CRM Användarhandbok

1. Åtkomst till CRM

Steg 1: Logga in på GTG CRM

Logga in på ditt GTG CRM-konto.

Steg 2: Öppna menyn Kontakter

Från menyn till vänster, klicka på "Kontakter".

Huvudgränssnitt

Du kommer att se en lista över alla kontakter (kunder) i systemet.

2. Visa kontaktlistan

Visad information

Kontaktlistan visar informationskolumner:

Information	Beskrivning
Namn	Kundens namn
E-post	E-postadress
Telefonnummer	Kontakttelefonnummer
Land	Kundens land
Status	Ny, Pågående, Konverterad...
Källa	Facebook, Zalo, Landningssida...
Ansvarig person	Anställd som är ansvarig

Automatisk datakälla

Kontakter importeras automatiskt till CRM från: - Facebook Messenger - Kunder som skickar meddelanden på Fanpage - Gmail - Kunder som skickar e-post - Landningssida - Kunder som fyller i formulär, chattar via Live Chat

3. Skapa en ny kontakt

När behöver man skapa manuellt?

När du har kunder från källor som GTG CRM inte kan hämta automatiskt (telefonsamtal, personliga möten...).

Steg 1: Klicka på "Skapa kontakt"

Klicka på knappen "Skapa kontakt" i det övre högra hörnet av skärmen.

Steg 2: Ange information

Fyll i kundinformationen: - För- och efternamn (obligatoriskt) - E-post (obligatoriskt) - Telefonnummer - Adress - Land - Anteckningar

Tips: Ju mer detaljerad du är, desto lättare blir det att hantera senare!

Steg 3: Spara kontakten

Klicka på "Spara" för att lägga till kontakten i listan.

4. Importera data från CSV

När behöver man importera?

När du redan har en kunddatabasfil (från Excel, äldre system...).

Steg 1: Förbered CSV-filen

CSV-filen måste ha korrekt format:

Obligatorisk kolumn	Beskrivning
email	E-postadress
firstName	Förnamn
lastName	Efternamn
phone	Telefonnummer
address	Adress

Steg 2: Klicka på "Importera data"

Klicka på knappen "Importera data" i verktygsfältet.

Steg 3: Välj CSV-filen

Klicka på "Välj fil" och välj den förberedda CSV-filen.

Steg 4: Bekräfta importen

Kontrollera data och klicka på "Importera" för att slutföra.

Notera: E-postkolumnen är OBLIGATORISK i CSV-filen.

5. Anpassa visade kolumner

Steg 1: Öppna kolumninställningar

Klicka på "Redigera kolumner" i verktygsfältet.

Steg 2: Lägg till nya kolumner

Välj de kolumner du vill visa: - Markera kolumnerna du vill visa - Avmarkera kolumner du inte behöver

Steg 3: Spara inställningar

Klicka på "Spara" för att tillämpa ändringarna.

6. Använd filter

6.1 Filtrera efter datum

Visa kunder enligt tidsperiod: - Idag - Nya kunder idag - Igår - Kunder igår - Senaste 7 dagarna - Denna månad - Anpassad - Välj tidsperiod

6.2 Filtrera efter status

• Ny - Ny kund
• Pågående - Hanteras
• Konverterad - Konverterad
• Förlorad - Förlorad kund

6.3 Avancerat filter

Steg 1: Klicka på "Avancerat filter"

Steg 2: Välj fält att filtrera på (Adress, Produkt, Källa...) Steg 3: Ange värdet att söka efter

Exempel: Sök efter kunder i Distrikt 5 - Välj: Adress - Ange: Distrikt 5

6.4 Kombinera flera filter

• Adress = Distrikt 5 OCH
• Köpt produkt = T-shirt

7. Redigera kontakt

Klicka på kontaktens namn för att öppna detaljsidan.

Här kan du redigera: - Personlig information - Adress - Telefonnummer - Anteckningar - Status

8. Tilldela ansvarig person

Syfte

Tilldela kunder till ansvarig personal för att: - Tydligt fördela arbete - Övervaka resultat - Undvika dubbel kundvård

Steg 1: Öppna kontaktdetaljer

Klicka på kontakten som ska tilldelas.

Steg 2: Välj ansvarig person

Under "Ansvarig person", klicka för att välja personal.

Steg 3: Ändra ansvarig person

Om du behöver tilldela till en annan person: 1. Klicka på namnet på den nuvarande ansvariga personen 2. Välj den nya personen från listan 3. Spara ändringarna

9. Bifoga filer och länkar till uppgifter

Varje uppgift i CRM kan ha bifogade filer från Asset Manager och externa länkar – allt relaterat material finns direkt i uppgiften, inget mer letande.

9.1 Åtkomst till kontaktens uppgift

Steg 1: Klicka på kontaktens namn för att öppna detaljsidan.

Steg 2: Välj fliken "Uppgifter" på kontaktens detaljsida.

Steg 3: Klicka på "Skapa uppgift" eller öppna en befintlig uppgift.

9.2 Bifoga filer från Asset Manager

Steg 1: I uppgiftsformuläret, hitta sektionen "Bifogade dokument".

