Hướng Dẫn Sử Dụng Bộ Kế Toán & Hóa Đơn Điện Tử

Hướng dẫn này đưa bạn qua toàn bộ vòng đời kế toán trong GTG CRM theo chuẩn mực mới nhất: từ thiết lập hệ thống tài khoản đúng Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026), vận hành bút toán tự động hàng ngày, quản lý hóa đơn đầu vào từ cơ quan thuế, ghi nhận tài sản cố định và khấu hao, đến xuất XML nộp eTax và xuất báo cáo tài chính ra PDF/Excel. Mỗi mục dưới đây là một luồng thao tác độc lập — bạn có thể đọc thẳng vào phần cần thiết.

Yêu cầu: Tài khoản GTG CRM đã đăng nhập; người dùng có quyền truy cập module Kế toán (xem mục Phân Quyền cuối bài). Kế toán phải được bật trong Cài đặt workspace.

Phần 1: Thiết Lập Ban Đầu

Thiết lập chỉ cần làm một lần. Sau khi hoàn thành, toàn bộ bút toán sẽ chạy tự động theo cấu hình này.

Bước 1: Bật Kế Toán & Chọn Chuẩn Mực

Vào Cài đặt → Thiết lập Kế toán (Accounting Settings).

Bật công tắc Kế toán (accounting_enabled), sau đó chọn Chuẩn mực kế toán (accounting_standard):

Chuẩn mực	Áp dụng cho	Ghi chú
TT99/2025	Doanh nghiệp	Thay thế TT200 từ 01/01/2026 — bắt buộc cho năm tài chính 2026
TT133/2016	Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME)	Vẫn còn hiệu lực; có thể tự nguyện chuyển sang TT99
TT200/2014	Kế toán năm cũ	Chỉ dùng để đóng sổ FY2025 hoặc lưu trữ; không dùng cho 2026

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ghi sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (Điều 1), có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 (Điều 8), thay Thông tư 88/2021/TT-BTC. Nếu bạn là hộ kinh doanh và không chắc nên chọn chuẩn mực nào trong bảng trên, hãy hỏi kế toán.

Lưu lại. Chuẩn mực không đổi được tùy ý, và sau bút toán đầu tiên không áp lại được mẫu hệ thống tài khoản hay hệ thống do AI dựng lên sổ, nên hãy chọn đúng ngay từ đầu (riêng sổ TT200 chuyển được sang TT99, xem Bước 2).

Bước 2: Dựng Hệ Thống Tài Khoản (Chart of Accounts)

Có ba cách để dựng hệ thống tài khoản:

Cách	Khi nào dùng
Áp mẫu theo quốc gia (Apply CoA Template)	Nhanh nhất — chọn VN (TT99/2025) hoặc 1 trong 11 nước, hệ thống dựng sẵn toàn bộ tài khoản và quy tắc hạch toán mặc định
AI hỗ trợ thiết lập (Generate Accounting Setup)	AI gợi ý bộ tài khoản phù hợp với loại hình và quốc gia, giải thích từng lựa chọn
Nhập CSV (Import Chart of Accounts)	Bạn đã có bộ tài khoản riêng từ phần mềm cũ, import vào để tái sử dụng

Sau khi áp mẫu, bạn có thể thêm tài khoản chi tiết (sub-account) hoặc sửa tên theo nhu cầu nội bộ — TT99/2025 cho phép doanh nghiệp tự mở chi tiết. Dùng Xóa tất cả Tài khoản & Quy tắc (Reset) để dựng lại từ đầu khi sổ còn trống: sổ có bút toán đã ghi sổ hoặc dữ liệu khác phải lưu giữ thì không xóa được. Sổ theo TT200 đã có bút toán mà bạn muốn chuyển sang TT99 thì dùng Xem trước rồi Chuyển sang TT99 ở màn hình Hệ thống tài khoản, không đổi bút toán nào (xem hướng dẫn chuyển hệ thống tài khoản).

Bước 3: Kiểm Tra Quy Tắc Hạch Toán (Posting Rules)

Quy tắc hạch toán định nghĩa sự kiện nào sinh bút toán nào (ví dụ: doanh thu bán hàng → Nợ TK 131 / Có TK 511; giá vốn → Nợ TK 632 / Có TK 156).

Sau khi áp mẫu theo quốc gia, các quy tắc phổ biến đã được điền sẵn. Bạn có thể:

• Bật/tắt từng quy tắc bằng công tắc Active mà không mất cấu hình định khoản.

• Sửa tài khoản Nợ/Có trên từng quy tắc nếu doanh nghiệp có bộ tài khoản riêng.

Bước 4: Cấu Hình Ghi Nhận Doanh Thu

Trong Thiết lập Kế toán, chọn Thời điểm ghi nhận doanh thu (revenue_recognition_point):

• INVOICE (mặc định): ghi nhận khi xuất hóa đơn. Phù hợp với đa số doanh nghiệp bán lẻ và dịch vụ.

• DELIVERY: ghi nhận khi giao hàng/xuất kho. Dùng khi hợp đồng quy định chuyển giao quyền kiểm soát tại thời điểm giao hàng thực tế.

Hệ thống tự động khớp doanh thu với giá vốn (COGS) cùng kỳ.

Phần 2: Vận Hành Hằng Ngày

Bước 5: Bút Toán Tự Sinh — Đơn Hàng, Hóa Đơn, Hoàn Tiền

Sau khi thiết lập xong, bạn không cần ghi sổ tay cho các nghiệp vụ thông thường:

• Đơn hàng hoàn thành → hệ thống sinh bút toán doanh thu và giá vốn.

• Xuất hóa đơn điện tử → bút toán tương ứng theo thời điểm ghi nhận đã chọn.

• Hủy hóa đơn điện tử (qua S-Invoice/Viettel hoặc MISA) → hệ thống tự động sinh bút toán đảo, sổ cái và hóa đơn luôn khớp nhau. Hóa đơn bạn lập ở cổng S-Invoice rồi đồng bộ về GTG CRM thì khác: GTG CRM chỉ biết hóa đơn đã bị hủy khi một lần Đồng bộ lấy được văn bản hủy (thông báo xóa bỏ), và khi đó hóa đơn được hiển thị là đã hủy nhưng GTG CRM không tự đảo bút toán. Nếu hóa đơn đó đã ghi vào sổ, nó vẫn nằm trong sổ và trong tờ khai của kỳ đã ghi; đảo hay không là quyết định của bạn, và bút toán do nút Đảo bút toán tạo được ghi vào ngày hôm nay nên không lấy hóa đơn ra khỏi tờ khai của một kỳ trước. Cách làm và hậu quả nằm ở Bước 5b.

• Hoàn tiền thanh toán, hoàn cọc, trả hàng → bút toán đúng loại nghiệp vụ, đảo giá vốn theo từng phần (trả 3/10 sản phẩm thì chỉ đảo giá vốn của 3 sản phẩm đó).

Vào Kế toán → Bút toán để xem, lọc theo khoảng ngày, trạng thái hoặc loại và đối chiếu toàn bộ bút toán. Muốn xem theo từng tài khoản, mở Kế toán → Báo cáo tài chính → Sổ Cái.

Cần tự lập, nhờ người thứ hai duyệt, đảo hoặc sửa một bút toán? Xem Hướng dẫn bút toán thủ công: lập, duyệt, đảo hoặc sửa. Cần nhập số dư đầu kỳ? Xem Hướng dẫn nhập số dư đầu kỳ.

Bước 5b: Hóa Đơn Bán Ra Đồng Bộ Từ Cổng S-Invoice — Bạn Quyết Định Hóa Đơn Nào Vào Sổ

Hóa đơn bán ra bạn lập ở cổng S-Invoice, rồi đưa về GTG CRM bằng nút Đồng bộ (xem bài E-Invoice - Hóa đơn Điện tử Tích hợp CRM), sẽ nằm trong danh sách hóa đơn và, mặc định, chưa vào sổ. Tờ khai GTGT lấy thuế đầu ra từ sổ, nên hóa đơn nào chưa vào sổ thì chưa có trong tờ khai. Màn hình dưới đây là nơi bạn quyết định hóa đơn nào được ghi vào sổ (hạch toán) và hóa đơn nào giữ ngoài sổ. Mặc định, GTG CRM không tự ghi thay bạn, trừ khi bạn tự bật công tắc ở cuối bước này. Hiện chỉ hóa đơn đồng bộ từ S-Invoice được ghi vào sổ ở màn hình này; hóa đơn đồng bộ từ MISA và hóa đơn nhập từ tệp thì chưa.

Cách mở màn hình. Ở danh sách Hóa Đơn Bán Ra, hóa đơn đồng bộ về mang nhãn Đồng bộ, và ô lọc Nguồn cho bạn chọn xem hóa đơn Lập Tại Đây hoặc Đồng Bộ. Khi còn hóa đơn chờ bạn quyết định (chưa vào sổ, cũng chưa giữ ngoài sổ), phía trên bảng có dòng Hóa đơn đồng bộ chưa vào sổ: N kèm đường dẫn Xem và quyết định; hộp thoại kết quả của lần Đồng bộ cũng có một dòng tương tự khi còn hóa đơn chờ. Cả hai dòng chỉ hiện với người có quyền xem hóa đơn và quyền xem sổ nhật ký. Bạn cũng vào được từ Kế toán → Hóa đơn bán ra đã đồng bộ.

