Vanliga faktureringsfel som kan leda till böter: böter, preskriptionstid och hur man hanterar dem

Vid skatteförvaltning är fakturor inte bara vanliga redovisningsdokument utan också direkta grunder för skattemyndigheten att fastställa ett företags intäkter, kostnader och skatteförpliktelser. I själva verket bötfälls många företag och enskilda näringsidkare inte på grund av avsiktliga överträdelser, utan på grund av felaktig faktureringstidpunkt, felaktig transaktionsnatur eller användning av ogiltiga fakturor.

Artikeln nedan sammanfattar vanliga faktureringsfel som leder till böter, tillsammans med specifika bötesbelopp, preskriptionstid för böter och hur man hanterar redan utfärdade felaktiga fakturor, för att hjälpa företag att proaktivt undvika juridiska risker.

Fel 1: Fakturering vid fel tidpunkt

När anses en faktura vara utfärdad vid fel tidpunkt?

Ett företag anses ha utfärdat en faktura vid fel tidpunkt när fakturan inte utfärdas vid den tidpunkt som lagen föreskriver, inklusive vanliga fall:

• Varor har levererats eller tjänster har slutförts men fakturan utfärdas för sent
• Faktura utfärdas innan leverans av varor eller slutförande av tjänster
• Fakturan registreras felaktigt i redovisningsperioden, vilket leder till felaktiga intäkter och skatteförpliktelser
• Detta fel upptäcks ofta när skattemyndigheten jämför tidpunkten för den faktiska transaktionen med data från elektroniska fakturor.

Bötesbelopp för att utfärda fakturor vid fel tidpunkt

Enligt förordning 125/2020/ND-CP (gäller fram till 2026-01-16)

• Varning: Tillämpas vid fakturering vid fel tidpunkt men som inte försenar skatteförpliktelsen och har förmildrande omständigheter
• Böter från 3 000 000 till 5 000 000 VND: Tillämpas vid fakturering vid fel tidpunkt men som inte leder till försenad skatteförpliktelse
• Böter från 4 000 000 till 8 000 000 VND: Tillämpas för handlingen att utfärda fakturor vid fel tidpunkt enligt bestämmelserna om försäljning av varor och tillhandahållande av tjänster

Enligt förordning 310/2025/ND-CP (gäller från 2026-01-16)

Bötesbeloppet bestäms enligt antalet överträdda fakturor:

• Varning: Kampanjvaror, reklam, prover, gåvor, donationer, interna transaktioner, utleverans av varor som lån eller retur; utfärdande av 01 faktura
• Böter 500 000 - 1 500 000 VND: Från 02 till under 10 fakturor (utleverans av varor som lån eller retur); 01 faktura (utfärda faktura vid fel tidpunkt vid försäljning av varor/tjänster)
• Böter 2 000 000 - 5 000 000 VND: Från 10 till under 50 fakturor (utleverans av varor som lån eller retur); Från 01 till under 10 fakturor (utfärda faktura vid fel tidpunkt vid försäljning av varor/tjänster)
• Böter 5 000 000 - 15 000 000 VND: Från 50 till under 100 fakturor (utleverans av varor som lån eller retur); Från 10 till under 20 fakturor (utfärda faktura vid fel tidpunkt vid försäljning av varor/tjänster)
• Böter 15 000 000 - 30 000 000 VND: Från 100 fakturor eller fler (utleverans av varor som lån eller retur); Från 10 till under 20 fakturor (utfärda faktura vid fel tidpunkt vid försäljning av varor/tjänster)
• Böter 30 000 000 - 50 000 000 VND: 50 till under 100 fakturor (försäljning av varor, tillhandahållande av tjänster)
• Böter 50 000 000 - 70 000 000 VND: Från 100 fakturor eller fler (försäljning av varor, tillhandahållande av tjänster)

Hur man hanterar en faktura som utfärdats vid fel tidpunkt

För säljaren

• Åter fastställ tidpunkten för den faktiska transaktionen
• Deklarera moms och intäktsför moms och bolagsskatt under perioden då transaktionen inträffade, inte enligt fakturadatum
• Justera skattedeklarationen om fel period har deklarerats

För köparen

• Deklarera ingående moms under perioden då fakturan mottogs
• Registrera kostnader för bolagsskatt under perioden då den faktiska transaktionen inträffade

Om en faktura med felaktig tidpunkt upptäcks bör köparen begära att säljaren korrigerar den omedelbart för att undvika risken att använda en ogiltig faktura.

Illustrativt exempel

Faktura utfärdad 01/01/2026 men varor levererade 2025-12-31:

• Säljaren registrerar intäkter och deklarerar skatt för december 2025
• Köparen deklarerar moms under januari 2026, men registrerar kostnader under 2025

Fel 2: Utfärdande av falska fakturor eller användning av olagliga fakturor

Vad är en falsk faktura?

