Ta vodnik vas popelje skozi celoten računovodski cikel v GTG CRM v skladu z najnovejšimi standardi: od nastavitve pravilnega kontnega načrta Uredbe 99/2025/TT-BTC (veljavne od 01.01.2026), dnevnega avtomatskega knjiženja, upravljanja vstopnih faktur od davčne uprave, evidentiranja osnovnih sredstev in amortizacije, do izvoza XML za predložitev eTax in izvoza finančnih poročil v PDF/Excel. Vsak spodnji element je neodvisen potek dejanj — lahko neposredno preberete del, ki ga potrebujete.
Zahteve: Prijavljen račun GTG CRM; uporabnik z dostopom do modula Računovodstvo (glejte razdelek o Dodeljevanju dovoljenj na koncu članka). Računovodstvo mora biti omogočeno v nastavitvah delovnega prostora.
1. Del: Začetna nastavitev
Nastavitev je treba izvesti samo enkrat. Po dokončanju se bodo vsi knjižni vnosi samodejno izvajali v skladu s to konfiguracijo.
1. korak: Omogočite računovodstvo in izberite standard
Pojdite na Nastavitve → Nastavitve računovodstva (Accounting Settings).
Omogočite stikalo Računovodstvo (accounting_enabled), nato izberite Računovodski standard (accounting_standard):
| Standard | Velja za | Opombe |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Podjetja | Nadomešča TT200 od 01.01.2026 — obvezno za poslovno leto 2026 |
| TT133/2016 | S.p.d., MMSP | Še vedno velja; lahko prostovoljno preidete na TT99 |
| TT200/2014 | Staro letno računovodstvo | Uporablja se samo za zapiranje poslovnega leta 2025 ali arhiviranje; ne uporabljajte za leto 2026 |
Shrani. Standard in kontni načrt sta zaklenjena po prvem knjižnem vnosu — izberite pravilno že na začetku.
2. korak: Zgradite kontni načrt (Chart of Accounts)
Obstajajo trije načini za zgraditev kontnega načrta:
| Metoda | Kdaj uporabiti |
|---|---|
| Uvoz predloge po državi (Apply CoA Template) | Najhitrejši — izberite VN (TT99/2025) ali eno od 11 držav, sistem predhodno nastavi vse račune in privzeta pravila knjiženja |
| AI za pomoč pri nastavitvi (Generate Accounting Setup) | AI predlaga ustrezen nabor računov za vrsto dejavnosti in državo ter razloži vsako možnost |
| Uvoz CSV (Import Chart of Accounts) | Že imate lasten nabor računov iz stare programske opreme, uvozite jih za ponovno uporabo |
Po uvozu predloge lahko dodate podračune ali spremenite imena glede na interne potrebe — TT99/2025 omogoča podjetjem, da si sami odprejo podračune. Uporabite Ponastavi (Reset), če želite znova začeti (ponastavitev je možna samo pred prvim knjižnim vnosom).
3. korak: Preverite pravila knjiženja (Posting Rules)
Pravila knjiženja določajo, kateri dogodek ustvari kateri knjižni vnos (npr. prihodek od prodaje → Debetni račun 131 / Kreditni račun 511; nabavna vrednost → Debetni račun 632 / Kreditni račun 156).
Po uvozu predloge po državi so najpogostejša pravila že izpolnjena. Lahko:
- Vklopite/izklopite posamezna pravila s stikalom Aktivno (Active) brez izgube konfiguracije knjiženja.
- Spremenite debetne/kreditne račune pri posameznem pravilu, če ima podjetje lasten kontni načrt.
4. korak: Konfigurirajte priznavanje prihodkov
V Nastavitve računovodstva izberite Točka priznavanja prihodkov (revenue_recognition_point):
- FAKTURA (INVOICE) (privzeto): priznavanje ob izdaji fakture. Primerno za večino maloprodajnih in storitvenih podjetij.
- DOSTAVA (DELIVERY): priznavanje ob dostavi blaga/odpremi iz skladišča. Uporablja se, kadar pogodba določa prenos nadzora ob dejanski dostavi blaga.
Sistem samodejno uskladi prihodke z nabavno vrednostjo (COGS) v istem obdobju.
2. Del: Dnevno poslovanje
5. korak: Samodejni knjižni vnosi — Naročila, fakture, vračila
Po dokončanju nastavitev vam ne bo treba ročno knjižiti običajnih transakcij:
- Zaključeno naročilo → sistem ustvari knjižni vnos za prihodke in nabavno vrednost.
