Användarguide: Sälja Tjänster & Kontrakt i GTG CRM

Vad du kommer att kunna göra efter den här guiden

Skapa en tjänst i Katalogen → skapa en blandad offert (produkter + tjänster) → konvertera till ett kontrakt → fyll i Part B + godkännandemilstolpar → skicka kontraktet (.docx) → ladda upp den signerade kopian → utfärda fakturor i omgångar → visa bokföringsposter.

Förberedelser

#	Villkor	Varför det behövs
1	Logga in i GTG CRM, ha behörighet att hantera CRM (skapa produkter, tjänster, offerter, kontrakt).	För att kunna genomföra hela flödet.
2	Ha konfigurerat Kontosystem (CoA) + (för fakturering) en arbetsyta med fakturerings-/ERP-konfiguration.	För att fakturor ska kunna bokföras.
3	En kontakt/företag att agera kund (Part B).	Kontrakt kräver en undertecknande part.

Steg 1 — Skapa tjänst i Katalogen

1. Öppna CRM → Katalog → Tjänster → Skapa.
2. Skapa "Webbdesign" — pris 20,000,000, avgifter En gång. Spara. Skapa sedan "Månads-SEO" — pris 5,000,000, Återkommande → månadsvis. Spara.

✅ Förväntat resultat: Tjänster finns under Katalog ▸ Tjänster; varje tjänst har ett pris + en avgiftsperiod. (Produkter finns under Katalog ▸ Produkter och kan också ställas in som återkommande.)

Steg 2 — Skapa en blandad offert (produkter + tjänster)

1. Öppna CRM → Försäljning → Offertförfrågningar (Quotations) → Skapa, välj en kontakt.
2. Rad 1: Typ = Tjänst → "Webbdesign" (1). Rad 2: Typ = Tjänst → "Månads-SEO" (1). Rad 3: Typ = Produkt → "Hostinglicens" (kvantitet 3).
3. Spara offerten → Skicka → markera Accepterad (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Förväntat resultat: Varje rad har en Typ-etikett (Tjänst = grön, Produkt = blå); tjänstrader visar perioden. Totalt för alla rader. När den är ACCEPTERAD visas knappen Konvertera till kontrakt.

Steg 3 — Konvertera offert till kontrakt

1. Sätt offerten till status Accepterad: öppna offerten → Markera som skickad → Markera som accepterad (bekräfta).
2. På accepterade offertrader i listan Offertförfrågningar, klicka på ikonen Konvertera till kontrakt (åtgärdsknapp på raden — INTE i detaljvyn; detaljvyn har bara Konvertera till beställning). Öppna det nyskapade kontraktet i Försäljning → Kontrakt.

✅ Förväntat resultat: Meddelande/resultat med kontraktnummer i formatet CTR-ÅÅÅÅMM-NNNNN. Kontraktet behåller radernas typ/period; totalbeloppet delas upp i engångssumma och månadssumma + moms. Offerten ändras till KONVERTERAD/ACCEPTERAD.

Steg 4 — Fyll i Part B och godkännandemilstolpar

1. I kontraktet, öppna sektionen Part B → välj kontakt/företag; informationen (juridiskt namn, organisationsnummer, adress, representant) fylls i automatiskt när företagsdata har berikats.
2. Ställ in godkännandemilstolpar (Godkännande) för att styra betalningsschemat; (valfritt) aktivera tvåspråkighet.

✅ Förväntat resultat: Part B visas i kontraktet; godkännandemilstolparna skapar motsvarande betalningsscheman.

Steg 5 — Skicka kontraktet till kund (.docx)

1. Öppna kontraktsdetaljerna (klicka på + / kontraktnummer för att öppna panelen). I avsnittet Dokument: klicka på Generera kontrakt för att skapa en .docx-fil, eller använd Ladda upp dokument för att bifoga en kontraktfil. När dokumentet finns, har varje dokument en knapp Skicka / Ladda ner för att skicka till kunden.

✅ Förväntat resultat: Systemet skapar/bifogar kontraktsdokument; knapparna Skicka (skicka e-post till kunden) och Ladda ner visas på dokumentraden i avsnittet Dokument.

