Den här guiden tar dig genom hela redovisningscykeln i GTG CRM enligt de senaste standarderna: från att ställa in rätt kontoplan i enlighet med Circulaire 99/2025/TT-BTC (gäller från 01/01/2026), daglig automatisk bokföring, hantering av inkommande fakturor från skattemyndigheten, registrering av anläggningstillgångar och avskrivningar, till att exportera XML för eTax-inlämning och exportera finansiella rapporter till PDF/Excel. Varje avsnitt nedan är en oberoende process – du kan läsa direkt i den del du behöver.
Krav: Inloggat GTG CRM-konto; användare med åtkomst till redovisningsmodulen (se avsnittet om behörigheter sist i dokumentet). Redovisning måste vara aktiverat i workspace-inställningarna.
Del 1: Initial Konfiguration
Konfigurationen behöver bara göras en gång. Efter att ha slutförts kommer alla bokföringsposter att köras automatiskt enligt denna konfiguration.
Steg 1: Aktivera Redovisning & Välj Standard
Gå till Inställningar → Redovisningsinställningar (Accounting Settings).
Aktivera omkopplaren Redovisning (accounting_enabled) och välj sedan Redovisningsstandard (accounting_standard):
| Standard | Gäller för | Noteringar |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Företag | Ersätter TT200 från 01/01/2026 – obligatoriskt för räkenskapsåret 2026 |
| TT133/2016 | Enskild firma, SME | Fortfarande giltigt; kan frivilligt övergå till TT99 |
| TT200/2014 | Äldre redovisning | Används endast för att stänga räkenskapsåret 2025 eller för arkivering; används inte för 2026 |
Spara. Standarden och kontoplanen låses efter den första bokföringsposten – välj rätt från början.
Steg 2: Skapa Kontoplan (Chart of Accounts)
Det finns tre sätt att skapa en kontoplan:
| Metod | När den används |
|---|---|
| Tillämpa mall per land (Apply CoA Template) | Snabbast – välj VN (TT99/2025) eller ett av 11 länder, systemet skapar automatiskt alla konton och standardbokföringsregler |
| AI-assisterad konfiguration (Generate Accounting Setup) | AI föreslår en kontoplan som passar företagstyp och land, med förklaring av varje val |
| Importera CSV (Import Chart of Accounts) | Du har redan en egen kontoplan från tidigare programvara, importera den för återanvändning |
Efter att ha tillämpat mallen kan du lägga till detaljerade konton (underkonton) eller ändra namn efter interna behov – TT99/2025 tillåter företag att öppna egna detaljnivåer. Använd Återställ för att skapa från början igen om det behövs (kan bara återställas före den första bokföringsposten).
Steg 3: Kontrollera Bokföringsregler (Posting Rules)
Bokföringsregler definierar vilken händelse som genererar vilken bokföringspost (t.ex. försäljningsintäkter → Debet Konto 131 / Kredit Konto 511; varukostnad → Debet Konto 632 / Kredit Konto 156).
Efter att ha tillämpat mallen per land är de vanligaste reglerna redan ifyllda. Du kan:
- Aktivera/inaktivera varje regel med omkopplaren Aktiv utan att förlora konfigurationen av bokföringen.
- Ändra Debet/Kredit-konton i varje regel om företaget har en egen kontoplan.
Steg 4: Konfigurera Intäktsredovisning
Under Redovisningsinställningar, välj Intäktsredovisningspunkt (revenue_recognition_point):
- FAKTURA (standard): redovisas vid fakturautfärdande. Lämpligt för de flesta detaljhandels- och tjänsteföretag.
- LEVERANS: redovisas vid leverans/utleverans. Används när kontraktet föreskriver överföring av kontroll vid tidpunkten för faktisk leverans.
Systemet matchar automatiskt intäkter med varukostnad (COGS) för samma period.
Del 2: Daglig Drift
Steg 5: Automatiskt Genererade Bokföringsposter – Beställningar, Fakturor, Återbetalningar
Efter att ha slutfört konfigurationen behöver du inte manuellt bokföra för vanliga transaktioner:
- Slutförda beställningar → systemet genererar bokföringsposter för intäkter och varukostnad.
