Du har säljare, en webbplats, kunder som skickar kontaktformulär — men ingen vet exakt vilket steg kunden är på, vem som hanterar dem, eller när det är dags att följa upp. Resultat: leads tappas bort, säljare ringer samma kund dubbelt, eller ännu värre — kunden väntar 3 dagar utan att bli kontaktad och går till en konkurrent.
Det här är en process för att ta emot leads från webbplatsen till CRM som vilket litet företag som helst kan implementera med GTG CRM — tydlig, ansvarsfull och spårbar.
SMB:s problem: Leads kommer in, men ingen vet vem som hanterar dem
På små företag (5-20 anställda) ser leadhanteringsprocessen vanligtvis ut så här:
- Kunden fyller i ett formulär på webbplatsen
- Ett e-postmeddelande skickas till en gemensam e-postadress
- Den som ser det först hanterar det, den som har bråttom ignorerar det
- Det finns ingen plats att registrera om kunden har ringts, eller vad resultatet blev
- I slutet av månaden vet man inte hur många leads som har hanterats och hur många som har missats
Konsekvenser: - Leads hamnar mellan stolarna — ingen tar ansvar - Säljare ringer samma kund → kunden blir irriterad - Ingen data för att utvärdera vilka säljare som presterar bra - Annonskostnader utan mätbar ROI från leads
Standardprocess: Formulär → Routing → CRM → Status → Uppföljning → Rapportering
Webbplatsformulär → CRM (Kontaktperson, ägare = admin) → Arbetsflöde för att ändra ägare till säljare → Pipeline (Affär) → Uppföljning → Rapportering
Här är en steg-för-steg-guide för inställningen.
Steg 1: Skapa formulär och anslut till CRM
Skapa ett formulär för att ta emot leads under sektionen Formulär i GTG CRM.
Fält som bör finnas för SMB:
| Fält | CRM-fältmappning | Syfte |
|---|---|---|
| Företagsnamn | Company |
Förstå storlek och bransch |
| Kontaktperson | First Name, Last Name |
Säljare ringer rätt namn |
| E-post | Email |
Skicka uppföljnings-e-post |
| Telefonnummer | Phone |
Direkt telefonsamtal |
| Intresserad tjänst | Anpassat fält (Rullgardinsmeny) | Routing till rätt säljare/team |
| Beräknad budget | Anpassat fält (Rullgardinsmeny) | Prioritera leads av högt värde |
Bädda in formuläret på webbplatsen med hjälp av ett skript-tagg eller iframe. Om du använder GTG CRM:s Webbplatser eller Landningssidor, ansluts formuläret automatiskt.
När kunden skickar in → data skapar automatiskt en kontakt i CRM → Kontakter med:
- Livscykelstadium: Lead
- Käll-tagg: website (automatiskt)
- Alla fält från formuläret har mappats
Steg 2: Automatisk routing — fördela leads till rätt person
Det här är steget som de flesta SMB saknar. Istället för ett gemensamt e-postmeddelande som säger "vem som än har tid", fördelar GTG CRM automatiskt leads till specifika anställda.
Inställningar i Automation → Arbetsflöden:
Utlösare: Objekt → Kontakt → Kontakt skapad
(När kunden fyller i ett formulär på webbplatsen skapar systemet automatiskt en kontakt i CRM och tilldelar en standardägare till arbetsytans administratör. Arbetsflödet nedan ändrar ägare till rätt säljare som ansvarar.)
Exempel på routingflöde:
Ny kontakt skapad (från webbplatsformulär)
→ [Villkor] Intresserad tjänst = "Marknadsföringskonsultation"?
Ja → Tilldela kontakt till Säljare A
Nej → [Villkor] Intresserad tjänst = "Webbdesign"?
Ja → Tilldela kontakt till Säljare B
Nej → Behåll ägare = admin (Säljchef hanterar)
→ Skicka bekräftelse-e-post till kunden
→ Tilldela taggen "Nytt lead - behöver hanteras"
Resultat: Säljaren som öppnar kontakten ser sig själv som ansvarig
Enklare alternativ: Om det bara finns 2-3 säljare, använd Tilldela kontakt som round-robin — systemet fördelar leads jämnt mellan varje person.
När en säljare får ett lead ser de:
- Fullständig information i CRM (namn, telefon, e-post, intresserad tjänst)
- Ägaren är de själva → vet tydligt sitt ansvar
- Livscykelstadium: Lead → behöver kontaktas
Steg 3: Skapa en pipeline (affär) för att spåra status
Kontakter lagrar kundinformation, medan Affärer (Pipeline) spårar försäljningsprocessen. Du behöver båda.
Skapa pipeline i CRM → Affärer:
| Stadium | Betydelse | Ansvarig |
|---|---|---|
| Nytt lead | Nyss anlänt, ingen kontakt ännu | Tilldelad säljare |
| Kontaktad | Har ringts/mejlats, väntar på svar | Säljare |
| Rådgivning pågår | Kunden är intresserad, behöver offert | Säljare |
| Offert skickad | Väntar på kundens beslut | Säljare |
| Förhandling | Förhandlar villkor | Säljare + Chef |
| Vunnen (Won) | Kontrakt signerat / Beställning gjord | → Överförs till implementering |
| Förlorad (Lost) | Kunden köper inte | → Ange orsak för förbättring |
Varje affär har viktiga fält: - Affärsnamn — t.ex. "ABC Företag - 3-månaders marknadsföringspaket" - Belopp — förväntat värde (t.ex. 15 000 000 VNĐ) - Slutdatum — förväntat datum för avslut - Prioritet — Låg / Mellan / Hög / Brådskande - Kontaktroll — Beslutsfattare, Påverkare, Budgetansvarig
Arbetsflödeskoppling: När ett lead kommer in i CRM kan automation automatiskt skapa en affär i pipelinen:
Kontakt skapad → Tilldela kontakt (ändra ägare från admin till säljare) → Skapa affär (stadium: "Nytt lead") → Skicka e-post
Steg 4: Planerad uppföljning
Efter att ett lead har tilldelats och en affär finns i pipelinen behöver säljaren följa upp. GTG CRM hjälper till att säkerställa att inga leads glöms bort:
Automatisk påminnelse till säljaren
Utlösare: Affärsstadium ändrat (går in i stadium "Nytt lead")
Affär går in i stadium "Nytt lead"
→ Påminnelse till säljaren: "Kontakta nytt lead inom 24 timmar"
→ Vänta 24 timmar
→ [Kontrollera] Är affären fortfarande i stadium "Nytt lead"?
