Hantering av kontantlösa betalningskvitton för handelsverksamhet Grupp 3

Från och med 2026, enligt beslut 3389, måste handelsverksamheter i Grupp 3 (omsättning över 3 miljarder VND/år) uppfylla sina skattskyldigheter enligt redovisningsmetoden och uppfylla striktare krav på kvittomanagement. Särskilt hantering av kontantlösa betalningskvitton är inte bara ett obligatoriskt krav utan också en förutsättning för att få dra av skatt och redovisa rimliga kostnader.

Enligt bestämmelserna i förordning 01/2021 är handelsverksamhet en organisation som bildats av enskilda personer eller medlemmar av hushållet och som ansvarar obegränsat med hela sin egendom. Detta innebär att alla inkomster - oavsett om de kommer från ett privat konto eller ett företagskonto - betraktas som inkomster för hushållet. Därför är separering och hantering av kontantlösa betalningskvitton extremt viktigt för att säkerställa transparens och efterlevnad av skattelagstiftningen.

Huvudfunktioner

• Centraliserad hantering av banköverförings-, kort- och e-plånboksbetalningskvitton
• Snabb sökning efter tidsperiod, betalningsmottagare, belopp
• Säker lagring av elektroniska kvitton, lätt att hämta vid behov
• Automatisk avstämning mot bokföring och skattedeklarationer
• Varning för saknade obligatoriska kvitton för transaktioner över specificerade trösklar
• Detaljerade statistiska rapporter för månad, kvartal, år för skatteavstämning
• Hög säkerhet med åtkomstbehörigheter och automatisk säkerhetskopiering

Detaljerade användarguider

Steg 1: Konfigurera ett bankkonto för företaget

Som nämnts, eftersom handelsverksamheter ansvarar obegränsat med hela sin egendom, är öppnande av ett separat konto för verksamhetsverksamhet det första viktiga steget.

1. Gå till modulen Kvittomanagement i GTG CRM
2. Välj Konfiguration → Bankkonton
3. Ange information: Banknamn, kontonummer, kontoinnehavare
4. Markera detta konto som "Primärt företagskonto"

Steg 2: Anslut betalningsdatakällor

GTG CRM stöder automatisk synkronisering från flera källor:

1. Anslut Internetbank: Ange API-nyckel eller anslut via Open Banking
2. Anslut e-plånböcker: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Importera kontoutdrag: Stöder Excel-, PDF-format från banken

Efter anslutning synkroniserar systemet automatiskt transaktionshistoriken och uppdateras i realtid.

Steg 3: Registrera och klassificera kvitton

För varje kontantlös betalningstransaktion, utför följande:

1. Välj transaktionen från listan över automatisk synkronisering
2. Klassificera: Företagskostnader, Privata kostnader, Intäkter
3. Bifoga relevanta kvitton: Faktura, kontrakt, kvitto (ladda upp bild/PDF)
4. Anteckningar: Betalningsändamål, relaterade parter

Viktigt att notera: Enligt bestämmelserna kan endast kostnader som har fullständiga kontantlösa betalningskvitton redovisas som avdragsgilla kostnader vid beräkning av personlig inkomstskatt från verksamhet.

Steg 4: Avstämning mot bokföringen

Systemet stämmer automatiskt av mellan:

• Kontantlösa betalningskvitton
• Kassaflödesbokföring
• Kostnads- och intäktsbokföring
• Skatteanmälningsformulär

Om avvikelser upptäcks kommer systemet omedelbart att varna för att korrigeringar kan göras i tid.

Steg 5: Generera rapporter för skattemyndigheten

När skatteanmälningar eller avstämningar behöver lämnas in:

1. Gå till Rapporter → Rapporter för betalningskvitton
2. Välj rapporteringsperiod: Månad, Kvartal, År
3. Välj rapporttyp: Detaljerad förteckning över kontantlösa transaktioner; Sammanfattande rapport per mottagare; Rapport över avdragsgilla kostnader
4. Exportera fil i PDF/Excelformat med skannade originalkvitton

Steg 6: Lagring och hämtning

Alla kvitton lagras elektroniskt med:

• Lagringstid: Minst 10 år (enligt lagstiftningen)
• Kryptering: Banknivå säkerhet
• Sökning: Baserat på flera kriterier (datum, belopp, mottagare, kostnadstyp)
• Säkerhetskopiering: Automatisk dagligen

Fördelar med att använda

• 100 % efterlevnad av bestämmelser om kontantlösa betalningskvitton från och med 2026
• Maximering av avdragsgilla kostnader vid skatteberäkning, laglig minskning av personlig inkomstskatt som ska betalas
• Spara 70 % av tiden för avstämning och rapportgenerering jämfört med manuellt arbete
• Finansiell transparens, undvikande av skatterisk på grund av brist på kvitton
• Realtidsöversikt över kassaflödet, stöd för snabba beslut

Viktiga anmärkningar

Om klassificering av handelsverksamheter

Handelsverksamheter i Grupp 3 (omsättning över 3 miljarder VND/år) måste tillämpa redovisningsmetoden från och med 2026. Detta innebär:

• Full deklaration av intäkter och kostnader (inte längre tillämplig %-andel som vid fast taxa)
• Måste ha fullständiga fakturor och kvitton för alla utgifter
• Endast kostnader med kontantlösa betalningskvitton kan redovisas

Om obegränsat ansvar

Särskild uppmärksamhet: Handelsverksamheter ansvarar obegränsat med hela sin egendom. Därför:

• Alla bankkonton (privata + företag) betraktas som hushållets inkomster
• Måste tydligt skilja mellan företags- och privata transaktioner
• Uppmaning till att öppna separata konton för verksamhetsverksamhet

Om begränsningar för handelsverksamheter

• En enskild person får endast etablera 01 handelsverksamhet
• Får inte samtidigt vara ägare av ett enskilt bolag
• Får inte vara ansvarig delägare i ett kommanditbolag

Med GTG CRM blir hanteringen av kontantlösa betalningskvitton enkel, korrekt och 100 % i enlighet med lagstiftningen. Förbered dig redan nu för förändringarna från 2026!