Navodila za uporabo CRM

1. Dostop do CRM

1. korak: Prijavite se v GTG CRM

Prijavite se v svoj račun GTG CRM.

2. korak: Odprite meni stikov

Na levem navigacijskem traku kliknite »Stiki«.

Glavni vmesnik

Videli boste seznam vseh stikov (strank) v sistemu.

2. Ogled seznama stikov

Prikazani podatki

Seznam stikov prikazuje naslednje stolpce s podatki:

Podatki	Opis
Ime	Ime stranke
E-pošta	Elektronski naslov
Telefonska številka	Kontaktna telefonska številka
Država	Država stranke
Status	New, In Progress, Converted...
Vir	Facebook, Zalo, Landing Page...
Oseba za stik	Zaposleni, ki je odgovoren

Samodejni vir podatkov

Stiki se samodejno vnesejo v CRM iz:

• Facebook Messenger - Ko stranka pošlje sporočilo prek Fanpagea.
• Gmail - Ko stranka pošlje e-pošto.
• Landing Page - Ko stranka izpolni obrazec ali pošlje sporočilo prek Live Chata.

3. Ustvarjanje novega stika

Kdaj je treba ustvariti ročno?

Ko dobite stranko iz vira, ki ga GTG CRM ne more samodejno pridobiti (npr. telefonski klic, osebno srečanje...).

1. korak: Kliknite »Ustvari stik«

Kliknite gumb »Ustvari stik« v zgornjem desnem kotu zaslona.

2. korak: Vnesite podatke

Vnesite podatke o stranki:

• Ime in priimek (obvezno)
• E-pošta (obvezno)
• Telefonska številka
• Naslov
• Država
• Opombe

Nasvet: Bolj podrobni podatki pomenijo lažje upravljanje pozneje!

3. korak: Shranite stik

Kliknite »Shrani«, da dodate stik na seznam.

4. Uvoz podatkov iz CSV

Kdaj je potreben uvoz?

Ko že imate datoteko s podatki o strankah (iz Excela, starega sistema...).

1. korak: Pripravite datoteko CSV

Datoteka CSV mora imeti pravilno obliko:

Obvezni stolpec	Opis
email	Elektronski naslov
firstName	Ime
lastName	Priimek
phone	Telefonska številka
address	Naslov

2. korak: Kliknite »Uvozi podatke«

Kliknite gumb »Uvozi podatke« na orodni vrstici.

3. korak: Izberite datoteko CSV

Kliknite »Izberi datoteko« in izberite pripravljeno datoteko CSV.

4. korak: Potrdite uvoz

Preverite podatke in kliknite »Uvozi«, da dokončate.

Opomba: Stolpec z e-poštnim naslovom je v datoteki CSV OBVEZEN.

5. Prilagoditev prikazanih stolpcev

1. korak: Odprite nastavitve stolpcev

Kliknite "Uredi stolpce" na orodni vrstici.

2. korak: Dodaj nov stolpec

Izberite stolpce, ki jih želite prikazati: - Označite stolpce, ki jih želite prikazati - Odznačite stolpce, ki jih ne potrebujete

3. korak: Shranite nastavitve

Kliknite "Shrani", da uporabite spremembe.

6. Uporaba filtrov

6.1 Filtriranje po datumu

Ogled strank po časovnem obdobju: - Danes - Nove stranke danes - Včeraj - Stranke včeraj - Zadnjih 7 dni - Ta mesec - Po meri - Izberite časovno obdobje

6.2 Filtriranje po statusu

• Novo - Nova stranka
• V obdelavi - V obdelavi
• Pretvori - Pretvorjeno
• Izgubljeno - Izgubljena stranka

6.3 Napredni filtri

1. korak: Kliknite "Napredni filtri"

2. korak: Izberite polje za filtriranje (Naslov, Izdelek, Vir...) 3. korak: Vnesite vrednost za iskanje

Primer: Poiščite stranko v Okrožju 5 - Izberite: Naslov - Vnesite: Okrožje 5

6.4 Kombiniranje več filtrov

• Naslov = Okrožje 5 IN
• Kupljen izdelek = Majica

7. Urejanje stika

Kliknite ime stika, da odprete stran s podrobnostmi.

Tu lahko uredite: - Osebne podatke - Naslov - Telefonska številka - Opombe - Status

8. Dodelitev vodje

Namen

Dodeli stranke zaposlenim, ki so odgovorni, za: - Jasno delitev dela - Spremljanje uspešnosti - Izogibanje podvojenemu negovanju

1. korak: Odprite podrobnosti stika

Kliknite stik, ki ga želite dodeliti.

2. korak: Izberite vodjo

V razdelku "Vodja" kliknite, da izberete zaposlenega.

3. korak: Zamenjava vodje

Če želite dodeliti drugemu: 1. Kliknite ime trenutnega vodje 2. Izberite novo osebo s seznama 3. Shranite spremembe

9. Prilaganje datotek in povezav k opravilu

Vsako opravilo v CRM lahko priloži datoteke iz Upravitelja sredstev in zunanje povezave - vsa povezana dokumentacija je neposredno v opravilu, ni jo treba iskati drugje.

9.1 Dostop do opravil stika

1. korak: Kliknite ime stika, da odprete stran s podrobnostmi.

2. korak: Izberite zavihek "Opravila" na strani s podrobnostmi stika.

3. korak: Kliknite "Ustvari opravilo" ali odprite obstoječe opravilo.

9.2 Prilaganje datoteke iz Upravitelja sredstev

1. korak: V obrazcu za opravilo poiščite razdelek "Priloženi dokumenti".