- Utfärdande av e-faktura → motsvarande bokföringspost enligt vald redovisningspunkt.
- Annullering av e-faktura (via S-Invoice/Viettel eller MISA) → systemet genererar automatiskt omvända poster, huvudbok och fakturor är alltid synkroniserade.
- Återbetalning av betalning, återbetalning av deposition, retur av varor → bokföringsposter för rätt transaktionstyp, justering av varukostnad för respektive del (vid retur av 3/10 produkter justeras endast varukostnaden för dessa 3 produkter).
Gå till Redovisning → Journalposter (Journal Entries) för att se, filtrera och avstämma alla bokföringsposter per dag, period eller kontonummer.
Steg 6: Inkommande Fakturor – Anslutning till GDT & Redovisningstriage
GTG CRM ansluter direkt till Skattemyndighetens (GDT) e-fakturasystem och drar automatiskt in alla företagets inkommande fakturor – en anslutning, som täcker alla leverantörer.
Steg 6.1 – Anslut GDT-konto
Gå till Inställningar → Skattemyndighetsanslutning (Tax Authority Connection).
- Ange Organisationsnummer (MST) och lösenord för ditt konto på portalen hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Välj den period du vill hämta historik för (Backfill history).
- Tryck på Testa & Anslut – systemet verifierar och ansluter inom några sekunder. Statusen visas som Ansluten vid lyckad anslutning.
Säkerhetsanmärkning: Vi rekommenderar att du skapar ett underkonto (sub-account) med endast behörigheten "Fakturagranskning" istället för att använda huvudkontot.
Steg 6.2 – Synkronisera inkommande fakturor
Tryck på Synkronisera nu eller låt systemet synkronisera automatiskt enligt schema. Efter synkronisering, gå till ERP → Fakturahantering → Inkommande (Incoming) för att se alla inkommande fakturor.
Varje faktura visar tydligt källa och dokumentstatus:
| Status | Betydelse | Åtgärd |
|---|---|---|
| Skattemyndighet / XML+PDF | Faktura med CQT-kod – GDT har tillhandahållit tillräckligt med data och originalfil | Redo för redovisningstriage |
| Skattemyndighet / Behöver dokument | Faktura utan kod (telekom, bank) – GDT har tillhandahållit data men ingen originalfil | Ladda ner filen från leverantören och ladda upp den |
| E-post / Behöver dokument | Upptäckt via e-postavisering, ingen bifogad fil ännu | Ladda upp filen eller använd nedladdningslänken från leverantören |
Steg 6.3 – Ladda upp fil för fakturor utan kod (codeless)
Leta efter rader med statusen "Behöver dokument" (vanligtvis fakturor för telekom, el, bank). Tryck på Ladda ner↗ (från leverantör) för att öppna leverantörens portal med en färdig ifylld sökning, ladda ner filen och tryck sedan på Ladda upp för att bifoga den till fakturan.
Steg 6.4 – Redovisningstriage
När fakturan har tillräckligt med data och dokument, öppna fakturan och utför triagen:
- Kontrollera belopp, ingående moms, leverantör.
- Bokför i redovisningsboken (ingående moms → Konto 133; kostnader → motsvarande konto enligt kostnadstyp).
- Inkommande fakturor kopplas till kunder/leverantörer i CRM, med tydliga obetalda skulder per partner.
Steg 7: Anläggningstillgångar & Avskrivningar
Modulen för anläggningstillgångar (Fixed Assets) hanterar hela tillgångens livscykel och genererar automatiskt avskrivningsbokföring i huvudboken.
Steg 7.1 – Lägg till ny tillgång
Gå till Redovisning → Anläggningstillgångar → + Ny.
- Välj Kategori (Category) – t.ex. "Maskiner och utrustning", "Fordon", "Immateriella tillgångar". Systemet fyller i: standardkonton (anskaffningsvärde, ackumulerade avskrivningar, avskrivningskostnad), föreslagen användningstid och avskrivningsmetod.
- Ange Namn på tillgång, Anskaffningsvärde (Cost), Uppskattat restvärde (Salvage value), Datum för ibruktagande.
