E-račun - Integriran elektronski račun CRM

Zahteve pred začetkom

Za uporabo funkcije e-računov potrebujete:

• ✅ Račun GTG CRM
• ✅ Prijavo v sistem
• ✅ (Neobvezno) Račun ponudnika e-računov (S-Invoice ali MISA)

---

Dostop do funkcije e-računov

Korak 1: Prijava v GTG CRM

Prijavite se v sistem GTG CRM s svojim računom.

Korak 2: Odprite meni e-računov

1. Poglejte na levi meni
2. Kliknite "E-računi"

Korak 3: Izberite vrsto računa

Na zaslonu e-računov sta 2 zavihka:

Zavihek	Opis
Odhodni računi	Računi, ki jih izdate strankam
Vhodni računi	Računi, ki vam jih izda dobavitelj

---

Upravljanje vhodnih računov

1. način: Ročno nalaganje računov

Korak 1: Kliknite gumb za nalaganje

Obstaja 2 načina za odpiranje dialoga za nalaganje:

• Kliknite gumb "Naloži" v zgornjem desnem kotu
• Ali kliknite gumb "Naloži račun"

Korak 2: Izberite datoteko računa

1. Povlecite in spustite PDF datoteko računa v območje za nalaganje
2. Ali kliknite, da izberete datoteko iz računalnika

Korak 3: Nalaganje in obdelava

1. Kliknite "Naloži in obdela"
2. Počakajte, da sistem obdela (stanje: "Obdelujem")

Korak 4: Ogled rezultatov

1. Po približno 10 sekundah kliknite "Osveži"
2. Račun je bil uvožen z vsemi informacijami

💡 Opomba: Sistem podpira zapletene račune z več izdelki. Na primer, račun s 32 izdelki se prav tako obdela samodejno!

2. način: Samodejno zbiranje iz e-pošte

To je najbolj priročen način - sistem samodejno pridobi račune iz vaše e-pošte!

---

Nastavitev samodejnega zbiranja e-pošte

Korak 1: Odprite meni Integracije

1. Kliknite meni "Integracije" na levem meniju

Korak 2: Povežite e-pošto

1. Povežite svojo poslovno e-pošto (npr. support@company.com)
2. Dopustite GTG CRM dostop do e-pošte

Korak 3: Vklopite samodejno zbiranje

1. Poiščite možnost "Samodejno zbiranje računov"
2. Omogočite to funkcijo

Korak 4: Preverite rezultate

Ko prejmete nov elektronski račun:

1. Sistem ga samodejno zazna in uvozi
2. Pojdite na "Prihodnji računi", da si jih ogledate
3. Vir bo prikazan kot "E-pošta"

Uredite informacije (če je potrebno)

Če so informacije napačne, jih lahko uredite:

1. Kliknite na račun, ki ga želite urediti
2. Kliknite "Uredi"
3. Uredite informacije
4. Shranite

---

Povežite ponudnike računov

Za izdajanje izhodnih računov se morate povezati s ponudnikom elektronskih računov.

Povežite se s S-Invoice (Viettel)

Korak 1: Odprite povezavo

1. Pojdite na zavihek "Izhodni računi"
2. Kliknite gumb "Poveži" v zgornjem desnem kotu

Korak 2: Izberite S-Invoice

1. Izberite ponudnika S-Invoice
2. Vnesite podatke za prijavo:
   • Uporišče ime: (običajno davčna številka)
   • Geslo: Geslo za račun S-Invoice
   • Davčna številka: Davčna številka podjetja

Korak 3: Potrdite povezavo

Kliknite "Poveži" in počakajte na obvestilo o uspehu.

Povežite se z MISA

Korak 1: Izberite MISA

1. Kliknite gumb "Poveži"
2. Izberite ponudnika MISA

Korak 2: Vnesite informacije

• Uporišče ime: E-poštni naslov za registracijo MISA
• Geslo: Geslo za račun MISA
• Davčna številka: Davčna številka podjetja

Korak 3: Potrdite

Kliknite "Poveži" in počakajte na obvestilo o uspehu.

