Krav innan du börjar

För att använda funktionen för elektroniska fakturor behöver du:

  • ✅ Ha ett GTG CRM-konto
  • ✅ Logga in i systemet
  • ✅ (Valfritt) Ett konto hos en leverantör av elektroniska fakturor (S-Invoice eller MISA)

Åtkomst till funktionen för elektroniska fakturor

Steg 1: Logga in i GTG CRM

Logga in i GTG CRM-systemet med ditt konto.

Logga in i systemet

Steg 2: Öppna menyn för elektroniska fakturor

  1. Titta på menyraden till vänster
  2. Klicka på "Elektroniska fakturor"
Meny för elektroniska fakturor

Steg 3: Välj fakturatyp

Sidan för elektroniska fakturor har 2 flikar:

Flik Beskrivning
Utgående fakturor Fakturor du skickar till kunder
Inkommande fakturor Fakturor som leverantörer skickar till dig
Två flikar för fakturor

Hantering av inkommande fakturor

Metod 1: Ladda upp faktura manuellt

Steg 1: Klicka på knappen Ladda upp

Det finns 2 sätt att öppna uppladdningsdialogen:

  • Klicka på knappen "Ladda upp" i det övre högra hörnet
  • Eller klicka på knappen "Ladda upp faktura"
Uppladdningsknapp

Steg 2: Välj fakturafil

  1. Dra och släpp fakturans PDF-fil i uppladdningsområdet
  2. Eller klicka för att välja fil från datorn
Uppladdningsdialog

Steg 3: Ladda upp och bearbeta

  1. Klicka på "Ladda upp och bearbeta"
  2. Vänta på att systemet ska bearbeta (status: "Bearbetar")
Bearbetas

Steg 4: Se resultatet

  1. Efter cirka 10 sekunder, klicka på "Uppdatera"
  2. Fakturan har importerats med all information
Importerad faktura

💡 Notering: Systemet stöder komplexa fakturor med många produkter. Till exempel: en faktura med 32 produkter bearbetas också automatiskt!

Komplex faktura

Metod 2: Automatisk insamling från e-post

Detta är det mest bekväma sättet – systemet hämtar automatiskt fakturor från din e-post!

Inställningar för automatisk e-postinsamling

Steg 1: Öppna integrationsmenyn

  1. Klicka på menyn "Integrationer" i menyraden till vänster
Integrationsmeny

Steg 2: Anslut e-post

  1. Anslut din företags-e-post (t.ex. support@company.com)
  2. Tillåt GTG CRM att komma åt e-posten

Steg 3: Aktivera automatisk insamling

  1. Hitta alternativet "Automatisk fakturainsamling"
  2. Aktivera denna funktion
Aktivera automatisk insamling

Steg 4: Kontrollera resultatet

När det finns en ny fakturapost:

  1. Systemet upptäcker och importerar automatiskt
  2. Gå till Inkommande fakturor för att se
  3. Källan visar "E-post"
Faktura från e-post

Redigera information (om nödvändigt)

Om informationen är felaktig kan du redigera den:

  1. Klicka på fakturan som ska redigeras
  2. Klicka på "Redigera"
  3. Redigera informationen
  4. Spara
Redigera faktura

Anslut leverantörer av fakturor

För att skicka utgående fakturor måste du ansluta till en leverantör av elektroniska fakturor.

Anslut S-Invoice (Viettel)

Steg 1: Öppna anslutningen

  1. Gå till fliken "Utgående fakturor"
  2. Klicka på knappen "Anslut" i det övre högra hörnet
Anslutningsknapp

Steg 2: Välj S-Invoice

  1. Välj leverantören S-Invoice
  2. Ange inloggningsuppgifter:
    • Användarnamn: (vanligtvis skatteregistreringsnummer)
    • Lösenord: Lösenord för S-Invoice-konto
    • Skatteregistreringsnummer: Företagets skatteregistreringsnummer
Anslut S-Invoice

Steg 3: Bekräfta anslutningen

Klicka på "Anslut" och vänta på ett framgångsmeddelande.

Anslut MISA

Steg 1: Välj MISA

  1. Klicka på knappen "Anslut"
  2. Välj leverantören MISA

Steg 2: Ange uppgifter

  • Användarnamn: E-postadress registrerad hos MISA
  • Lösenord: Lösenord för MISA-konto
  • Skatteregistreringsnummer: Företagets skatteregistreringsnummer
Anslut MISA

Steg 3: Bekräfta

Klicka på "Anslut" och vänta på ett framgångsmeddelande.

