Handleiding Boekhouding & Elektronische Facturen

Deze handleiding begeleidt u door de gehele boekhoudcyclus in GTG CRM volgens de nieuwste normen: van het instellen van de juiste rekeningschema Circulaire 99/2025/TT-BTC (ingangsdatum 01/01/2026), het verwerken van dagelijkse automatische boekingen, het beheren van inkomende facturen van de belastingdienst, het boeken van vaste activa en afschrijvingen, tot het exporteren van XML voor eTax-aangifte en het exporteren van financiële overzichten naar PDF/Excel. Elk item hieronder is een onafhankelijke workflow — u kunt rechtstreeks naar het gedeelte gaan dat u nodig heeft.

Vereisten: GTG CRM-account ingelogd; gebruiker met toegang tot de module Boekhouding (zie sectie Machtigingen onderaan de pagina). Boekhouding moet zijn ingeschakeld in de instellingen van de workspace.

Deel 1: Initiële Instelling

De instelling hoeft slechts één keer te worden uitgevoerd. Na voltooiing zullen alle boekingen automatisch worden uitgevoerd volgens deze configuratie.

Stap 1: Boekhouding Inschakelen & Norm Selecteren

Ga naar Instellingen → Boekhoudkundige Instellingen (Accounting Settings).

Schakel de schakelaar Boekhouding (accounting_enabled) in en selecteer vervolgens de Boekhoudkundige norm (accounting_standard):

Norm	Van toepassing op	Opmerkingen
TT99/2025	Bedrijven	Vervangt TT200 vanaf 01/01/2026 — verplicht voor boekjaar 2026
TT133/2016	Huishoudelijke bedrijven, MKB	Nog steeds geldig; kan vrijwillig overschakelen naar TT99
TT200/2014	Oude boekhouding	Alleen te gebruiken voor het sluiten van het boekjaar 2025 of archivering; niet te gebruiken voor 2026

Opslaan. De norm en het rekeningschema worden vergrendeld zodra de eerste boeking is gemaakt — kies vanaf het begin de juiste.

Stap 2: Rekeningschema Opstellen (Chart of Accounts)

Er zijn drie manieren om het rekeningschema op te stellen:

Methode	Wanneer te gebruiken
Nationaal sjabloon toepassen (Apply CoA Template)	Snelste — kies VN (TT99/2025) of een van de 11 landen, het systeem stelt alle rekeningen en standaard boekingsregels in
AI-ondersteuning voor instellingen (Generate Accounting Setup)	AI stelt een rekeningschema voor dat past bij het bedrijfstype en land, met uitleg van elke optie
CSV importeren (Import Chart of Accounts)	U heeft al een eigen rekeningschema uit eerdere software, importeer dit om te hergebruiken

Na het toepassen van het sjabloon kunt u gedetailleerde rekeningen (sub-rekeningen) toevoegen of de namen aanpassen aan interne behoeften — TT99/2025 staat bedrijven toe om zelf details te openen. Gebruik Reset om vanaf nul opnieuw te beginnen indien nodig (kan alleen worden gereset voordat er boekingen zijn gemaakt).

Stap 3: Boekingsregels Controleren (Posting Rules)

Boekingsregels definiëren welke gebeurtenis welke boeking genereert (bijvoorbeeld: verkoopopbrengsten → Debet rekening 131 / Credit rekening 511; kosten van verkochte goederen → Debet rekening 632 / Credit rekening 156).

Na het toepassen van het nationale sjabloon zijn de meest voorkomende regels al ingevuld. U kunt:

• Elke regel in- of uitschakelen met de Actief schakelaar zonder de boekingsconfiguratie te verliezen.
• Debet/credit rekeningen per regel aanpassen als het bedrijf een eigen rekeningschema heeft.

Stap 4: Omzetregistratie Configureren

In Boekhoudkundige Instellingen selecteert u het Omzetregistratiepunt (revenue_recognition_point):

• FACTUUR (standaard): geregistreerd bij het uitgeven van de factuur. Geschikt voor de meeste detailhandel- en dienstverlenende bedrijven.
• LEVERING: geregistreerd bij levering van goederen/uitgifte uit magazijn. Te gebruiken wanneer het contract bepaalt dat het eigendomsoverdracht plaatsvindt op het moment van feitelijke levering.

Het systeem koppelt automatisch de omzet aan de kosten van verkochte goederen (COGS) in dezelfde periode.