- Välj Avskrivningsmetod: Rak linje (Straight-line), Fallande saldo (Declining-balance), eller Produktionsenheter (Units-of-production).
- Tryck på Spara – tillgången skapas med statusen UTKAST (DRAFT) och visar uppskattat månatligt avskrivningsbelopp.
Steg 7.2 – Aktivera tillgång & visa avskrivningsschema
Öppna den nyskapade tillgången → tryck på Aktivera (Activate). Statusen ändras till AKTIV (ACTIVE) och systemet genererar omedelbart ett fullständigt avskrivningsschema (antal rader = antal perioder enligt användningstid), varje period i statusen PROGNOSTISERAD (PROJECTED).
Steg 7.3 – Bokföra avskrivningar
Tryck på Kör avskrivning (Run depreciation) för att bokföra manuellt, eller aktivera automatisering för att systemet ska köra automatiskt i början av varje månad (se Steg 11).
När körningen sker bokför systemet alla förfallna perioder (inklusive tidigare ej bokförda perioder sedan aktiveringsdatumet). Varje period ändras till BOKFÖRD (POSTED) och genererar en balanserad bokföringspost:
- Debet Konto 6274 (Avskrivningskostnad anläggningstillgångar) – eller motsvarande konto enligt tillgångstyp
- Kredit Konto 2141 (Ackumulerade avskrivningar anläggningstillgångar)
Att köra igen för samma period återför den befintliga bokföringsposten – ingen dubbel bokföring skapas.
Steg 7.4 – Importera lista över befintliga tillgångar (Import)
Om företaget redan har en tillgångsregister, gå till Anläggningstillgångar → Importera:
- Ladda upp CSV/Excel: filen kan ha vilken kolumnstruktur som helst – AI identifierar automatiskt och föreslår mappning av kolumner (t.ex. kolumnen "Anskaffningsvärde" → fältet Cost, "Inköpsdatum" → Acquisition date). Granska och justera mappningen innan du bekräftar.
- Från inköpsfaktura: välj en inkommande faktura som redan finns i systemet – tillgången fylls i automatiskt med namn, anskaffningsvärde, inköpsdatum, leverantör.
- AI läser dokument: bifoga kontrakt eller PDF-faktura (textformat, inte skannat) – AI extraherar och fyller i fälten i förväg.
Steg 7.5 – Avyttring av tillgångar
Öppna tillgången → Avyttra (Dispose) → Försäljning (Sale) (eller Bortskrivning (Write-off)), ange det faktiska återvunna värdet och avyttringsdatumet. Förhandsgranska vinst/förlust vid avyttring innan bekräftelse. Efter bekräftelse:
- Statusen ändras till AVYTTRAD (DISPOSED), avskrivningsschemat stängs.
- Genererar en bokföringspost för avyttring: tar bort anskaffningsvärdet (Kredit Konto 2112), tar bort ackumulerade avskrivningar (Debet Konto 2141), registrerar vinst/förlust vid avyttring (Konto 711 eller Konto 811).
Del 3: Rapportering & Export
Steg 8: Visa Finansiella Rapporter i Realtid
Gå till Redovisning → Rapporter, välj period och se direkt:
- Resultaträkning (B02-DN) – intäkter, varukostnad, bruttovinst, nettovinst per period.
- Balansräkning (B01-DN) – tillgångar = skulder + eget kapital. Detta är namnet på den officiella blanketten enligt TT99/2025, vilket ersätter det gamla namnet "Balansräkning".
- Avstämningslista (Trial Balance) – kontosaldo vid periodens slut, kontrollerar om Debet/Kredit balanserar innan perioden stängs.
- Momsdeklaration – sammanställning av utgående och ingående moms redo för deklarationsperioden.
Alla rapporter beräknas från faktiska bokföringsposter i huvudboken – ingen sammanställning från Excel eller väntan på slutlig bokföring i slutet av månaden krävs.
Steg 9: Exportera Rapporter till PDF & Excel
På vilken rapport som helst, tryck på Exportera ▾ och välj format:
- PDF: skapar ett dokument med tryckformat, företagsnamn, kan signeras och stämplas. Används för att skicka till banken (lånedokumentation kräver signerade finansiella rapporter), revisorer, ledning eller investerare.
