Kaj boste znali po tem priročniku

Ustvari storitev v Katalogu → pripravi kombinirano ponudbo (izdelek + storitev) → pretvori v pogodbo → izpolni Pogodbeno stranko B + mejnike za prevzem → pošlji pogodbo (.docx) → naloži podpisano kopijo → izstavi račun po obrokih → oglej si računovodske knjižbe.

Priprava

#PogojZakaj je potrebno
1Prijavljen v GTG CRM, s pravicami za upravljanje CRM (ustvarjanje izdelkov, storitev, ponudb, pogodb).Za izvedbo celotnega postopka.
2Nastavljen Sistem kontov (CoA) + (za izdajo računov) delovni prostor, ki je konfiguriran za fakturiranje/ERP.Da se računi pravilno knjižijo.
3Kontakt/podjetje za stranko (Pogodbena stranka B).Pogodba potrebuje podpisnika.

1. korak — Ustvarjanje storitve v katalogu

  1. Odpri CRM → Katalog → Storitve → Ustvari.
  2. Ustvari "Spletno oblikovanje" — cena 20.000.000, **enkratno** obračunavanje. Shranite. Ustvari "Mesečni SEO" — cena 5.000.000, Občasno → mesečno. Shranite.

✅ Pričakovani rezultat: Storitev je pod Katalog ▸ Storitve; vsaka storitev ima ceno + obračunski cikel. (Izdelki so pod Katalog ▸ Izdelki in se lahko prav tako obračunavajo občasno.)

Ustvarjanje storitve v katalogu

2. korak — Priprava kombinirane ponudbe (izdelek + storitev)

  1. Odpri CRM → Prodaja → Ponudbe (Quotations) → Ustvari, izberi kontakt.
  2. Vrstica 1: Vrsta = Storitev → "Spletno oblikovanje" (1). Vrstica 2: Vrsta = Storitev → "Mesečni SEO" (1). Vrstica 3: Vrsta = Izdelek → "Gostujoča licenca" (količina 3).
  3. Shrani ponudbo → Pošlji → označi Sprejeto (OSNUTEK → POSLANO → SPREJETO).

✅ Pričakovani rezultat: Vsaka vrstica ima oznako Vrsta (Storitev = zelena, Izdelek = modra); vrstica storitve prikazuje cikel. Seštevek vseh vrstic. Ko je SPREJETO, se prikaže gumb Pretvori v pogodbo.

Kombinirana ponudba izdelkov + storitev

3. korak — Pretvorba ponudbe v pogodbo

  1. Nastavi ponudbo na stanje Sprejeto: odpri ponudbo → Označi kot poslano → Označi kot sprejeto (potrdi).
  2. Na vrstici ponudbe Sprejeto v tabeli Ponudbe, klikni ikono Pretvori v pogodbo (gumb dejanja na vrstici — NI v oknu s podrobnostmi; okno vsebuje le Pretvori v naročilo). Odpri novoustvarjeno pogodbo v Prodaja → Pogodbe.

✅ Pričakovani rezultat: Obvestilo/rezultat s številko pogodbe v obliki CTR-YYYYMM-NNNNN. Pogodba ohrani vrsto/cikel vsake vrstice; skupni znesek se razdeli na enkratni znesek in mesečni znesek + DDV. Ponudba se spremeni v PRETvorjeno/SPREJETO.

Pretvorba ponudbe v pogodbo

4. korak — Izpolnitev Pogodbene stranke B in mejnikov za prevzem

  1. V pogodbi odpri razdelek Pogodbena stranka B → izberi kontakt/podjetje; podatki (pravno ime, ID, naslov, zakoniti zastopnik) se samodejno izpolnijo, če so podatki podjetja obogateni.
  2. Nastavi mejnike za prevzem, ki vodijo koledar plačil; (neobvezno) omogoči dvojezičnost.

✅ Pričakovani rezultat: Pogodbena stranka B je prikazana v pogodbi; mejniki za prevzem ustvarijo ustrezne koledarje plačil.

Izpolnitev Pogodbene stranke B in mejnikov za prevzem

5. korak — Pošiljanje pogodbe stranki (.docx)

  1. Odpri podrobnosti pogodbe (klikni znak + / številka pogodbe, da odpreš ploščo). V razdelku Dokumenti: klikni Ustvari pogodbo, da ustvariš datoteko .docx, ali uporabi Naloži dokument, da priložiš datoteko pogodbe. Ko je dokument na voljo, ima vsak dokument gumb Pošlji / Prenesi za pošiljanje stranki.

✅ Pričakovani rezultat: Sistem ustvari/priloži dokument pogodbe; gumb Pošlji (pošlji e-pošto stranki) in Prenesi se prikažeta na vrstici dokumenta v razdelku Dokumenti.

