Användarhandbok för CRM

1. Åtkomst till CRM

Steg 1: Logga in på GTG CRM

Logga in på ditt GTG CRM-konto.

Steg 2: Öppna menyn Kontakter

Från menyn till vänster, klicka på "Kontakter".

Huvudvy

Du kommer att se en lista över alla kontakter (kunder) i systemet.

2. Visa kontaktlista

Visad information

Kontaktlistan visar följande information i kolumner:

Information	Beskrivning
Namn	Kundens namn
E-post	E-postadress
Telefonnummer	Kontakttelefonnummer
Land	Kundens land
Status	Ny, Pågående, Konverterad...
Källa	Facebook, Zalo, Landningssida...
Ansvarig person	Tilldelad personal

Automatisk datakälla

Kontakter läggs automatiskt till i CRM från:

• Facebook Messenger - Kund som meddelar på Facebook-sidan
• Gmail - Kund som skickar e-post
• Landningssida - Kund som fyller i formulär, meddelar via chatt

3. Skapa ny kontakt

När behöver man skapa manuellt?

När du har en kund från en källa som GTG CRM inte kan hämta automatiskt (telefonsamtal, personligt möte...).

Steg 1: Klicka på "Skapa kontakt"

Klicka på knappen "Skapa kontakt" i det övre högra hörnet av skärmen.

Steg 2: Ange information

Fyll i kundinformationen:

• För- och efternamn (obligatoriskt)
• E-post (obligatoriskt)
• Telefonnummer
• Adress
• Land
• Anteckningar

Tips: Ju mer detaljerad information du anger, desto lättare blir det att hantera senare!

Steg 3: Spara kontakt

Klicka på "Spara" för att lägga till kontakten i listan.

4. Importera data från CSV

När behöver man importera?

När du redan har en fil med kunddata (från Excel, ett gammalt system...).

Steg 1: Förbered CSV-filen

CSV-filen måste ha korrekt format:

Obligatorisk kolumn	Beskrivning
email	E-postadress
firstName	Förnamn
lastName	Efternamn
phone	Telefonnummer
address	Adress

Steg 2: Klicka på "Importera data"

Klicka på knappen "Importera data" i verktygsfältet.

Steg 3: Välj CSV-fil

Klicka på "Välj fil" och välj den förberedda CSV-filen.

Steg 4: Bekräfta import

Kontrollera datan och klicka på "Importera" för att slutföra.

Obs: E-postkolumnen är OBLIGATORISK i CSV-filen.

5. Anpassa visningskolumner

Steg 1: Öppna kolumninställningar

Klicka på "Redigera kolumner" i verktygsfältet.

Steg 2: Lägg till nya kolumner

Välj vilka kolumner du vill visa: - Markera kolumner du vill visa - Avmarkera kolumner du inte behöver

Steg 3: Spara inställningar

Klicka på "Spara" för att tillämpa ändringarna.

6. Använd filter

6.1 Filtrera efter datum

Visa kunder baserat på tidsperiod: - Idag - Nya kunder idag - Igår - Kunder igår - Senaste 7 dagarna - Den här månaden - Anpassad - Välj tidsperiod

6.2 Filtrera efter status

• New - Ny kund
• In Progress - Pågående
• Converted - Konverterad
• Lost - Förlorad kund

6.3 Avancerat filter

Steg 1: Klicka på "Avancerat filter"

Steg 2: Välj fält att filtrera efter (Adress, Produkt, Källa...) Steg 3: Ange värdet att söka efter

Exempel: Hitta kunder i distrikt 5 - Välj: Adress - Ange: Quận 5

6.4 Kombinera flera filter

• Adress = Quận 5 OCH
• Köpt produkt = Tröja

7. Redigera kontakt

Klicka på kontaktens namn för att öppna detaljsidan.

Här kan du redigera: - Personlig information - Adress - Telefonnummer - Anteckningar - Status

8. Tilldela ansvarig person

Syfte

Tilldela kunder till en ansvarig medarbetare för att: - Tydligt dela upp arbetet - Följa upp prestation - Undvika dubbelarbete i kundvård

Steg 1: Öppna kontaktdetaljer

Klicka på kontakten som ska tilldelas.

Steg 2: Välj ansvarig person

Under fältet "Ansvarig person", klicka för att välja medarbetare.

Steg 3: Byt ansvarig person

Om du behöver byta till någon annan: 1. Klicka på namnet på den nuvarande ansvariga personen 2. Välj en ny person från listan 3. Spara ändringarna

9. Bifoga fil & länk till aktivitet

Varje aktivitet i CRM kan kopplas till filer från Asset Manager och externa länkar - alla relevanta dokument finns direkt i aktiviteten, ingen anledning att leta någon annanstans.

9.1 Åtkomst till kontaktens aktiviteter

Steg 1: Klicka på kontaktens namn för att öppna detaljsidan.

Steg 2: Välj fliken "Aktiviteter" på kontaktdetaljsidan.

Steg 3: Klicka på "Skapa aktivitet" eller öppna en befintlig aktivitet.

9.2 Bifoga filer från Asset Manager

Steg 1: I aktivitetsformuläret, leta upp sektionen "Bifogade dokument".

