nieuwe type te maken.
10.3 Aangepaste Object Records toevoegen aan Contact
Stap 1: Open de contactdetailpagina.
Stap 2: Selecteer het corresponderende tabblad Custom Object (bijvoorbeeld: "Contract").
Stap 3: Klik op "Record toevoegen".
Stap 4: Vul de informatie in de geconfigureerde velden in.
Stap 5: Klik op "Opslaan".
10.5 Voorbeelden van Custom Object Gebruik
Voorbeeld 1: Contract
Type: Contract
Velden: Contractnummer, Datum ondertekening, Waarde, Status, Vervaldatum
→ Gekoppeld aan Klant Contact
Voorbeeld 2: Garantiebewijs
Type: Garantie
Velden: Productcode, Aankoopdatum, Garantieperiode, Status
→ Gekoppeld aan Koper Contact
Voorbeeld 3: Afspraak
Type: Adviesgesprek
Velden: Afspraakdatum, Locatie, Adviseur, Opmerkingen
→ Gekoppeld aan Geadviseerd Contact
Bedrijfscontacten beheren
Automatische classificatie
Contacten met een bedrijfsdomein e-mailadres worden automatisch geclassificeerd als "Bedrijven":
- abc@fpt.com.vn → Bedrijf
- xyz@gtgcrm.com → Bedrijf
- user@gmail.com → Persoonlijk
Toegang
Klik op het menu "Bedrijven" in de zijbalk om de B2B-lijst te bekijken.
Gebruikstips
Wel doen
- Volledige informatie invoeren - Makkelijk te zoeken en beheren
- Status bijwerken - Weten in welke fase de klant zich bevindt
- Volledige notities maken - Belangrijke informatie vastleggen
- Duidelijke toewijzing - Elke klant heeft één verantwoordelijke
- Filters gebruiken - Snel groepen klanten vinden
- Bestanden toevoegen aan Taak - Belangrijke documenten altijd bij de hand
Niet doen
- E-mail leeg laten - E-mail is een verplicht veld voor identificatie
- Dubbel invoeren - Controleer voordat u nieuw aanmaakt
- Niet bijwerken - Oude informatie is niet nauwkeurig
Samenvatting
CRM in GTG CRM helpt u:
- Automatisch klanten verzamelen van alle kanalen
- Eenvoudig contacten aanmaken en importeren
- Kolommen flexibel aanpassen
- Zoeken met geavanceerde filters
- Informatie snel bewerken
- Duidelijke toewijzing van verantwoordelijken
- Bestanden uit Asset Manager en externe links toevoegen aan Taken
