นับตั้งแต่มีการบังคับใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตามระเบียบของกรมสรรพากร ร้านค้า ผู้ค้าปลีก และครัวเรือนประกอบธุรกิจจำนวนมากยังคงไม่แน่ใจว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ประเภทใดเหมาะสมกับขนาดธุรกิจและลักษณะธุรกิจของตนมากที่สุด ปัจจุบันใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้กันทั่วไปมี 3 ประเภท ได้แก่ ใบกำกับภาษีที่มีรหัสหน่วยงานสรรพากร ใบกำกับภาษีที่ไม่มีรหัสหน่วยงานสรรพากร และใบกำกับภาษีที่มีรหัสหน่วยงานสรรพากร (หรือที่เรียกว่าใบกำกับภาษีแบบพิมพ์) ซึ่งแต่ละประเภทมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกัน

การเลือกประเภทใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมไม่เพียงแต่ช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนการดำเนินงานและกระบวนการขายอีกด้วย บทความนี้จะวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามประเภทโดยละเอียด เปรียบเทียบข้อดีและข้อเสีย และช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างเหมาะสมที่สุด

1. ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์พร้อมรหัสหน่วยงานภาษี

แนวคิด

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีรหัสรับรองจากกรมสรรพากร คือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับรหัสรับรองจากกรมสรรพากรก่อนส่งให้ลูกค้า รหัสนี้ประกอบด้วยชุดอักขระเฉพาะที่สร้างโดยกรมสรรพากรและแนบมากับใบแจ้งหนี้เพื่อยืนยันความถูกต้อง

วิชาที่เกี่ยวข้อง

ตามพระราชกฤษฎีกา 123/2020/ND-CP ธุรกิจที่จัดอยู่ในกลุ่มที่มีความเสี่ยงสูงทางด้านภาษีจะต้องใช้ใบแจ้งหนี้ที่มีรหัสดังนี้:

• ธุรกิจที่เพิ่งก่อตั้งใหม่ซึ่งยังไม่เปิดดำเนินการครบ 12 เดือน
• ธุรกิจที่ถูกระงับการดำเนินงานชั่วคราว มีหนี้ภาษีค้างชำระ หรือมีความเสี่ยงด้านภาษี
• ธุรกิจครัวเรือนและธุรกิจส่วนบุคคลที่มีรายได้ต่อปี 1 พันล้านดองขึ้นไป
• ธุรกิจที่ดำเนินงานในภาคส่วนที่อ่อนไหว (เช่น เศษโลหะ น้ำมัน ฯลฯ)

กระบวนการปล่อยตัว

1. ธุรกิจต่างๆ สร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือระบบการจัดการ
2. ส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ไปยังเว็บไซต์ของกรมสรรพากร
3. หน่วยงานสรรพากรจะตรวจสอบและออกรหัสยืนยันภายใน 1-2 วินาที
4. ธุรกิจต่างๆ ได้รับใบแจ้งหนี้ที่มีรหัส และส่งไปให้ลูกค้า

ข้อได้เปรียบ

ความโปร่งใสและการควบคุมที่เข้มงวด: หน่วยงานสรรพากรสามารถเข้าถึงข้อมูลใบแจ้งหนี้ได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยลดการหลีกเลี่ยงภาษี

ต้นทุนต่ำ: ธุรกิจไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าธรรมเนียมให้กับผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้ เพียงแค่ลงทะเบียนและใช้งานได้ฟรีผ่านทางเว็บไซต์ของกรมสรรพากร

ความถูกต้องตามกฎหมายสูง: ใบแจ้งหนี้ได้รับการรับรองโดยตรงจากหน่วยงานสรรพากร ทำให้มั่นใจได้ถึงความถูกต้องตามกฎหมายอย่างสมบูรณ์

ข้อเสีย

การพึ่งพาระบบภาษี: เมื่อระบบของกรมสรรพากรมีปัญหาหรืออยู่ระหว่างการบำรุงรักษา ธุรกิจอาจไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้