Màn hình có bốn tab: Cần ghi sổ, Đã ghi vào sổ, Đã giữ ngoài sổ và Hoạt động (ai đã làm gì, lúc nào). Mỗi hóa đơn có số hóa đơn, ngày lập, tiền hàng, thuế GTGT, thuế suất và một nhãn tình trạng:

Nhãn trên dòng	Nghĩa là gì
Sẵn sàng	Không có câu hỏi nào, ghi vào sổ được ngay.
Cần bạn quyết định	Có một câu hỏi mà chỉ doanh nghiệp bạn trả lời được (xem bên dưới).
Chờ cơ quan thuế	Cơ quan thuế chưa trả lời về hóa đơn này. Ghi vào sổ lúc này là quyết định của bạn (xem bên dưới).
Đã hủy ở cổng hóa đơn	Phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn (S-Invoice) đang hiển thị hóa đơn này là đã hủy. Ghi vào sổ hay giữ ngoài sổ là quyết định của bạn (xem bên dưới). Hóa đơn bạn hủy ngay trong GTG CRM là trường hợp khác, đã nói ở Bước 5.
Chưa ghi được: lý do	GTG CRM chưa ghi được hóa đơn này ở đây và nói rõ lý do ngay trên dòng. Dòng này không được cộng vào tờ khai, và một số loại còn chặn xuất tệp XML (xem phần 01/GTGT ở Bước 10). Nếu đó là khoản bán thật, hãy xử lý nguyên nhân hoặc tự kê khai khoản đó trên HTKK; nếu chưa chắc, hãy hỏi kế toán thuế của bạn. Hai dòng cần đọc riêng: dòng ghi “đã có hóa đơn thay thế nằm trong sổ” (khoản bán đã nằm trong sổ qua hóa đơn thay thế, đừng kê khai thêm) và dòng ghi “trùng với một hóa đơn khác trong danh sách” (khoản bán được tính qua hóa đơn cùng số kia: hãy mở hóa đơn kia xem đã vào sổ chưa, và bảo đảm không kê khai một khoản bán hai lần).

Ghi vào sổ:

1. Chọn các hóa đơn (không có hóa đơn nào được chọn sẵn), rồi bấm Ghi vào sổ. Thanh ở chân bảng cho biết số hóa đơn đã chọn và thuế GTGT của chúng.

2. Hộp thoại Ghi hóa đơn vào sổ liệt kê từng bút toán trước khi ghi: kỳ và ngày ghi (theo ngày lập của chính hóa đơn, trừ khi một câu hỏi trong hộp thoại nói khác) và các dòng của bút toán. Với hóa đơn bán thông thường, đó là Nợ · Khách hàng còn nợ (phải thu), Có · Doanh thu bán hàng và Có · Thuế GTGT phải nộp; hóa đơn có hai thuế suất, như trong ảnh (8% và 10%), có một dòng doanh thu và một dòng thuế cho từng thuế suất. Tài khoản lấy theo sơ đồ tài khoản của bạn. Hãy đọc các dòng này trước khi ghi.

3. Bấm Ghi vào sổ trong hộp thoại, rồi đọc kết quả của từng hóa đơn. Hóa đơn nào được ghi sẽ hiện kết quả, ví dụ Đã ghi thành bút toán JE-2026-08-0001, và rời tab Cần ghi sổ ngay, không cần tải lại trang. Hóa đơn nào không hiện một trong hai dòng “Đã ghi thành bút toán…” hay “Đã có trong sổ từ trước” thì chưa nằm trong sổ. Bút toán nằm ở Kế toán → Bút toán (Sổ Nhật ký), ghi vào ngày lập của chính hóa đơn, không phải ngày hôm nay. Ngoại lệ: nếu sổ của kỳ đó đã khóa và bạn chọn ghi thì bút toán ghi vào hôm nay; với hóa đơn thay thế, bút toán đảo của hóa đơn gốc đã nằm trong sổ cũng ghi theo ngày của hóa đơn thay thế.

Giá vốn không được ghi từ hóa đơn: giá vốn đến từ phiếu xuất kho bạn lập. Nếu cổng S-Invoice đã đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán, GTG CRM vẫn ghi nó là khoản phải thu và chưa ghi khoản thu tiền.

Nếu hóa đơn thuộc một quý đã nộp tờ khai. Nếu tờ khai đã nộp của quý đó chưa có hóa đơn này, khoản bán đó vẫn phải được kê khai: bạn có thể phải khai bổ sung (do bạn tự lập và nộp trên HTKK, GTG CRM không làm giúp). Nếu sổ của quý đó chưa khóa, ghi vào sổ chỉ làm số của quý đó trên màn hình lệch so với tờ khai đã nộp. Nếu sổ đã khóa và bạn chọn Ghi vào hôm nay, khoản bán được tính vào số của kỳ hiện tại (xem câu hỏi về sổ đã khóa bên dưới); nếu bạn còn khai bổ sung cho quý cũ thì khoản bán bị kê khai hai lần.

Những câu hỏi chỉ bạn trả lời được. Dưới đây là những tình huống thường gặp mà các văn bản chúng tôi đã đọc chưa nói rõ, hoặc chỉ doanh nghiệp bạn mới biết câu trả lời; hộp thoại có thể hỏi thêm. Khi gặp, hộp thoại ghi sổ hỏi bạn câu hỏi tương ứng (một hóa đơn có thể có hơn một câu), không chọn sẵn đáp án nào, và nút Ghi vào sổ của hộp thoại mờ cho đến khi bạn chọn. Khi hộp thoại có mục Xem căn cứ, bấm vào đó để đọc những văn bản chúng tôi đã đọc, kèm ngày chúng tôi đọc.

Tình huống	Bạn được hỏi gì
Cơ quan thuế chưa trả lời về hóa đơn	Ghi vào sổ ngay (Tôi hiểu, vẫn ghi vào sổ) hay chờ (Chưa ghi)? Các văn bản chúng tôi đã đọc cho người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, nhưng không nói rõ thuế GTGT của hóa đơn còn chờ kết quả được kê khai thế nào.
Sổ của kỳ chứa hóa đơn đã khóa	Hóa đơn sẽ được ghi vào hôm nay, thuộc kỳ hiện tại (Ghi vào hôm nay, kỳ …), hay chưa ghi (Chưa ghi)? Hộp thoại nói rõ hậu quả trong hai tình huống: nếu tờ khai của kỳ cũ chưa gồm hóa đơn này, bạn có thể phải khai bổ sung và nộp tiền chậm nộp; nếu bạn đã kê khai hóa đơn ở kỳ cũ bằng cách khác, ghi vào hôm nay sẽ tính lại hóa đơn ở số của kỳ mới, nên có thể bị kê khai hai lần. Hộp thoại cũng gợi ý: mở lại kỳ ở Kế toán → Kỳ kế toán rồi quay lại, hoặc giữ hóa đơn ngoài sổ (rồi tự kê khai khoản bán đó, xem Giữ ngoài sổ bên dưới).
Hóa đơn thay thế có ngày thuộc kỳ khác với hóa đơn gốc	Với hóa đơn thay thế lập từ 01/07/2026: theo các văn bản chúng tôi đã đọc, chưa có quy định nói rõ hóa đơn thay thế thuộc kỳ nào, và hộp thoại nêu hai cách hiểu, cho biết hóa đơn gốc đã hay chưa nằm trong sổ. Với hóa đơn thay thế lập từ 01/06/2025 đến 30/06/2026, hộp thoại nêu căn cứ riêng: hãy đọc căn cứ mà hộp thoại nêu (mục Xem căn cứ, nếu có) trước khi chọn. Với hai khoảng thời gian đầu, bạn chọn ghi theo ngày lập của chính hóa đơn thay thế (nếu hóa đơn gốc đã nằm trong sổ, bút toán đảo của nó cũng ghi theo ngày đó), hoặc giữ ngoài sổ và tự kê khai. Với hóa đơn lập trước 01/06/2025, bài này chưa mô tả được hộp thoại: hãy hỏi kế toán thuế của bạn trước khi ghi.
Phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn đánh dấu hóa đơn là đã hủy	Giữ ngoài sổ (tờ khai sẽ không có hóa đơn này; nếu hóa đơn vẫn còn hiệu lực với cơ quan thuế, tờ khai có thể thiếu thuế GTGT đầu ra) hay vẫn ghi vào sổ (nếu việc hủy hợp lệ, tờ khai có thể thừa thuế GTGT đầu ra)?

Những gì phần mềm hiển thị ở các hộp thoại ghi sổ, giữ ngoài sổ và đảo bút toán là thông tin chúng tôi cung cấp, không phải tư vấn thuế. Khi bạn ghi vào sổ, các câu trả lời đi kèm được lưu lại cùng tên bạn và thời điểm; mỗi lần ghi vào sổ, giữ ngoài sổ, đưa lại hoặc đảo cũng hiện ở tab Hoạt động.

Giữ ngoài sổ. Chọn hóa đơn rồi bấm Giữ ngoài sổ chỉ khi khoản bán đó đã được hoặc sẽ được kê khai ở nơi khác (ví dụ bạn đã khai trực tiếp trên HTKK, hoặc bạn làm sổ sách và tờ khai ở phần mềm khác), hoặc đó không phải khoản bán của doanh nghiệp này. Riêng hóa đơn Đã hủy ở cổng hóa đơn, giữ ngoài sổ là một trong hai lựa chọn của hộp thoại, với hậu quả nêu ở bảng trên. Một khoản bán thật mà bạn giữ ngoài sổ và không kê khai ở đâu thì sẽ thiếu trong tờ khai. Hộp thoại yêu cầu một lý do (Tôi làm sổ sách ở một phần mềm khác, Tôi đã kê khai bằng cách khác, Đây không phải khoản bán của doanh nghiệp này hoặc Lý do khác) và nói rõ: tờ khai thuế GTGT sẽ không có các hóa đơn này, và nếu hóa đơn vẫn còn hiệu lực với cơ quan thuế thì tờ khai có thể thiếu thuế GTGT đầu ra. Hóa đơn sang tab Đã giữ ngoài sổ; ở đó bấm Đưa lại vào danh sách khi bạn đổi ý (lúc này chưa ghi gì vào sổ).

