Beheer van niet-contante betalingsbewijzen voor bedrijfshuishoudens Groep 3

Vanaf 2026 moeten bedrijfshuishoudens in Groep 3 (omzet boven 3 miljard VND/jaar) volgens Besluit 3389 hun fiscale verplichtingen nakomen volgens de aangiftemethode en voldoen aan strengere voorwaarden voor het beheer van bewijsstukken. Met name het beheer van niet-contante betalingsbewijzen is niet alleen een verplichte eis, maar ook een voorwaarde om belastingaftrek en de erkenning van redelijke kosten te krijgen.

Volgens de bepalingen van Decreet 01/2021 zijn bedrijfshuishoudens organisaties opgericht door individuen of leden van huishoudens en onbeperkt aansprakelijk met hun gehele vermogen. Dit betekent dat alle inkomsten - of ze nu afkomstig zijn van een persoonlijk of zakelijk account - als inkomen van het huishouden worden beschouwd. Daarom is het scheiden en beheren van niet-contante betalingsbewijzen uiterst belangrijk om transparantie en naleving van de belastingwetgeving te garanderen.

Hoofdkenmerken

• Gecentraliseerd beheer van betalingsbewijzen voor bankoverschrijvingen, kaarten en e-wallets
• Snelle zoekfunctie op periode, betalende partij, bedrag
• Veilige opslag van elektronische bewijsstukken, gemakkelijk op te vragen wanneer nodig
• Automatische reconciliatie met boekhouding en belastingaangiften
• Waarschuwingen voor ontbrekende verplichte bewijsstukken voor transacties boven een bepaalde drempel
• Gedetailleerde statistische rapporten per maand, kwartaal, jaar voor belastingafwikkeling
• Hoge beveiliging met toegangsrechten en automatische back-ups

Gedetailleerde Gebruiksaanwijzing

Stap 1: Bedrijfsbankrekening instellen

Zoals eerder vermeld, aangezien bedrijfshuishoudens onbeperkt aansprakelijk zijn met hun volledige vermogen, is het openen van een aparte rekening voor zakelijke activiteiten de eerste belangrijke stap.

1. Navigeer naar de module Bewijsstukbeheer op GTG CRM
2. Selecteer Configuratie → Bankrekeningen
3. Voer de informatie in: Banknaam, rekeningnummer, rekeninghouder
4. Markeer deze rekening als "Hoofd Bedrijfsrekening"

Stap 2: Koppelen van betalingsgegevensbronnen

GTG CRM ondersteunt automatische synchronisatie vanuit meerdere bronnen:

1. Internet Banking Koppelen: Voer de API-sleutel in of maak verbinding via Open Banking
2. E-wallet Koppelen: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Bankafschriftbestand Importeren: Ondersteunt Excel, PDF-formaten van banken

Na de koppeling synchroniseert het systeem automatisch de transactiegeschiedenis en werkt deze in realtime bij.

Stap 3: Bewijsstukken registreren en classificeren

Voor elke niet-contante betalingstransactie:

1. Selecteer de transactie uit de automatisch gesynchroniseerde lijst
2. Classificeren: Zakelijke kosten, Persoonlijke kosten, Omzet
3. Koppelen van gerelateerde bewijsstukken: Factuur, contract, ontvangstbewijs (upload foto/PDF)
4. Opmerkingen: Betaaldoel, gerelateerde partij

Belangrijke opmerking: Volgens de regelgeving kunnen alleen kosten met volledige niet-contante betalingsbewijzen worden erkend als aftrekbare kosten bij het berekenen van inkomstenbelasting uit bedrijven.

Stap 4: Vergelijken met boekhoudkundige administratie

Het systeem vergelijkt automatisch:

• Niet-contante betalingsbewijzen
• Kasboek
• Kosten-inkomstenboek
• Belastingaangifteformulier

Indien afwijkingen worden geconstateerd, zal het systeem onmiddellijk waarschuwen om tijdig correcties aan te brengen.

Stap 5: Rapporten exporteren naar belastingdienst

Wanneer belastingaangiften of afrekeningen moeten worden ingediend:

1. Navigeer naar Rapportage → Rapport Betalingsbewijzen
2. Selecteer de rapportageperiode: Maand, Kwartaal, Jaar
3. Selecteer het rapporttype: Gedetailleerd overzicht van niet-contante transacties; Geconsolideerd rapport per partij; Rapport aftrekbare kosten
4. Exporteer PDF/Excel-bestand met gescande originele bewijsstukken

Stap 6: Opslag en ophalen

Alle bewijsstukken worden elektronisch opgeslagen met:

• Opslagperiode: Minimaal 10 jaar (volgens de wet)
• Encryptie: Bankniveau beveiliging
• Zoeken: Op meerdere criteria (datum, bedrag, partij, kostentype)
• Back-up: Dagelijks automatisch

Voordelen van gebruik

• 100% naleving van de regelgeving inzake niet-contante betalingsbewijzen vanaf 2026
• Maximaliseer aftrekbare kosten bij belastingberekening, vermindert legaal te betalen personenbelasting
• Bespaar 70% tijd op reconciliatie en rapportage ten opzichte van handmatig werk
• Financiële transparantie, vermijd het risico op belastinginspecties door ontbrekende bewijsstukken
• Realtime inzicht in bedrijfsgeldstromen, ondersteunt tijdige besluitvorming

Belangrijke Opmerkingen

Over de classificatie van bedrijfshuishoudens

Bedrijfshuishoudens Groep 3 (omzet boven 3 miljard VND/jaar) moeten vanaf 2026 de aangiftemethode toepassen. Dit betekent:

• Moet volledige aangifte doen van omzet en kosten (geen toepassing meer van % tarief zoals bij de forfaitaire methode)
• Moet volledige facturen en bewijsstukken hebben voor alle uitgaven
• Alleen kosten met niet-contante betalingsbewijzen worden geregistreerd

Over onbeperkte aansprakelijkheid

Speciale opmerking: Bedrijfshuishoudens zijn onbeperkt aansprakelijk met hun gehele vermogen. Daarom:

• Alle bankrekeningen (persoonlijk + zakelijk) worden beschouwd als inkomsten van het huishouden
• Moet duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen zakelijke en persoonlijke transacties
• Het is aan te raden om een aparte rekening te openen voor zakelijke activiteiten

Over de beperkingen van bedrijfshuishoudens

• Een individu mag slechts één bedrijfshuishouden oprichten
• Mag niet tegelijkertijd een eenmanszaak-eigenaar zijn
• Mag geen commanditaire vennoot zijn van een commanditaire vennootschap

Met GTG CRM wordt het beheer van niet-contante betalingsbewijzen eenvoudig, nauwkeurig en 100% conform de wettelijke voorschriften. Bereid u vanaf nu voor op de veranderingen vanaf 2026!