Steg 2: Klicka på "Lägg till fil".

Steg 3: Välj fil från Arkivhanteraren: - Sök efter filen efter namn - Eller bläddra i mappar - Stöd för alla filtyper: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Steg 4: Klicka på "Välj" för att bifoga filen till uppgiften.

Resultat: Filen visas i uppgiften med namn, filtyp och storlek.

Exempel på användning:

Uppgift: "Skicka Q3-offert till kund Nguyễn Thị B"
  📎 q3-offert-2026.pdf (245 KB)
  📎 produktprislista.xlsx (38 KB)

9.3 Bifoga externa länkar

Steg 1: I Uppgiftsformuläret, leta upp sektionen "Länk".

Steg 2: Klicka på "Lägg till länk".

Steg 3: Ange information: - URL: Klistra in adressen här (Google Drive, Google Sheets, Figma, webbplats...) - Titel: Visningsnamn för länken (t.ex. "Månadsrapport maj")

Steg 4: Klicka på "Lägg till" för att spara länken.

Exempel på användning:

Uppgift: "Granska ny landningssidadesign"
  🔗 Figma Design → https://figma.com/...
  🔗 Kundbrief → https://docs.google.com/...
  🔗 Konkurrentreferenssida → https://example.com/...

9.4 Visa och hantera bilagor

När du öppnar en uppgift visas alla bifogade filer och länkar i avsnittet nedan:

Typ	Visning	Åtgärder
Fil	Filtypsikon + namn + storlek	Visa, Ladda ner, Ta bort
Länk	Ikon + titel + domän	Öppna länk, Ta bort

9.5 Användningstips

• Offert: Bifoga PDF-fil till uppgiften "Skicka offert"
• Avtal: Bifoga DOCX-avtal till uppgiften "Underteckna avtal"
• Design: Bifoga Figma-länk till uppgiften "Granska design"
• Rapporter: Bifoga Google Sheets-länk till uppgiften "Granska data"
• Produktbilder: Bifoga JPG/PNG till uppgiften "Bekräfta bilder"

10. Egen objekt

10.1 Vad är ett Egen objekt?

Egen objekt låter företag skapa egna datatyper utöver Kontakter - till exempel: Avtal, Projekt, Garantier, Möten...

Varje typ av Egen objekt kan ha olika anpassade fält och kopplas till Kontakter i CRM.

10.2 Skapa en typ av Egen objekt

Steg 1: Gå till Inställningar → Egen objekt.

Steg 2: Klicka på "Skapa ny".

Steg 3: Ange namnet på typen (t.ex. "Avtal") och lägg till nödvändiga fält: - Text - Nummer - Datum - Rullgardinsmeny (välj från en lista) - Kryssruta

Steg 4: Klicka på "Spara" för att skapa den nya typen.

10.3 Lägg till en post av Egen objekt till en Kontakt

Steg 1: Öppna kontaktdetaljsidan.

Steg 2: Välj motsvarande flik för Egen objekt (t.ex. "Avtal").

Steg 3: Klicka på "Lägg till post".

Steg 4: Fyll i informationen för de konfigurerade fälten.

Steg 5: Klicka på "Spara".

10.5 Exempel på användning av Egen objekt

Exempel 1: Avtal

Typ: Avtal
Fält: Avtalsnummer, Signeringsdatum, Värde, Status, Utgångsdatum
→ Kopplad till kundkontakt

Exempel 2: Garanti

Typ: Garanti
Fält: Produktkod, Köpdag, Garantitid, Tillstånd
→ Kopplad till köpkontakt

Exempel 3: Möten

Typ: Rådgivningsmöte
Fält: Mötesdatum, Plats, Rådgivare, Anteckningar
→ Länka med kontakt som konsulterades

Hantera företagskontakter

Automatisk kategorisering

Kontakter med företagets e-postdomän kommer automatiskt att kategoriseras som "Företag":

• abc@fpt.com.vn → Företag
• xyz@gtgcrm.com → Företag
• user@gmail.com → Privatperson

Åtkomst

Klicka på menyn "Företag" i sidofältet för att se B2B-listan.

Användningstips

Bör göra

1. Fyll i all information - Enkelt att söka och hantera
2. Uppdatera status - Vet i vilket skede kunden befinner sig
3. Anteckna fullständigt - Notera viktig information
4. Tydlig tilldelning - Varje kund har en ansvarig person
5. Använd filter - Snabbt att hitta kundgrupper
6. Bifoga filer till uppgifter - Viktiga dokument alltid nära till hands

Bör inte göra

1. Lämna e-post tom - E-post är ett obligatoriskt fält för identifiering
2. Ange dubbletter - Kontrollera innan du skapar nytt
3. Inte uppdatera - Gammal information kommer att vara felaktig

Sammanfattning

CRM i GTG CRM hjälper dig att:

• Automatiskt samla in kunder från alla kanaler
• Skapa och importera kontakter enkelt
• Anpassa visningskolumner flexibelt
• Söka med avancerade filter
• Redigera information snabbt
• Tydligt tilldela ansvariga personer
• Bifoga filer från Asset Manager och externa länkar till uppgifter