ความเร็วที่ช้าลง: เมื่อเทียบกับใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีรหัส การต้องรอให้หน่วยงานสรรพากรออกรหัสอาจทำให้เกิดความล่าช้าในบางกรณี

ข้อจำกัดด้านความยืดหยุ่น: ไม่เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้จำนวนมากภายในระยะเวลาอันสั้น

2. ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีรหัสหน่วยงานภาษี

แนวคิด

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีรหัส คือใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยธุรกิจเองผ่านผู้ให้บริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (ผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากร) และไม่จำเป็นต้องใช้รหัสยืนยันก่อนส่งให้ลูกค้า

วิชาที่เกี่ยวข้อง

ธุรกิจต่างๆ สามารถใช้ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีรหัสได้ หากเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

• เปิดใช้งานมาแล้วอย่างน้อย 12 เดือน
• ไม่มีหนี้ภาษีค้างชำระ ไม่มีประวัติการฝ่าฝืนกฎหมายภาษี
• ไม่ถูกจัดอยู่ในกลุ่มผู้เสียภาษีที่มีความเสี่ยงสูงตามการประเมินของหน่วยงานสรรพากร
• คุณใช้บริการของผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่?

กระบวนการปล่อยตัว

1. ธุรกิจต่างๆ ทำสัญญากับองค์กรที่ให้บริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
2. สร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์และส่งให้ลูกค้าโดยตรง
3. ส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ไปยังหน่วยงานสรรพากรผ่านทางผู้จำหน่ายเป็นประจำ (รายวัน/รายเดือน)

ข้อได้เปรียบ

รวดเร็วทันใจ: ออกใบแจ้งหนี้ได้ทันที ไม่ต้องรอการยืนยันจากหน่วยงานสรรพากร

ไม่ขึ้นอยู่กับระบบภาษี: ธุรกิจยังคงสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้แม้ว่าระบบของกรมสรรพากรจะมีปัญหา

ความยืดหยุ่นสูง: เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมสูงและต้องการออกใบแจ้งหนี้จำนวนมาก

การผสานรวมที่ง่าย: ผู้ให้บริการมักมี API และฟีเจอร์ที่สามารถผสานรวมกับซอฟต์แวร์บริหารจัดการการขายได้

ข้อเสีย

ค่าบริการ: ธุรกิจต่างๆ ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมให้กับผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีตั้งแต่ไม่กี่ล้านไปจนถึงหลายสิบล้านดองต่อปี ขึ้นอยู่กับแพ็คเกจบริการที่เลือก

คุณสมบัติผู้มีสิทธิ์: ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่จะมีสิทธิ์ใช้บริการนี้ โดยเฉพาะธุรกิจใหม่หรือธุรกิจที่มีความเสี่ยงด้านภาษี

ความรับผิดชอบทางกฎหมาย: ธุรกิจต้องรับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียวต่อความถูกต้องและชอบด้วยกฎหมายของใบแจ้งหนี้ที่ตนออก

3. ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์พร้อมรหัสหน่วยงานสรรพากร (พิมพ์ตามต้องการ)

แนวคิด

ใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยหน่วยงานสรรพากร หรือที่เรียกว่าใบแจ้งหนี้พิมพ์ตามสั่ง คือใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าพร้อมรหัสที่หน่วยงานสรรพากรกำหนดให้ นี่เป็นรูปแบบการเปลี่ยนผ่านจากใบแจ้งหนี้กระดาษไปสู่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมักใช้กับธุรกิจที่ยังไม่ตรงตามข้อกำหนดหรือยังไม่พร้อมที่จะเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างเต็มรูปแบบ

วิชาที่เกี่ยวข้อง

• ธุรกิจขนาดเล็กและธุรกิจครัวเรือนที่มีรายได้ต่อปีต่ำกว่า 1 พันล้านดองเวียดนาม
• หน่วยงานนี้ปฏิบัติงานในพื้นที่ห่างไกลและชนบทที่ขาดแคลนโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยี
• กรณีพิเศษตามที่หน่วยงานสรรพากรได้กำหนดไว้