En falsk faktura är en faktura som inte återspeglar den faktiska ekonomiska transaktionen, inklusive:

• Falska fakturor utan faktiska transaktioner: Fakturor med fullständig information men där köp/försäljning av varor/tjänster inte har ägt rum i verkligheten, eller endast delvis.
• Felaktig återspegling av faktiskt värde: Fakturan anger ett värde som är högre eller lägre än det faktiska värdet av de sålda varorna/tjänsterna.
• Fakturor som saknar obligatoriska uppgifter: Fakturor som inte innehåller all nödvändig information som namn, adress, skatteregistreringsnummer för säljare och köpare, datum, beskrivning av varor/tjänster, enhet, kvantitet, enhetspris, totalbelopp enligt bestämmelserna.
• Fakturor som har ändrats eller raderats på felaktigt sätt: Fakturor som har raderats eller ändrats utan att följa bestämmelserna för fakturajusteringar.
• Avvikelser mellan de olika kopiorna av fakturan: Värdena på de olika kopiorna av fakturan skiljer sig åt och stämmer inte överens.
• Användning av fakturor från andra organisationer eller individer för att legitimera transaktioner: Användning av fakturor som inte tillhör det egna företaget för att bevisa köpta eller sålda varor/tjänster.
• Användning av fakturor som har konstaterats olagliga av myndigheterna: Fakturor som skattemyndigheten, polisen eller andra myndigheter har fastställt som olagliga att använda.
• Fakturor som utfärdas av en enhet som inte har befogenhet att utfärda fakturor, eller fakturor som ännu inte har giltighet.

Bötesbelopp för att utfärda falska fakturor

Böter för felaktig deklaration som leder till underskott av skatt eller ökad skattelättnad/återbetalning

Böter på 20 % av den underdeklarerade skatten eller den skatt som felaktigt beviljats som lättnad/återbetalning, vid användning av ogiltiga fakturor eller dokument för att redovisa inköpta varor/tjänster som minskar skattebeloppet eller ökar skatteåterbäringen, skattelättnaden eller minskningen, som upptäcks vid skatterevision eller kontroll, där köparen kan bevisa att överträdelsen av att använda ogiltiga fakturor/dokument ligger hos säljaren och köparen har redovisat fullständigt enligt bestämmelserna.

Böter för skatteundandragande (Artikel 17 i förordning 125/2020/ND-CP): Beroende på överträdelsens omfattning och eventuella försvårande/lindrande omständigheter, är bötesbeloppet följande:

• Böter motsvarande 1 gång den undandragna skatten, om den överträdande parten har minst en lindrande omständighet
• Böter motsvarande 1,5 gånger den undandragna skatten, om det inte finns några försvårande eller lindrande omständigheter
• Böter motsvarande 2 gånger den undandragna skatten, om det finns en försvårande omständighet
• Böter motsvarande 2,5 gånger den undandragna skatten, om det finns två försvårande omständigheter
• Böter motsvarande 3 gånger den undandragna skatten, om det finns minst tre försvårande omständigheter

I allvarliga fall kan individer och kommersiella juridiska personer åtalas för brott enligt strafflagen.

Hur man hanterar en faktura som misstänks vara falsk

När en faktura som inte återspeglar transaktionen upptäcks:

• Sluta använda fakturan för skattedeklaration
• Granska alla kontrakt, leveransdokument, betalningsdokument
• Justera redovisningsböcker och skattedokumentation om felaktig redovisning har skett
• Ta proaktiv kontakt med skattemyndigheten vid hög risk

Fortsatt användning av en felaktig faktura efter upptäckt kan anses vara en avsiktlig överträdelse, vilket leder till högre böter.

Preskriptionstid för faktureringstvister

Enligt lagstiftningen om administrativa överträdelser inom skatte- och faktureringsområdet är preskriptionstiden för administrativa överträdelser gällande fakturor 02 år

Så här beräknas preskriptionstiden:

• För avslutade överträdelser, preskriptionstiden räknas från dagen då överträdelsen upphörde
• För pågående överträdelser, preskriptionstiden räknas från dagen då den behöriga myndigheten upptäckte överträdelsen

Detta innebär att även om företaget har korrigerat felet, risken för böter kvarstår i 02 år.

Slutsats

Faktureringsfel, från felaktig tidpunkt till utfärdande av falska fakturor, har alla tydliga bötesramar och en preskriptionstid på upp till 02 år. I en tid där skatteförvaltningen i allt högre grad baseras på elektronisk data, innebär fakturering som inte återspeglar transaktionens natur en stor risk för böter, retroaktiv skatteuppbörd och juridiskt ansvar.

Att proaktivt kontrollera försäljningstransaktioner, intäkter och tidpunkten för fakturering från början är avgörande för att hjälpa företag att minimera risker. Med en centraliserad hanteringsplattform som GTG CRM, kan företag övervaka beställningar, intäkter och fakturor inom samma system, och därmed utfärda fakturor vid rätt tidpunkt, transparens i försäljningsdata och stödja effektivisering av skatteförpliktelser, särskilt för enskilda näringsidkare och småföretag som är pressade av forfait-skatter och skattekontroller.