Beheer van niet-contante betaalbewijzen voor groep 3 ondernemingen

Vanaf 2026, volgens Besluit 3389, moeten bedrijfshuishoudens in Groep 3 (omzet van meer dan 3 miljard VND/jaar) hun belastingverplichtingen nakomen via de aangiftemethode en strengere voorwaarden voor documentbeheer naleven. Met name het beheer van documenten voor niet-contante betalingen is niet alleen een verplichte eis, maar ook een voorwaarde om belastingaftrek te genieten en redelijke kosten te verantwoorden.

Volgens de bepalingen van Decreet 01/2021 is een bedrijfshuishouden een entiteit die is opgericht door een individu of leden van een gezin en onbeperkt aansprakelijk is met al hun bezittingen. Dit betekent dat alle inkomsten - of ze nu afkomstig zijn van een persoonlijke of zakelijke rekening - worden beschouwd als inkomsten van het huishouden. Daarom wordt de scheiding en het beheer van documenten voor niet-contante betalingen uiterst belangrijk om transparantie en naleving van de belastingwetgeving te waarborgen.

Belangrijkste functies

• Gecentraliseerd beheer van documenten voor bankoverschrijvingen, kaarten en elektronische portemonnees
• Snelle zoekfunctie op periode, betalingsontvanger, bedrag
• Veilige opslag van elektronische documenten, gemakkelijk opvraagbaar indien nodig
• Automatische afstemming met boekhoudkundige administratie en belastingaangiften
• Meldingen van ontbrekende verplichte documenten voor transacties boven de vastgestelde drempel
• Gedetailleerde statistische rapporten per maand, kwartaal, jaar voor belastingaangifte
• Hoge beveiliging met toegangsrechten en automatische back-ups

Gedetailleerde gebruiksinstructies

Stap 1: Bedrijfsbankrekening instellen

Zoals eerder vermeld, aangezien bedrijfshuishoudens onbeperkt aansprakelijk zijn met al hun bezittingen, is het openen van een aparte rekening voor zakelijke activiteiten de eerste belangrijke stap.

1. Ga naar de module Documentbeheer in GTG CRM
2. Selecteer Configuratie → Bankrekeningen
3. Voer de gegevens in: Banknaam, rekeningnummer, rekeninghouder
4. Markeer deze rekening als "Hoofdbankrekening"

Stap 2: Betaalbronnen verbinden

GTG CRM ondersteunt automatische synchronisatie vanuit verschillende bronnen:

1. Internetbankieren verbinden: API-sleutel invoeren of verbinding maken via Open Banking
2. Elektronische portemonnees verbinden: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Bankafschriften importeren: Ondersteuning voor Excel-, PDF-formaten van banken

Na verbinding synchroniseert het systeem automatisch de transactiegeschiedenis en werkt het in realtime bij.

Stap 3: Documenten registreren en classificeren

Voer voor elke niet-contante betalingstransactie de volgende stappen uit:

1. Selecteer de transactie uit de lijst met automatische synchronisatie
2. Classificeren: Zakelijke kosten, Persoonlijke kosten, Omzet
3. Gekoppelde documenten: Facturen, contracten, kwitanties (upload foto/PDF)
4. Opmerkingen: Doel van betaling, betrokken partijen

Belangrijke opmerking: Volgens de regelgeving kunnen alleen kosten met volledige documenten voor niet-contante betalingen worden opgenomen in aftrekbare kosten bij de berekening van de inkomstenbelasting uit onderneming.

Stap 4: Afstemming met de boekhouding

Het systeem stemt automatisch af tussen:

• Documenten voor niet-contante betalingen
• Kasboek
• Kosten- en omzetboek
• Belastingaangifteformulier

Indien er verschillen worden geconstateerd, zal het systeem onmiddellijk waarschuwen om tijdige aanpassingen te maken.

Stap 5: Rapporten exporteren voor de belastingdienst

Wanneer belastingaangiften of -afrekeningen moeten worden ingediend:

1. Ga naar Rapporten → Rapport betalingsdocumenten
2. Selecteer de rapportageperiode: Maand, Kwartaal, Jaar
3. Selecteer het rapporttype: Gedetailleerde lijst van niet-contante transacties; Samenvattend rapport per partij; Rapport aftrekbare kosten
4. Exporteer naar PDF/Excel-bestand met gescande originele documenten

Stap 6: Opslag en ophalen

Alle documenten worden elektronisch opgeslagen met:

• Opslagperiode: Minimaal 10 jaar (wettelijk verplicht)
• Encryptie: Bankniveau beveiliging
• Zoeken: Op meerdere criteria (datum, bedrag, tegenpartij, type kosten)
• Back-up: Dagelijks automatisch

Voordelen van gebruik

• 100% naleving van de regelgeving voor niet-contante betalingsdocumenten vanaf 2026
• Maximaliseer aftrekbare kosten bij het berekenen van belastingen, verlaag wettelijk verschuldigde inkomstenbelasting
• Bespaar 70% van de tijd op afstemming en rapportage vergeleken met handmatige methoden
• Financiële transparantie, voorkom belastingcontroles door ontbrekende documenten
• Realtime inzicht in cashflow, ondersteunt tijdige besluitvorming

Belangrijke opmerkingen

Over de classificatie van huishoudelijke bedrijven

Huishoudelijke bedrijven Groep 3 (omzet boven 3 miljard/jaar) moeten vanaf 2026 de aangiftevorm toepassen. Dit betekent:

• Volledige aangifte van inkomsten en kosten (geen toepassing meer van een vast % zoals bij de forfaitaire methode)
• Vereist volledige facturen en documenten voor alle uitgaven
• Alleen kosten met niet-contante betaalbewijzen worden geregistreerd

Over onbeperkte aansprakelijkheid

Speciale opmerking: Huishoudelijke bedrijven zijn onbeperkt aansprakelijk met al hun bezittingen. Daarom:

• Alle bankrekeningen (persoonlijk + zakelijk) worden beschouwd als inkomsten van het huishouden
• Het is noodzakelijk om duidelijk onderscheid te maken tussen zakelijke en persoonlijke transacties
• Het wordt aangemoedigd om een aparte rekening te openen voor bedrijfsactiviteiten

Over de beperkingen van huishoudelijke bedrijven

• Een individu mag slechts één huishoudelijk bedrijf oprichten
• Mag niet tegelijkertijd eigenaar zijn van een eenmanszaak
• Mag geen commanditaire vennoot zijn van een commanditaire vennootschap

Met GTG CRM wordt het beheer van niet-contante betaalbewijzen eenvoudig, nauwkeurig en 100% conform de wettelijke voorschriften. Bereid u nu voor om klaar te zijn voor de veranderingen vanaf 2026!