Vereisten voor Aanvang

Om de functionaliteit voor Elektronische Facturen te gebruiken, moet u:

  • ✅ Een GTG CRM-account hebben
  • ✅ Ingelogd zijn op het systeem
  • ✅ (Optioneel) Een account hebben bij een leverancier van elektronische facturen (S-Invoice of MISA)

Toegang tot de Functie Elektronische Facturen

Stap 1: Inloggen op GTG CRM

Log in op het GTG CRM-systeem met uw account.

Inloggen op het systeem

Stap 2: Open het Menu Elektronische Facturen

  1. Kijk naar de menubalk aan de linkerkant
  2. Klik op "Elektronische Facturen"
Menu elektronische facturen

Stap 3: Kies het Factuurtype

Het scherm voor elektronische facturen heeft 2 tabbladen:

Tabblad Beschrijving
Uitgaande Facturen Facturen die u naar klanten stuurt
Inkomende Facturen Facturen die leveranciers naar u sturen
Twee factuurtabbladen

Beheer van Inkomende Facturen

Methode 1: Handmatig Facturen Uploaden

Stap 1: Klik op de Uploadknop

Er zijn 2 manieren om het uploadvenster te openen:

  • Klik op de knop "Uploaden" rechtsboven
  • Of klik op de knop "Factuur Uploaden"
Uploadknop

Stap 2: Selecteer het Factuurbestand

  1. Sleep het PDF-factuurbestand naar het uploadgebied
  2. Of klik om een bestand van uw computer te selecteren
Uploadvenster

Stap 3: Uploaden en Verwerken

  1. Klik op "Uploaden en Verwerken"
  2. Wacht tot het systeem is verwerkt (status: "Verwerken")
Verwerken

Stap 4: Bekijk het Resultaat

  1. Klik na ongeveer 10 seconden op "Vernieuwen"
  2. De factuur is geïmporteerd met alle informatie
Geïmporteerde factuur

💡 Opmerking: Het systeem ondersteunt complexe facturen met meerdere producten. Bijvoorbeeld: facturen met 32 producten worden ook automatisch verwerkt!

Complexe factuur

Methode 2: Automatisch Verzamelen via E-mail

Dit is de handigste manier - het systeem haalt automatisch facturen op uit uw e-mail!

Instellen van Automatisch E-mail Verzamelen

Stap 1: Open het Integratiemenu

  1. Klik op het menu "Integraties" in de menubalk aan de linkerkant
Integratiemenu

Stap 2: E-mail Verbinding Maken

  1. Verbind uw zakelijke e-mail (bijvoorbeeld: support@company.com)
  2. Sta GTG CRM toe om e-mail te benaderen

Stap 3: Schakel Automatisch Verzamelen In

  1. Zoek de optie "Automatisch facturen verzamelen"
  2. Schakel deze functie in
Automatisch verzamelen inschakelen

Stap 4: Controleer het Resultaat

Wanneer er een nieuwe factuur-e-mail is:

  1. Het systeem detecteert en importeert automatisch
  2. Ga naar Inkomende Facturen om te bekijken
  3. De bron wordt weergegeven als "E-mail"
Factuur uit e-mail

Informatie Bewerken (Indien Nodig)

Als de informatie onjuist is, kunt u deze bewerken:

  1. Klik op de te bewerken factuur
  2. Klik op "Bewerken"
  3. Bewerk de informatie
  4. Opslaan
Factuur bewerken

Verbinden met Factuurleverancier

Om uitgaande facturen te versturen, moet u verbinding maken met een leverancier van elektronische facturen.

Verbinding maken met S-Invoice (Viettel)

Stap 1: Open Verbinding

  1. Ga naar het tabblad "Uitgaande Facturen"
  2. Klik op de knop "Verbinden" rechtsboven
Verbindingsknop

Stap 2: Selecteer S-Invoice

  1. Selecteer de leverancier S-Invoice
  2. Voer de inloggegevens in:
    • Gebruikersnaam: (meestal het belastingnummer)
    • Wachtwoord: Wachtwoord van het S-Invoice account
    • Belastingnummer: Bedrijfsbelastingnummer
S-Invoice verbinden

Stap 3: Bevestig de Verbinding

Klik op "Verbinden" en wacht op een succesmelding.

Verbinding maken met MISA

Stap 1: Selecteer MISA

  1. Klik op de knop "Verbinden"
  2. Selecteer de leverancier MISA

Stap 2: Voer Informatie In

  • Gebruikersnaam: E-mailadres geregistreerd bij MISA
  • Wachtwoord: Wachtwoord van het MISA account
  • Belastingnummer: Bedrijfsbelastingnummer
MISA verbinden

Stap 3: Bevestig

Klik op "Verbinden" en wacht op een succesmelding.

