ในการดำเนินธุรกิจประจำวัน ธุรกิจ ร้านค้า และครัวเรือนจำนวนมากประสบกับสถานการณ์ที่ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเอกสารการซื้อจากซัพพลายเออร์ ซึ่งอาจเกิดจากความล่าช้าจากซัพพลายเออร์หรือขั้นตอนภายในที่หละหลวม แต่ไม่ว่าด้วยเหตุผลใด การขาดใบแจ้งหนี้ก็ยังก่อให้เกิดผลกระทบที่ร้ายแรงหลายประการ

นี่ไม่ใช่แค่ปัญหาทางเทคนิคด้านบัญชีเท่านั้น แต่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อภาระภาษี ค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องตามกฎหมาย และแม้กระทั่งการดำรงอยู่ทางกฎหมายของธุรกิจ หากไม่ดำเนินการอย่างรวดเร็วและถูกต้อง ธุรกิจอาจต้องเผชิญกับบทลงโทษทางปกครอง ภาษีค้างชำระ หรือความเสี่ยงที่จะถูกมองว่าใช้ใบแจ้งหนี้ที่ผิดกฎหมาย

บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ความเสี่ยงเฉพาะที่เกิดจากการขาดเอกสารประกอบ วิธีค้นหาและตรวจสอบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และโซลูชันการจัดการใบแจ้งหนี้อัจฉริยะเพื่อป้องกันการละเมิด

ใบแจ้งหนี้ขาเข้าคืออะไร และทำไมจึงมีความสำคัญ?

ตามพระราชกฤษฎีกา 123/2020/ND-CP ใบแจ้งหนี้คือเอกสารทางบัญชีอย่างเป็นทางการที่ผู้ขายออกให้เมื่อส่งมอบสินค้าหรือให้บริการ ใบแจ้งหนี้ซื้อคือเอกสารที่ธุรกิจได้รับจากผู้จำหน่ายเมื่อซื้อวัตถุดิบ สินค้า บริการ หรือทรัพย์สินเพื่อการผลิตและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

บทบาทของใบกำกับสินค้าขาเข้าไม่ได้มีเพียงแค่การพิสูจน์ธุรกรรมการซื้อขายเท่านั้น แต่ยังใช้เป็นพื้นฐานในการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม การคำนวณค่าใช้จ่ายที่สามารถนำมาหักลดหย่อนภาษีเงินได้นิติบุคคล และการพิสูจน์แหล่งที่มาของสินค้าในระหว่างการตรวจสอบโดยหน่วยงานราชการ หากไม่มีใบกำกับสินค้าขาเข้า ธุรกิจจะไม่สามารถพิสูจน์ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้ แม้ว่าจะชำระเงินครบถ้วนแล้วก็ตาม

กฎหมายอนุญาตให้ออกใบกำกับสินค้าขาออกได้หรือไม่ ในกรณีที่ไม่มีใบกำกับสินค้าขาเข้า?

ตามมาตรา 9 แห่งพระราชกฤษฎีกา 123/2020 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชกฤษฎีกา 70/2025 ได้กำหนดระยะเวลาในการออกใบกำกับสินค้าไว้โดยเฉพาะดังนี้:

สำหรับการขายสินค้า ใบแจ้งหนี้จะต้องออกเมื่อกรรมสิทธิ์หรือสิทธิในการใช้สินค้าโอนไปยังผู้ซื้อแล้ว ไม่ว่าได้รับชำระเงินแล้วหรือไม่ก็ตาม สำหรับการให้บริการ ใบแจ้งหนี้จะต้องออกทันทีเมื่อให้บริการเสร็จสิ้น หรือเมื่อได้รับชำระเงินหากได้รับชำระเงินก่อนหรือระหว่างการให้บริการ

ระเบียบนี้ไม่ได้กำหนดให้ธุรกิจต้องมีใบกำกับสินค้าขาเข้าก่อนออกใบกำกับสินค้าขาออก อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าธุรกิจสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างอิสระโดยไม่มีเอกสารประกอบการซื้อ กฎหมายกำหนดให้ธุรกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อและขายสินค้าและบริการโดยองค์กรและบุคคลที่จดทะเบียนประกอบธุรกิจต้องมีใบกำกับสินค้าประกอบ การไม่แสดงใบกำกับสินค้าขาเข้าเมื่อจำเป็นจะส่งผลให้เกิดผลทางกฎหมายและทางการเงินอย่างร้ายแรงต่อธุรกิจ

ความเสี่ยงเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการขาดใบแจ้งหนี้ขาเข้า