Ja → Skicka ytterligare påminnelse: "Lead har inte kontaktats!"
Nej → Avsluta (säljaren har hanterat)
→ Vänta ytterligare 24 timmar
→ [Kontrollera] Är affären fortfarande i stadium "Nytt lead"?
Ja → Meddela chefen
Automatisk uppföljning av kunden
När säljaren har kontaktat, men kunden inte har svarat:
Affär ändras till "Kontaktad"
→ Vänta 3 dagar
→ Skicka första uppföljnings-e-post: "Hur kan jag hjälpa till ytterligare?"
→ Vänta 5 dagar
→ Skicka andra uppföljnings-e-post: med material/case studies
→ Vänta 7 dagar
→ Om inget svar → tilldela taggen "Behöver särskild uppföljning" + påminnelse till säljaren
Återuppta förlorade affärer
Affär ändras till "Förlorad (Lost)"
→ Ange orsak till förlust (säljaren anger manuellt)
→ Vänta 30 dagar
→ Skicka e-post "Vi har ett nytt program som kan passa dig"
→ Vänta 60 dagar
→ Skicka månatligt nyhetsbrev
Steg 5: Anslut meddelanden — hantera via en gemensam inkorg
När säljaren kontaktar ett lead via e-post eller Zalo visas hela konversationen i Gemensam inkorg (Unified Inbox).
Fördelar för SMB: - Säljare skickar e-post från GTG CRM → e-posten visas i kontaktens tidslinje (inte försvinner i personlig Gmail) - Kunden svarar → visas i Gemensam inkorg → säljaren svarar direkt - Om säljaren är sjuk kan chefen se hela konversationshistoriken → överlämna till någon annan - Ingen dataförlust när en anställd slutar
Steg 6: Rapportering — vet exakt var problemen ligger
I slutet av veckan/månaden behöver chefen veta:
Pipeline-rapporter (CRM → Affärer): - Hur många nya leads kom in? - Hur många affärer finns i varje stadium? - Totalt förväntat affärsvärde (Pipeline Forecast) - Vinst/förlust-ratio - Vilken säljare hanterar flest affärer?
Sälj-instrumentpanel (Sales Dashboard): - Total försäljning över tid - Genomsnittligt ordervärde - Bästa produkter/tjänster - Jämförelse med föregående period
Exempel på insikter från rapporter: - "80% av leads förloras i stadium Offert → är priset för högt jämfört med marknaden?" - "Säljare A har 40% vinst-ratio, Säljare B bara 15% → behöver Säljare B träning?" - "Leads från Google Ads har högre genomsnittligt affärsvärde än från Facebook → allokera mer budget dit?"
Praktiskt exempel: IT-tjänsteföretag (8 anställda)
Före CRM-användning: - Kunder fyllde i formulär → e-post till gemensam inkorg → vem som såg det hanterade det - Ingen visste om kunden hade blivit kontaktad, 2 säljare ringde samma kund - I slutet av månaden frågade chefen "hur många nya kunder den här månaden?" → ingen visste exakt
Efter processimplementering: 1. Webbplatsformulär mappar 5 fält till CRM (namn, telefon, e-post, tjänst, budget) 2. Arbetsflöde för routing: leads för "Cloud-tjänster" → Säljare A, "Mjukvara" → Säljare B 3. Pipeline med 6 stadier: Nytt lead → Kontaktad → Rådgivning → Offert skickad → Förhandling → Vunnen/Förlorad 4. Automation påminner säljare att kontakta inom 24 timmar, uppföljning via e-post efter 3 dagar 5. Chefen ser instrumentpanelen: 45 leads/månad, 25% vinst-ratio, genomsnittligt värde 20 miljoner VNĐ/affär
Resultat: Inga fler borttappade leads, säljare vet vad de ska göra varje dag, chefen har data för coachning.
Slutsats
Processen för att ta emot leads från webbplatsen till CRM behöver inte vara komplicerad — men den måste vara tydlig: vem tar emot leads, var befinner sig statusen, när ska uppföljning ske, och hur mäts det. GTG CRM gör det möjligt för SMB att bygga denna process med:
- Inbäddade formulär → samlar automatiskt in leads
- Automatiserings-arbetsflöden → automatisk routing och uppföljning
- Pipeline (Affärer) → tydlig spårning av varje affär
- Gemensam inkorg → hanterar leads via e-post/Zalo i ett gränssnitt
- Sälj-instrumentpanel → rapportering för beslutsfattande
Konfigurera en gång, kör kontinuerligt. Inga leads tappas bort, inga säljare glöms bort.
Förvandla det du just läst till verkliga resultat — använd GTG CRM gratis.
Använd nu
