Ta navodila vas vodijo skozi celoten življenjski cikel računovodstva v GTG CRM po najnovejših standardih: od pravilne nastavitve kontnega načrta Uredbe 99/2025/TT-BTC (veljavna od 01.01.2026), dnevnega avtomatskega knjiženja, upravljanja prejetih računov od davčne uprave, evidentiranja osnovnih sredstev in amortizacije, do izdaje XML za eTax in izvoza finančnih poročil v PDF/Excel. Vsaka spodnja postavka je samostojen potek delovanja — lahko preberete neposredno del, ki ga potrebujete.
Zahteve: Prijavljen račun GTG CRM; uporabnik ima dostop do modula Računovodstvo (glejte poglavje o dodeljevanju dovoljenj na koncu članka). Računovodstvo mora biti omogočeno v nastavitvah delovnega okolja.
1. Del: Začetna Nastavitev
Nastavitev morate opraviti samo enkrat. Ko je končana, bodo vsa knjiženja potekala samodejno po tej konfiguraciji.
Korak 1: Omogočite Računovodstvo & Izberite Standard
Pojdite na Nastavitve → Nastavitve Računovodstva (Accounting Settings).
Vklopite stikalo Računovodstvo (accounting_enabled), nato izberite Računovodski Standard (accounting_standard):
| Standard | Velja za | Opomba |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Podjetja | Nadomešča TT200 od 01.01.2026 — obvezno za poslovno leto 2026 |
| TT133/2016 | Podjetniki, mala in srednja podjetja | Še vedno velja; prostovoljni prehod na TT99 je možen |
| TT200/2014 | Staro računovodstvo | Uporabite samo za zapiranje poslovnega leta 2025 ali za arhiviranje; ne uporabljajte za leto 2026 |
Shranite. Standard in kontni načrt sta zaklenjena, ko se pojavi prvo knjiženje — izberite pravilno že na začetku.
Korak 2: Zgradite Kontni Načrt (Chart of Accounts)
Obstajajo trije načini za izgradnjo kontnega načrta:
| Način | Kdaj uporabiti |
|---|---|
| Uvoz predloge za državo (Apply CoA Template) | Najhitrejši — izberite VN (TT99/2025) ali eno od 11 držav, sistem bo prednastavil vse račune in privzeta pravila knjiženja |
| Pomoč AI pri nastavitvi (Generate Accounting Setup) | AI predlaga nabor računov, ki ustreza vrsti dejavnosti in državi, ter pojasni vsako izbiro |
| Uvoz CSV (Import Chart of Accounts) | Če že imate svoj kontni načrt iz stare programske opreme, ga uvozite za ponovno uporabo |
Po uvozu predloge lahko dodate podračune (sub-account) ali spremenite imena glede na notranje potrebe — TT99/2025 omogoča podjetjem, da si ustvarijo lastne podrobnosti. Uporabite Ponastavi (Reset), če želite začeti znova (ponastavitev je možna samo pred prvim knjiženjem).
Korak 3: Preverite Pravila Knjiženja (Posting Rules)
Pravila knjiženja določajo, kateri dogodek ustvari katero knjiženje (npr. prihodek od prodaje → Debet TR 131 / Kredit TR 511; stroški nabavne vrednosti → Debet TR 632 / Kredit TR 156).
Po uvozu predloge za državo so najbolj pogosta pravila že izpolnjena. Lahko:
- Vklopite/izklopite posamezna pravila s stikalom Aktivno (Active), ne da bi izgubili konfiguracijo knjiženja.
- Spremenite debetne/kreditne račune pri posameznem pravilu, če ima podjetje svoj kontni načrt.
Korak 4: Konfigurirajte Priznavanje Prihodkov
V Nastavitvah Računovodstva izberite Točka Priznavanja Prihodkov (revenue_recognition_point):
- RAČUN (privzeto): priznanje ob izdaji računa. Primerno za večino maloprodajnih in storitvenih podjetij.
- DOBAVA (DELIVERY): priznanje ob dobavi blaga/odpremi iz skladišča. Uporablja se, kadar pogodba določa prenos nadzora ob dejanski dobavi blaga.
Sistem samodejno uskladi prihodke s stroški nabavne vrednosti (COGS) v istem obdobju.
Del 2: Dnevno delovanje
5. korak: Samodejno ustvarjanje knjižb — Naročila, računi, vračila
Po končani nastavitvi vam za običajne transakcije ni treba voditi ročne evidence:
- Dokončana naročila → sistem samodejno ustvari knjižbe za prihodek in strošek nabavne vrednosti.