Đảo bút toán. Dùng cho hóa đơn đã ghi vào sổ mà sau đó bạn thấy lẽ ra không nên ghi, ví dụ ghi nhầm hoặc đã bị hủy ở cổng: ở tab Đã ghi vào sổ, chọn hóa đơn, bấm Đảo bút toán và chọn lý do. Hóa đơn đã đảo không ghi lại vào sổ được nữa; nếu bạn đảo nhầm và khoản bán đó vẫn phải kê khai, hãy tự kê khai khoản đó trên HTKK.

Bút toán đảo chỉ tác động lên kỳ hiện tại (kỳ ở đây là quý hoặc tháng, theo kỳ kê khai của bạn). Bút toán tạo bằng nút Đảo bút toán được ghi vào ngày hôm nay. Nếu bút toán của hóa đơn nằm ở một kỳ trước, tờ khai của kỳ đó (đã nộp hay chưa) vẫn có hóa đơn này, và ở màn hình này bạn không gỡ được hóa đơn khỏi kỳ cũ; nếu cần, hãy hỏi kế toán thuế của bạn. Nếu bút toán của hóa đơn nằm ở chính kỳ hiện tại (kể cả hóa đơn của kỳ đã khóa mà bạn đã chọn Ghi vào hôm nay), bút toán đảo trừ nó khỏi thuế GTGT đầu ra của kỳ này. Nếu bạn định khai bổ sung tờ khai của kỳ đã ghi hóa đơn này để giảm thuế, thì đừng đảo bút toán ở đây: khoản giảm sẽ bị tính hai lần, một lần ở tờ khai bổ sung và một lần ở kỳ hiện tại. Hộp thoại cũng nhắc: “Nếu lý do là trả hàng, giảm giá hoặc hủy giao dịch, cơ quan thuế yêu cầu dùng hóa đơn điều chỉnh.”

Hóa đơn đã ghi vào sổ rồi mới bị hủy ở cổng. GTG CRM chỉ biết khi một lần Đồng bộ lấy được văn bản hủy, nên trước khi lập tờ khai hãy đồng bộ đến ngày hôm nay, không chỉ đến hết kỳ. Sau lần đồng bộ đó, hóa đơn nằm ở nhóm Đã hủy ở cổng hóa đơn của tab Đã ghi vào sổ và không được đảo tự động (lý do có sẵn khi đảo: Hóa đơn đã bị hủy ở cổng hóa đơn). Thuế GTGT của hóa đơn đó vẫn nằm trong thuế GTGT đầu ra của kỳ đã ghi sổ; đảo bút toán chỉ trừ nó ở kỳ hiện tại, như đã nói ở trên. Nếu bạn không đảo và việc hủy hợp lệ, số trên màn hình tờ khai và trong tệp XML có thể cao hơn số phải nộp. Màn hình tờ khai có một ghi chú nêu có bao nhiêu hóa đơn đã ghi vào sổ nhưng đã bị hủy ở cổng.

Tự động ghi vào sổ sau mỗi lần đồng bộ. Công tắc này nằm ở màn hình Hóa đơn bán ra đã đồng bộ, mặc định tắt, và chỉ người có đủ bốn quyền mới bật được (xem “Ai làm được gì” bên dưới). Hộp thoại xác nhận khi bật nói: các hóa đơn không cần bạn trả lời sẽ được ghi vào sổ, hóa đơn cần quyết định vẫn chờ bạn, việc bật được ghi lại cùng tên bạn và thời điểm, và bạn tắt được bất cứ lúc nào.

Trước khi bật: nếu bạn làm sổ sách và tờ khai ở phần mềm khác, đừng bật công tắc này: mọi hóa đơn Sẵn sàng về sau cũng sẽ được ghi vào sổ. Nếu bạn đã kê khai một số hóa đơn ở nơi khác, hãy giữ chúng ngoài sổ trước. Ở lần đồng bộ kế tiếp có hóa đơn mới hoặc có thay đổi, công tắc ghi cả những hóa đơn Sẵn sàng đã có từ trước, theo ngày lập của chính chúng, kể cả khi ngày đó thuộc một quý trước, và không hiện hộp thoại nào để bạn kiểm tra kỳ (hóa đơn của một kỳ đã khóa sổ không Sẵn sàng, nên vẫn chờ bạn). Nếu quý đó đã nộp tờ khai, xem “Nếu hóa đơn thuộc một quý đã nộp tờ khai” ở trên.

Khi công tắc đang bật: sau mỗi lần đồng bộ có hóa đơn mới hoặc có thay đổi, một lúc sau khi đồng bộ xong (không phải ngay trong lúc bấm Đồng bộ), GTG CRM ghi vào sổ mọi hóa đơn đang Sẵn sàng của workspace, không chỉ hóa đơn của lần đồng bộ đó. Hóa đơn cần quyết định (kể cả Chờ cơ quan thuế và Đã hủy ở cổng hóa đơn) vẫn chờ bạn. Lần đồng bộ không có gì mới thì không ghi gì. Các hóa đơn được ghi như vậy hiện ở tab Hoạt động với người thực hiện là “Hệ thống (tự động)”; con số trong hộp thoại kết quả của lần đồng bộ được tính trước khi ghi tự động, nên có thể lớn hơn con số trên màn hình vài giây sau đó. Trên màn hình này, hóa đơn đã tự ghi chỉ hoàn tác được bằng Đảo bút toán (ghi vào hôm nay, nên không gỡ hóa đơn khỏi quý cũ), không dùng Giữ ngoài sổ được; hóa đơn đã đảo không ghi lại vào sổ được nữa. Nếu màn hình báo quy trình tự động chưa chạy thì chưa có hóa đơn nào tự ghi: hãy tắt rồi bật lại, hoặc nhờ quản trị viên kiểm tra.

Ai làm được gì. Để mở màn hình, bạn cần quyền xem hóa đơn (ERP_INVOICE_VIEW) và quyền xem sổ nhật ký (ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL). Để ghi vào sổ hoặc đảo bút toán, bạn cần thêm quyền tạo bút toán (ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL). Giữ ngoài sổ, Đưa lại vào danh sách và công tắc tự động ghi vào sổ cần đủ cả bốn quyền: xem hóa đơn, xem sổ nhật ký, tạo bút toán, và lập và xuất tờ khai thuế (ACCOUNTING_EXPORT_TAX_REPORT, xem bảng Phân Quyền Kế Toán ở cuối bài). Tải danh sách hóa đơn và xuất tờ khai cũng cần quyền lập và xuất tờ khai thuế. Người có quyền xem và quyền tạo bút toán nhưng không có quyền lập và xuất tờ khai thuế mở được màn hình, ghi vào sổ và đảo bút toán; các nút còn lại bị mờ. Người thiếu quyền xem hóa đơn hoặc quyền xem sổ nhật ký không dùng được màn hình này: mục menu không hiện, hoặc màn hình báo chưa có quyền xem. Chủ workspace và quản trị viên có sẵn các quyền kế toán ở trên theo mặc định (bảng Phân Quyền Kế Toán ở cuối bài có ba quyền kế toán trong số này; quyền xem hóa đơn không nằm trong bảng đó).

Bước 6: Hóa Đơn Đầu Vào — Kết Nối GDT & Triage Kế Toán

GTG CRM kéo hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp từ cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (GDT) về hàng chờ xem xét: khi bạn bấm Đồng bộ ngay, mỗi đêm nếu bạn cho phép, và một lần lấy lịch sử theo khoảng thời gian bạn chọn lúc kết nối. Một kết nối cho mọi nhà cung cấp, trong phạm vi những hóa đơn cổng thuế liệt kê cho doanh nghiệp bạn.

GTG CRM chỉ đăng nhập cổng thuế bằng tài khoản của chính doanh nghiệp bạn và chỉ sau khi bạn cho phép. Có hai quyền cho phép riêng, do bạn tự quyết: một để GTG CRM đăng nhập khi có người yêu cầu, một để tự đăng nhập mỗi đêm. Mỗi quyền được ghi lại kèm tên người cho phép, ngày và đúng đoạn chữ người đó đã đọc. Chưa rõ quy định của cơ quan thuế có cho phép một dịch vụ phần mềm đăng nhập bằng tài khoản của bạn hay không, nên đây là quyết định của doanh nghiệp bạn, và cơ quan thuế có thể chặn đăng nhập hoặc khóa tài khoản của bạn. Bạn tắt hoặc ngắt kết nối bất cứ lúc nào (Bước 6.2c). Hóa đơn nhập về chỉ nằm chờ xem xét: không có gì được hạch toán cho đến khi bạn làm ở Bước 6.4.

Bước 6.1 — Kết nối tài khoản GDT

Vào Tài chính & Nhân sự → Hóa đơn & chứng từ → Kết nối Cơ quan thuế.

1. Nhập Mã số thuế (MST) và mật khẩu tài khoản trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn.

2. Chọn khoảng thời gian muốn kéo lịch sử ở ô Lấy dữ liệu lịch sử.

3. Đọc câu ở ô thứ nhất (bắt đầu bằng "Cho phép GTG CRM đăng nhập cổng cơ quan thuế thay bạn?") và tích ô nếu doanh nghiệp bạn đồng ý. Đây là quyền cho phép thứ nhất: GTG CRM đăng nhập cổng thuế thay bạn khi có người trong doanh nghiệp yêu cầu, ví dụ lúc kết nối hoặc khi bấm Đồng bộ ngay. Muốn đọc kỹ trước khi quyết định, bấm dòng Xem căn cứ: hai cách hiểu và điều luật ngay dưới ô: phần căn cứ mở ngay trong trang, nêu hai cách hiểu của quy định hiện hành về việc một dịch vụ phần mềm đăng nhập thay bạn, kèm điều luật, trong đó có cách hiểu cho rằng việc này bị hạn chế và cơ quan thuế có thể thu hồi tài khoản cổng của bạn. Trang ghi rõ: "Đây là nhận định của chúng tôi, không phải tư vấn pháp lý." Chưa tích ô này thì nút Kiểm tra & Kết nối chưa bấm được, và trang nhắc "Hãy tích ô đầu tiên ở trên để kết nối."