Deel 2: Dagelijkse Bedrijfsvoering

Stap 5: Automatische Boekingen — Orders, Facturen, Terugbetalingen

Na de initiële setup hoeft u voor reguliere transacties geen handmatige boekingen meer te doen:

• Voltooide orders → het systeem genereert boekingen voor omzet en kostprijs van de omzet.
• Elektronische facturen uitgegeven → de corresponderende boeking op het gekozen boekingsmoment.
• Elektronische facturen geannuleerd (via S-Invoice/Viettel of MISA) → het systeem genereert automatisch omgekeerde boekingen, zodat het grootboek en de facturen altijd overeenkomen.
• Teruggave van betalingen, terugbetaling van aanbetalingen, retourneer goederen → de boeking komt overeen met het type transactie, waarbij de kostprijs van de omzet per deel wordt teruggedraaid (bij retour van 3 van de 10 producten wordt alleen de kostprijs van die 3 producten teruggedraaid).

Ga naar Boekhouding → Journaalposten (Journal Entries) om alle boekingen te bekijken, filteren en te matchen op datum, periode of rekeningnummer.

Stap 6: Inkomende Facturen — GDT-verbinding & Boekhoudkundige Triage

GTG CRM maakt rechtstreeks verbinding met het elektronische facturatiesysteem van de Belastingdienst (GDT), waarbij automatisch alle inkomende facturen van het bedrijf worden opgehaald — één verbinding, alle leveranciers gedekt.

Stap 6.1 — GDT-account koppelen

Ga naar Instellingen → Koppeling Belastingdienst (Tax Authority Connection).

1. Voer het Belastingnummer (MST) en het wachtwoord van uw account in op het portaal hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Selecteer het tijdsbestek voor het ophalen van de historie (Backfill history).
3. Klik op Test & Connect — het systeem valideert en maakt de verbinding binnen enkele seconden. De status wordt weergegeven als Connected bij succes.

Beveiligingsopmerking: het wordt aanbevolen om een sub-account aan te maken met alleen de machtiging "Facturen opvragen" in plaats van het hoofdaccount te gebruiken.

Stap 6.2 — Inkomende facturen synchroniseren

Klik op Sync now of laat het systeem automatisch synchroniseren volgens schema. Na synchronisatie gaat u naar ERP → Factuurbeheer → Inkomend (Incoming) om alle inkomende facturen te bekijken.

Elke factuur toont duidelijk de bron en de status van het document:

Status	Betekenis	Actie
Tax Authority / XML+PDF	Factuur met CQT-code — GDT heeft alle gegevens en het originele bestand verstrekt	Klaar voor boekhoudkundige triage
Tax Authority / Needs Document	Factuur zonder code (telecom, bank) — GDT heeft gegevens verstrekt maar geen origineel bestand	Download bestand van leverancier en upload het
Email / Needs Document	Gedetecteerd via e-mailmelding, nog geen bijgevoegd bestand	Upload bestand of gebruik downloadlink van leverancier

Stap 6.3 — Bestand uploaden voor facturen zonder code (codeless)

Zoek de regel met de status "Needs Document" (meestal telecom-, elektriciteits- of bankfacturen). Klik op Download↗ (from provider) om het leveranciersportaal met de vooraf ingevulde zoekcode te openen, download het bestand, en klik vervolgens op Upload om het aan de factuur te koppelen.

Stap 6.4 — Boekhoudkundige triage

Nadat de factuur alle gegevens en documenten heeft, opent u de factuur en voert u de triage uit:

• Controleer het bedrag, de btw-inclusief, de leverancier.
• Boek in het grootboek (input btw → rekening 133; kosten → de rekening die overeenkomt met het type kosten).
• Inkomende facturen worden gekoppeld aan de klant/leverancier in CRM, met duidelijke openstaande posten per partner.

Stap 7: Vaste Activa & Afschrijving

De module Vaste Activa (Fixed Assets) beheert de volledige levenscyclus van activa en genereert automatisch afschrijvingsboekingen naar het grootboek.

Stap 7.1 — Nieuwe activa toevoegen

Ga naar Boekhouding → Vaste activa → + Nieuw.