- Izdani e-računi → ustrezne knjižbe glede na izbrano obdobje priznavanja.
- Preklic e-računa (prek S-Invoice/Viettel ali MISA) → sistem samodejno ustvari povratne knjižbe, tako da so glavno knjigo in računi vedno usklajeni.
- Vračilo plačil, vračilo pologa, vračilo blaga → knjižbe ustrezne vrste transakcije, vračilo stroška nabavne vrednosti za vsak del (če vrnete 3 od 10 izdelkov, se vrne strošek nabavne vrednosti samo za teh 3 izdelkov).
Pojdite na Računovodstvo → Dnevnik (Journal Entries), da si ogledate, filtrirate in uskladite vse knjižbe po datumu, obdobju ali številki računa.
6. korak: Prihodnji računi — Povezava GDT & Računovodsko razvrščanje
GTG CRM se neposredno poveže s sistemom e-računov davčne uprave (GDT) in samodejno prenese vse prihodnje račune podjetja — ena povezava pokriva vse dobavitelje.
6. korak.1 — Povezava računa GDT
Pojdite na Nastavitve → Povezava s davčno upravo (Tax Authority Connection).
- Vnesite Davčno številko (MST) in geslo vašega računa na portalu hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Izberite časovno obdobje za prenos zgodovine (Backfill history).
- Pritisnite Test & Connect — sistem preveri in se poveže v nekaj sekundah. Če je povezava uspešna, se prikaže stanje Connected.
Varnostni nasvet: priporočamo ustvarjanje podračuna (sub-account), ki ima samo dovoljenje za „Iskanje računov“, namesto uporabe glavnega računa.
6. korak.2 — Sinhronizacija prihodnjih računov
Pritisnite Sync now ali pustite sistem, da se samodejno sinhronizira po urniku. Po sinhronizaciji pojdite na ERP → Upravljanje računov → Prihodnji (Incoming), da si ogledate vse prihodnje račune.
Vsak račun jasno prikazuje vir in stanje dokumenta:
| Stanje | Pomen | Dejanje |
|---|---|---|
| Tax Authority / XML+PDF | Račun z oznako CQT — GDT je posredoval dovolj podatkov in izvirno datoteko | Pripravljeno za računovodsko razvrščanje |
| Tax Authority / Needs Document | Račun brez oznake (telecom, banka) — GDT je posredoval podatke, vendar brez izvirne datoteke | Prenesite datoteko od ponudnika in jo naložite |
| Email / Needs Document | Zaznano prek obvestila po e-pošti, brez priloge | Naložite datoteko ali uporabite povezavo za prenos od ponudnika |
6. korak.3 — Nalaganje datotek za račune brez oznake (codeless)
Poiščite vrstice s stanjem „Needs Document“ (običajno računi za telekomunikacije, elektriko, banko). Pritisnite Download↗ (from provider), da odprete portal ponudnika z vnaprej izpolnjeno kodo za iskanje, prenesete datoteko in nato pritisnete Upload, da jo priložite računu.
6. korak.4 — Računovodsko razvrščanje
Ko ima račun dovolj podatkov in dokumentov, odprite račun in izvedite razvrščanje:
- Preverite znesek, DDV prihodkov, dobavitelja.
- Hranite v glavno knjigo (prihodni DDV → račun 133; stroški → ustrezen račun glede na vrsto stroška).
- Prihodnji računi so povezani s stranko/dobaviteljem v CRM, terjatve do dobaviteljev so jasne za vsakega partnerja.
7. korak: Osnovna sredstva & Amortizacija
Modul Osnovna sredstva (Fixed Assets) upravlja celoten življenjski cikel sredstev in samodejno ustvarja knjižbe amortizacije v glavno knjigo.
Korak 7.1 — Dodaj novo sredstvo
Pojdite na Računovodstvo → Osnovna sredstva → + Novo.
- Izberite Kategorijo (Category) — na primer "Strojna in oprema", "Prevozna sredstva", "Neopredmetena sredstva". Sistem samodejno izpolni: privzeti računovodski konto (Nabavna vrednost, Amortizacija, Stroški izselitve), predlagano življenjsko dobo in metodo amortizacije.
- Vnesite Ime sredstva, Nabavno vrednost (Cost), Ocenjeno likvidacijsko vrednost (Salvage value), Datum začetka uporabe.
- Izberite Metodo amortizacije: Ravna črta (Straight-line), Padajoče stanje (Declining-balance) ali Po količini proizvodnje (Units-of-production).