สูญเสียสิทธิ์ในการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม

หากไม่มีใบกำกับภาษีซื้อที่ถูกต้อง ธุรกิจจะไม่สามารถหักภาษีมูลค่าเพิ่มที่จ่ายให้กับซัพพลายเออร์ได้ ซึ่งจะทำให้จำนวนภาษีที่ต้องชำระเพิ่มขึ้นอย่างมาก ตัวอย่างเช่น หากคุณขายสินค้าและออกใบแจ้งหนี้เป็นเงิน 220 ล้านดอง ซึ่งรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม 20 ล้านดอง แต่ไม่มีใบกำกับภาษีซื้อเพื่อหัก คุณจะต้องจ่ายภาษีทั้งหมด 20 ล้านดอง แทนที่จะจ่ายเพียงส่วนต่างระหว่างภาษีซื้อและภาษีขาย

ค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้รับการบันทึกในระหว่างการชำระภาษี

เพื่อให้ค่าใช้จ่ายนั้นถือเป็นค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนได้ จะต้องมีใบเสร็จและเอกสารประกอบครบถ้วน หากไม่มีใบเสร็จรับเงิน ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของสินค้าและบริการที่ซื้อมาจะถูกตัดออกจากการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล ส่งผลให้กำไรที่ต้องเสียภาษีเพิ่มขึ้น และธุรกิจจะต้องจ่ายภาษีเงินได้นิติบุคคลมากกว่าที่ควรจะเป็น

ความเสี่ยงต่อการถูกลงโทษทางปกครอง

ตามพระราชกฤษฎีกา 98/2020 และการแก้ไขเพิ่มเติม หากธุรกิจใดทำการค้าสินค้าที่ไม่ทราบแหล่งที่มา อาจถูกปรับเป็นเงินหลายสิบล้านดอง ขึ้นอยู่กับมูลค่าของสินค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากมูลค่าของสินค้า 100 ล้านดองขึ้นไป อาจถูกปรับตั้งแต่ 40 ล้านถึง 50 ล้านดอง

อาจมีการเรียกเก็บภาษีค้างชำระและค่าปรับสำหรับการชำระล่าช้า

ระหว่างการตรวจสอบ เจ้าหน้าที่สรรพากรจะเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ขาเข้าและขาออก หากไม่พบเอกสารใบแจ้งหนี้ขาเข้า ธุรกิจอาจต้องถูกเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีเงินได้นิติบุคคลย้อนหลัง พร้อมทั้งค่าปรับสำหรับการชำระล่าช้า ซึ่งก่อให้เกิดความสูญเสียทางการเงินอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงและการดำเนินงานทางธุรกิจ

การขาดความโปร่งใสในบันทึกบัญชีทำให้เกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องตามกฎหมายของการดำเนินธุรกิจจากหุ้นส่วน ธนาคาร และหน่วยงานกำกับดูแล ซึ่งส่งผลกระทบต่อความสามารถในการขอสินเชื่อ การเข้าร่วมประมูล และการร่วมมือกับหุ้นส่วนรายใหญ่

ความเสี่ยงต่อการถูกดำเนินคดีอาญา

ในกรณีของการฉ้อโกงหรือการใช้ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง ธุรกิจอาจต้องเผชิญกับการดำเนินคดีทางอาญา นี่เป็นความเสี่ยงที่ร้ายแรงที่สุด ซึ่งอาจนำไปสู่การจำคุกหรือการระงับการดำเนินธุรกิจได้

วิธีการค้นหาและตรวจสอบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

เพื่อบริหารจัดการและตรวจสอบความถูกต้องของใบกำกับภาษีขาเข้าอย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจต่างๆ สามารถตรวจสอบได้โดยตรงจากเว็บไซต์กรมสรรพากร โดยมีขั้นตอนโดยละเอียดดังต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: เข้าชมเว็บไซต์ https://hoadondientu.gdt.gov.vn

ขั้นตอนที่ 2: เข้าสู่ระบบโดยใช้หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและรหัสผ่านที่ได้รับจากหน่วยงานสรรพากร

ขั้นตอนที่ 3: บนหน้าจอหลัก เลือก "ค้นหา" จากนั้นเลือก "ค้นหาใบแจ้งหนี้"

ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินการต่อโดยเลือก "ค้นหาใบแจ้งหนี้การซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์"