คำแนะนำในการใช้งาน

1. ธุรกิจต่างๆ จะแจ้งจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ตนต้องการใช้กับหน่วยงานสรรพากร
2. หน่วยงานสรรพากรจะออกหมายเลขใบแจ้งหนี้ให้
3. ธุรกิจต่างๆ สามารถสั่งพิมพ์ใบแจ้งหนี้ได้ที่โรงพิมพ์ที่ได้รับอนุญาต
4. ใช้ใบแจ้งหนี้กระดาษที่มีรหัสสำหรับการทำธุรกรรมกับลูกค้า

ข้อได้เปรียบ

เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก: ไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีที่ซับซ้อน

ขั้นตอนง่าย: ใช้งานง่าย ไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้

ต้นทุนเริ่มต้นต่ำ: ไม่จำเป็นต้องลงทุนในซอฟต์แวร์หรือบริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ข้อเสีย

ล้าสมัย: ไม่สอดคล้องกับแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลในปัจจุบัน และกำลังทยอยเลิกใช้

ความท้าทายด้านการจัดการ: มีโอกาสสูญหายสูง ยากต่อการเรียกคืนและจัดเก็บเมื่อเทียบกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

เข้มงวด: หากมีข้อผิดพลาด ใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษจะต้องถูกยกเลิกและแจ้งให้หน่วยงานสรรพากรทราบ

กำหนดเวลา: ตามแผนงาน ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้จะค่อยๆ ถูกแทนที่ด้วยใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด

ตารางเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ 3 ประเภท

คุณควรเลือกใบแจ้งหนี้ประเภทใด?

เลือกใบแจ้งหนี้ที่มีรหัสหากคุณ:

• ข้อกำหนดนี้ใช้กับธุรกิจที่เพิ่งจัดตั้งใหม่หรือธุรกิจครัวเรือนที่มีรายได้ต่อปีเกิน 1 พันล้านดองเวียดนาม
• ต้องการประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบริการใช่ไหม?
• ปริมาณธุรกรรมในระยะสั้นไม่มากนัก
• ความโปร่งใสและการปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัดคือสิ่งที่เราให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก

เลือกตัวเลือกใบแจ้งหนี้แบบไม่ต้องระบุรหัส หากคุณ:

• ธุรกิจที่ดำเนินงานอย่างมั่นคงมานานกว่า 12 เดือน
• เรามีคำสั่งซื้อจำนวนมากและจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็ว
• การขายสินค้าผ่านแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซหลายแห่ง จำเป็นต้องมีการผสานรวมระบบโดยอัตโนมัติ
• ยินดีจ่ายค่าบริการเพื่อแลกกับความรวดเร็วและความยืดหยุ่น

เลือกใบแจ้งหนี้รหัสภาษี (สั่งพิมพ์) หากคุณ:

• ในฐานะธุรกิจขนาดเล็ก รายได้ของเราต่ำกว่า 1 พันล้านดองต่อปี
• ปฏิบัติงานในพื้นที่ที่ไม่มีอินเทอร์เน็ต
• จำเป็นต้องใช้แนวทางแก้ไขชั่วคราวในช่วงระยะเวลาของการเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิทัล

สรุป

การเลือกประเภทใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจ ปริมาณธุรกรรม และกลยุทธ์การพัฒนา ปัจจุบันวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) ส่วนใหญ่ใช้ใบแจ้งหนี้ที่มีรหัสเนื่องจากต้นทุนต่ำกว่าและสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมาย ในขณะที่ธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีปริมาณธุรกรรมสูงมักเลือกใช้ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีรหัสเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการดำเนินงาน

เพื่อช่วยให้เจ้าของร้านค้าและธุรกิจต่างๆ ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายและรวดเร็ว GTG CRM ได้ผสานรวมฟีเจอร์ที่ช่วยให้สร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรงจากใบสั่งซื้อ คุณสามารถเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้ชั้นนำ สร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติจากข้อมูลใบสั่งซื้อ และส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และทำให้ปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างถูกต้อง