- Pritisnite Shrani (Save) — sredstvo je ustvarjeno s statusom OSNUTEK (DRAFT) in prikazuje ocenjeni znesek mesečne amortizacije.
Korak 7.2 — Aktivirajte sredstvo & oglejte si načrt amortizacije
Odprite ustvarjeno sredstvo → pritisnite Aktiviraj (Activate). Status se spremeni v AKTIVEN (ACTIVE) in sistem takoj ustvari celoten načrt amortizacije (število vrstic = število obdobij v življenjski dobi), pri čemer je vsako obdobje v statusu NA NAČRTU (PROJECTED).
Korak 7.3 — Knjiženje amortizacije
Pritisnite Zaženi amortizacijo (Run depreciation) za ročno knjiženje ali vklopite avtomatizacijo, da sistem samodejno zažene ob začetku vsakega meseca (glejte Korak 11).
Pri zagonu sistem knjiži vsa zapadla obdobja (vključno s preteklimi obdobji, ki niso bila knjižena od datuma aktivacije). Vsako obdobje se spremeni v KNJIŽENO (POSTED) in ustvari uravnotežen knjižni vnos:
- Dolg konto 6274 (Stroški amortizacije opredmetenih osnovnih sredstev) — ali ustrezen konto glede na vrsto sredstva
- Kredit konto 2141 (Obraba opredmetenih osnovnih sredstev)
Ponovni zagon za isto obdobje vrne star knjižni vnos — ne ustvari podvojenih knjižb.
Korak 7.4 — Uvoz seznama obstoječih sredstev (Uvoz)
Če ima podjetje že register sredstev, pojdite na Osnovna sredstva → Uvoz:
- Naloži CSV/Excel: datoteka je lahko poljubne strukture stolpcev — AI samodejno prepozna in predlaga preslikavo stolpcev (npr. stolpec "Nabavna vrednost" → polje Nabavna vrednost, "Datum nakupa" → Datum nakupa). Pred potrditvijo preglejte in prilagodite preslikavo.
- Iz fakture nakupa: izberite vhodno fakturo, ki je že v sistemu — sredstvo samodejno izpolni ime, nabavno vrednost, datum nakupa, dobavitelja.
- AI bere dokumente: priložite datoteko pogodbe ali fakture v PDF (oblikovano besedilo, ne skenirano) — AI izvleče podatke in predhodno izpolni polja.
Korak 7.5 — Odsvojitev sredstva
Odprite sredstvo → Odsvoji (Dispose) → Prodaja (Sale) (ali Odpisi (Write-off)), vnesite dejansko povračilno vrednost in datum odsvojitve. Pred potrditvijo si oglejte predogled dobička/izgube od odsvojitve. Po potrditvi sistem:
- Spremeni status v ODSVOJENO (DISPOSED), zapre načrt amortizacije.
- Ustvari knjižni vnos odsvojitve: izbriše nabavno vrednost (Kredit konto 2112), izbriše obračunano obrabnost (Dolg konto 2141), zabeleži prihodek/oddatek od odsvojitve (Konto 711 ali Konto 811).
3. Del: Poročila & Izvozi
Korak 8: Ogled finančnih poročil v realnem času
Pojdite na Računovodstvo → Poročila, izberite obdobje in si takoj oglejte:
- Poročilo o poslovnih rezultatih (B02-DN) — prihodki, stroški prodaje, bruto dobiček, čisti dobiček po obdobjih.
- Poročilo o finančnem stanju (B01-DN) — sredstva = obveznosti + kapital. To je uradno ime obrazca po TT99/2025, ki nadomešča staro ime "Računovodska bilanca".
- Preizkusni izkaz (Trial Balance) — stanje kontov na koncu obdobja, preverjanje ravnotežja med dolgom/kreditom pred zaključkom leta.
- Davek na dodano vrednost (VAT) — povzetek DDV odhodkov in prihodkov, pripravljen za obdobje obračuna.
Vsa poročila se izračunajo iz dejanskih vnosov v glavno knjigo — ni potrebe po združevanju iz Excela ali čakanju na končno obračunsko poročilo ob koncu meseca.
Korak 9: Izvozi Poročila v PDF & Excel
Na katerem koli poročilu pritisnite Izvozi ▾ in izberite format:
- PDF: ustvari dokument z obliko tiskanja, poslovnim logotipom, podpisom in žigom. Uporabite za posredovanje banki (zahteva za posojilo potrebuje podpisano in ožigosano finančno poročilo), revizorjem, upravi ali vlagateljem.