1. Kies een Categorie — bijvoorbeeld "Machines en uitrusting", "Transportmiddelen", "Immateriële activa". Het systeem vult automatisch de standaard boekhoudkundige rekeningen (kostprijs, afschrijving, XX kosten), de voorgestelde gebruiksduur en de afschrijvingsmethode in.
2. Voer de Naam activa, Kostprijs, Geschatte restwaarde, Datum in gebruik in.
3. Kies de Afschrijvingsmethode: Lineair (Straight-line), Annuïtair (Declining-balance), of Per productie (Units-of-production).
4. Klik op Opslaan — het actief wordt aangemaakt met de status DRAFT en het geschatte maandelijkse afschrijvingsbedrag wordt weergegeven.

Stap 7.2 — Actief activeren & afschrijvingsschema bekijken

Open het zojuist aangemaakte actief → klik op Activeren. De status verandert naar ACTIVE en het systeem genereert onmiddellijk een volledig afschrijvingsschema (aantal regels = aantal perioden volgens de gebruiksduur), elke periode in de status PROJECTED.

Stap 7.3 — Afschrijvingen boeken

Klik op Afschrijving uitvoeren om handmatig te boeken, of schakel automatisering in zodat het systeem dit aan het begin van elke maand automatisch doet (zie Stap 11).

Wanneer het wordt uitgevoerd, boekt het systeem alle vervallen perioden (inclusief eerdere perioden die nog niet zijn geboekt sinds de activeringsdatum). Elke periode schakelt naar POSTED en genereert een corresponderende boeking:

• Debet rekening 6274 (Afschrijvingskosten materiële vaste activa) — of de corresponderende rekening per activatype
• Credit rekening 2141 (Gecumuleerde afschrijvingen materiële vaste activa)

Een herhaalde uitvoering voor dezelfde periode retourneert de oude boeking — er worden geen dubbele boekingen gemaakt.

Stap 7.4 — Lijst met bestaande activa importeren

Als uw bedrijf al een actiefregister heeft, ga dan naar Vaste activa → Importeren:

• CSV/Excel uploaden: het bestand kan elke kolomstructuur hebben — AI herkent het automatisch en stelt een kolommapping voor (bijvoorbeeld kolom "Kostprijs" → veld Cost, "Aankoopdatum" → Acquisition date). Controleer en pas de mapping aan voordat u bevestigt.
• Van inkoopfacturen: selecteer een inkomende factuur die al in het systeem aanwezig is — activa vullen automatisch de naam, kostprijs, aankoopdatum, leverancier in.
• AI leest documenten: voeg een PDF-contract of factuur (tekstformaat, geen scan) bij — AI extraheert en vult de velden vooraf in.

Stap 7.5 — Activa afstoten

Open het actief → Afstoten → Verkoop (of Afboeking), voer de werkelijke opbrengstwaarde en de afstotingsdatum in. Bekijk de winst/verlies bij afstoting voordat u bevestigt. Na bevestiging:

• De status verandert naar DISPOSED, het afschrijvingsschema wordt gesloten.
• Er wordt een afstotingsboeking gegenereerd: de kostprijs wordt afgeboekt (Credit rekening 2112), de gecumuleerde afschrijving wordt afgeboekt (Debet rekening 2141), en de winst/verlies bij afstoting wordt geregistreerd (rekening 711 of 811).

Deel 3: Rapportage & Exporteren

Stap 8: Realtime Financiële Rapporten Bekijken

Ga naar Boekhouding → Rapporten, selecteer de periode en bekijk direct:

• Resultatenrekening (B02-DN) — omzet, kosten van verkochte goederen, brutowinst, nettowinst per periode.
• Balans (B01-DN) — activa = passiva + eigen vermogen. Dit is de officiële naam van het formulier volgens Circulaire 99/2025, ter vervanging van de oude naam "Balans".
• Proefbalans (Trial Balance) — saldi van rekeningen aan het einde van de periode, controleer het debet/credit evenwicht voordat u de periode afsluit.
• BTW-aangifte — totalen van BTW-inkomend en -uitgaand, klaar voor de aangifteperiode.

Alle rapporten worden berekend op basis van de werkelijke boekingen in het grootboek — geen consolidatie uit Excel of wachten op de maandelijkse accountant.

