Deze handleiding begeleidt u door de gehele boekhoudcyclus in GTG CRM volgens de nieuwste normen: van het instellen van de juiste grootboekrekeningen onder Circulaire 99/2025/TT-BTC (van kracht vanaf 01/01/2026), het dagelijks automatisch verwerken van journaalposten, het beheren van inkomende facturen van de belastingdienst, het registreren van vaste activa en afschrijvingen, tot het exporteren van XML voor eTax-indiening en het exporteren van financiële rapporten naar PDF/Excel. Elk item hieronder is een onafhankelijke workflow — u kunt rechtstreeks naar het gedeelte gaan dat u nodig hebt.
Vereisten: Ingelogd GTG CRM-account; gebruiker met toegang tot de module Boekhouding (zie sectie Machtigingen onderaan). Boekhouding moet zijn ingeschakeld in de Workspace-instellingen.
Deel 1: Initiële Instellingen
Instellingen hoeven slechts één keer te worden uitgevoerd. Na voltooiing worden alle journaalposten automatisch verwerkt volgens deze configuratie.
Stap 1: Boekhouding Inschakelen & Standaard Selecteren
Ga naar Instellingen → Boekhoudkundige Instellingen (Accounting Settings).
Schakel de schakelaar Boekhouding (accounting_enabled) in en selecteer vervolgens de Boekhoudkundige Standaard (accounting_standard):
| Standaard | Van toepassing op | Opmerkingen |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Bedrijven | Vervangt TT200 vanaf 01/01/2026 — verplicht voor boekjaar 2026 |
| TT133/2016 | Huisartsenpraktijken, KMO's | Nog steeds van kracht; kan vrijwillig overstappen op TT99 |
| TT200/2014 | Oude boekhouding | Alleen te gebruiken voor het sluiten van FY2025 of archivering; niet te gebruiken voor 2026 |
Opslaan. De standaard en het grootboekrekeningschema worden vergrendeld na de eerste journaalpost — kies vanaf het begin de juiste.
Stap 2: Grootboekrekeningschema Opstellen (Chart of Accounts)
Er zijn drie manieren om het grootboekrekeningschema op te stellen:
| Methode | Wanneer te gebruiken |
|---|---|
| Sjabloon per land toepassen (Apply CoA Template) | Snelste — selecteer VN (TT99/2025) of een van de 11 landen, het systeem maakt alle rekeningen en standaard boekingsregels aan |
| AI-gestuurde setup (Generate Accounting Setup) | AI suggereert een set rekeningen die passen bij het bedrijfstype en land, met uitleg bij elke keuze |
| CSV-import (Import Chart of Accounts) | U heeft al een eigen rekeningschema uit eerdere software, importeer dit om te hergebruiken |
Na het toepassen van het sjabloon kunt u subrekeningen toevoegen of namen aanpassen aan interne behoeften — TT99/2025 staat bedrijven toe om zelf details te openen. Gebruik Reset om opnieuw te beginnen indien nodig (kan alleen worden gereset voordat er journaalposten zijn).
Stap 3: Boekingsregels Controleren (Posting Rules)
Boekingsregels bepalen welke gebeurtenis welke journaalpost genereert (bijv. verkoopinkomsten → Debet Rekening 131 / Credit Rekening 511; kostprijs van de verkochte goederen → Debet Rekening 632 / Credit Rekening 156).
Na het toepassen van het landensjabloon zijn de meest voorkomende regels vooraf ingevuld. U kunt:
- Individuele regels in-/uitschakelen met de Active schakelaar zonder de boekingsconfiguratie te verliezen.
- Debet/Credit rekeningen op elke regel aanpassen als het bedrijf een eigen rekeningschema heeft.
Stap 4: Inkomstenregistratie Configureren
Selecteer in Boekhoudkundige Instellingen het Inkomstengerechtigdheidspunt (revenue_recognition_point):
- INVOICE (standaard): geregistreerd bij facturatie. Geschikt voor de meeste detailhandel- en dienstverlenende bedrijven.
- DELIVERY: geregistreerd bij levering van goederen/uitgifte uit voorraad. Gebruikt wanneer het contract voorziet in de overdracht van controle op het moment van feitelijke levering.
Het systeem koppelt automatisch inkomsten aan de kostprijs van de verkochte goederen (COGS) voor dezelfde periode.
