Handleiding: Verkoop van Diensten & Contracten op GTG CRM

Wat u zult kunnen na deze handleiding

Diensten maken in Catalogus → gemengde offertes opstellen (producten + diensten) → omzetten naar contract → Invullen Partij B + acceptatiepunten → contract versturen (.docx) → getekende versie uploaden → factureren per termijn → boekingen bekijken.

Voorbereiding

#	Voorwaarde	Waarom nodig
1	Inloggen bij GTG CRM, met rechten voor CRM-beheer (producten, diensten, offertes, contracten aanmaken).	Om de gehele workflow uit te voeren.
2	Rekeningstelsel (CoA) ingesteld + (voor facturatie) workspace met facturatie/ERP-configuratie.	Om facturen naar het boekhoudsysteem te laten gaan.
3	Een contactpersoon/bedrijf om als klant (Partij B) te dienen.	Een contract heeft een ondertekenende partij nodig.

Stap 1 — Diensten maken in Catalogus

1. Open CRM → Catalogus → Diensten → Aanmaken.
2. Maak "Website ontwerp" aan — prijs 20.000.000, Eenmalig factureren. Opslaan. Maak "Maandelijkse SEO" aan — prijs 5.000.000, Terugkerend → maandelijks. Opslaan.

✅ Verwacht resultaat: Diensten verschijnen onder Catalogus ▸ Diensten; elke dienst heeft een prijs + factureringscyclus. (Producten verschijnen onder Catalogus ▸ Producten en kunnen ook terugkerend worden ingesteld.)

Stap 2 — Gemengde offertes opstellen (producten + diensten)

1. Open CRM → Sales → Offertes (Quotations) → Aanmaken, selecteer een contactpersoon.
2. Regel 1: Type = Dienst → "Website ontwerp" (1). Regel 2: Type = Dienst → "Maandelijkse SEO" (1). Regel 3: Type = Product → "Hostinglicentie" (aantal 3).
3. Sla de offerte op → Verzenden → markeer als Geaccepteerd (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Verwacht resultaat: Elke regel heeft een Type-tag (Dienst = groen, Product = blauw); dienstregel toont de cyclus. Totaal van alle regels. Wanneer ACCEPTED, verschijnt de knop Converteren naar Contract.

Stap 3 — Offerte → Contract converteren

1. Zet de offerte op status Accepted (Geaccepteerd): open de offerte → Markeren als Verzonden → Markeren als Geaccepteerd (bevestigen).
2. Op de Accepted offerte regel in de Offerte tabel, klik op het icoon Converteren naar Contract (actieknop op de regel — NIET in de detail-drawer; de drawer bevat alleen Converteren naar Bestelling). Open het zojuist aangemaakte contract in Sales → Contracten.

✅ Verwacht resultaat: Toast/resultaat met contractnummer in de indeling CTR-JJJJMM-NNNNN. Het contract behoudt de stijl/cyclus per regel; het totaal wordt gesplitst in eenmalig totaal en maandelijks totaal + BTW. De offerte verandert naar GECONVERTEERD/GEACCEPTEERD.

Stap 4 — Partij B en acceptatiepunten invullen

1. Open in het contract het gedeelte Partij B (Party B) → selecteer een contactpersoon/bedrijf; de informatie (juridische naam, BTW-nummer, adres, vertegenwoordiger) wordt automatisch ingevuld indien bedrijfsgegevens verrijkt zijn.
2. Stel acceptatiepunten (Acceptatie) in om de betalingsplanning te sturen; (optioneel) schakel tweetaligheid in.

✅ Verwacht resultaat: Partij B wordt weergegeven in het contract; de acceptatiepunten creëren de corresponderende betalingsplanning.

Stap 5 — Contract naar klant versturen (.docx)

1. Open de contractdetails (klik op het + / contractnummer om het paneel te openen). In het gedeelte Documenten (Documents): klik op Contract genereren om een .docx-versie te maken, of gebruik Document uploaden om een contractversie bij te voegen. Wanneer er een document is, heeft elke documentregel een knop Verzenden / Downloaden om naar de klant te sturen.

✅ Verwacht resultaat: Het systeem genereert/voegt het contractdocument toe; de knoppen Verzenden (e-mail naar klant) en Downloaden verschijnen op de documentregel in het gedeelte Documenten.

