Hướng Dẫn Sử Dụng Bộ Kế Toán & Hóa Đơn Điện Tử

Giới Thiệu

Hướng dẫn này giúp bạn thiết lập và vận hành Bộ Kế Toán kép trong GTG CRM: từ bật tính năng, dựng Hệ thống tài khoản, cấu hình ghi nhận doanh thu, đến xem báo cáo tài chính và bật tự động hóa kế toán.

Yêu cầu: tài khoản GTG CRM đã đăng nhập; người dùng có quyền truy cập module Kế toán (xem phần Phân quyền cuối bài).

Tính Năng Chính

• Bật/tắt Kế toán cho workspace
• Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts) đa quốc gia
• Bút toán & Quy tắc hạch toán
• Cấu hình ghi nhận doanh thu (INVOICE / DELIVERY)
• Báo cáo P&L, Bảng cân đối, Tờ khai VAT
• Tự động hóa kế toán không cần code

Hướng Dẫn Sử Dụng

Bước 1: Bật Kế Toán & Chọn Chuẩn Mực

Vào Cài đặt → Thiết lập Kế toán (Accounting Settings).

1. Bật công tắc Kế toán (accounting_enabled).
2. Chọn Chuẩn mực kế toán (accounting_standard) — ví dụ VAS TT200 hoặc TT133.
3. Lưu.

Bước 2: Dựng Hệ Thống Tài Khoản (Chart of Accounts)

Có 3 cách:

Cách	Khi nào dùng
Áp mẫu theo quốc gia (Apply CoA Template)	Nhanh nhất — chọn VN hoặc 1 trong 11 nước, hệ thống dựng sẵn bộ tài khoản
AI hỗ trợ thiết lập (Generate Accounting Setup)	AI gợi ý bộ tài khoản theo loại hình & quốc gia của bạn
Nhập CSV (Import Chart of Accounts)	Bạn đã có bộ tài khoản riêng, import vào

Bạn có thể thêm/sửa từng tài khoản, hoặc Reset để dựng lại từ đầu.

Bước 3: Kiểm Tra Quy Tắc Hạch Toán (Posting Rules)

Quy tắc hạch toán định nghĩa nghiệp vụ nào ghi vào tài khoản nào (ví dụ: doanh thu bán hàng → TK 511, giá vốn → TK 632).

• Bật/tắt từng quy tắc bằng công tắc Active — việc tắt không xóa phần định khoản đã cấu hình.
• Mỗi quy tắc sinh bút toán cân đối Nợ — Có tự động.

Bước 4: Cấu Hình Ghi Nhận Doanh Thu

Trong Thiết lập Kế toán, chọn Thời điểm ghi nhận doanh thu (revenue_recognition_point):

• INVOICE (mặc định): ghi nhận khi xuất hóa đơn.
• DELIVERY: ghi nhận khi giao hàng / xuất kho.

Bước 5: Vận Hành Hằng Ngày — Bút Toán Tự Sinh

Sau khi thiết lập, bạn không cần ghi sổ tay:

• Đơn hàng hoàn thành → hệ thống sinh bút toán doanh thu + giá vốn.
• Xuất hóa đơn điện tử → bút toán tương ứng.
• Hủy hóa đơn điện tử (S-Invoice/MISA) → tự động đảo bút toán.
• Hoàn tiền / trả hàng → bút toán hoàn + đảo giá vốn theo từng phần.

Bạn có thể vào Sổ Nhật ký (Journal Entries) để xem, lọc và đối chiếu mọi bút toán.

Bước 6: Xem Báo Cáo Tài Chính

Vào mục Báo cáo Kế toán:

• Kết quả Kinh doanh (P&L) — chọn kỳ → xem doanh thu, giá vốn, lợi nhuận.
• Bảng Cân đối Kế toán — tài sản = nợ phải trả + vốn chủ sở hữu.
• Tờ khai Thuế GTGT (VAT) — tổng hợp sẵn cho kỳ kê khai.

Bước 7: Bật Tự Động Hóa Kế Toán (Tùy chọn)

Vào danh mục Tự động hóa Kế toán, bật các quy trình bạn cần (auto-invoice, sinh bút toán, ghi nhận doanh thu, hoàn tiền/trả hàng).

• Phần định khoản Nợ/Có chỉnh trực tiếp trên node "Create Journal Entry".
• Bật theo từng nhu cầu — không bắt buộc bật hết.

Phân Quyền

Truy cập module Kế toán được kiểm soát bằng quyền của workspace. Liên hệ chủ workspace/quản trị để được cấp quyền xem báo cáo, ghi bút toán hoặc cấu hình thiết lập kế toán.

Lợi Ích

• Thiết lập một lần, vận hành tự động
• Sổ sách luôn khớp với hóa đơn và đơn hàng
• Báo cáo tài chính realtime, sẵn sàng quyết toán & kê khai
• Mở rộng đa quốc gia khi cần

Tài liệu thuộc GTG CRM