Deel 2: Dagelijkse Operaties
Stap 5: Automatisch Gegenereerde Journaalposten — Bestellingen, Facturen, Terugbetalingen
Na het voltooien van de instellingen hoeft u voor reguliere transacties geen handmatige boekingen meer te doen:
- Voltooide bestellingen → het systeem genereert journaalposten voor inkomsten en kostprijs van de verkochte goederen.
- Elektronische facturen uitgegeven → corresponderende journaalposten op basis van het gekozen registratiemoment.
- Geannuleerde elektronische facturen (via S-Invoice/Viettel of MISA) → het systeem genereert automatisch omgekeerde journaalposten, grootboek en facturen zijn altijd in evenwicht.
- Terugbetalingen van betalingen, restitutie van aanbetalingen, retourneren van goederen → journaalposten van het juiste transactietype, omgekeerde kostprijs van de verkochte goederen per deel (bij retourneren van 3/10 producten wordt alleen de kostprijs van de verkochte goederen van die 3 producten omgekeerd).
Ga naar Boekhouding → Journaalposten (Journal Entries) om alle journaalposten te bekijken, filteren en te verifiëren per dag, periode of rekeningnummer.
Stap 6: Inkomende Facturen — GDT-verbinding & Boekhoudkundige Triage
GTG CRM maakt rechtstreeks verbinding met het elektronische facturatiesysteem van de belastingdienst (GDT), en haalt automatisch alle inkomende facturen van het bedrijf op — één verbinding, die alle leveranciers dekt.
Stap 6.1 — GDT-account verbinden
Ga naar Instellingen → Verbinding Belastingdienst (Tax Authority Connection).
- Voer het Belastingnummer (MST) en wachtwoord van uw account in op de portal hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Selecteer het tijdsbestek voor het ophalen van de geschiedenis (Backfill history).
- Klik op Test & Connect — het systeem valideert en verbindt binnen enkele seconden. De status toont Connected bij succes.
Beveiligingsopmerking: het wordt aanbevolen om een subaccount aan te maken met alleen de rechten "Factuuroverleg" in plaats van het hoofdaccount te gebruiken.
Stap 6.2 — Inkomende facturen synchroniseren
Klik op Sync now of laat het systeem automatisch synchroniseren volgens het schema. Na synchronisatie gaat u naar ERP → Factuurbeheer → Inkomend (Incoming) om alle inkomende facturen te bekijken.
Elke factuur toont duidelijk de bron en de status van het document:
| Status | Betekenis | Actie |
|---|---|---|
| Tax Authority / XML+PDF | Factuur met CQT-code — GDT heeft voldoende gegevens en het originele bestand verstrekt | Klaar voor boekhoudkundige triage |
| Tax Authority / Needs Document | Factuur zonder code (telecom, bank) — GDT verstrekt gegevens, maar geen origineel bestand | Download bestand van de leverancier en upload |
| Email / Needs Document | Gedetecteerd via e-mailmelding, nog geen bijlage | Bestand uploaden of downloadlink van de leverancier gebruiken |
Stap 6.3 — Bestanden uploaden voor facturen zonder code (codeless)
Zoek de regel met de status "Needs Document" (meestal telecom-, elektriciteits-, bankfacturen). Klik op Download↗ (from provider) om de leveranciersportal met de voor ingevulde zoekcode te openen, download het bestand, en klik vervolgens op Upload om het aan de factuur te koppelen.
Stap 6.4 — Boekhoudkundige triage
Nadat de factuur de benodigde gegevens en documenten heeft, opent u de factuur en voert u de triage uit:
- Controleer het bedrag, de BTW op inkomsten, en de leverancier.
- Boek in het grootboek (inkomende BTW → Rekening 133; kosten → corresponderende rekening per kostensoort).
- Inkomende facturen worden gekoppeld aan klanten/leveranciers in CRM, met duidelijke openstaande bedragen per tegenpartij.
Stap 7: Vaste Activa & Afschrijvingen
De module Vaste Activa (Fixed Assets) beheert de gehele levenscyclus van activa en genereert automatisch afschrijvingsjournaalposten naar het grootboek.
Stap 7.1 — Nieuw actief toevoegen
Ga naar Boekhouding → Vaste Activa → + Nieuw.