ℹ️ Opmerking: Het gedeelte Documenten van het contract bevat Contract genereren + Document uploaden; nadat een document is aangemaakt, verschijnen op elke documentregel Verzenden / Downloaden. Vul Partij B (Stap 4) in voordat u Contract genereren uitvoert; als Partij B nog niet is ingevuld, kunt u nog steeds Document uploaden gebruiken om de contractversie bij te voegen.

Stap 6 — Getekende versie uploaden

1. Nadat de klant heeft getekend en teruggestuurd, klikt u in het gedeelte Documenten op Document uploaden → selecteer het bestand (type Getekende kopie) → bevestig. (Suggestie direct hieronder: "Upload het getekende contract om het te activeren.")

✅ Verwacht resultaat: Het getekende bestand wordt bijgevoegd (Type Getekende kopie) met de ondertekeningstijd; het contract verandert automatisch naar ACTIEF/Lopend en Ondertekend op wordt ingevuld. De tabel Facturatie (betalingsplanning) + de knop Factuur uitreiken verschijnen (nog geen boekingen gegenereerd).

Stap 7 — Facturen per termijn uitreiken

1. Op een actief contract, in de tabel Facturatie, klikt u op Factuur uitreiken voor de te factureren termijn → het venster Factuur uitreiken opent met 3 opties: Nu uitreiken / Opslaan als concept / Nu als betaald markeren (met de opmerking: "Uitreiken registreert inkomen + vordering (AR). Markeren als betaald registreert de ontvangst van contant geld.") → selecteer en bevestig.

✅ Verwacht resultaat: De factuur voor de betalingstermijn wordt uitgereikt via de ERP/facturatie workflow; de termijn wordt gekoppeld aan de zojuist uitgereikte factuur; de betalingsstatus wordt bijgewerkt.

⚠️ Voorafgaande voorwaarde: Het uitreiken van facturen vereist dat de workspace is geconfigureerd met elektronische facturatie / verbinding met een belastingdienst. Als er geen verbinding is, toont het venster Factuur uitreiken wel een voorbeeld, maar de facturatiestap kan niet worden uitgevoerd. Na het verbinden met elektronische facturatie wordt de termijn gefactureerd en worden er automatisch boekingen gegenereerd (Stap 8).

Stap 8 — Boekingen bekijken

1. Open Beheer (Management) → Boekhouding (Accounting) → Journaalposten (Journal Entries).

✅ Verwacht resultaat: Wanneer een factuur wordt uitgereikt, wordt een balansboeking automatisch gegenereerd: Debet Vorderingen (131) / Credit Opbrengsten (511) / Credit BTW (3331). Bij het registreren van betaling: Debet Kas (111/112) / Credit Vorderingen (131).

ℹ️ Opmerking: De boeking voor contractopbrengsten (Debet 131 / Credit 511 / Credit 3331) verschijnt pas nadat de factuur succesvol is uitgereikt — dat wil zeggen, nadat elektronische facturatie is verbonden (zie Stap 7).

Snelle tabel met verwachte resultaten

Actie	Wat u zult zien
Dienst aanmaken (Stap 1)	Diensten in Catalogus ▸ Diensten + prijs + cyclus
Gemengde offerte (Stap 2)	Type-tags per regel; ACCEPTED → knop Converteren naar Contract
Converteren (Stap 3)	CTR-2026-... ; totaal gesplitst eenmalig/maandelijks; offerte GECONVERTEERD
Partij B + acceptatie (Stap 4)	Partij B vooraf ingevuld; betalingsplanning per mijlpaal
Verzenden (.docx) (Stap 5)	E-mail .docx naar klant; VERZONDEN
Getekende versie uploaden (Stap 6)	Ondertekenaar + tijdstip; GETEKEND → ACTIEF; betalingsplanning aangemaakt
Factuur uitreiken (Stap 7)	Voorbeeld bekijken → bevestigen → factuur per termijn uitgereikt
Journaal (Stap 8)	Boeking Debet 131/Credit 511+3331; betaling Debet 111/Credit 131

Opmerkingen

• Offerte → Bestelling kopieert nog steeds alleen de product regels (diensten behoren tot contracten) — dit is het juiste ontwerp.
• Productcatalogus importeren ondersteunt elk spreadsheet-formaat (AI koppelt kolommen); dienst importeren is een volgende functie op de roadmap.
• BTW: als de belasting op 0% is ingesteld, kan de BTW volgens het land van de workspace (bijv. 10% voor NL) nog steeds van de prijslijst worden toegepast — dit is het standaardgedrag.