Vereisten voordat u begint

Om de functie voor elektronische facturen te gebruiken, moet u:

  • ✅ Een GTG CRM-account hebben
  • ✅ Inloggen op het systeem
  • ✅ (Optioneel) Een account bij een leverancier van elektronische facturen (S-Invoice of MISA)

Toegang tot de functie voor elektronische facturen

Stap 1: Inloggen op GTG CRM

Log in op het GTG CRM-systeem met uw account.

Inloggen op het systeem

Stap 2: Open het menu Elektronische Facturen

  1. Kijk naar de menubalk aan de linkerkant
  2. Klik op "Elektronische facturen"
Menu elektronische facturen

Stap 3: Kies het type factuur

Het scherm met elektronische facturen heeft 2 tabbladen:

Tabblad Beschrijving
Uitgaande facturen Facturen die u aan klanten uitgeeft
Inkomende facturen Facturen die leveranciers aan u uitgeven
Twee factuurtabbladen

Beheer inkomende facturen

Methode 1: Handmatig facturen uploaden

Stap 1: Klik op de knop Upload

Er zijn 2 manieren om het uploadvenster te openen:

  • Klik op de knop "Uploaden" in de rechterbovenhoek
  • Of klik op de knop "Factuur uploaden"
Uploadknop

Stap 2: Kies het factuurbestand

  1. Sleep het PDF-factuurbestand naar het uploadgebied
  2. Of klik om een bestand van uw computer te selecteren
Uploadvenster

Stap 3: Uploaden en verwerken

  1. Klik op "Uploaden en verwerken"
  2. Wacht tot het systeem het verwerkt (status: "Verwerken")
Bezig met verwerken

Stap 4: Bekijk de resultaten

  1. Klik na ongeveer 10 seconden op "Vernieuwen"
  2. De factuur is geïmporteerd met alle details
Geïmporteerde factuur

💡 Opmerking: Het systeem ondersteunt complexe facturen met meerdere producten. Bijvoorbeeld: een factuur met 32 producten wordt ook automatisch verwerkt!

Complexe factuur

Methode 2: Automatisch ophalen uit e-mail

Dit is de handigste methode – het systeem haalt automatisch facturen op uit uw e-mail!

Instellingen voor automatisch e-mail ophalen

Stap 1: Open het Integratiemenu

  1. Klik op het menu "Integraties" in de menubalk aan de linkerkant
Integratiemenu

Stap 2: E-mail koppelen

  1. Koppel uw zakelijke e-mail (bijv. support@company.com)
  2. Geef GTG CRM toestemming om e-mail te openen

Stap 3: Schakel automatisch ophalen in

  1. Zoek de optie "Automatisch facturen verzamelen"
  2. Schakel deze functie in
Automatisch ophalen inschakelen

Stap 4: Controleer het Resultaat

Wanneer er een nieuwe factuur-e-mail binnenkomt:

  1. Het systeem detecteert en importeert automatisch
  2. Ga naar Inkomende facturen om te bekijken
  3. De bron wordt weergegeven als "E-mail"
Facturen uit e-mail

Informatie Bewerken (Indien Nodig)

Als de informatie onjuist is, kunt u deze bewerken:

  1. Klik op de factuur die u wilt wijzigen
  2. Klik op "Bewerken"
  3. Bewerk de informatie
  4. Opslaan
Factuur bewerken

Factuurleveranciers Koppelen

Om uitgaande facturen te genereren, moet u koppelen met een elektronische factuurleverancier.

S-Invoice (Viettel) Koppelen

Stap 1: Verbinding Maken

  1. Ga naar het tabblad "Uitgaande facturen"
  2. Klik op de knop "Verbinden" in de rechterbovenhoek
Verbind knop

Stap 2: S-Invoice Kiezen

  1. Kies de leverancier S-Invoice
  2. Voer de inloggegevens in:
    • Gebruikersnaam: (meestal het btw-nummer)
    • Wachtwoord: Wachtwoord van het S-Invoice-account
    • btw-nummer: btw-nummer van de onderneming
S-Invoice verbinden

Stap 3: Verbinding Bevestigen

Klik op "Verbinden" en wacht op de succesmelding.

MISA Koppelen

Stap 1: MISA Kiezen

  1. Klik op de knop "Verbinden"
  2. Kies de leverancier MISA

Stap 2: Informatie Invoeren

  • Gebruikersnaam: Registratie-e-mailadres van MISA
  • Wachtwoord: Wachtwoord van het MISA-account
  • btw-nummer: btw-nummer van de onderneming
MISA verbinden

Stap 3: Bevestigen

Klik op "Verbinden" en wacht op de succesmelding.