- Izdaja e-fakture → ustrezni knjižni vnos glede na izbrano točko priznavanja.
- Preklic e-fakture (preko S-Invoice/Viettel ali MISA) → sistem samodejno ustvari obratni knjižni vnos, tako da sta glavna knjiga in faktura vedno usklajeni.
- Vračilo plačila, vračilo predujma, vračilo blaga → pravilen knjižni vnos za vrsto transakcije, obrnite nabavno vrednost po delih (vračilo 3/10 izdelkov pomeni samo obračun nabavne vrednosti za teh 3 izdelkov).
Pojdite na Računovodstvo → Dnevnik (Journal Entries), da si ogledate, filtrirate in uskladite vse knjižne vnose po datumu, obdobju ali številki računa.
6. korak: Vstopne fakture — Povezava z GDT in računovodsko obdelavo
GTG CRM se neposredno povezuje s sistemom e-faktur Davčne uprave (GDT), samodejno prevzame vse vstopne fakture podjetja — ena povezava, ki pokriva vse dobavitelje.
6.1. korak — Povežite račun GDT
Pojdite na Nastavitve → Povezava z davčno upravo (Tax Authority Connection).
- Vnesite Davčno številko (MST) in geslo za račun na portalu hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Izberite obdobje za prenos zgodovine (Backfill history).
- Pritisnite Test & Poveži (Test & Connect) — sistem preveri in se poveže v nekaj sekundah. Stanje se prikaže kot Povezano (Connected) ob uspehu.
Opomba o varnosti: priporočamo ustvarjanje podračuna (sub-account) samo z dovoljenjem »Pregled faktur« namesto uporabe glavnega računa.
6.2. korak — Sinhronizirajte vstopne fakture
Pritisnite Sinhroniziraj zdaj (Sync now) ali pustite, da se sistem samodejno sinhronizira po urniku. Po sinhronizaciji pojdite na ERP → Upravljanje faktur → Vstopne (Incoming), da si ogledate vse vstopne fakture.
Vsaka faktura jasno prikazuje vir in status dokumenta:
| Status | Pomen | Dejanje |
|---|---|---|
| Davčna uprava / XML+PDF | Faktura z oznako CQT — GDT je posredoval dovolj podatkov in izvirno datoteko | Pripravljeno za računovodsko obdelavo |
| Davčna uprava / Potreben dokument | Faktura brez oznake (telekomunikacije, banke) — GDT je posredoval podatke, vendar ni izvirne datoteke | Prenesite datoteko od ponudnika in jo naložite |
| E-pošta / Potreben dokument | Odkrito preko e-pošte z obvestilom, še ni priložene datoteke | Naložite datoteko ali uporabite povezavo za prenos od ponudnika |
6.3. korak — Naložite datoteke za fakture brez oznake (codeless)
Poiščite vrstice s statusom »Potreben dokument« (običajno telefonske, električne, bančne fakture). Pritisnite Prenesi↗ (od ponudnika) (Download↗ (from provider)), da odprete portal ponudnika z vnaprej izpolnjenim iskalnim nizom, prenesite datoteko, nato pa pritisnite Naloži (Upload), da jo priložite fakturi.
6.4. korak — Računovodska obdelava
Ko ima faktura dovolj podatkov in dokumentacije, odprite fakturo in opravite obdelavo:
- Preverite znesek, DDV za vstop, dobavitelja.
- Knjižite v glavno knjigo (vstopni DDV → Račun 133; stroški → ustrezen račun glede na vrsto stroška).
- Vstopne fakture so povezane s kupci/dobavitelji v CRM, terjatve so jasne za vsakega partnerja.
7. korak: Osnovna sredstva & Amortizacija
Modul Osnovna sredstva (Fixed Assets) upravlja celoten življenjski cikel sredstev in samodejno ustvari knjižne vnose amortizacije v glavno knjigo.
7.1. korak — Dodajte novo sredstvo
Pojdite na Računovodstvo → Osnovna sredstva → + Novo (+ New).
- Izberite Kategorijo (Category) — npr. »Strojna in oprema«, »Prevozna sredstva«, »Neopredmetena sredstva«. Sistem samodejno izpolni: privzeti računovodski račun (Nabavna vrednost, Amortizacija, Stroški amortizacije), predlagano dobo uporabe in metodo amortizacije.
- Vnesite Ime sredstva, Nabavno vrednost (Cost), Ocenjeno likvidacijsko vrednost (Salvage value), Datum uporabe.
- Izberite Metodo amortizacije: Linearna (Straight-line), Padajoči ostanek (Declining-balance) ali Po proizvodnji (Units-of-production).
