Upravljanje dokumentov za brezgotovinsko plačilo za gospodinjstva (Skupina 3)

Od leta 2026 morajo poslovna gospodinjstva v skupini 3 (prihodki nad 3 milijarde VND/leto) v skladu z odločbo 3389 izpolnjevati svoje davčne obveznosti z metodo davčne napovedi in izpolnjevati strožje pogoje glede upravljanja dokumentov. Zlasti upravljanje dokumentov za negotovinsko plačilo ni le obvezna zahteva, temveč tudi predpogoj za davčne olajšave in priznavanje razumnih stroškov .

V skladu z Odlokom 01/2021 je gospodinjsko podjetje organizacija, ki jo ustanovi posameznik ali člani gospodinjstva in je neomejeno odgovorna z vsem svojim premoženjem . To pomeni, da se vsi dohodki – bodisi iz osebnih bodisi poslovnih računov – štejejo za dohodek gospodinjstva. Zato je ločevanje in upravljanje negotovinskih plačilnih dokumentov izjemno pomembno za zagotavljanje preglednosti in skladnosti z davčno zakonodajo.

Glavne značilnosti

• Centralizirano upravljanje plačilnih dokumentov za bančna nakazila, kartice in e-denarnice.
• Hitro iskanje po časovnem obdobju, načinu plačila in znesku.
• Elektronske dokumente shranite varno, da bodo po potrebi zlahka dostopni.
• Samodejno usklajevanje z računovodskimi evidencami in davčnimi poročili.
• Opozorilo: Manjka zahtevana dokumentacija za transakcije, ki presegajo določeni prag.
• Podrobna statistična poročila po mesecih, četrtletjih in letih za namene davčnega obračuna.
• Visoka varnost z nadzorom dostopa in samodejnim varnostnim kopiranjem.

Podroben uporabniški priročnik

1. korak: Odprite poslovni bančni račun

Kot že omenjeno, ker so samostojni podjetniki odgovorni neomejeno z vsem svojim premoženjem, je odprtje ločenega računa za poslovne operacije ključni prvi korak.

1. Dostopite do modula za upravljanje dokumentov v GTG CRM.
2. Izberite Nastavitve → Bančni računi
3. Vnesite naslednje podatke: ime banke, številko računa, ime imetnika računa.
4. Označi ta račun kot »Primarni poslovni račun«

2. korak: Povežite vir podatkov o plačilu.

GTG CRM podpira samodejno sinhronizacijo iz več virov:

1. Povežite se z internetnim bančništvom : Vnesite svoj API ključ ali se povežite prek Open Banking.
2. Povežite e-denarnice : MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Uvoz datotek z bančnimi izpiski : Podpira formate Excel in PDF iz banke.

Ko je vzpostavljena povezava, sistem samodejno sinhronizira zgodovino transakcij in jo posodablja v realnem času.

3. korak: Zabeležite in razvrstite dokumente

Za vsako brezgotovinsko plačilno transakcijo storite naslednje:

1. Izberite transakcijo s seznama samodejno sinhroniziranih transakcij.
2. Klasifikacija : Poslovni stroški, Osebni stroški, Prihodki
3. Priložite ustrezne dokumente : račune, pogodbe, potrdila (naložite slike/PDF-je)
4. Opomba : Namen plačila, zadevne stranke

Pomembno obvestilo : V skladu s predpisi so pri izračunu dohodnine od poslovnih dejavnosti odbitni le stroški s popolno dokumentacijo o negotovinskem plačilu .

4. korak: Uskladitev z računovodskimi evidencami.

Avtomatiziran sistem usklajevanja med:

• Potrdila za negotovinsko plačilo
• Blagajniška knjiga
• Knjiga odhodkov in prihodkov
• Obrazec za davčno napoved

Če se odkrijejo kakršne koli neskladnosti, bo sistem takoj izdal opozorilo, tako da je mogoče hitro izvesti prilagoditve.

5. korak: Ustvarite poročilo za davčne organe.

Ko morate vložiti davčne napovedi ali poravnati račune:

1. Dostop do poročil → Poročila o plačilnih potrdilih
2. Izberite obdobje poročanja: mesečno, četrtletno, letno
3. Izberite vrsto poročila: Podroben seznam negotovinskih transakcij; Povzetek poročila po subjektih; Poročilo o davčno priznanih stroških
4. Izvozite datoteke PDF/Excel skupaj s skeniranimi izvirnimi dokumenti.

6. korak: Shranjevanje in pridobivanje

Vsi dokumenti so shranjeni elektronsko pri:

• Obdobje skladiščenja : Najmanj 10 let (kot zahteva zakonodaja)
• Šifriranje : Varnost na ravni banke
• Iskanje : Po več kriterijih (datum, znesek, prejemnik, vrsta stroška)
• Varnostno kopiranje : Samodejno dnevno

Prednosti uporabe

• 100-odstotna skladnost s predpisi o dokumentih za brezgotovinsko plačilo od leta 2026.
• Maksimiranje odbitnih stroškov zmanjšuje zakonsko določeno dohodnino.
• Prihranite 70 % časa, porabljenega za usklajevanje in ustvarjanje poročil, v primerjavi z ročnimi metodami.
• Finančna preglednost pomaga preprečiti tveganje davčnih pregledov zaradi pomanjkanja dokumentacije.
• Spremljajte denarni tok podjetja v realnem času in podprite pravočasno odločanje.

Pomembno obvestilo

Glede klasifikacije gospodinjskih podjetij

Gospodinjska podjetja v 3. skupini (prihodki nad 3 milijarde VND/leto) morajo od leta 2026 uporabljati metodo prijave . To pomeni:

• Prihodke in odhodke je treba v celoti prijaviti (prejšnja metoda na podlagi odstotkov ni več uporabna).
• Vsi stroški morajo biti v celoti dokumentirani z računi in potrdili.
• Zabeleženi bodo samo stroški z dokumentacijo o negotovinskem plačilu .

Glede neomejene odgovornosti

Posebna opomba: Samostojni podjetniki odgovarjajo neomejeno z vsem svojim premoženjem . Zato:

• Vsi bančni računi (osebni in poslovni) se štejejo za vire dohodka gospodinjstva.
• Treba je jasno razlikovati med poslovnimi in osebnimi transakcijami.
• Spodbujajte odpiranje ločenih računov za poslovne dejavnosti.

Glede omejitev za gospodinjska podjetja.

• Posameznik lahko ustanovi samo eno samostojno podjetništvo.
• Nihče ne more biti hkrati lastnik zasebnega podjetja.
• Ni dovoljeno biti komplementar v partnerski družbi.

Z GTG CRM postane upravljanje dokumentov za brezgotovinsko plačevanje preprosto, natančno in 100 % skladno z zakonskimi predpisi. Začnite se pripravljati že zdaj, da boste pripravljeni na spremembe iz leta 2026!