- Excel (XLSX): en kalkylarkfil med tydlig struktur – redovisningspersonal kan pivoterar, sammanställa ytterligare, jämföra perioder. Siffror och valutaformat följer vietnamesisk lokalitet.
Alla befintliga rapporter (B01-DN, B02-DN, Avstämningslista, Moms, Resultatrapport, AR/AP aging, Cash Position) stöder båda formaten.
Steg 10: Exportera XML för inlämning till skattemyndigheten (BCTC, Moms, CIT, PIT)
GTG CRM skapar XML-filer enligt HTKK/eTax XSD – du laddar ner dem och laddar upp dem direkt till den elektroniska skatteportalen utan att behöva ange siffror igen.
Rapporter som stöder XML-export:
| Rapport | Blankettkod | Deklarationsperiod |
|---|---|---|
| Momsdeklaration | 01/GTGT | Kvartalsvis |
| Årsredovisning (BCTC) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Finansiellt år |
| Bolagsskattedeklaration | 03/TNDN | Finansiellt år |
| Skatteuppgift för personlig inkomstdeklaration | 05/QTT-TNCN | Finansiellt år |
Steg för att utföra:
- Gå till Redovisning → Rapporter → Skatterapporter (Tax Reports).
- Välj rapporttyp och deklarationsperiod.
- Kontrollera siffrorna på skärmen – fälten mappas automatiskt från huvudboken enligt TT99/2025-standarden.
- Tryck på Exportera XML – ladda ner filen
.xml. - Logga in på thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) eller öppna HTKK desktop, importera den nedladdade XML-filen.
- Gör en slutlig kontroll i skattemyndighetens programvara och lämna sedan in.
XML-filen följer den aktuella versionen av Skattemyndighetens XSD och är kompatibel med iTaxViewer för att kontrollera strukturen före inlämning.
Del 4: Redovisningsautomatisering
Steg 11: Aktivera Automatisering
Gå till Redovisning → Inställningar → Redovisningsautomatisering (Accounting Automations), aktivera processer enligt behov:
| Automatisering | Syfte |
|---|---|
| Automatiska fakturor från beställningar | Skapar och utfärdar automatiskt e-fakturor när en beställning är slutförd |
| Generera intäktsbokföringsposter | Intäktsbokföringsposter när en faktura utfärdas |
| Generera varukostnadsbokföringsposter (COGS) | COGS-bokföringsposter vid utleverans från lager |
| Hantering av återbetalningar / varureturer | Automatisk bokföring för återbetalningar och varukostnadsjusteringar |
För anläggningstillgångar, gå till Redovisning → Anläggningstillgångar → Automatiseringar (knapp i verktygsfältet):
| Automatisering | Syfte |
|---|---|
| Posta månatliga avskrivningar | Den 1:a varje månad, bokför automatiskt föregående månads avskrivningar för alla AKTIVA tillgångar |
| Registrera avyttring av tillgångar i huvudbok | Genererar automatiskt bokföringspost för avyttring när en tillgång avyttras |
| Registrera omvärdering av tillgångar i huvudbok | Genererar automatiskt bokföringspost för omvärdering när en tillgång omvärderas (opt-in) |
Debet/Kredit-konfigurationen för varje automatisering justeras direkt på noden "Skapa Journalpost" i arbetsflödet – ingen programmering krävs, en enda plats för konfiguration.
Behörighetshantering för Redovisning
Åtkomst till redovisningsmodulen styrs av specifika behörigheter. Kontakta workspace-ägaren eller administratören för att få dem tilldelade:
| Behörighet | Funktion |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Visa kontoplanen |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Lägga till/redigera konton |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Visa journalposter |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Skapa manuella bokföringsposter |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Visa finansiella rapporter och exportera filer |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Konfigurera redovisningsinställningar |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Stänga/öppna redovisningsperioder |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Hantera anläggningstillgångar |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Bokföra avskrivningar |
Workspace-ägare och administratörer har som standard alla behörigheter tilldelade.
Dokumentation tillhör GTG CRM
