Zahteve pred začetkom

Za uporabo funkcije elektronske fakture morate:

  • ✅ Imeti GTG CRM račun
  • ✅ Prijaviti se v sistem
  • ✅ (Neobvezno) Račun ponudnika elektronskih faktur (S-Invoice ali MISA)

Dostop do funkcije elektronske fakture

1. korak: Prijavite se v GTG CRM

Prijavite se v sistem GTG CRM s svojim računom.

Prijava v sistem

2. korak: Odprite meni elektronske fakture

  1. Poglejte na levi stranski meni
  2. Kliknite na »Elektronska faktura«
Meni elektronske fakture

3. korak: Izberite vrsto fakture

Na zaslonu elektronske fakture sta dva zavihka:

Zavihek Opis
Odhodna faktura Faktura, ki jo izdate stranki
Prihodna faktura Faktura, ki vam jo izda dobavitelj
Dva zavihka fakture

Upravljanje prihodnjih faktur

1. način: Ročno nalaganje faktur

1. korak: Kliknite gumb za nalaganje

Obstajata dva načina za odpiranje pogovornega okna za nalaganje:

  • Kliknite gumb »Naloži« v zgornjem desnem kotu
  • Ali kliknite gumb »Naloži fakturo«
Gumb za nalaganje

2. korak: Izberite datoteko fakture

  1. Povlecite datoteko PDF fakture v območje nalaganja
  2. Ali kliknite, da izberete datoteko iz računalnika
Pogovorno okno za nalaganje

3. korak: Naloži in obdelaj

  1. Kliknite »Naloži in obdelaj«
  2. Počakajte, da sistem obdela (stanje: »V obdelavi«)
V obdelavi

4. korak: Ogled rezultatov

  1. Po približno 10 sekundah kliknite »Osveži«
  2. Faktura je uvožena z vsemi podrobnostmi
Uvožena faktura

💡 Opomba: Sistem podpira zapletene fakture z več izdelki. Na primer: faktura z 32 izdelki se tudi samodejno obdela!

Zapletena faktura

2. način: Samodejno zbiranje iz e-pošte

To je najbolj priročen način - sistem samodejno pridobi fakture iz vaše e-pošte!

Nastavitve za samodejno zbiranje e-pošte

1. korak: Odprite meni integracije

  1. Kliknite meni »Integracije« na levem stranskem meniju
Meni integracije

2. korak: Povežite e-pošto

  1. Povežite svojo poslovno e-pošto (na primer: support@company.com)
  2. Dovolite GTG CRM dostop do e-pošte

3. korak: Vklopite samodejno zbiranje

  1. Poiščite možnost »Samodejno zbiranje faktur«
  2. Omogočite to funkcijo
Vklop samodejnega zbiranja

4. korak: Preverite rezultate

Ko prejmete novo e-pošto s fakturo:

  1. Sistem samodejno zazna in uvozi
  2. Pojdite v Prihodne fakture, da si jih ogledate
  3. Vir bo prikazan kot »E-pošta«
Faktura iz e-pošte

Urejanje informacij (po potrebi)

Če so informacije napačne, jih lahko uredite:

  1. Kliknite na fakturo, ki jo želite urediti
  2. Kliknite »Uredi«
  3. Uredite informacije
  4. Shrani
Urejanje fakture

Povezava s ponudniki faktur

Če želite izdati odhodno fakturo, se morate povezati s ponudnikom elektronskih faktur.

Povezava z S-Invoice (Viettel)

1. korak: Odprite povezavo

  1. Pojdite na zavihek »Odhodna faktura«
  2. Kliknite gumb »Poveži« v zgornjem desnem kotu
Gumb za povezavo

2. korak: Izberite S-Invoice

  1. Izberite ponudnika S-Invoice
  2. Vnesite podatke za prijavo:
    • Uporabniško ime: (običajno davčna številka)
    • Geslo: Geslo računa S-Invoice
    • Davčna številka: Davčna številka podjetja
Povezava z S-Invoice

3. korak: Potrdite povezavo

Kliknite »Poveži« in počakajte na sporočilo o uspehu.

Povezava z MISA

1. korak: Izberite MISA

  1. Kliknite gumb »Poveži«
  2. Izberite ponudnika MISA

2. korak: Vnesite podatke

  • Uporabniško ime: E-pošta, s katero ste se registrirali pri MISA
  • Geslo: Geslo računa MISA
  • Davčna številka: Davčna številka podjetja
Povezava z MISA

3. korak: Potrdite

Kliknite »Poveži« in počakajte na sporočilo o uspehu.