- Excel (XLSX): datoteka preglednice z jasno strukturo — računovodja jo lahko pregleduje, dodatno povzame, primerja med obdobji. Podatki in format valute sledijo lokalnemu okolju Vietnama.
Vsa razpoložljiva poročila (B01-DN, B02-DN, Preskusna bilanca, DDV, Poročilo o dobičku, AR/AP staranje, Stanje denarnih sredstev) podpirajo oba formata.
Korak 10: Izvozi XML za Poročanje Davčnim Organom (BCTC, DDV, CIT, PIT)
GTG CRM ustvari datoteko XML v skladu s shemo XSD HTKK/eTax — prenesete jo in naložite neposredno na portal za elektronsko obdavčitev brez ponovnega vnašanja podatkov.
Poročila, ki podpirajo izvoz XML:
| Poročilo | Koda obrazca | Obdobje prijave |
|---|---|---|
| Obrazec za davek na dodano vrednost | 01/GTGT | Kvartalno |
| Letno finančno poročilo (BCTC) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Finančno leto |
| Obrazec za davek na dobiček podjetja | 03/TNDN | Finančno leto |
| Obrazec za izračun davka od dohodka fizičnih oseb | 05/QTT-TNCN | Finančno leto |
Koraki za izvedbo:
- Pojdite na Računovodstvo → Poročila → Davčna Poročila (Tax Reports).
- Izberite vrsto poročila in obdobje prijave.
- Preverite podatke na zaslonu — postavke se samodejno preslikajo iz glavne knjige v skladu s standardom TT99/2025.
- Pritisnite Izvozi XML → prenesite datoteko
.xml. - Prijava na thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) ali odprite HTKK desktop, uvozite preneseno datoteko XML.
- Končni pregled v programski opremi davčnega organa nato oddajte.
Datoteka XML je skladna z trenutno veljavno XSD shemo Generalne davčne uprave, združljiva s programom iTaxViewer za preverjanje strukture pred oddajo.
Oddelek 4: Avtomatizacija Računovodstva
Korak 11: Vklop Avtomatizacije
Pojdite na Računovodstvo → Nastavitve → Avtomatizacija Računovodstva (Accounting Automations), vklopite procese glede na vaše potrebe:
| Avtomatizacija | Učinek |
|---|---|
| Samodejni račun iz naročila | Samodejno ustvarjanje in izdajanje elektronskih računov ob zaključku naročila |
| Ustvarjanje knjižb prihodkov | Knjižba prihodkov ob izdaji računa |
| Ustvarjanje knjižb stroškov prodanih izdelkov (COGS) | Knjižba COGS ob odpremi iz skladišča |
| Obdelava vračil / povračil | Samodejna knjižba vračila in stroškov prodanih izdelkov |
Za osnovna sredstva pojdite na Računovodstvo → Osnovna sredstva → Avtomatizacije (gumb na orodni vrstici):
| Avtomatizacija | Učinek |
|---|---|
| Objavi mesečno amortizacijo | 1. dan vsakega meseca samodejno knjiži amortizacijo prejšnjega meseca za vsa AKTIVNA sredstva |
| Zabeleži odpis sredstva v glavno knjigo | Samodejno ustvari knjižbo odpisa, ko je sredstvo odpisano |
| Zabeleži ponovno ovrednotenje sredstva v glavno knjigo | Samodejno ustvari knjižbo ponovnega ovrednotenja, ko je sredstvo ponovno ovrednoteno (izbirno) |
Nastavitve knjižb terjatev/dobropisov pri vsaki avtomatizaciji se prilagajajo neposredno na vozlišču "Ustvari knjižbo" v poteku dela — ni potrebe po programiranju, vse konfiguracije na enem mestu.
Pooblastila Računovodstva
Dostop do modula Računovodstvo je nadzorovan z dovoljenji. Obrnite se na lastnika delovnega prostora ali skrbnika za dodelitev:
| Dovoljenje | Funkcija |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Ogled kontnega načrta |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Dodajanje/urejanje kontov |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Ogled dnevnikov |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Ročno ustvarjanje vnosov |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Ogled finančnih poročil in izvoz datotek |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Konfiguriranje računovodskih nastavitev |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Zapiranje/odpiranje računovodskih obdobij |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Upravljanje osnovnih sredstev |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Knjiženje amortizacije |
Lastniki delovnih prostorov in skrbniki imajo privzeto dodeljene vsa ta dovoljenja.
Dokumentacija je last GTG CRM