4. Ô thứ hai (bắt đầu bằng "Tự động đồng bộ mỗi ngày?") là quyền cho phép thứ hai và không bắt buộc: GTG CRM tự đăng nhập cổng thuế vào ban đêm, thử lại vài lần trong đêm nếu chưa được. Ô này chỉ có hiệu lực khi bạn đã cho phép ở ô thứ nhất. Không ô nào được tích sẵn. Chỉ muốn đồng bộ bằng tay thì để trống ô thứ hai; bật sau ở Bước 6.2 cũng được.

5. Nhấn Kiểm tra & Kết nối — hệ thống xác thực và kết nối trong vài giây. Trạng thái hiển thị Đã kết nối khi thành công.

Lưu ý bảo mật: khuyến nghị tạo tài khoản phụ (sub-account) chỉ có quyền "Tra cứu hóa đơn" thay vì dùng tài khoản chính.

Sau khi kết nối, thẻ cho bạn thấy gì. Góc phải trên có nhãn Đã kết nối. Nếu bạn chưa tích ô thứ hai, khối Tự động đồng bộ hiện công tắc Tắt, và bên dưới là chính câu bạn sẽ đồng ý khi bật. Muốn đồng bộ mỗi đêm, bật công tắc đó ở Bước 6.2.

Doanh nghiệp đã kết nối từ trước. Thẻ hiện khung vàng GTG cần sự cho phép của bạn với hai nút Cho phép và Để sau (chỉ người có quyền phát hành hóa đơn thấy hai nút này), cùng dòng Xem căn cứ: hai cách hiểu và điều luật. Cho đến khi bạn bấm Cho phép, nút Đồng bộ ngay bị mờ và trang ghi "Đồng bộ ngay dùng được sau khi bạn cho phép." Để sau không ghi nhận gì: khung thu lại với dòng "Bạn chưa quyết định nên chưa có gì được đồng bộ. Bạn có thể quyết định bất cứ lúc nào.", và hiện lại ở lần bạn mở trang sau (nút Xem lại và quyết định mở nó ngay). Người chỉ xem được kết nối này không thấy câu hỏi, chỉ thấy nhãn "Đang chờ công ty cho phép".

Bấm Xem căn cứ: hai cách hiểu và điều luật thì phần căn cứ mở ngay trong trang, không có hộp thoại nào hiện lên:

Bước 6.2 — Đồng bộ hóa đơn đầu vào

Có hai cách để GTG CRM lấy hóa đơn về (ngoài lần nhập đầu tiên mà GTG CRM thử bắt đầu ngay sau khi bạn kết nối thành công), và mọi lần chạy, kể cả lần đầu, chỉ diễn ra sau khi doanh nghiệp bạn đã cho phép.

Cách 1 — Mỗi đêm, sau khi bạn cho phép.

1. Trên màn hình Kết nối Cơ quan thuế, chuyển công tắc Tự động đồng bộ sang Bật. Bật công tắc là quyền cho phép thứ hai. Khối này chỉ hiện sau khi quyền thứ nhất đã được cho phép. Nếu công tắc đã Bật vì bạn tích ô thứ hai lúc kết nối thì không cần làm thêm.

2. Chờ khoảng một phút: trang có thể ghi "Đang bật đồng bộ tự động. Việc này mất khoảng một phút." rồi thay bằng lịch chạy.

3. Đọc lịch trên thẻ: "Mỗi đêm hh:mm, thử lại hh:mm và hh:mm nếu chưa được (giờ Việt Nam)", dòng "Lần tới: …", và dòng "Đã cho phép ngày … · tên người cho phép". Mỗi đêm GTG CRM thử đăng nhập và nhập hóa đơn mới; các lần thử lại chỉ dùng khi lần trước chưa được. Giờ cụ thể có thể được chỉnh, nên hãy đọc ngay trên thẻ của bạn. Nút Đổi lịch (chỉ hiện với người mở được Kho Tự Động Hóa) mở Kho Tự Động Hóa tại tự động hóa này, nơi xem lịch của nó.

Chạy mỗi đêm không có nghĩa đêm nào cũng lấy được hóa đơn: cổng thuế không do GTG CRM quản lý và có thể từ chối. Khi đó thẻ nói rõ, xem Bước 6.2a.

Cách 2 — Một lần, ngay bây giờ. Nhấn Đồng bộ ngay trên màn hình Kết nối Cơ quan thuế. Nút chỉ bấm được khi bạn đã cho phép ở Bước 6.1; chưa cho phép thì nút bị mờ. Người không có quyền thay đổi kết nối này (quyền phát hành hóa đơn) không thấy nút. Bấm một lần là đủ: trang báo "Đã bắt đầu đồng bộ …" và, trong lúc chờ (tối đa khoảng một phút rưỡi kể từ lần bấm), hiện dòng "Đang đồng bộ: GTG đang lấy hóa đơn từ Cơ quan thuế." Bấm lần nữa ngay sau đó thì trang trả lời bằng một câu giải thích, ví dụ "Vừa có một lần đồng bộ xong. Để không làm quá tải cổng Cơ quan thuế, GTG chưa chạy lại.", và không đăng nhập thêm lần nào.

Khi xong, mỗi loại hóa đơn có một dòng kết quả riêng: Hóa đơn mua vào và Hóa đơn máy tính tiền. Mỗi dòng ghi kết quả của riêng loại đó: "Thành công lúc …", "Mới lấy được một phần", "Chưa lấy được" hoặc "Chưa đồng bộ lần nào". Một dòng gặp trục trặc không có nghĩa dòng kia cũng vậy: loại nào ghi "Chưa lấy được" kèm "Các hóa đơn khác đã được nhập, riêng loại hóa đơn này chưa lấy được." thì lỗi chỉ ở loại đó; đọc dòng của loại kia để biết kết quả của nó ("Thành công lúc …", "Mới lấy được một phần" hoặc "Chưa lấy được"). Hiện nay dòng Hóa đơn máy tính tiền có thể ghi "Chưa lấy được" ngay cả khi mọi thứ khác bình thường; hóa đơn mua vào thông thường vẫn được nhập theo dòng của nó. Sau đó, vào Tài chính & Nhân sự → Hóa đơn & chứng từ → Hóa đơn → tab Hóa đơn mua vào để xem các hóa đơn đầu vào đã được nhập.

Mỗi hóa đơn hiển thị rõ nguồn và trạng thái tài liệu:

Trạng thái	Ý nghĩa	Hành động
Nguồn "Cơ quan thuế", ô "Chứng từ" hiện số tệp	Hóa đơn có mã CQT — GDT đã cung cấp đủ dữ liệu và file gốc	Sẵn sàng triage kế toán
Nguồn "Cơ quan thuế", ô "Chứng từ" ghi nhãn cam "Chưa có tệp hóa đơn"	Hóa đơn không mã (telecom, ngân hàng) — GDT cung cấp dữ liệu nhưng không có file gốc	Tải tệp từ nhà cung cấp rồi thêm bằng dấu "+"
Nguồn "Email", ô "Chứng từ" ghi nhãn cam "Chưa có tệp hóa đơn"	Phát hiện qua email thông báo, chưa có file đính kèm	Thêm tệp bằng dấu "+" hoặc bấm nút "Tải về" của hàng

Bước 6.2a — Khi trang báo cổng thuế từ chối, hoặc mật khẩu bị từ chối

Đồng bộ có thể không chạy được. Thẻ nói bằng tiếng Việt chuyện gì đã xảy ra, việc đó có phải của bạn không, và khi nào GTG CRM thử lại. Cách đọc nhanh: câu nào kết thúc bằng "Bạn không cần làm gì." thì không phải việc của bạn.

Thẻ ghi	Nghĩa là	Việc của bạn?
"Cổng Cơ quan thuế đang từ chối truy cập tự động từ GTG. Mật khẩu của bạn không có vấn đề."	Cổng thuế đang từ chối truy cập tự động của GTG CRM. Mật khẩu của bạn không có vấn đề.	Không. Thẻ ghi "Bạn không cần làm gì." và cho biết khi nào GTG CRM thử lại.
"Cổng Cơ quan thuế đang quá tải hoặc tạm ngừng hoạt động. Mật khẩu của bạn không có vấn đề."	Cổng thuế đang bận hoặc tạm ngừng.	Không. Thẻ ghi "Bạn không cần làm gì."
Nhãn Cần nhập lại mật khẩu và câu "Cơ quan thuế từ chối tên đăng nhập hoặc mật khẩu đã lưu. GTG tạm dừng đồng bộ để không thử lại mật khẩu đã bị từ chối."	Cổng thuế báo mật khẩu đã lưu không đúng. GTG CRM dừng lại thay vì thử lại mật khẩu đó.	Có. Nhập lại mật khẩu (xem bên dưới).