Pošiljanje pogodbe v .docx stranki
ℹ️ Opomba: Razdelek Dokumenti pogodbe vsebuje Ustvari pogodbo + Naloži dokument; po tem, ko je dokument na voljo, vsaka vrstica dokumenta prikaže Pošlji / Prenesi. Izpolni Pogodbena stranka B (4. korak) pred Ustvari pogodbo; če Pogodbena stranka B še ni določena, lahko še vedno uporabiš Naloži dokument za prilaganje datoteke pogodbe.

6. korak — Nalaganje podpisane kopije

  1. Ko stranka podpiše in vrne, v razdelku Dokumenti klikni Naloži dokument → izberi datoteko (vrsta Podpisana kopija) → potrdi. (Namig tik pod: "Naložite podpisano pogodbo, da jo aktivirate.")

✅ Pričakovani rezultat: Podpisana datoteka je priložena (Vrsta Podpisana kopija) skupaj s časom podpisa; pogodba se samodejno preklopi v AKTIVNO/V teku in se izpolni Podpisano ob. Prikažeta se tabela Obračunavanje (koledar plačil) + gumb Izdaj račun (še ni ustvarjena knjižba).

Nalaganje podpisane kopije pogodbe

7. korak — Izdajanje računov po obrokih

  1. Na veljavni pogodbi, v tabeli Obračunavanje, klikni Izdaj račun za obrok, ki ga je treba izdati → odpre se okno Izdaj račun s 3 možnostmi: Izdaj zdaj / Shrani kot osnutek / Označi kot plačano zdaj (z opombo: "Izdajanje beleži prihodke + terjatve (AR). Označevanje plačanega beleži prejem gotovine.") → izberi in potrdi.

✅ Pričakovani rezultat: Račun za obrok plačila je izdan prek poteka ERP/fakturiranja; obrok je povezan z izdanim računom; stanje plačila se posodobi.

⚠️ Predpogoj: Izdajanje računov zahteva delovni prostor, ki je konfiguriran za elektronsko fakturiranje / povezan s ponudnikom davčnih storitev. Če povezava ni vzpostavljena, se okno Izdaj račun še vedno prikaže kot predogled, vendar korak izdajanja ne bo izvedljiv. Po vzpostavitvi povezave z elektronskim fakturiranjem bo obrok izdal račun in samodejno ustvaril knjižbo (8. korak).
Izdajanje računa za obrok plačila

8. korak — Ogled računovodskih knjižb

  1. Odpri Upravljanje → Računovodstvo → Knjižbe (Journal Entries).

✅ Pričakovani rezultat: Ko je račun izdan, se samodejno ustvari uravnotežena knjižba: Debet Terjatve (131) / Kredit Prihodki (511) / Kredit DDV (3331). Pri registraciji plačila: Debet Denar (111/112) / Kredit Terjatve (131).

ℹ️ Opomba: Knjižba prihodkov pogodbe (Debet 131 / Kredit 511 / Kredit 3331) se prikaže šele po izdani računa — to pomeni po vzpostavljeni povezavi z elektronskim fakturiranjem (glej 7. korak).
Knjižba prihodkov pogodbe v glavno knjigo

Hitri pregled pričakovanih rezultatov

DejanjeRezultat, ki ga boste videli
Ustvarjanje storitve (1. korak)Storitev v Katalog ▸ Storitve + cena + cikel
Kombinirana ponudba (2. korak)Oznaka Vrsta za vsako vrstico; SPREJETO → gumb Pretvori v pogodbo
Pretvorba (3. korak)CTR-2026-… ; razdeljeni zneski enkratno/mesečno; ponudba PRETvorjena
Pogodbena stranka B + prevzem (4. korak)Predizpolnjena Pogodbena stranka B; koledar plačil po mejnikih
Pošlji (.docx) (5. korak)E-pošta .docx stranki; POSLANO
Naloži podpisano (6. korak)Podpisnik + čas; PODPISANO → AKTIVNO; ustvarjen koledar plačil
Izdaj račun (7. korak)Predogled → potrditev → izdani račun za obrok
Glavna knjiga (8. korak)Knjižba Debet 131/Kredit 511+3331; plačilo Debet 111/Kredit 131

Opombe

  • Ponudba → Naročilo še vedno kopira samo vrstice izdelkov (storitve pripadajo pogodbi) — pravilna zasnova.
  • Uvoz katalogov izdelkov podpira katero koli obliko preglednice (AI samodejno preslika stolpce); uvoz storitev je naslednja funkcija v poteku.
  • DDV: če je davek 0 %, se DDV države delovnega prostora (npr. 10 % za VN) še vedno lahko uporabi iz cenika — to je obstoječe obnašanje.