ℹ️ Notering: Avsnittet Dokument i kontraktet har Generera kontrakt + Ladda upp dokument; efter att dokumentet finns, visas Skicka / Ladda ner på varje dokumentrad. Fyll i Part B (Steg 4) innan du genererar kontraktet; om Part B saknas kan du fortfarande använda Ladda upp dokument för att bifoga kontraktet.

Steg 6 — Ladda upp den signerade kopian

1. Efter att kunden har signerat och skickat tillbaka, klicka på Ladda upp dokument i avsnittet Dokument → välj filen (typ Signerad kopia) → bekräfta. (Förslag direkt under: "Ladda upp det signerade kontraktet för att aktivera det.")

✅ Förväntat resultat: Den signerade filen bifogas (Typ Signerad kopia) tillsammans med signeringsdatum; kontraktet ändras automatiskt till AKTIVT/Pågående och Signerat datum fylls i. Tabellen Fakturering (betalningsschema) + knappen Utfärda faktura visas (inget bokföringsunderlag genereras ännu).

Steg 7 — Utfärda fakturor i omgångar

1. På ett aktivt kontrakt, i tabellen Fakturering, klicka på Utfärda faktura för den omgång som ska faktureras → rutan Utfärda faktura öppnas med 3 alternativ: Utfärda nu / Spara som utkast / Markera som betald nu (med anteckning: "Utfärdande registrerar intäkt + kundfordran (AR). Markering som betald registrerar inbetalning.") → välj och bekräfta.

✅ Förväntat resultat: Faktura för betalningsomgången utfärdas via ERP/faktureringsflödet; omgången kopplas till den utfärdade fakturan; betalningsstatus uppdateras.

⚠️ Förutsättning: Att utfärda fakturor kräver att arbetsytan har konfigurerats med e-faktura / anslutning till skatteleverantör. Om ingen anslutning finns, visas förhandsgranskningen i rutan Utfärda faktura, men fakturasteget kan inte genomföras. Efter anslutning av e-faktura, kommer omgången att utfärda fakturan och automatiskt generera bokföringsposten (Steg 8).

Steg 8 — Visa bokföringsposter

1. Öppna Administration → Redovisning → Bokföringsposter (Journal Entries).

✅ Förväntat resultat: När en faktura utfärdas skapas en balanserad post automatiskt: Debet Kundfordran (131) / Kredit Intäkt (511) / Kredit Ingående moms (3331). Vid registrering av betalning: Debet Kassa/Bank (111/112) / Kredit Kundfordran (131).

ℹ️ Notering: Bokföringsposten för kontraktsintäkt (Debet 131 / Kredit 511 / Kredit 3331) visas endast efter att fakturan har utfärdats — dvs. efter att e-faktura har anslutits (se Steg 7).

Snabb översikt över förväntade resultat

Åtgärd	Resultat du kommer att se
Skapa tjänst (Steg 1)	Tjänst i Katalog ▸ Tjänster + pris + period
Blandad offert (Steg 2)	Typ-etikett för varje rad; ACCEPTERAD → knapp Konvertera till kontrakt
Konvertera (Steg 3)	CTR-2026-…; totalt uppdelat engångsbelopp/månadsbelopp; offert KONVERTERAD
Part B + godkännande (Steg 4)	Part B ifylld; betalningsschema baserat på milstolpar
Skicka (.docx) (Steg 5)	E-post med .docx till kund; SKICKAD
Ladda upp signerad (Steg 6)	Signatär + tidpunkt; SIGNERAD → AKTIV; betalningsschema skapat
Utfärda faktura (Steg 7)	Förhandsgranskning → bekräftelse → faktura för omgången utfärdad
Huvudbok (Steg 8)	Post Debet 131/Kredit 511+3331; betalning Debet 111/Kredit 131

Noteringar

• Offert → Beställning kopierar fortfarande bara produktrader (tjänster tillhör kontrakt) — som avsett.
• Import av produktkatalog stöder alla kalkylbladsformat (AI mappar kolumner automatiskt); import av tjänster är en kommande funktion enligt roadmap.
• Moms: om momsen är 0%, kan momsen baserat på arbetsytans land (t.ex. 10% för VN) fortfarande tillämpas från prislistan — detta är standardbeteende.