- Pritisnite Shrani (Save) — sredstvo je ustvarjeno s statusom OSNUTEK (DRAFT) in prikaže ocenjeni mesečni znesek amortizacije.
7.2. korak — Aktivirajte sredstvo & ogled urnika amortizacije
Odprite ustvarjeno sredstvo → pritisnite Aktiviraj (Activate). Status se spremeni v AKTIVNO (ACTIVE) in sistem takoj ustvari celoten urnik amortizacije (število vrstic = število obdobij glede na dobo uporabe), vsako obdobje je v statusu PROJEKTIRANO (PROJECTED).
7.3. korak — Knjiženje amortizacije
Pritisnite Izračunaj amortizacijo (Run depreciation) za ročno knjiženje ali omogočite avtomatizacijo, da sistem samodejno teče vsak mesec (glejte 11. korak).
Ob izvajanju sistem knjiži vsa zapadla obdobja (vključno s preteklimi obdobji, ki niso bila knjižena od datuma aktivacije). Vsako obdobje se spremeni v KNJIŽENO (POSTED) in ustvari uravnotežen knjižni vnos:
- Debetni račun 6274 (Stroški amortizacije nepremičnin in opreme) — ali ustrezen račun glede na vrsto sredstva
- Kreditni račun 2141 (Nabralna amortizacija nepremičnin in opreme)
Ponovni izračun za isto obdobje bo vrnil stari knjižni vnos — ne bo ustvaril podvojenih vnosov.
7.4. korak — Uvoz seznama obstoječih sredstev (Import)
Če podjetje že ima evidenco sredstev, pojdite na Osnovna sredstva → Uvoz (Import):
- Naloži CSV/Excel: datoteka je lahko v kateri koli strukturi stolpcev — AI samodejno prepozna in predlaga preslikavo stolpcev (npr. stolpec »Nabavna vrednost« → polje Cost, »Datum nakupa« → Acquisition date). Pred potrditvijo preglejte in prilagodite preslikavo.
- Iz nakupne fakture: izberite vstopno fakturo, ki že obstaja v sistemu — sredstvo samodejno izpolni ime, nabavno vrednost, datum nakupa, dobavitelja.
- AI bere dokumente: priložite datoteko pogodbe ali PDF fakture (tekstovna oblika, ne skenirana) — AI ekstrahira in predhodno izpolni polja.
7.5. korak — Odprodaja sredstva
Odprite sredstvo → Odsveti (Dispose) → Prodaja (Sale) (ali Odpis (Write-off)), vnesite dejansko prejeto vrednost in datum odprodaje. Pred potrditvijo si oglejte predvideni dobiček/izgubo od odprodaje. Po potrditvi sistem:
- Spremeni status v ODSVETENO (DISPOSED), zapre urnik amortizacije.
- Ustvari knjižni vnos o odprodaji: izbriše nabavno vrednost (Kreditni račun 2112), izbriše nabralno amortizacijo (Debetni račun 2141), prizna prihodek/odhodek od odprodaje (Račun 711 ali Račun 811).
3. Del: Poročila & Izvoz datotek
8. korak: Ogled finančnih poročil v realnem času
Pojdite na Računovodstvo → Poročila (Reports), izberite obdobje in takoj si oglejte:
- Poročilo o poslovnih rezultatih (B02-DN) — prihodki, nabavna vrednost, bruto dobiček, čisti dobiček za obdobje.
- Poročilo o finančnem stanju (B01-DN) — sredstva = obveznosti + kapital. To je uradni naziv obrazca po TT99/2025, ki nadomešča stari naziv »Bilanca stanja«.
- Preizkusni promet (Trial Balance) — stanje na računih ob koncu obdobja, preverjanje uravnoteženosti debetov/kreditov pred zapiranjem knjig.
- Davčna napoved za DDV — povzetek izhodnega in vstopnega DDV, pripravljen za obdobje obračuna.
Vsa poročila se izračunajo iz dejanskih knjižnih vnosov v glavni knjigi — ni treba združevati iz Excela ali čakati na končno obračunavanje glavnega računovodje konec meseca.
9. korak: Izvoz poročil v PDF & Excel
Na katerem koli poročilu pritisnite Izvozi ▾ (Export ▾) in izberite format:
- PDF: ustvari dokument z obliko za tiskanje, glavo podjetja, podpisan in žigosan. Uporablja se za pošiljanje bankam (dokumentacija za posojila zahteva podpisana finančna poročila), revizorjem, vodstvu ali vlagateljem.
