Wat kun je doen nadat je deze handleiding hebt gevolgd?

Bekijk snel takenlijsten op basis van status/deadline (kleur) en het 'Vandaag'-bord → maak een taak aan met checklist, starttijd, meerdere beoordelaars en belanghebbenden → voeg bestanden toe vanuit de bibliotheek en voeg interne links in → verdeel in subtaken en bekijk de cumulatieve voortgang → koppel taken aan deals/orders → geef commentaar en tag teamleden (@mention) → voltooi de taak → bekijk het tabblad Analyse en volg de activiteit 360° → schakel taakautomatisering in.

Nog niet bekend met de functies? Bekijk dan de preview van Taakbeheer 2.0 .

Bereid je van tevoren voor.

1. Log in bij GTG CRM en ga naar de CRM-module → Taken. — Hier kunt u taken aanmaken en beheren.

2. (Vereist) Er is al een deal/order/factuur beschikbaar om aan te koppelen. — Om de functie voor het koppelen van gerelateerde objecten te gebruiken.

3. (Aanbevolen) Zorg dat er een paar teamgenoten in de werkruimte aanwezig zijn. — Om beoordelaars en relevante personen toe te wijzen en namen in opmerkingen te vermelden.

Stap 1 — Bekijk snel de takenlijst: status/deadline kleur + tabblad "Vandaag"

  1. Ga naar CRM → Taken .
  2. Bekijk de workflows: elke status heeft een andere kleurtint; taken die bijna af zijn, zijn amberkleurig, terwijl taken die te laat zijn, rood zijn gekleurd.
  3. Bovenaan de pagina ziet u de tabel 'Vandaag' : klik op de groepen 'Te laat / Vandaag te doen / Binnenkort te doen / Hoge prioriteit / Mijn taken' om snel te filteren.

✅ Verwacht resultaat : De lijst toont kleuren op basis van status en deadline; door op een groep in de tabel "Vandaag" te klikken, wordt de lijst gefilterd en worden alleen die specifieke groep weergegeven.

Takenlijst gekleurd op status/deadline en planning voor vandaag
💡 Klik op "AI-suggestie" om een ​​prioriteitsplan voor de dag te ontvangen (deze functie kost credits).

Stap 2 — Maak taken aan met checklists, starttijden, goedkeurders en relevante partijen.

  1. Klik om een ​​nieuwe vacature aan te maken.
  2. Vul de titel, omschrijving, deadline, prioriteit en verantwoordelijke persoon in.
  3. Stel de starttijd in en voeg de relevante personen toe (degenen die de taak moeten bewaken).
  4. In het gedeelte 'Rollen' kunt u een of meer beoordelaars en verslaggevers toewijzen als het proces goedkeuring/toezicht vereist.
  5. Voeg een checklist toe met de stappen die tijdens het creatieproces moeten worden gevolgd.

✅ Verwacht resultaat : De taak wordt aangemaakt met een checklist, starttijd, een lijst met beoordelaars (meerdere personen) en een volledig overzicht van alle betrokken partijen.

Het formulier voor het aanmaken van een taak bevat een checklist, een starttijd, meerdere beoordelaars en belanghebbenden.

Stap 3 — Voeg bestanden uit de bibliotheek toe en voeg interne links in.

  1. Open in je werkruimte het gedeelte Bijlagen → selecteer het tabblad 'Kiezen uit bibliotheek' om bestanden/afbeeldingen op te halen die al in je werkruimte aanwezig zijn.
  2. Open het gedeelte Links → selecteer 'Interne link invoegen' om uw werkruimtewebsite, landingspagina of bericht te koppelen.

✅ Verwacht resultaat : Bestanden uit de bibliotheek en interne links worden aan de taak gekoppeld zonder dat opnieuw uploaden of handmatig plakken van URL's nodig is.

Voeg bestanden toe vanuit de bibliotheek en voeg interne links in de taak in.

Stap 4 — Verdeel in subtaken en zie hoe de voortgang automatisch wordt bijgehouden.

  1. Open de zojuist aangemaakte taak en voeg subtaken toe. Er kunnen maximaal twee niveaus worden aangemaakt; elke subtaak heeft een eigen verantwoordelijke, deadline en status.
  2. Voltooi de deeltaken geleidelijk.

✅ Verwacht resultaat : De voortgangsbalk van de hoofdtaak zal automatisch oplopen op basis van het aantal voltooide subtaken — u hoeft het percentage niet handmatig in te voeren.

Taken met subtaken en een voortgangsbalk worden automatisch geaccumuleerd.

Stap 5 — Koppel de taak aan de deal, het product, de bestelling of de factuur.

  1. Open in je werk de sectie met gerelateerde objecten .
  2. Voeg de bijbehorende deal/product/bestelling/factuur bij.

✅ Verwacht resultaat : De taak zal de gekoppelde objecten weergeven; vanuit die deal/order ziet u ook de gerelateerde taken.