Khi cổng thuế từ chối (không phải việc của bạn). Bạn đọc câu lý do ngay trên thẻ (trong một khung riêng khi cổng chặn ngay lúc đăng nhập, hoặc dưới dòng "Chưa lấy được" của loại hóa đơn bị chặn giữa chừng), rồi dòng cho biết khi nào thử lại ("GTG thử lại ở lần chạy kế tiếp, không sớm hơn hh:mm." khi đồng bộ tự động đang bật; khi đang tắt, dòng này là "Bạn có thể thử lại từ hh:mm." hoặc "Bạn có thể bấm Đồng bộ ngay để thử lại."), rồi "Bạn không cần làm gì.". Mã hỗ trợ hiện ở bên phải, dưới các dòng loại hóa đơn. Không có ô nào hỏi mật khẩu, và bạn không cần đổi mật khẩu cổng thuế vì câu này. Đây chính là rủi ro đã nêu ở Bước 6.1: cổng thuế có thể chặn, và GTG CRM không bảo đảm đêm nào cũng lấy được hóa đơn. Trong lúc chờ, người có quyền xử lý hóa đơn mua vào vẫn thêm được hóa đơn bằng tay hoặc bằng tệp ở tab Hóa đơn mua vào.

Khi mật khẩu bị từ chối (việc của bạn).

1. Nếu không chắc mật khẩu còn đúng, thử đăng nhập trực tiếp ở cổng hoadondientu.gdt.gov.vn trước.

2. Trên thẻ, ở khung Cần nhập lại mật khẩu, nhập mật khẩu đúng vào ô Mật khẩu mới. Thẻ hiện sẵn "Tài khoản: …" và chỉ hỏi mật khẩu. Cho đến khi bạn nhập lại, nút Đồng bộ ngay bị mờ và công tắc Tự động đồng bộ chưa bật được.

3. Bấm Kiểm tra & Kết nối lại. Khi cổng thuế chấp nhận mật khẩu mới, thẻ trở lại Đã kết nối và đồng bộ chạy tiếp; hai quyền cho phép của bạn giữ nguyên.

Hai điều nữa bạn có thể gặp. Nhãn Cần chú ý kèm "Chưa có lần đồng bộ nào thành công kể từ …, lâu hơn bình thường." nghĩa là đã bật đồng bộ tự động mà lâu rồi chưa lần nào thành công: đọc các dòng lý do trên thẻ (nếu có) để biết có phải việc của bạn không. Và Mã hỗ trợ (8 ký tự) chỉ để đọc cho bộ phận hỗ trợ khi cần, không phải gõ vào đâu.

Bước 6.2b — Xem lịch sử kết nối

1. Ở góc phải dưới thẻ Kết nối Cơ quan thuế, bấm Lịch sử kết nối. Danh sách mở ngay trong trang; bấm Ẩn lịch sử kết nối để đóng.

2. Đọc từ trên xuống, dòng mới nhất ở trên: ai kết nối, ai cho phép hoặc rút lại từng quyền, ai bật hoặc tắt đồng bộ tự động, mỗi lần đồng bộ có nhập được hóa đơn (lần không có hóa đơn mới thì không có dòng), và khi nào kết nối cần chú ý hoặc hoạt động trở lại. Mỗi dòng ghi tên người làm việc đó (việc hệ thống tự ghi thì ghi "Hệ thống (tự động)"), và mã số thuế chỉ hiện vài ký tự cuối. Danh sách chia trang, mười dòng mỗi trang.

Người xem được kết nối này đều xem được lịch sử, kể cả người không có quyền thay đổi nó. Sau khi bạn ngắt kết nối, lịch sử vẫn còn để mở lại.

Bước 6.2c — Tắt đồng bộ tự động, hoặc ngắt kết nối

Hai việc dưới đây do người có quyền thay đổi kết nối này (quyền phát hành hóa đơn) làm; người khác xem được trang, nhưng công tắc hiện mờ, còn các nút Đồng bộ ngay và Ngắt kết nối không hiện. Cần quyền này thì hãy liên hệ quản trị viên workspace.

Chỉ dừng việc chạy mỗi đêm.

1. Chuyển công tắc Tự động đồng bộ sang Tắt.

2. Công tắc về Tắt và ngay dưới công tắc lại hiện câu về lần chạy mỗi đêm (bật lại là bạn đồng ý lại). Lịch sử có thêm một dòng ghi bạn đã rút lại quyền cho GTG CRM tự đăng nhập mỗi ngày. Nút Đồng bộ ngay vẫn dùng được.

Người có quyền quản lý Quy trình Tự động hóa cũng tắt được việc này ở Tự động hóa & AI → Tự Động Hóa → Kho Tự Động Hóa, mục Nhập hóa đơn từ cơ quan thuế tự động (hộp xác nhận hỏi bạn có muốn tắt không), và công tắc trên thẻ thành Tắt theo. Bật lại từ thẻ thì không bắt bạn cho phép lại quyền thứ nhất. Ở Kho Tự Động Hóa, mục này chưa bật được khi doanh nghiệp bạn chưa kết nối hoặc chưa cho phép đồng bộ tự động mỗi ngày (quyền thứ hai): cạnh tên mục có nhãn Cần thiết lập.

Dừng hẳn.

1. Bấm Ngắt kết nối. Hộp xác nhận hỏi: "Ngắt kết nối Cơ quan thuế? Hóa đơn đã nhập vẫn được giữ lại; sẽ ngừng đồng bộ hóa đơn mới. Mật khẩu đã lưu sẽ bị xóa khỏi dữ liệu đang dùng."

2. Bấm Xác nhận. Trang báo "Đã ngắt kết nối Cơ quan thuế" và hiện lại form kết nối cùng dòng "Chưa kết nối Cơ quan thuế. Nhập tài khoản phía trên để bắt đầu nhập hóa đơn đầu vào."

Ngắt kết nối xóa mật khẩu đã lưu khỏi dữ liệu đang dùng (đúng như câu trong hộp xác nhận), tắt việc chạy mỗi đêm, và ghi lại rằng mỗi quyền đang có đã được rút lại (việc này không hiện thành dòng riêng trong lịch sử); trang không có nút rút riêng quyền thứ nhất. Nó giữ các hóa đơn đã nhập về ở tab Hóa đơn mua vào và giữ lịch sử kết nối, nơi có thêm một dòng ghi ai đã ngắt kết nối. Kết nối lại sau này thì trang hỏi lại từ đầu, hai ô chưa tích. Nếu bạn kết nối lại bằng một mã số thuế khác, các hóa đơn mua vào đã được lấy tự động từ tài khoản cũ mà sổ sách chưa dùng đến sẽ bị xóa (hóa đơn bạn tự thêm giữ nguyên), và người làm việc này cần có quyền xử lý hóa đơn mua vào.

Bước 6.3 — Thêm tệp cho hóa đơn không mã (codeless)

Tìm hàng có nhãn cam "Chưa có tệp hóa đơn" trong cột "Chứng từ" (thường là hóa đơn viễn thông, điện, ngân hàng). Nếu hàng có nút "Tải về" (rê chuột sẽ thấy "Mở cổng nhà cung cấp để tải chứng từ gốc"), bấm nút đó để mở cổng nhà cung cấp với mã tra cứu sẵn và tải tệp về. Sau đó bấm dấu "+" trong ô "Chứng từ" của hàng, chọn "Hóa đơn của nhà cung cấp" và thêm tệp vừa tải.

Tệp bạn thêm được giữ lại và không bị ghi đè khi bạn thêm tệp khác. Cũng từ dấu "+" đó, bạn đính kèm được chứng từ thanh toán, hợp đồng hay phiếu giao hàng. Cách làm nằm ở phần "Đính Kèm Chứng Từ Vào Hóa Đơn Mua Vào" trong bài "E-Invoice - Hóa đơn Điện tử Tích hợp CRM".

Bước 6.4 — Triage kế toán

Sau khi hóa đơn có đủ dữ liệu và tài liệu, mở hóa đơn và thực hiện triage:

• Kiểm tra số tiền, thuế GTGT đầu vào, nhà cung cấp.

• Chọn cách hạch toán và tài khoản (thuế GTGT đầu vào → TK 133; chi phí → tài khoản chi phí do bạn chọn), rồi xác nhận để GTG CRM tạo bản nháp bút toán.

• Hóa đơn đầu vào được gắn với khách hàng/nhà cung cấp trong CRM, công nợ phải trả rõ ràng theo từng đối tác.

Bạn chọn cách ghi sổ, GTG CRM chỉ gợi ý

Bấm Xem xét & ghi sổ trên một hóa đơn mua vào, cửa sổ mở ra với dòng Bạn quyết định cách ghi sổ hóa đơn này. Các thẻ bên dưới chỉ là gợi ý. Không thẻ nào được chọn sẵn. Mỗi thẻ là một cách ghi sổ có thể hợp với hóa đơn (Chi phí, Tài sản cố định hoặc Hàng theo đơn mua) và ghi rõ gợi ý đến từ đâu: Gợi ý · theo quy tắc (dựa trên quy tắc, hoặc trên lịch sử hạch toán của chính bạn) hay Gợi ý · bởi AI (AI đã đọc hóa đơn rồi đoán). Cả hai chỉ là gợi ý, có thể sai, và không phải tư vấn kế toán hay thuế. Mỗi thẻ có thêm dòng Lý do cho biết vì sao nó được gợi ý. Cần xem thẻ nào khác ngoài các thẻ đang hiện thì bấm Ghi sổ theo cách khác: nút này chỉ mở lựa chọn, không ghi gì.

Nút Xác nhận ở chân cửa sổ mờ cho đến khi bạn chọn xong, và dòng bên cạnh nói bạn còn thiếu gì, ví dụ Chọn cách ghi sổ để tiếp tục.

• Chi phí: ô Tài khoản chi phí để trống. Khi GTG CRM có lý do để gợi ý một tài khoản (ví dụ hóa đơn trước của nhà cung cấp này đã ghi vào đó), cửa sổ hiện dòng Gợi ý cho hóa đơn này kèm nút Dùng tài khoản này. Tài khoản chỉ được chọn khi bạn bấm nút đó hoặc tự chọn.