- Excel (XLSX): pregledna tabelična datoteka — računovodja jo lahko pivotira, dodatno povzame, primerja med obdobji. Podatki in oblika valute sledijo lokalnim nastavitvam Vietnama.
Vsa razpoložljiva poročila (B01-DN, B02-DN, Preizkusni promet, DDV, Poročilo o dobičku, AR/AP aging, Cash Position) podpirajo oba formata.
10. korak: Izvoz XML za predložitev davčni upravi (BCTC, VAT, CIT, PIT)
GTG CRM predhodno ustvari datoteke XML v skladu z XSD sistema HTKK/eTax — prenesete jih in naložite neposredno na portal davčne uprave brez ponovnega vnašanja podatkov.
Poročila, ki podpirajo izvoz XML:
| Poročilo | Koda obrazca | Obračunsko obdobje |
|---|---|---|
| Davčna napoved DDV | 01/GTGT | Kvartalno |
| Letno finančno poročilo (BCTC) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Poslovno leto |
| Davčna napoved za davek od dohodkov pravnih oseb | 03/TNDN | Poslovno leto |
| Obračunska napoved za davek od dohodkov posameznikov | 05/QTT-TNCN | Poslovno leto |
Koraki za izvedbo:
- Pojdite na Računovodstvo → Poročila → Davčne napovedi (Tax Reports).
- Izberite vrsto poročila in obračunsko obdobje.
- Preverite podatke na zaslonu — polja so samodejno preslikana iz glavne knjige po standardu TT99/2025.
- Pritisnite Izvoz XML (Export XML) → prenesite datoteko
.xml. - Prijava na thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) ali odprite HTKK desktop, uvozite datoteko XML, ki ste jo pravkar prenesli.
- Končno preverjanje v programski opremi davčne uprave nato oddajte.
Datoteka XML je v skladu s trenutno različico XSD Davčne uprave, združljiva je z iTaxViewer za preverjanje strukture pred oddajo.
4. Del: Avtomatizacija računovodstva
11. korak: Omogočite avtomatizacijo
Pojdite na Računovodstvo → Nastavitve → Avtomatizacija računovodstva (Accounting Automations), omogočite procese glede na potrebe:
| Avtomatizacija | Učinek |
|---|---|
| Samodejna faktura iz naročila | Samodejno ustvari in izda e-fakture, ko je naročilo zaključeno |
| Ustvari knjižni vnos prihodkov | Knjižni vnos prihodkov ob izdaji fakture |
| Ustvari knjižni vnos nabavne vrednosti (COGS) | Knjižni vnos COGS ob odpremi iz skladišča |
| Obravnavaj vračila sredstev / vračila blaga | Samodejni knjižni vnos vračila in obrnjenega stroška nabavne vrednosti |
Za osnovna sredstva pojdite na Računovodstvo → Osnovna sredstva → Avtomatizacije (gumb na orodni vrstici):
| Avtomatizacija | Učinek |
|---|---|
| Knjiži mesečno amortizacijo | 1. dan vsakega meseca samodejno knjiži amortizacijo prejšnjega meseca za vsa AKTIVNA sredstva |
| Zapiši odprodajo sredstva v glavno knjigo | Samodejno ustvari knjižni vnos o odprodaji, ko je sredstvo odsvojeno |
| Zapiši ponovno ovrednotenje sredstva v glavno knjigo | Samodejno ustvari knjižni vnos o ponovnem ovrednotenju, ko je sredstvo ponovno ovrednoteno (opt-in) |
Definicija knjiženja debet/kredit pri vsaki avtomatizaciji se ureja neposredno na vozlišču »Ustvari knjižni vnos« (Create Journal Entry) v poteku dela — ni potrebno programiranje, ena sama lokacija za konfiguracijo.
Dodeljevanje računovodskih dovoljenj
Dostop do modula Računovodstvo je nadzorovan z ločenimi dovoljenji. Za dodelitev se obrnite na lastnika delovnega prostora ali skrbnika:
| Dovoljenje | Funkcija |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Ogled kontnega načrta |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Dodajanje/urejanje računov |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Ogled dnevnika knjižnih vnosov |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Ročno ustvarjanje knjižnih vnosov |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Ogled finančnih poročil in izvoz datotek |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Konfiguracija računovodskih nastavitev |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Zapiranje/odpiranje računovodskih obdobij |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Upravljanje osnovnih sredstev |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Knjiženje amortizacije |
Lastnikom delovnega prostora in skrbnikom so privzeto dodeljena vsa dovoljenja.
Dokumentacija spada pod GTG CRM