Stap 9: Rapport exporteren naar PDF & Excel

Op elk rapport, klik op Export ▾ en kies het formaat:

• PDF: creëert een afdrukbaar document, met bedrijfslogo, handtekening en stempel. Gebruik dit om naar de bank te sturen (leningsaanvragen vereisen ondertekende financiële rapporten), auditors, directie of investeerders.
• Excel (XLSX): een duidelijk gestructureerd spreadsheetbestand — accountants kunnen het draaien, verder aggregeren, periodiek vergelijken. Getallen en valuta-opmaak volgen de lokale Vietnamese instellingen.

Alle beschikbare rapporten (B01-DN, B02-DN, Proefbalans, BTW, Winst- en verliesrekening, AR/AP veroudering, Cashpositie) ondersteunen beide formaten.

Stap 10: XML exporteren voor belastingaangifte (Financiële Rapporten, BTW, Vennootschapsbelasting, Inkomstenbelasting)

GTG CRM genereert XML-bestanden die voldoen aan de XSD van HTKK/eTax — u downloadt ze en uploadt ze rechtstreeks naar de elektronische belastingpoort zonder opnieuw in te voeren.

Rapporten die XML-export ondersteunen:

Rapport	Formuliercode	Aangifteperiode
BTW-aangifte	01/GTGT	Per kwartaal
Jaarlijkse financiële rapporten (BCTC)	B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN	Fiscaal jaar
Vennootschapsbelastingaangifte	03/TNDN	Fiscaal jaar
Aangifte inkomstenbelasting	05/QTT-TNCN	Fiscaal jaar

Stappen om uit te voeren:

1. Ga naar Accounting → Rapporten → Belastingaangiften (Tax Reports).
2. Selecteer het rapporttype en de aangifteperiode.
3. Controleer de gegevens op het scherm — de posten worden automatisch toegewezen vanuit het grootboek volgens de TT99/2025-standaard.
4. Klik op Export XML → download het .xml-bestand.
5. Log in op thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) of open HTKK desktop, importeer het zojuist gedownloade XML-bestand.
6. Voer een laatste controle uit in de software van de belastingdienst en dien in.

Het XML-bestand voldoet aan de huidige XSD-versie van de Belastingdienst, compatibel met iTaxViewer voor structuurcontrole vóór indiening.

Deel 4: Automatisering van boekhouding

Stap 11: Automatisering inschakelen

Ga naar Accounting → Instellingen → Boekhoudkundige Automatiseringen (Accounting Automations), schakel de processen in op basis van uw behoeften:

Automatisering	Functie
Automatische factuur uit bestelling	Automatisch elektronische facturen genereren en verzenden wanneer een bestelling is voltooid
Boekingen omzet genereren	Omzetboekingen wanneer een factuur is verzonden
Boekingen kostprijs verkopen (COGS) genereren	COGS-boekingen bij magazijnuitgifte
Afhandeling terugbetalingen / retouren	Automatische boekingen voor terugbetalingen en omgekeerde kostprijs

Voor vaste activa, ga naar Accounting → Vaste Activa → Automatiseringen (knop op de werkbalk):

Automatisering	Functie
Maandelijkse afschrijving boeken	Op de 1e van elke maand, de afschrijving van de vorige maand voor alle ACTIEVE activa automatisch boeken
Boeking afschrijving vast actief registreren	Automatisch een afschrijvingsboeking genereren wanneer een actief wordt afgestoten
Boeking herwaardering vast actief registreren	Automatisch een herwaarderingsboeking genereren wanneer een actief wordt geherwaardeerd (opt-in)

De debet/credit boekingsinstellingen voor elke automatisering kunnen direct worden aangepast op de node "Create Journal Entry" in de workflow — geen programmering nodig, één centrale plek voor configuratie.

Boekhoudkundige Machtigingen

Toegang tot de module Boekhouding is geregeld via rechten. Neem contact op met de workspace-eigenaar of een beheerder om de volgende rechten te ontvangen:

Recht	Functionaliteit
ACCOUNTING_VIEW_COA	Rekeningstelsel bekijken
ACCOUNTING_MANAGE_COA	Rekeningen toevoegen/bewerken
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL	Boekhoudkundige journaalposten bekijken
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL	Handmatige journaalposten aanmaken
ACCOUNTING_VIEW_REPORT	Financiële rapporten bekijken en exporteren
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS	Boekhoudinstellingen configureren
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD	Boekhoudperiode sluiten/openen
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET	Vast activa beheren
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION	Afschrijvingen boeken

Workspace-eigenaren en beheerders krijgen standaard alle bovenstaande rechten.

Documentatie van GTG CRM