---

Izdajte izhodne račune

Korak 1: Odprite obrazec za ustvarjanje računa

1. Pojdite na zavihek "Izhodni računi"
2. Kliknite "Ustvari račun"

Korak 2: Izberite osnovne informacije

Polje	Opis
Ponudnik	S-Invoice ali MISA
Predloga računa	Izberite ustrezno predlogo (kontaktirajte računovodjo)
Način plačila	Gotovina / Bančni prenos
Status plačila	Plačano / Neplačano

⚠️ Opomba: Status plačila ne vpliva na davčni organ, vam pa pomaga spremljati terjatve.

Korak 3: Vnesite podatke o kupcu

• Pravno ime: Ime kupčevega podjetja
• Davčna številka: Davčna številka kupca
• Naslov: Naslov podjetja

4. korak: Dodajanje izdelkov/storitev

1. Kliknite "Dodaj izdelek"
2. Vnesite podatke:
   • Ime izdelka
   • Količina
   • Cena na enoto
   • Stopnja DDV (8 % ali 10 %)
   • Stopnja popusta (če obstaja)

💡 Nasvet: Če imate več izdelkov z različnimi stopnjami DDV (8 % in 10 %), bo sistem samodejno ustvaril 2 ločeni fakturi.

5. korak: Shranite osnutek

Kliknite "Shrani osnutek", da shranite pred izdajo.

6. korak: Predogled PDF

1. Kliknite "Predogled PDF"
2. Preverite podatke o računu

7. korak: Izdajte račun

1. Natančno preverite podatke
2. Kliknite "Izdaj račun"
3. Počakajte na obvestilo o uspešnosti

8. korak: Prenesite PDF računa

Po uspešni izdaji:

1. Kliknite "Prenesi PDF" za prenos računa
2. Pošljite stranki

---

Ustvari nadomestni račun

Ko morate popraviti izdani račun (vrnitev blaga, odkrita napaka...):

1. korak: Odprite izvirni račun

1. Pojdite na zavihek "Odhodni računi"
2. Poiščite in kliknite račun, ki ga je treba nadomestiti

2. korak: Ustvarite nadomestni račun

1. Kliknite "Ustvari nadomestni račun"

3. korak: Uredite podatke

• Po potrebi spremenite izdelke, količino, ceno
• Dodajte ali odstranite izdelke

⚠️ Opomba: V istem nadomestnem računu ne morete spremeniti stopnje DDV v primerjavi z izvirnim računom.

4. korak: Izdajte nadomestni račun

1. Shrani osnutek
2. Predogled PDF
3. Izdaj nadomestni račun

---

Drugi postopki

Sinhronizacija računov

Sinhronizirajte račune od dobavitelja v GTG CRM:

1. Kliknite gumb "Sinhroniziraj"
2. Počakajte, da se sistem posodobi

Prekinite povezavo z dobaviteljem

1. Kliknite gumb "Poveži" (ali "Prekini povezavo")
2. Potrdite prekinitev povezave
3. Lahko povežete drugega dobavitelja

Ogled podrobnosti računa

Kliknite kateri koli račun za ogled:

• Podrobne informacije
• Seznam izdelkov
• Skupni znesek in DDV

Spremeni predlogo računa

1. Pojdite na urejanje računa (osnutek)
2. Izberite novo predlogo
3. Shrani pred predogledom PDF

---

Nasveti za učinkovito uporabo

1. Nastavite samodejno zbiranje elektronske pošte

• Prihrani čas pri mesečnem prenosu računov
• Računovodstvo mora samo prenesti iz GTG CRM

2. Preverite pred izvozom

• Vedno predogledajte PDF pred izvozom
• Izvoženih računov ni mogoče spremeniti, mogoče je ustvariti samo nadomestni račun

3. Sledenje statusu plačila

• Označite "Plačano", ko prejmete denar
• Pomaga pri učinkovitem upravljanju terjatev

4. Pooblastila za računovodjo

• Podelite pooblastila računovodji za dostop do modula E-računi
• Računovodja si lahko sam prenese račune za davčne obračune

---