Steg 2: Klicka på "Lägg till fil".

Steg 3: Välj fil från Asset Manager: - Sök efter filen med namn - Eller bläddra i mappar - Stöder alla filtyper: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Steg 4: Klicka på "Välj" för att bifoga filen till uppgiften.

Resultat: Filen visas i uppgiften med namn, filtyp och storlek.

Användningsexempel:

Uppgift: "Skicka Q3-offert till kund Nguyen Thi B"
  📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB)
  📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

9.3 Bifoga externa länkar

Steg 1: I uppgiftsformuläret, hitta sektionen "Länkar".

Steg 2: Klicka på "Lägg till länk".

Steg 3: Ange information: - URL: Klistra in länken här (Google Drive, Google Sheets, Figma, webbsida...) - Titel: Namn som visas för länken (t.ex. "Rapport maj")

Steg 4: Klicka på "Lägg till" för att spara länken.

Användningsexempel:

Uppgift: "Granska design av ny landningssida"
  🔗 Figma Design → https://figma.com/...
  🔗 Kundbrief → https://docs.google.com/...
  🔗 Konkurrentreferens → https://example.com/...

9.4 Visa och hantera bilagor

När du öppnar en uppgift visas alla bifogade filer och länkar i avsnittet nedan:

Typ	Visning	Åtgärder
Fil	Filtypsikon + namn + storlek	Visa, Ladda ner, Ta bort
Länk	Ikon + titel + domän	Öppna länk, Ta bort

9.5 Användningstips

• Offert: Bifoga PDF-fil till uppgiften "Skicka offert"
• Avtal: Bifoga DOCX-avtal till uppgiften "Skriv avtal"
• Design: Bifoga Figma-länk till uppgiften "Godkänn design"
• Rapporter: Bifoga Google Sheets-länk till uppgiften "Granska data"
• Produktbilder: Bifoga JPG/PNG till uppgiften "Bekräfta bilder"

10. Egendefinierade objekt

10.1 Vad är ett egdefinierat objekt?

Egendefinierade objekt låter företag skapa egna datatyper utöver kontakter – t.ex. avtal, projekt, garantiärenden, mötesbokningar...

Varje typ av egdefinierat objekt kan ha olika anpassade fält och länkas till kontakter i CRM.

10.2 Skapa en typ av egdefinierat objekt

Steg 1: Gå till Inställningar → Egendefinierade objekt.

Steg 2: Klicka på "Ny".

Steg 3: Ange namnet på typen (t.ex. "Avtal") och lägg till nödvändiga fält: - Text - Nummer - Datum - Rullgardinsmeny (välj från lista) - Kryssruta

Steg 4: Klicka på "Spara" för att skapa den nya typen.

10.3 Lägg till en instans av ett egdefinierat objekt till en kontakt

Steg 1: Öppna kontaktens detaljsida.

Steg 2: Välj relevant egdefinierat objekt-flik (t.ex. "Avtal").

Steg 3: Klicka på "Lägg till instans".

Steg 4: Fyll i informationen för de konfigurerade fälten.

Steg 5: Klicka på "Spara".

10.5 Exempel på användning av egdefinierade objekt

Exempel 1: Avtal

Typ: Avtal
Fält: Avtalsnummer, Underteckningsdatum, Värde, Status, Utgångsdatum
→ Länkad till kundkontakt

Exempel 2: Garantiärende

Typ: Garanti
Fält: Produktkod, Köpdag, Garantiperiod, Status
→ Länkad till köpkontakt

Exempel 3: Mötesbokning

Typ: Konsultationsmöte
Fält: Mötesdatum, Plats, Konsult, Anteckningar
→ Länkad till konsulterad kontakt

Hantera företagskontakter

Automatisk klassificering

Kontakter med en företags-e-postdomän klassificeras automatiskt som "Företag":

• abc@fpt.com.vn → Företag
• xyz@gtgcrm.com → Företag
• user@gmail.com → Privatperson

Åtkomst

Klicka på menyn "Företag" i sidomenyn för att se B2B-listan.

Användningstips

Bör göra

1. Ange fullständig information – Lätt att söka och hantera
2. Uppdatera status – Vet i vilken fas kunden befinner sig
3. Fyll i anteckningar – Skriv ner viktig information
4. Tydlig tilldelning – Varje kund har en ansvarig person
5. Använd filter – Hitta kundgrupper snabbt
6. Bifoga filer till uppgifter – Viktiga dokument alltid nära till hands

Bör inte göra

1. Lämna e-post tom – E-post är ett obligatoriskt fält för identifiering
2. Ange dubbletter – Kontrollera innan du skapar nytt
3. Inte uppdatera – Gammal information blir inkorrekt

Sammanfattning

CRM i GTG CRM hjälper dig att:

• Samla in kunder automatiskt från alla kanaler
• Skapa och importera kontakter enkelt
• Flexibelt anpassa visade kolumner
• Söka med avancerade filter
• Redigera information snabbt
• Tydligt tilldela ansvariga personer
• Bifoga filer från Asset Manager och externa länkar till uppgifter