• Tài sản cố định: ô tài khoản tài sản cũng để trống. Danh sách chỉ liệt kê những tài khoản tài sản có thật trong hệ thống tài khoản của doanh nghiệp bạn và ghi sổ được. Nếu tài khoản mặc định của nhóm tài sản không có trong hệ thống của bạn, cửa sổ nói rõ như vậy và để bạn tự chọn tài khoản đúng.

• Hàng theo đơn mua: dùng khi hóa đơn là hàng của một phiếu mua hàng đã có trong GTG CRM. Ở trang Phiếu mua hàng (Vận hành → Quản lý kho hàng → Phiếu mua hàng), nút Ghi sổ là hàng đã nhận theo đơn mua này làm đúng việc tên nút nói, bằng một lần bấm: ghi hóa đơn như hàng đã nhập theo phiếu đó, thành bản nháp bút toán.

Xác nhận chỉ tạo bản nháp bút toán. Bản nháp chỉ vào sổ khi người có quyền duyệt bút toán bấm duyệt. Với tài sản cố định, xác nhận không tạo tài sản trong sổ tài sản: khung hiện thông báo Tài sản này chưa có trong sổ tài sản và nút Thêm vào sổ tài sản.

Bấm Thêm vào sổ tài sản mở biểu mẫu Tài sản cố định mới, điền sẵn những gì GTG CRM biết từ hóa đơn: tên, ngày mua, nguyên giá và tài khoản tài sản bạn vừa chọn. Danh mục, Thời gian sử dụng (tháng) và các tài khoản hao mòn lũy kế, chi phí khấu hao để trống: đó là quyết định kế toán của doanh nghiệp bạn, GTG CRM không điền hộ. Nếu bạn đóng cửa sổ rồi mở lại hóa đơn sau, nguyên giá và tài khoản tài sản cũng để trống để bạn tự nhập.

Ai quyết định được ghi lại. Mục Hoạt động của hóa đơn ghi tên người đã chọn cách ghi sổ và tài khoản, điều GTG CRM đã gợi ý, và bạn có làm theo gợi ý hay không. Hóa đơn đã xác nhận trước thay đổi này không có ghi nhận đó (không thể biết sau sự việc) và không bị đổi.

Khi hóa đơn có dòng "Thu hộ phí, lệ phí"

Ví dụ: nhà đăng ký tên miền gửi hóa đơn 2.368.000 đồng. Tiền dịch vụ 2.100.000 cộng thuế GTGT 168.000 mới được 2.268.000; 100.000 đồng còn lại là lệ phí đăng ký tên miền .vn mà họ thu hộ cho bên quản lý tên miền. Trên hóa đơn đã ký, khoản này nằm ở một khối riêng, ngoài số tiền tính thuế GTGT. Nhà cung cấp nào thu giúp phí cho bên khác cũng vậy: số bạn trả bằng tiền hàng, cộng thuế GTGT, cộng khoản thu hộ.

Nếu bạn từng gõ 100.000 vào tiền hàng cho các số khớp nhau, khoản lệ phí bị ghi sổ cùng với tiền hàng, vào tài khoản bạn không chủ ý chọn cho nó. Với hóa đơn có khối thu hộ, GTG CRM giữ 100.000 đồng đó thành một dòng riêng, đúng như hóa đơn đã ký. 2.100.000 vẫn là tiền hàng, 168.000 vẫn là thuế GTGT đầu vào, 100.000 nằm ở tài khoản do chính bạn chọn. Sổ khớp với hóa đơn đã ký mà bạn không phải gõ lại hay sửa số nào. Cụ thể:

• Mở hóa đơn mua vào, bạn thấy dòng Thu hộ phí, lệ phí nằm giữa thuế GTGT và tổng thanh toán, kèm tên khoản thu do nhà cung cấp ghi và câu "Khoản này nằm ngoài giá tính thuế ghi trên hóa đơn".

• Trên hóa đơn, khoản thu hộ không có thuế GTGT. GTG CRM không tự thêm dòng thuế cho nó, và thuế GTGT của hóa đơn giữ đúng số nhà cung cấp đã ký.

• Chỉ khối thu hộ của hóa đơn mới được tính là khoản thu hộ. Một dòng trong bảng hàng hóa, dịch vụ vẫn là dòng hàng, dù mô tả có chữ "phí" hay "thu hộ".

• Hóa đơn không bị đánh dấu Cần bạn nhập thông tin chỉ vì có một khoản thu hộ mà nhà cung cấp đã ghi rõ.

• Khi bấm Sửa, dòng thu hộ chỉ để xem, không gõ vào được, và tổng thanh toán vẫn gồm khoản đó khi bạn đổi số lượng hay đơn giá của một dòng hàng.

Ghi sổ: bạn chọn tài khoản cho khoản thu hộ

Bấm Xem xét & ghi sổ trên hóa đơn này, cửa sổ hỏi thêm một câu sau ô tài khoản chi phí: Khoản thu hộ … ghi vào tài khoản. Ô này để trống, không có nút gợi ý, và nút Xác nhận chưa bấm được cho đến khi bạn chọn. GTG CRM không chọn thay bạn, vì khoản thu hộ ghi vào đâu còn tùy nó được trả để làm gì, và việc đó do doanh nghiệp bạn quyết định.

1. Gõ một phần số hoặc tên tài khoản (ví dụ 6425) rồi chọn đúng dòng. Một số tài khoản không dùng được cho khoản thu hộ: tài khoản đã tắt, tài khoản tổng hợp đã có tài khoản chi tiết, tiền mặt hoặc ngân hàng, tài khoản thuế GTGT, thuế phải nộp Nhà nước, và tài khoản phải trả nhà cung cấp mà chính bút toán này dùng. Lỡ chọn một tài khoản như vậy thì GTG CRM chặn lại, nói rõ vì sao tài khoản đó không dùng được và chưa ghi gì.

2. Cần tham khảo thì mở dòng Chọn tài khoản nào? (hiện khi doanh nghiệp dùng hệ thống tài khoản theo Thông tư 99). Dòng này liệt kê bốn trường hợp để bạn tham khảo, không chọn sẵn gì và không phải lời khuyên kế toán:

   • Là một phần giá trị của tài sản bạn đang mua: ghi cùng với tài sản đó (tài khoản 211 nếu là tài sản cố định hữu hình, 213 nếu là tài sản cố định vô hình, 241 nếu tài sản còn đang xây dựng hoặc lắp đặt).

   • Là chi phí phục vụ nhiều kỳ và không phải tài sản: phân bổ dần qua các kỳ đó (tài khoản 242).

   • Là phí, lệ phí của kỳ này: ghi vào chi phí của kỳ (tài khoản 642, thuế, phí và lệ phí).

   • Là khoản bạn trả hộ người khác và sẽ đòi lại: ghi vào khoản phải thu (tài khoản 138).

3. Phần Xem trước bút toán hiện: Nợ tài khoản chi phí 2.100.000, Nợ thuế GTGT đầu vào 168.000, Nợ tài khoản bạn vừa chọn cho khoản thu hộ 100.000, và Có phải trả nhà cung cấp 2.368.000. Tổng Nợ bằng tổng Có, khoản thu hộ không có dòng thuế riêng, và số bạn nợ nhà cung cấp vẫn là cả tổng thanh toán.

4. Bấm Xác nhận. GTG CRM tạo bản nháp bút toán, và bản nháp chỉ vào sổ khi người có quyền duyệt bấm duyệt. Dòng thu hộ trong bút toán lấy đúng tên khoản thu mà nhà cung cấp đã ghi, và lịch sử hóa đơn ghi ai đã ghi sổ, khoản thu hộ vào tài khoản nào.

Hóa đơn mua vào tiếp theo của bạn có khối Thu hộ phí, lệ phí? Mở nó, chọn tài khoản cho khoản thu hộ rồi bấm Xác nhận: kết quả chỉ là một bản nháp bút toán, chưa vào sổ cho đến khi người có quyền duyệt bấm duyệt.

Hóa đơn chỉ ghi tổng tiền, không ghi thuế GTGT

Có hóa đơn chỉ ghi số tiền phải trả, ví dụ một khóa đào tạo 3.800.000 đồng, và không có dòng thuế GTGT. GTG CRM không bắt bạn gõ ba con số. Màn hình nói rõ hóa đơn ghi gì: "Hóa đơn này chỉ ghi tổng cộng 3.800.000 VND và không ghi thuế GTGT. Thuế đầu vào chỉ được khấu trừ khi có thuế ghi trên hóa đơn (Luật 48/2024, Đ.14), nên toàn bộ 3.800.000 VND tính vào giá trị khoản mua."

• Dưới câu đó chỉ có một nút, tên nút là cả cụm Xác nhận: tiền hàng 3.800.000 VND, không có thuế khấu trừ, và một dòng nhắc: nếu người bán đã tính thuế GTGT, hãy yêu cầu họ xuất hóa đơn điều chỉnh. Bấm nút là lời xác nhận của bạn, và GTG CRM ghi nhận đó là xác nhận do bạn đưa ra.

• Không có ô nhập số thuế, và khi bấm Sửa bạn cũng không nhập được số thuế GTGT cho hóa đơn này. Hóa đơn không ghi thuế thì không có khoản thuế đầu vào nào để khấu trừ.

• Ghi sổ xong, bút toán chỉ có Nợ chi phí và Có phải trả nhà cung cấp, không có dòng thuế GTGT đầu vào.

• GTG CRM chỉ nói hóa đơn "không ghi thuế GTGT", không nói hàng hóa hay dịch vụ đó "được miễn thuế": vì sao người bán không ghi thuế là chuyện phía người bán.