Stap 6 — Reageer en tag je teamgenoten (@mention)

  1. Open het tabblad 'Opmerkingen bij de vacature' en typ uw opmerking in.
  2. Typ @ en selecteer vervolgens de naam van een teamgenoot om te vermelden ; plaats een reactie.

✅ Verwacht resultaat : De genoemde naam wordt blauw weergegeven ; de genoemde persoon ontvangt een melding in de app (en een e-mail als automatische e-mailherinneringen zijn ingeschakeld — zie stap 10).

Reageer met de naam blauw gemarkeerd.

Stap 7 — Voltooi de taak

  1. Markeer de taak als voltooid.

✅ Verwachte resultaten : De status en de voltooiingstijd worden door het systeem geregistreerd (niet op basis van persoonlijke klokken), wat zorgt voor consistente gegevens voor vergelijking en rapportage.

Stap 8 — Bekijk het tabblad Analyse: volume per individu

  1. Open in het menu 'Taken' het tabblad 'Analyses' .
  2. Bekijk overzichtskaarten en grafieken; klik op een lid om in detail te zien wat die persoon doet.

✅ Verwachte resultaten : Het tabblad Analyse toont het totale aantal taken / lopende taken / voltooide taken / taken met een achterstand / voltooiingspercentage + trend, en een volumegrafiek per individu .

Taakanalyse-tabblad met werkbelasting per persoon en voltooiingstrends.

Stap 9 — Volg de ontwikkelingen in Activiteit 360

  1. Open het tabblad Activiteit 360 van de taak.

✅ Verwacht resultaat : Een gemakkelijk leesbare tijdlijn die alles laat zien wat er rondom de taak is gebeurd (gemaakt, bijgewerkt, voltooid, gekoppeld, van commentaar voorzien) — wie wat heeft gedaan en wanneer.

Het tabblad 'Activiteit 360' van de taak met een tijdlijn van gebeurtenissen.

Stap 10 — Schakel taakautomatisering in

  1. Open in het menu Taken het tabblad Automatisering (of ga naar de Automatisering-repository , cluster Taken).
  2. Schakel de juiste scenario's in: meldingen wanneer een nieuwe taak wordt toegewezen , wanneer de status van een taak verandert , wanneer een taak is voltooid en e-mails wanneer de taak in opmerkingen wordt genoemd .

✅ Verwacht resultaat : Relevante meldingen worden automatisch verzonden; wanneer e-mails met naamsvermelding zijn ingeschakeld, ontvangt de persoon die wordt @vermeld naast de in-app-meldingen ook andere e-mails.

Geautomatiseerde scripts voor taken in magazijnautomatisering.

Snel naslagtabel voor verwachte resultaten

Open de takenlijst . Taken zijn kleurgecodeerd op basis van status/deadline; het tabblad 'Vandaag' groepeert taken die verwerkt moeten worden.

Taak + checklist + goedkeurders aanmaken — Taak met checklist, meerdere goedkeurders, starttijd, betrokken personen

Bijlagen toevoegen vanuit de bibliotheek / Interne links — Voeg bestanden en interne links toe zonder URL's te uploaden/plakken.

Voeg subtaken toe — De voortgang van de hoofdtaken wordt automatisch bijgehouden.

Gerelateerde objecten koppelen — Deals/Producten/Bestellingen/Facturen die in beide richtingen gekoppeld zijn

Reactie + @vermelding — Naam blauw gemarkeerd; de persoon die de herinnering ontvangt, krijgt notificaties (en e-mails indien ingeschakeld).

Taak voltooid — Voltooiingstijd geregistreerd door het systeem

Open het tabblad Analyse — Volume per individu + voltooide trend

Open Activity 360 — Tijdlijn van de voortgang van de taak

Automatisering inschakelen — Meldingen voor taaktoewijzing/statuswijziging/voltooiing + e-mailherinneringen

Opmerking

  • De deeltaken ondersteunen maximaal twee niveaus — voldoende om ze op te splitsen zonder dat het ingewikkeld wordt.
  • De voortgang van de hoofdtaak wordt automatisch opgeteld bij de subtaken. Pas de status van de subtaken aan, maar wijzig niet handmatig het percentage van de hoofdtaak.
  • De beoordelaar kan uit meerdere personen bestaan; de persoon die het rapport opstelt, blijft dezelfde.
  • E-mailmeldingen kunnen voor de gehele werkruimte worden in- of uitgeschakeld wanneer de persoon die wordt genoemd, wordt meegestuurd; in-app-notificaties worden altijd naar de persoon gestuurd die wordt genoemd.
  • Bijlagen uit de bibliotheek halen bestanden op binnen de gehele werkruimte; interne links verwijzen alleen naar gepubliceerde websites/landingspagina's/artikelen.
  • Automatisering kan nog steeds taken voor je aanmaken/toewijzen zoals voorheen (bijvoorbeeld wanneer een deal overgaat naar een nieuwe fase).