ขั้นตอนที่ 5: ป้อนหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย หากคุณต้องการค้นหาใบแจ้งหนี้จากผู้ขายรายใดรายหนึ่งโดยเฉพาะ หากคุณต้องการดูใบแจ้งหนี้การซื้อทั้งหมด คุณสามารถเว้นช่องนี้ว่างไว้ได้

ขั้นตอนที่ 6: เลือก "ทั้งหมด" ในส่วน "ผลการทดสอบ" หรือกรองตามสถานะที่ต้องการหากจำเป็น

ขั้นตอนที่ 7: ป้อนช่วงเวลาที่คุณต้องการค้นหาในช่อง "วันที่ออกใบแจ้งหนี้"

ขั้นตอนที่ 8: คลิก "ค้นหา" ระบบจะแสดงผลลัพธ์ภายใต้สองแท็บ ได้แก่ "ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์" (ซึ่งประกอบด้วยใบแจ้งหนี้ที่มีรหัสหน่วยงานภาษี) และ "ใบแจ้งหนี้ที่สร้างจากเครื่องบันทึกเงินสด" (ถ้ามี)

หากคุณต้องการส่งออกรายการใบแจ้งหนี้ คุณสามารถคลิกปุ่ม "ส่งออกใบแจ้งหนี้" เพื่ออัปโหลดไฟล์ Excel สำหรับการตรวจสอบและจัดเก็บข้อมูลได้

โซลูชันการจัดการใบแจ้งหนี้อัจฉริยะด้วย GTG CRM

เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงจากการตกหล่นของใบแจ้งหนี้ขาเข้าและเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมาย ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องมีระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพและเป็นระบบอัตโนมัติ GTG CRM มีคุณสมบัติการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุม ช่วยให้ธุรกิจควบคุมทั้งใบแจ้งหนี้ขาเข้าและขาออกได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สร้างใบแจ้งหนี้การขายโดยอัตโนมัติและแม่นยำ

GTG CRM ช่วยให้ธุรกิจสามารถออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ทันทีหลังจากทำรายการขาย ระบบจะซิงโครไนซ์ข้อมูลคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย เรียกดูได้ง่าย และตรวจสอบย้อนกลับได้เมื่อจำเป็น

ระบบรวบรวมและจัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้าแบบอัตโนมัติ

หนึ่งในคุณสมบัติเด่นของ GTG CRM คือความสามารถในการรวบรวมใบแจ้งหนี้ขาเข้าโดยอัตโนมัติ ระบบเชื่อมต่อโดยตรงกับอีเมล และดาวน์โหลดและจัดเก็บใบแจ้งหนี้การซื้อทั้งหมดโดยอัตโนมัติ (ใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปยังอีเมล) ซึ่งช่วยลดความกังวลของนักบัญชีเกี่ยวกับการสูญหายของเอกสารหรือการลืมตรวจสอบใบแจ้งหนี้

ประโยชน์ในทางปฏิบัติของการใช้ GTG CRM

ประการแรก ธุรกิจจะมีเอกสารประกอบการซื้อครบถ้วนเพื่อพิสูจน์แหล่งที่มาของสินค้า หลีกเลี่ยงค่าปรับหรือภาษีค้างชำระ ประการที่สอง การเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้การซื้อและการขายทำได้ง่ายและรวดเร็ว ช่วยให้ตรวจพบความคลาดเคลื่อนหรือข้อผิดพลาดได้ทันที ประการที่สาม ธุรกิจสามารถหักภาษีมูลค่าเพิ่มได้เต็มจำนวน ปรับภาระภาษีให้เหมาะสม และลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น

ประการที่สอง เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับการรายงาน การตรวจสอบ หรือการชำระภาษี ประการสุดท้าย ระบบนี้ช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎระเบียบทางกฎหมายเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างครบถ้วน หลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมาย และปกป้องชื่อเสียงของธุรกิจ

สรุป

การออกใบกำกับภาษีขายโดยไม่มีใบกำกับภาษีซื้อนั้น ไม่ใช่แค่ปัญหาทางเทคนิคเท่านั้น แต่ยังมีความเสี่ยงทางกฎหมายและทางการเงินอย่างมาก ธุรกิจจำเป็นต้องจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ ใช้เครื่องมือสนับสนุนเพื่อทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างครบถ้วน GTG CRM ด้วยคุณสมบัติในการออกใบกำกับภาษีขายและรวบรวมใบกำกับภาษีซื้อโดยอัตโนมัติ จึงเป็นโซลูชันที่ครอบคลุมซึ่งช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างโปร่งใส มีประสิทธิภาพ และปลอดภัยยิ่งขึ้นในยุคดิจิทัล