Khi GTG CRM không đọc được khoản thu hộ

Nếu tệp của hóa đơn không đọc được khối thu hộ, ba con số không cộng ra tổng. Bấm dấu Cần bạn nhập thông tin trên hóa đơn để mở bảng Kiểm tra các số liệu này; bảng báo lệch bao nhiêu, ví dụ "Ba số này lệch nhau 350.000 VND". Đừng cộng khoản thu hộ vào tiền hàng cho khớp: nó sẽ bị ghi sổ như tiền hàng. Cứ gõ ba con số ghi trên hóa đơn (tiền hàng, thuế, tổng cộng), rồi ở nhóm Thu hộ phí, lệ phí (nếu hóa đơn có) nhập tên khoản thu và số tiền. Nút Lưu câu trả lời của tôi chỉ bật khi tiền hàng, thuế và khoản thu hộ cộng đúng bằng tổng cộng, và GTG CRM ghi nhận những số đó do bạn nhập. Nhóm này chỉ hiện khi GTG CRM chưa đọc được khoản thu hộ nào; khoản đã đọc được từ hóa đơn thì không bị số bạn gõ ghi đè.

Hóa đơn bạn đã ghi sổ trước đây giữ nguyên số liệu như lúc ghi sổ; GTG CRM không viết lại bút toán nào đã ghi.

Bước 6.5 — Đọc khung Cảnh báo thuế trước khi trả tiền

Sắp trả tiền cho một nhà cung cấp? Trước khi trả, hãy mở hóa đơn mua vào tương ứng: vào Tài chính & Nhân sự → Hóa đơn & chứng từ → Hóa đơn → tab Hóa Đơn Mua Vào, rồi bấm nút Xem hóa đơn & thanh toán (hoặc Xem xét & ghi sổ nếu bạn được phép xử lý hóa đơn) ở dòng hóa đơn cần trả. Ngay dưới thông tin chung có khung Cảnh báo thuế:

• Thuế GTGT đầu vào (nếu doanh nghiệp của bạn khấu trừ thuế GTGT): khoản mua từ 5.000.000 đồng trở lên đã gồm thuế GTGT cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ví dụ chuyển khoản) mới được khấu trừ, trừ một số trường hợp đặc thù (Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/07/2025).

• Thuế thu nhập doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp của bạn nộp thuế này): khoản mua từ 5.000.000 đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ, trừ một số trường hợp đặc thù (điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 15/12/2025). Mục này vẫn hiện khi hóa đơn không có thuế GTGT. Chúng tôi chưa thấy văn bản nào nói rõ 5.000.000 đồng đã gồm thuế GTGT hay chưa, nên khung dùng tổng số tiền đã gồm thuế GTGT.

• Các khoản mua của cùng một người bán trong cùng một ngày được cộng lại. GTG CRM chỉ cộng các hóa đơn đã nhập có cùng Ngày hóa đơn; khoản mua có ngày hóa đơn khác, hoặc chưa được nhập, sẽ không được cộng.

Hóa đơn có ngày nằm trong giai đoạn chuyển tiếp của kỳ tính thuế năm 2025 có thêm một câu nhắc ngay trong khung. Giai đoạn chuyển tiếp đó và việc miễn thuế thu nhập doanh nghiệp theo doanh thu, cùng các điều kiện kèm theo, được nêu ở mục 3 của bài Chi Phí Nào Được Trừ Thuế Khi Kinh Doanh?.

Khung chỉ là thông tin: không chặn thao tác nào, không đổi số thuế GTGT nào khi bạn ghi nhận thanh toán, và không thay cho tư vấn thuế. Hộ kinh doanh chọn "Không — tôi nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu" ở mục Cách bạn nộp thuế (Tài chính & Nhân sự → Hóa đơn & chứng từ → Hóa đơn → tab Tự động hóa) sẽ không thấy khung này. Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng chỉ liên quan khi hộ tính thuế thu nhập cá nhân theo thu nhập tính thuế, tức doanh thu trừ chi phí (Nghị định 68/2026/NĐ-CP, Điều 6 khoản 1). Trường hợp của bạn có điều kiện riêng thì hãy hỏi kế toán.

Khi một khoản mua có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên (tính cả thuế GTGT), hãy trả bằng chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thay vì tiền mặt (trừ trường hợp đặc thù), và giữ chứng từ chuyển khoản cùng hóa đơn. Khung Cảnh báo thuế nhắc điều này khi tổng của hóa đơn bạn mở và các hóa đơn đã nhập khác của cùng người bán, cùng Ngày hóa đơn, từ 5.000.000 đồng trở lên.

Bước 6.6 — Ghi nhận ai đã trả hóa đơn: công ty, hay một cá nhân bằng tiền túi của họ

Hóa đơn mua vào đã ghi sổ có thể được trả theo nhiều cách: chuyển khoản từ tài khoản công ty, tiền mặt, thẻ của công ty, hoặc giám đốc, nhân viên chi hộ bằng tiền túi rồi công ty hoàn lại sau. Ghi đúng người trả thì sổ mới đúng ở ba chỗ: công nợ nhà cung cấp, tiền ngân hàng khớp sao kê, và công ty đang nợ ai bao nhiêu. Nếu chọn tài khoản ngân hàng của công ty cho một khoản mà tiền chưa từng rời tài khoản đó, số ngân hàng trong sổ sẽ lệch sao kê.

1. Vào Tài chính & Nhân sự → Hóa đơn & chứng từ → Hóa đơn → tab Hóa Đơn Mua Vào, bấm Xem hóa đơn & thanh toán ở dòng hóa đơn đã ghi sổ, rồi bấm Ghi nhận thanh toán ở mục Thanh toán. Người ghi nhận cần quyền ghi nhận thanh toán.

2. Ở ô Ai đã thanh toán?, chọn Công ty hoặc Một cá nhân, từ tiền túi của họ. Công ty trả thì chọn Trả từ tài khoản: tài khoản ngân hàng, Tiền mặt hoặc Thẻ công ty. Cá nhân trả thì chọn Cá nhân nào (danh sách chỉ hiện tên) và Họ đã thanh toán bằng cách nào?: Chuyển khoản, Tiền mặt hoặc Thẻ. Dưới ô, màn hình ghi: "Với khoản thanh toán này, công ty sẽ nợ {tên} {số tiền} cho đến khi hoàn trả cho họ." Lần đầu chọn cá nhân hoặc thẻ công ty, bạn sẽ gặp thêm một khối chọn nơi sổ ghi khoản này (đoạn ngay dưới hình).

3. Nhập Ngày tiền rời khỏi tài khoản của bạn. Ô này luôn để trống, bạn tự nhập theo sao kê, sổ quỹ hoặc biên nhận của người trả, vì ngày quyết định khoản thanh toán rơi vào kỳ kế toán nào. Số tiền mặc định là số còn phải trả; trả một phần thì sửa lại.

4. Đọc khung Quy định thuế cần đọc trước nếu có (xem bên dưới), tích ô xác nhận, rồi bấm Ghi nhận thanh toán. Sổ có thêm một bút toán cân đối: giảm công nợ nhà cung cấp, và ghi Có vào nơi tiền đến từ đó. Với khoản cá nhân trả hộ, nơi đó là khoản công ty còn nợ cá nhân ấy.

Chọn một lần nơi sổ ghi khoản công ty còn nợ. Lần đầu bạn chọn cách trả bằng cá nhân hoặc bằng thẻ công ty, khối "Chọn nơi sổ của bạn ghi khoản này" hiện ra với ô trống: GTG CRM không chọn thay bạn, vì đó là một tài khoản trong hệ thống tài khoản của chính doanh nghiệp bạn. Chưa chắc nên chọn tài khoản nào? Đừng đoán: hỏi kế toán trưởng hoặc đơn vị làm sổ của bạn "khoản công ty nợ cá nhân đang ghi ở tài khoản nào trong sổ của mình", vì khi còn người được công ty nợ thì không đổi được tài khoản này. Chỉ người có quyền quản lý hệ thống tài khoản chọn được; người khác thấy lời nhắn nhờ người đó chọn. Nếu tài khoản bạn chọn đã có số dư, một ô xác nhận thứ hai hỏi lại: bạn chọn tài khoản khác hoặc vẫn dùng tài khoản này.

Khung Quy định thuế cần đọc trước. Khung hiện khi hóa đơn, hoặc các hóa đơn của cùng người bán cùng Ngày hóa đơn cộng lại, từ 5.000.000 đồng đã gồm thuế GTGT trở lên (cùng con số với khung Cảnh báo thuế trên hóa đơn mua vào), và không hiện nếu bạn đã khai báo là hộ kinh doanh. Khung theo ngày bạn nhập ở ô ngày tiền rời khỏi tài khoản: phần thuế GTGT áp dụng từ 01/07/2025, phần thuế thu nhập doanh nghiệp từ 15/12/2025; phần thuế GTGT chỉ có khi hóa đơn có thuế GTGT; và chỉ cộng các hóa đơn đã được nhập vào GTG CRM. Khung chỉ có trong bốn trường hợp: công ty trả bằng tiền mặt; cá nhân trả bằng tiền mặt; cá nhân trả bằng chuyển khoản hoặc thẻ; công ty hoàn trả cho cá nhân bằng tiền mặt (khung này chỉ hiện khi người đó có khoản thanh toán đã kèm khung). Khoản trả từ tài khoản ngân hàng của công ty không có khung này. Khung chỉ là thông tin, không phải tư vấn thuế và không chặn bạn: đọc, tích, rồi ghi nhận đúng việc đã xảy ra; trường hợp của bạn có điều kiện riêng thì hãy hỏi kế toán. Một số câu trong khung, nguyên văn:

• Về tiền mặt của công ty: "Để khấu trừ thuế GTGT đầu vào của khoản mua từ 5.000.000 đồng trở lên đã gồm thuế GTGT, pháp luật yêu cầu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ví dụ chuyển khoản ngân hàng), trừ một số trường hợp đặc thù; tiền mặt không đáp ứng yêu cầu này, kể cả tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng của người bán…".