Izdaja odhodne fakture

1. korak: Odprite obrazec za ustvarjanje fakture

  1. Pojdite na zavihek »Odhodna faktura«
  2. Kliknite »Ustvari fakturo«
Obrazec za ustvarjanje fakture

2. korak: Izberite osnovne podatke

Polje Opis
Ponudnik S-Invoice ali MISA
Vzorec fakture Izberite ustrezen vzorec (kontaktirajte računovodstvo)
Način plačila Gotovina / Bančni prenos
Status plačila Plačano / Neplačano

⚠️ Opomba: Status plačila ne vpliva na davčne organe, vendar vam pomaga slediti terjatvam.

3. korak: Vnesite podatke o kupcu

  • Pravno ime: Ime podjetja kupca
  • Davčna številka: Davčna številka kupca
  • Naslov: Naslov podjetja

4. korak: Dodajte izdelke/storitve

  1. Kliknite »Dodaj izdelek«
  2. Vnesite podatke:
    • Ime izdelka
    • Količina
    • Cena na enoto
    • Stopnja DDV (8 % ali 10 %)
    • Stopnja popusta (če obstaja)
Dodajanje izdelkov

💡 Nasvet: Če imate več izdelkov z različnimi stopnjami DDV (8 % in 10 %), bo sistem samodejno ustvaril dve ločeni fakturi.

5. korak: Shranite osnutek

Kliknite »Shrani osnutek«, da shranite pred izdajo.

6. korak: Predogled PDF-ja

  1. Kliknite »Predogled PDF«
  2. Preverite podatke na fakturi
Predogled PDF-ja
Predogled MISA

7. korak: Izdajte fakturo

  1. Skrbno preverite podatke
  2. Kliknite »Izdaj fakturo«
  3. Počakajte na sporočilo o uspehu
Izdana faktura

8. korak: Prenesite PDF fakture

Po uspešni izdaji:

  1. Kliknite »Prenesi PDF« za prenos fakture
  2. Pošljite jo stranki
Prenesi PDF

Ustvarjanje nadomestne fakture

Ko morate spremeniti izdano fakturo (stranka vrača blago, zaznana napaka...):

1. korak: Odprite izvirno fakturo

  1. Pojdite na zavihek »Odhodna faktura«
  2. Poiščite in kliknite na fakturo, ki jo želite nadomestiti

2. korak: Ustvarite nadomestno fakturo

  1. Kliknite »Ustvari nadomestno fakturo«
Nadomestna faktura

3. korak: Spremenite podatke

  • Spremenite izdelke, količino, ceno, če je potrebno
  • Dodajte ali odstranite izdelke

⚠️ Opomba: Stopnje DDV ne morete spremeniti glede na izvirno fakturo v isti nadomestni fakturi.

4. korak: Izdajte nadomestno fakturo

  1. Shrani osnutek
  2. Predogled PDF-ja
  3. Izdaj nadomestno fakturo

Druge operacije

Sinhronizacija faktur

Sinhronizirajte fakture od ponudnika v GTG CRM:

  1. Kliknite gumb »Sinhroniziraj«
  2. Počakajte, da se sistem posodobi

Prekinitev povezave s ponudnikom

  1. Kliknite gumb »Poveži« (ali »Prekinitev povezave«)
  2. Potrdite prekinitev povezave
  3. Lahko se povežete z drugim ponudnikom

Ogled podrobnosti fakture

Kliknite na katero koli fakturo, da si jo ogledate:

  • Podrobne informacije
  • Seznam izdelkov
  • Skupni znesek in DDV

Sprememba vzorca fakture

  1. Pojdite v urejanje fakture (osnutek)
  2. Izberite nov vzorec
  3. Shrani pred predogledom PDF-ja

Nasveti za učinkovito uporabo

1. Nastavitev samodejnega zbiranja e-pošte

  • Prihrani čas pri mesečnem prenosu faktur
  • Računovodja mora samo vstopiti v GTG CRM, da prenese fakture

2. Skrbno preverjanje pred izdajo

  • Vedno predogledajte PDF pred izdajo
  • Izdane fakture ni mogoče spremeniti, mogoče je le ustvariti nadomestno fakturo

3. Sledenje statusu plačila

  • Označite »Plačano«, ko prejmete denar
  • Omogoča učinkovito upravljanje terjatev

4. Dodeljevanje dovoljenj računovodjem

  • Dodellite računovodjem dostop do modula elektronskih faktur
  • Računovodja si lahko sam prenese fakture za davčne obračune