Korak 2: Kliknite "Dodaj datoteko".

Korak 3: Izberite datoteko iz Upravitelja sredstev: - Poiščite datoteko po imenu - Ali brskajte po mapi - Podprte so vse vrste datotek: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Korak 4: Kliknite "Izberi", da datoteko priložite k nalogi.

Rezultat: Datoteka se prikaže v nalogi z imenom, vrsto datoteke in velikostjo.

Primer uporabe:

Naloga: "Pošlji ponudbo za 3. četrtletje stranki Nguyễn Thị B"
  📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB)
  📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

9.3 Prilaganje zunanjih povezav

Korak 1: V obrazcu za nalogo poiščite razdelek "Povezave".

Korak 2: Kliknite "Dodaj povezavo".

Korak 3: Vnesite informacije: - URL: Prilepite povezavo tukaj (Google Drive, Google Sheets, Figma, spletna stran...) - Naslov: Prikazno ime za povezavo (na primer: "Poročilo za maj")

Korak 4: Kliknite "Dodaj", da shranite povezavo.

Primer uporabe:

Naloga: "Pregled nove zasnove pristajalne strani"
  🔗 Figma Design → https://figma.com/...
  🔗 Brief brief stranke → https://docs.google.com/...
  🔗 Stran s referencami konkurence → https://example.com/...

9.4 Ogled in upravljanje prilog

Ko odprete nalogo, se vse priložene datoteke in povezave prikažejo spodaj:

Vrsta	Prikaz	Dejanje
Datoteka	Ikona vrste datoteke + ime + velikost	Ogled, Prenos, Brisanje
Povezava	Ikona + naslov + domena	Odpri povezavo, Brisanje

9.5 Namigi za uporabo

• Ponudba: Priložite datoteko PDF k nalogi "Pošlji ponudbo"
• Pogodba: Priložite datoteko DOCX pogodbe k nalogi "Podpiši pogodbo"
• Zasnova: Priložite povezavo Figma k nalogi "Odobri zasnovo"
• Poročilo: Priložite povezavo Google Sheets k nalogi "Pregled podatkov"
• Slike izdelkov: Priložite JPG/PNG k nalogi "Potrdi slike"

10. Objekt po meri

10.1 Kaj je Objekt po meri?

Objekt po meri podjetjem omogoča ustvarjanje lastnih vrst podatkov poleg stikov - na primer: Pogodbe, Projekti, Garancijski listi, Sestanki...

Vsaka vrsta objekta po meri ima lahko različna polja po meri in je povezana s stiki v CRM-ju.

10.2 Ustvarjanje vrste objekta po meri

Korak 1: Pojdite v Nastavitve → Objekt po meri.

Korak 2: Kliknite "Ustvari novo".

Korak 3: Poimenujte vrsto (na primer: "Pogodba") in dodajte potrebna polja: - Besedilo (Text) - Številka (Number) - Datum (Date) - Spustni seznam (izbiranje iz seznama) - Potrditveno polje (Checkbox)

Korak 4: Kliknite "Shrani", da ustvarite novo vrsto.

10.3 Dodajanje zapisov objekta po meri k stiku

Korak 1: Odprite podrobno stran stika.

Korak 2: Izberite ustrezno zavihek Objekt po meri (na primer: "Pogodba").

Korak 3: Kliknite "Dodaj zapis".

Korak 4: Izpolnite informacije za konfigurirana polja.

Korak 5: Kliknite "Shrani".

10.5 Primeri uporabe objekta po meri

Primer 1: Pogodba

Vrsta: Pogodba
Polja: Številka pogodbe, Datum podpisa, Vrednost, Status, Datum poteka veljavnosti
→ Povezano s stikom stranke

Primer 2: Garancijski list

Vrsta: Garancija
Polja: Šifra izdelka, Datum nakupa, Garancijski rok, Stanje
→ Povezano s stikom kupca

Primer 3: Sestanek

Vrsta: Svetovalni termin
Polja: Datum sestanka, Lokacija, Svetovalec, Opombe
→ Povežite s svetovanim stikom

Upravljanje poslovnih stikov

Samodejna kategorizacija

Stiki z e-poštnimi naslovi z domeno podjetja bodo samodejno kategorizirani kot "Podjetje":

• abc@fpt.com.vn → Podjetje
• xyz@gtgcrm.com → Podjetje
• user@gmail.com → Posameznik

Dostop

Kliknite meni "Podjetje" v stranski vrstici, da si ogledate seznam B2B.

Nasveti za uporabo

Priporočeno

1. Vnesite popolne informacije - Enostavno iskanje in upravljanje
2. Posodobite status - Vedite, v kateri fazi je stranka
3. Napišite podrobne opombe - Zapišite pomembne informacije
4. Jasno dodelite naloge - Vsaka stranka ima eno odgovorno osebo
5. Uporabite filtre - Hitro poiščite skupine strank
6. Priložite datoteke k opravilom - Pomembni dokumenti so vedno pri roki

Nezaželeno

1. Pustite e-pošto prazno - E-pošta je obvezno polje za identifikacijo
2. Vnesite podvojene podatke - Preverite pred ustvarjanjem novega vnosa
3. Ne posodabljajte - Stare informacije ne bodo točne

Povzetek

CRM v GTG CRM vam pomaga:

• Samodejno zbirati stranke iz vseh kanalov
• Enostavno ustvarjati in uvažati stike
• Prilagodljivo prilagoditi prikaz stolpcev
• Iskati z naprednimi filtri
• Hitro urejati informacije
• Jasno dodeliti odgovorne osebe
• Priložiti datoteke iz Asset Managerja in zunanje povezave k opravilom