- Selecteer een Categorie — bijvoorbeeld "Machines en apparatuur", "Transportmiddelen", "Immateriële activa". Het systeem vult automatisch in: standaard boekingsrekeningen (kostprijs, cumulatieve afschrijving, afschrijvingskosten), voorgestelde gebruiksduur, en afschrijvingsmethode.
- Voer de Naam van het actief, Kostprijs (Cost), Geschatte restwaarde (Salvage value), Datum van ingebruikname in.
- Selecteer de Afschrijvingsmethode: Lineair (Straight-line), Degressief (Declining-balance), of Per productie-eenheid (Units-of-production).
- Klik op Opslaan — het actief wordt aangemaakt met de status DRAFT en toont een geschat maandelijks afschrijvingsbedrag.
Stap 7.2 — Actief activeren & afschrijvingsschema bekijken
Open het zojuist aangemaakte actief → klik op Activate. De status verandert naar ACTIVE en het systeem genereert direct een volledig afschrijvingsschema (aantal rijen = aantal perioden gebaseerd op gebruiksduur), elke periode in de status PROJECTED.
Stap 7.3 — Afschrijving boeken
Klik op Run depreciation om handmatig te boeken, of schakel automatisering in om het systeem aan het begin van elke maand automatisch te laten draaien (zie Stap 11).
Bij het uitvoeren boekt het systeem alle vervallen perioden (inclusief eerdere perioden die nog niet geboekt zijn sinds de activatiedatum). Elke periode klapt om naar POSTED en genereert een compenserende journaalpost:
- Debet Rekening 6274 (Afschrijvingskosten vaste materiële activa) — of de corresponderende rekening per activatype
- Credit Rekening 2141 (Cumulatieve afschrijving vaste materiële activa)
Opnieuw draaien voor dezelfde periode retourneert de vorige journaalpost — er worden geen dubbele journaalposten gemaakt.
Stap 7.4 — Lijst van bestaande activa importeren (Import)
Als het bedrijf al een actiefregister heeft, ga naar Vaste Activa → Import:
- CSV/Excel uploaden: het bestand kan elke kolomstructuur hebben — AI identificeert automatisch en suggereert kolommapping (bijv. kolom "Kostprijs" → veld Cost, "Aankoopdatum" → Acquisition date). Controleer en pas de mapping aan voordat u bevestigt.
- Van inkoopfactuur: selecteer een reeds bestaande inkomende factuur in het systeem — activa vullen automatisch naam, kostprijs, aankoopdatum, leverancier in.
- AI leest documenten: koppel een contract- of factuurbestand (tekstformaat, geen scan) — AI extraheert en vult velden vooraf in.
Stap 7.5 — Actief afstoten
Open het actief → Dispose → Sale (of Write-off), voer de werkelijke opbrengst en de afstotingsdatum in. Bekijk de winst/verlies op afstoting voordat u bevestigt. Na bevestiging:
- Status verandert naar DISPOSED, afschrijvingsschema wordt gesloten.
- Genereert journaalpost voor afstoting: verwijderen van kostprijs (Credit Rekening 2112), verwijderen van cumulatieve afschrijving (Debet Rekening 2141), registreren van winst/verlies op afstoting (Rekening 711 of Rekening 811).
Deel 3: Rapporten & Exporteren
Stap 8: Realtime Financiële Rapporten Bekijken
Ga naar Boekhouding → Rapporten, selecteer de periode en bekijk direct:
- Resultatenrekening (B02-DN) — inkomsten, kostprijs van de verkochte goederen, brutowinst, nettowinst per periode.
- Balans (B01-DN) — activa = passiva + eigen vermogen. Dit is de officiële naam van het formulier volgens TT99/2025, ter vervanging van de oude naam "Balans".
- Proefbalans (Trial Balance) — rekeningsaldi aan het einde van de periode, controleert de balans van debet/credit voordat de boeken worden gesloten.
- BTW-aangifte — cumulatieve btw op verkopen en inkopen, klaar voor de aangifteperiode.
Alle rapporten worden berekend op basis van werkelijke journaalposten in het grootboek — geen noodzaak om uit Excel samen te voegen of te wachten op de hoofdaccountant aan het einde van de maand.
Stap 9: Rapporten Exporteren naar PDF & Excel
Klik op elk rapport op Exporteren ▾ en kies het formaat:
- PDF: creëert een document met afdrukformaat, bedrijfslogo, geschikt voor ondertekening en verzegeling. Gebruikt voor inzendingen aan banken (leningdossiers vereisen ondertekende financiële overzichten), auditors, directie of investeerders.