Skapa utgående fakturor

Steg 1: Öppna formuläret för att skapa faktura

  1. Gå till fliken "Utgående fakturor"
  2. Klicka på "Skapa faktura"
Formulär för att skapa faktura

Steg 2: Välj grundläggande information

Fält Beskrivning
Leverantör S-Invoice eller MISA
Fakturamall Välj lämplig mall (kontakta redovisningsavdelningen)
Betalningsmetod Kontanter / Banköverföring
Betalningsstatus Betald / Obetald

⚠️ Notering: Betalningsstatus påverkar inte skattemyndigheterna, men hjälper dig att följa upp fordringar.

Steg 3: Ange information om köparen

  • Juridiskt namn: Köparens företagsnamn
  • Skatteregistreringsnummer: Köparens skatteregistreringsnummer
  • Adress: Företagets adress

Steg 4: Lägg till produkter/tjänster

  1. Klicka på "Lägg till produkt"
  2. Ange information:
    • Produktnamn
    • Antal
    • Enhetspris
    • Momssats (8% eller 10%)
    • Rabattandel (om tillämpligt)
Lägg till produkter

💡 Tips: Om det finns flera produkter med olika momssatser (8% och 10%) kommer systemet automatiskt att dela upp dem i 2 separata fakturor.

Steg 5: Spara utkast

Klicka på "Spara utkast" för att spara innan du skapar fakturan.

Steg 6: Förhandsgranska PDF

  1. Klicka på "Förhandsgranska PDF"
  2. Kontrollera fakturainformationen
Förhandsgranska PDF
Förhandsgranska MISA

Steg 7: Skapa faktura

  1. Kontrollera informationen noggrant
  2. Klicka på "Skapa faktura"
  3. Vänta på ett framgångsmeddelande
Faktura skapad

Steg 8: Ladda ner fakturans PDF

Efter att fakturan har skapats framgångsrikt:

  1. Klicka på "Ladda ner PDF" för att ladda ner fakturan
  2. Skicka till kunden
Ladda ner PDF

Skapa ersättningsfaktura

När du behöver justera en skapad faktura (kund returnerar varor, fel upptäcks, etc.):

Steg 1: Öppna originalfakturan

  1. Gå till fliken "Utgående fakturor"
  2. Hitta och klicka på fakturan som ska ersättas

Steg 2: Skapa ersättningsfaktura

  1. Klicka på "Skapa ersättningsfaktura"
Ersättningsfaktura

Steg 3: Justera information

  • Ändra produkter, antal, pris om nödvändigt
  • Lägg till eller ta bort produkter

⚠️ Notering: Du kan inte ändra momssatsen från originalfakturan inom samma ersättningsfaktura.

Steg 4: Skapa ersättningsfaktura

  1. Spara utkast
  2. Förhandsgranska PDF
  3. Skapa ersättningsfaktura

Andra åtgärder

Synkronisera fakturor

Synkronisera fakturor från leverantören till GTG CRM:

  1. Klicka på knappen "Synkronisera"
  2. Vänta på att systemet uppdateras

Koppla från leverantör

  1. Klicka på knappen "Anslut" (eller "Koppla från")
  2. Bekräfta frånkoppling
  3. Du kan ansluta en annan leverantör

Visa fakturadetaljer

Klicka på valfri faktura för att visa:

  • Detaljerad information
  • Produktlista
  • Totalsumma och moms

Ändra fakturamall

  1. Gå till redigering av fakturan (utkast)
  2. Välj den nya mallen
  3. Spara innan du förhandsgranskar PDF

Tips för effektiv användning

1. Ställ in automatisk e-postinsamling

  • Sparar tid för nedladdning av fakturor varje månad
  • Redovisningspersonalen behöver bara gå till GTG CRM för att ladda ner dem

2. Kontrollera noggrant före skapande

  • Förhandsgranska alltid PDF innan du skapar fakturan
  • Skapade fakturor kan inte redigeras, endast ersättningsfakturor kan skapas

3. Följ betalningsstatus

  • Markera "Betald" när betalningen har mottagits
  • Hjälper till att hantera fordringar effektivt

4. Ge behörighet till redovisningspersonalen

  • Ge redovisningspersonalen behörighet att komma åt modulen för elektroniska fakturor
  • Redovisningspersonalen kan ladda ner fakturor själva för att göra skattedeklarationer