Uitgaande Facturen Genereren

Stap 1: Factuurformulier Openen

  1. Ga naar het tabblad "Uitgaande facturen"
  2. Klik op "Factuur maken"
Factuur maken formulier

Stap 2: Basisgegevens Kiezen

Veld Beschrijving
Leverancier S-Invoice of MISA
Factuur Sjabloon Kies het juiste sjabloon (neem contact op met de boekhouder)
Betaalmethode Contant / Bankoverschrijving
Betalingsstatus Betaald / Nog niet betaald

⚠️ Let op: De betalingsstatus heeft geen invloed op de belastingdienst, maar helpt u wel bij het bijhouden van openstaande vorderingen.

Stap 3: Klantgegevens Invoeren

  • Juridische naam: Bedrijfsnaam van de koper
  • Belastingidentificatienummer: BTW-nummer van de koper
  • Adres: Bedrijfsadres

Stap 4: Producten/Diensten Toevoegen

  1. Klik op "Product toevoegen"
  2. Voer de informatie in:
    • Naam van het product
    • Aantal
    • Prijs per stuk
    • BTW-tarief (8% of 10%)
    • Kortingspercentage (indien van toepassing)
Producten toevoegen

💡 Tip: Als er meerdere producten zijn met verschillende BTW-tarieven (8% en 10%), zal het systeem automatisch 2 aparte facturen aanmaken.

Stap 5: Concept Opslaan

Klik op "Concept opslaan" om de factuur op te slaan voordat u deze definitief maakt.

Stap 6: PDF Voorbeeld Bekijken

  1. Klik op "PDF Voorbeeld"
  2. Controleer de factuurgegevens
PDF Voorbeeld
MISA Voorbeeld

Stap 7: Factuur Uitgeven

  1. Controleer de gegevens zorgvuldig
  2. Klik op "Factuur uitgeven"
  3. Wacht op de succesmelding
Factuur uitgegeven

Stap 8: Factuur PDF Downloaden

Nadat de factuur succesvol is uitgegeven:

  1. Klik op "PDF Downloaden" om de factuur te downloaden
  2. Stuur deze naar de klant
PDF Downloaden

Vervangende Factuur Maken

Wanneer u een uitgegeven factuur moet aanpassen (bijvoorbeeld bij retourzendingen, ontdekte fouten...):

Stap 1: Originele Factuur Openen

  1. Ga naar het tabblad "Uitgaande Facturen"
  2. Zoek en klik op de te vervangen factuur

Stap 2: Vervangende Factuur Maken

  1. Klik op "Vervangende factuur maken"
Vervangende Factuur

Stap 3: Gegevens Aanpassen

  • Wijzig producten, aantallen, prijzen indien nodig
  • Voeg producten toe of verwijder ze

⚠️ Opmerking: U kunt niet het BTW-tarief wijzigen dat verschilt van het originele factuurtarief binnen dezelfde vervangende factuur.

Stap 4: Vervangende Factuur Uitgeven

  1. Concept opslaan
  2. PDF Voorbeeld Bekijken
  3. Vervangende factuur uitgeven

Andere Bewerkingen

Facturen Synchroniseren

Synchroniseer facturen van de leverancier naar GTG CRM:

  1. Klik op de knop "Synchroniseren"
  2. Wacht tot het systeem is bijgewerkt

Leveranciersverbinding Ontkoppelen

  1. Klik op de knop "Verbinden" (of "Ontkoppelen")
  2. Bevestig de ontkoppeling
  3. U kunt verbinding maken met een andere leverancier

Factuurdetails Bekijken

Klik op een willekeurige factuur om te bekijken:

  • Gedetailleerde informatie
  • Productlijst
  • Totaalbedrag en BTW

Factuursjabloon Wijzigen

  1. Ga naar factuur bewerken (concept)
  2. Selecteer een nieuw sjabloon
  3. Opslaan alvorens het PDF-voorbeeld te bekijken

Tips voor Efficiënt Gebruik

1. Automatische E-mail Verzameling Instellen

  • Bespaart tijd op het downloaden van maandelijkse facturen
  • De boekhouder hoeft alleen maar GTG CRM te openen om ze te downloaden

2. Controleer Goed Voor Export

  • Voorbeeld PDF altijd bekijken voor export
  • Geëxporteerde facturen kunnen niet worden gewijzigd, alleen een vervangende factuur kan worden aangemaakt

3. Volg Betalingsstatus Op

  • Markeer als "Betaald" bij ontvangst van geld
  • Helpt bij efficiënt debiteurenbeheer

4. Machtigingen Toekennen aan Boekhouder

  • Verleen de boekhouder toegang tot de module Elektronische Facturatie
  • De boekhouder kan facturen zelf downloaden voor belastingaangifte