- Excel (XLSX): een spreadsheetbestand met een duidelijke structuur — accountants kunnen draaitabellen maken, extra samenvattingen, interperiodevergelijkingen. Gegevens en valuta-opmaak volgen de Vietnamese locale.
Alle beschikbare rapporten (B01-DN, B02-DN, Proefbalans, BTW, Winstrapport, AR/AP aging, Cash Position) ondersteunen beide formaten.
Stap 10: XML Exporteren voor Belastingaangifte (Financiële Rapporten, BTW, CIT, PIT)
GTG CRM genereert vooraf XML-bestanden die voldoen aan de XSD van HTKK/eTax — u downloadt ze en uploadt ze rechtstreeks naar het portaal van de belastingdienst zonder de nummers opnieuw in te hoeven voeren.
Rapporten die XML-export ondersteunen:
| Rapport | Formuliercode | Aangifteperiode |
|---|---|---|
| BTW-aangifte | 01/GTGT | Per kwartaal |
| Jaarlijks Financieel Rapport (BCTC) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Fiscaal jaar |
| Vennootschapsbelastingaangifte | 03/TNDN | Fiscaal jaar |
| Aangifte Inkomstenbelasting Werknemers (eindafrekening) | 05/QTT-TNCN | Fiscaal jaar |
Uit te voeren stappen:
- Ga naar Boekhouding → Rapporten → Belastingaangiften (Tax Reports).
- Selecteer het rapporttype en de aangifteperiode.
- Controleer de gegevens op het scherm — de indicatoren worden automatisch toegewezen vanuit het grootboek volgens de TT99/2025-standaard.
- Klik op XML Exporteren → download het bestand
.xml. - Log in op thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) of open HTKK desktop, importeer het zojuist gedownloade XML-bestand.
- Voer een laatste controle uit in de software van de belastingdienst en dien in.
Het XML-bestand voldoet aan de huidige XSD-versie van de belastingdienst, compatibel met iTaxViewer om de structuur te controleren vóór indiening.
Deel 4: Automatisering van Boekhouding
Stap 11: Automatisering Inschakelen
Ga naar Boekhouding → Instellingen → Boekhoudkundige Automatiseringen (Accounting Automations), schakel de processen in op basis van uw behoeften:
| Automatisering | Functie |
|---|---|
| Automatische facturatie uit bestellingen | Automatisch elektronische facturen aanmaken en versturen bij voltooiing van een bestelling |
| Facturen voor inkomsten genereren | Facturen voor inkomsten wanneer facturen zijn uitgegeven |
| Facturen voor kostprijs van verkochte goederen genereren (COGS) | COGS-journaalpost bij uitgifte uit magazijn |
| Verwerking van terugbetalingen / retourzendingen | Automatische journaalposten voor terugbetalingen en omgekeerde kostprijs |
Voor vaste activa, ga naar Boekhouding → Vaste Activa → Automatiseringen (knop op de werkbalk):
| Automatisering | Functie |
|---|---|
| Maandelijkse afschrijving boeken | Op de 1e van elke maand, automatisch de afschrijving van de vorige maand boeken voor alle ACTIVE activa |
| Actief afschrijvingen naar grootboek boeken | Automatisch journaalpost genereren bij afstoting van een actief |
| Actief herwaardering naar grootboek boeken | Automatisch journaalpost genereren bij herwaardering van een actief (opt-in) |
De Debet/Credit-boekingen op elke automatisering worden direct aangepast op de node "Create Journal Entry" in de workflow — geen programmering vereist, één centrale plek voor configuratie.
Machtigingen voor Boekhouding
Toegang tot de module Boekhouding wordt beheerd door middel van specifieke machtigingen. Neem contact op met de workspace-eigenaar of beheerder om deze te verkrijgen:
| Machtiging | Functie |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Grootboekrekeningschema bekijken |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Rekeningen toevoegen/bewerken |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Journaalposten bekijken |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Handmatige journaalposten maken |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Financiële rapporten bekijken en bestanden exporteren |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Boekhoudkundige instellingen configureren |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Boekhoudkundige perioden sluiten/openen |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Vaste activa beheren |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Afschrijvingen boeken |
Workspace-eigenaren en beheerders hebben standaard alle rechten.
Document eigendom van GTG CRM