Versturen van Uitgaande Facturen

Stap 1: Open het Factuurformulier

  1. Ga naar het tabblad "Uitgaande Facturen"
  2. Klik op "Factuur Maken"
Factuurformulier maken

Stap 2: Selecteer Basisinformatie

Veld Beschrijving
Leverancier S-Invoice of MISA
Factuur Sjabloon Kies het geschikte sjabloon (neem contact op met de boekhouder)
Betaalmethode Contant / Bankoverschrijving
Betalingsstatus Betaald / Nog niet betaald

⚠️ Opmerking: De betalingsstatus heeft geen invloed op de belastingdienst, maar helpt u bij het volgen van debiteuren.

Stap 3: Voer de Informatie van de Koper In

  • Officiële Naam: Bedrijfsnaam van de koper
  • Belastingnummer: BTW-nummer van de koper
  • Adres: Bedrijfsadres

Stap 4: Producten/Diensten Toevoegen

  1. Klik op "Product Toevoegen"
  2. Voer informatie in:
    • Productnaam
    • Aantal
    • Prijs per eenheid
    • BTW-tarief (8% of 10%)
    • Kortingspercentage (indien van toepassing)
Producten toevoegen

💡 Tip: Als er meerdere producten met verschillende BTW-tarieven (8% en 10%) zijn, zal het systeem deze automatisch splitsen in 2 aparte facturen.

Stap 5: Concept Opslaan

Klik op "Concept Opslaan" om op te slaan voordat u verstuurt.

Stap 6: PDF Voorbeeld Bekijken

  1. Klik op "PDF Voorbeeld"
  2. Controleer de factuurinformatie
PDF voorbeeld bekijken
MISA voorbeeld bekijken

Stap 7: Factuur Versturen

  1. Controleer de informatie grondig
  2. Klik op "Factuur Versturen"
  3. Wacht op de succesmelding
Factuur verstuurd

Stap 8: PDF Factuur Downloaden

Nadat de verzending succesvol is:

  1. Klik op "PDF Downloaden" om de factuur te downloaden
  2. Stuur deze naar de klant
PDF downloaden

Maken van Vervangende Facturen

Wanneer u een verzonden factuur moet aanpassen (klant retourneert goederen, fouten ontdekt...):

Stap 1: Open de Originele Factuur

  1. Ga naar het tabblad "Uitgaande Facturen"
  2. Zoek en klik op de te vervangen factuur

Stap 2: Maak een Vervangende Factuur

  1. Klik op "Vervangende Factuur Maken"
Vervangende factuur

Stap 3: Pas Informatie Aan

  • Wijzig producten, hoeveelheden, prijzen indien nodig
  • Voeg producten toe of verwijder ze

⚠️ Opmerking: Het is niet mogelijk om een ander BTW-tarief dan dat van de originele factuur te wijzigen in dezelfde vervangende factuur.

Stap 4: Verstuur de Vervangende Factuur

  1. Concept Opslaan
  2. PDF Voorbeeld Bekijken
  3. Vervangende Factuur Versturen

Andere Handelingen

Facturen Synchroniseren

Synchroniseer facturen van de leverancier naar GTG CRM:

  1. Klik op de knop "Synchroniseren"
  2. Wacht tot het systeem is bijgewerkt

Leveranciersverbinding Verwijderen

  1. Klik op de knop "Verbinden" (of "Verbinding Verbreken")
  2. Bevestig het verbreken van de verbinding
  3. U kunt verbinding maken met een andere leverancier

Factuurdetails Bekijken

Klik op een willekeurige factuur om te bekijken:

  • Gedetailleerde informatie
  • Productlijst
  • Totaalbedrag en BTW

Factuursjabloon Wijzigen

  1. Ga naar factuurbewerking (concept)
  2. Selecteer een nieuw sjabloon
  3. Opslaan voordat u de PDF bekijkt

Tips voor Efficiënt Gebruik

1. Stel Automatisch E-mail Verzamelen In

  • Bespaart tijd bij het downloaden van maandelijkse facturen
  • De boekhouder hoeft alleen maar naar GTG CRM te gaan om ze te downloaden

2. Controleer Grondig Voor Verstuurd Wordt

  • Bekijk altijd de PDF Voorbeeld voordat u verstuurt
  • Facturen die zijn verstuurd, kunnen niet worden gewijzigd, alleen een vervangende factuur kan worden aangemaakt

3. Volg de Betalingsstatus

  • Markeer als "Betaald" wanneer u de betaling ontvangt
  • Helpt bij het effectief beheren van debiteuren

4. Wijs Rechten Toe aan de Boekhouder

  • Geef de boekhouder rechten om de module Elektronische Facturen te benaderen
  • De boekhouder kan zelf facturen downloaden voor belastingaangiften