• Về khoản một cá nhân tự trả bằng chuyển khoản hoặc thẻ, khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp: "pháp luật chấp nhận khoản thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động được ủy quyền, được doanh nghiệp của bạn thanh toán lại không dùng tiền mặt, cho khoản mua phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn, và hồ sơ phải có bốn thành phần: hóa đơn, chứng từ; quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định cho phép người lao động thanh toán; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi doanh nghiệp của bạn thanh toán lại cho họ". Với khoản cá nhân tự trả bằng tiền mặt, khung nói: "các văn bản này không liệt kê việc cá nhân tự trả bằng tiền mặt trong các trường hợp được chấp nhận".

• Nếu người trả là chủ sở hữu hoặc giám đốc (phần này có trong khung của khoản cá nhân trả bằng chuyển khoản hoặc thẻ, và của khoản hoàn trả bằng tiền mặt): "việc họ có được xem là người lao động trong trường hợp này hay không chưa được xác định rõ, và chúng tôi chưa thấy hướng dẫn chính thức nào (đã kiểm tra ngày 27/10/2026)". Khung nêu hai cách hiểu cùng nguồn của từng cách, và ô tích "chỉ ghi nhận rằng bạn đã đọc nội dung này, không ghi nhận bạn chọn cách hiểu nào".

Giữ chứng từ chuyển tiền của người trả cùng hóa đơn: đính kèm vào hóa đơn với loại Chứng từ thanh toán.

Xem công ty đang nợ ai, và hoàn trả. Vào Tài chính & Nhân sự → Kế toán → Báo cáo tài chính → tab Phải trả cho cá nhân (nằm cạnh Tuổi nợ phải trả). Tab cho thấy tổng công ty còn nợ, tài khoản đang giữ khoản này, và từng người với số còn nợ. Mở một người để xem Hóa đơn họ đã trả, Các khoản được gán cho họ và Đã hoàn trả cho họ. Cần quyền xem báo cáo tài chính để thấy tab.

• Hoàn trả (cần cả quyền ghi nhận thanh toán và quyền xem báo cáo): bấm sau khi tiền đã chuyển đi. GTG CRM không chuyển tiền thay bạn, chỉ ghi sổ khoản bạn đã trả: nhập ngày, số tiền (một phần cũng được, không quá số còn nợ), chọn trả từ tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt, rồi bấm Ghi nhận hoàn trả. Hoàn trả bằng tiền mặt có thể kèm khung quy định thuế ở trên.

• Không ai tự hoàn trả cho chính mình: người được công ty nợ phải nhờ người khác ghi nhận. Ngoại lệ duy nhất là chủ không gian làm việc, và dòng Hoạt động ghi rõ đó là khoản do chính người được hoàn trả ghi.

• Gán cho một cá nhân: công ty đã nợ chủ từ trước khi dùng GTG CRM thì số dư cũ nằm trong tài khoản đó mà chưa gắn với ai, và hiện ở dòng Chưa gán cho cá nhân nào. Gán số dư ấy cho một người chỉ gắn nhãn cho số tiền sổ đã có, không tạo bút toán mới.

• Ghi nhầm thì Hủy hoàn trả hoặc Hủy thanh toán, kèm lý do (người hủy cần quyền tạo bút toán). Không có gì bị xóa: sổ thêm một bút toán đảo. Khoản cá nhân đã được hoàn trả, dù chỉ một phần, thì chỉ hủy được sau khi hủy khoản hoàn trả.

Làm ngay với một hóa đơn gần đây mà giám đốc hoặc nhân viên đã trả bằng tiền túi: bấm Xem hóa đơn & thanh toán, rồi Ghi nhận thanh toán, rồi ở ô Ai đã thanh toán? chọn Một cá nhân, từ tiền túi của họ. Lần đầu, bạn sẽ được hỏi nơi sổ ghi khoản công ty nợ cá nhân; nếu chưa chắc, cứ dừng lại và hỏi kế toán trưởng như ở đoạn trên, vì chưa có bút toán nào vào sổ cho đến khi bạn bấm nút Ghi nhận thanh toán ở cuối hộp (riêng lựa chọn nơi ghi thì được lưu ngay khi bạn bấm Lưu lựa chọn này, và không đổi được khi còn người được công ty nợ). Ghi xong, mở tab Phải trả cho cá nhân: tên người đó và số công ty còn nợ nằm ở đó. Ghi nhầm khoản thanh toán thì người có quyền tạo bút toán bấm Hủy thanh toán; sổ chỉ thêm một bút toán đảo, không xóa gì.

Bước 7: Tài Sản Cố Định & Khấu Hao

Module Tài sản Cố định (Fixed Assets) quản lý toàn bộ vòng đời tài sản và tự động sinh bút toán khấu hao vào sổ cái.

Bước 7.1 — Thêm tài sản mới

Vào Kế toán → Tài Sản Cố Định → + New.

1. Chọn Danh mục (Category) — ví dụ "Máy móc thiết bị", "Phương tiện vận tải", "Tài sản vô hình". Hệ thống tự điền: tài khoản kế toán mặc định (Nguyên giá, Hao mòn, Chi phí KH), thời gian sử dụng gợi ý, và phương pháp khấu hao.

2. Nhập Tên tài sản, Nguyên giá (Cost), Giá trị thanh lý ước tính (Salvage value), Ngày đưa vào sử dụng.

3. Chọn Phương pháp khấu hao: Đường thẳng (Straight-line), Số dư giảm dần (Declining-balance), hoặc Theo sản lượng (Units-of-production).

4. Nhấn Save — tài sản tạo với trạng thái DRAFT và hiển thị số tiền khấu hao hàng tháng ước tính.

Bước 7.2 — Kích hoạt tài sản & xem lịch khấu hao

Mở tài sản vừa tạo → nhấn Activate. Trạng thái chuyển sang ACTIVE và hệ thống sinh ngay lịch khấu hao đầy đủ (số hàng = số kỳ theo thời gian sử dụng), mỗi kỳ ở trạng thái PROJECTED.

Bước 7.3 — Hạch toán khấu hao

Nhấn Run depreciation để hạch toán thủ công, hoặc bật automation để hệ thống tự chạy vào đầu mỗi tháng (xem Bước 11).

Nếu bạn chuyển sổ sang GTG CRM khi tài sản đã dùng được một thời gian, các tháng khấu hao trước ngày số dư đầu kỳ đã nằm trong sổ cũ của bạn. Vì vậy tài sản đã dùng trước ngày số dư đầu kỳ chỉ khấu hao từ ngày đó; các tháng trước nằm trong số hao mòn lũy kế của số dư đầu kỳ. Khi chưa nhập số hao mòn lũy kế tính đến ngày đó, phần mềm bỏ qua tài sản này và ghi rõ lý do (cách nhập ở Bước 7.4). Mọi tài sản khác theo quy tắc ngay bên dưới.

Khi chạy, hệ thống hạch toán tất cả các kỳ đến hạn (bao gồm cả các kỳ trước chưa hạch toán từ ngày kích hoạt). Mỗi kỳ flip sang POSTED và sinh một bút toán cân đối:

• Nợ TK 6274 (Chi phí khấu hao TSCĐ hữu hình) — hoặc tài khoản tương ứng theo loại tài sản

• Có TK 2141 (Hao mòn TSCĐ hữu hình)

Chạy lại cho cùng kỳ sẽ trả về bút toán cũ — không tạo bút toán trùng.

Bước 7.4 — Nhập danh sách tài sản hiện có (Import)

Nếu doanh nghiệp đã có sổ tài sản, vào Tài Sản Cố Định → Import:

• Upload CSV/Excel: file có thể ở bất kỳ cấu trúc cột nào — AI tự nhận diện và gợi ý mapping cột (ví dụ: cột "Nguyên giá" → field Cost, "Ngày mua" → Acquisition date). Xem xét và điều chỉnh mapping trước khi xác nhận.

• Từ hóa đơn mua hàng: chọn một hóa đơn đầu vào đã có trong hệ thống — tài sản tự điền tên, nguyên giá, ngày mua, nhà cung cấp.

• AI đọc tài liệu: đính kèm file hợp đồng hoặc hóa đơn PDF (dạng text, không phải scan) — AI trích xuất và điền trước các trường.

Tài sản đã dùng trước ngày số dư đầu kỳ của bạn cần số Hao mòn lũy kế tại ngày số dư đầu kỳ: số của sổ cũ, do bạn nhập, phần mềm không tự điền (để trống là chưa nhập, 0 là số bạn đã nhập).

• Nhập từ tệp: tệp mẫu (Nhập (Import) → Tải mẫu) đã có sẵn cột cho số này; điền nó và ghép với trường Hao mòn lũy kế tại ngày số dư đầu kỳ ở bước ghép cột. Nếu không ghép, các tài sản đó không được nhập, và bảng kết quả ghi lý do trên từng dòng; bạn ghép cột rồi nhập lại.

• Tài sản đã có trong danh sách mà chưa có số này: khấu hao của nó tạm dừng. Mở tài sản và bấm Nhập hao mòn lũy kế, hoặc bấm Nhập số liệu ngay trong hộp Kết quả chạy khấu hao (hộp hiện ra khi bạn bấm Chạy khấu hao (Run depreciation) ở Bước 7.3). Nhập xong, các tháng chưa ghi sổ được tính lại theo số đó.

• Số này chỉ nhập được một lần, kể cả khi là 0: hộp xác nhận ghi Lưu, không đổi được nữa, nên hãy đối chiếu với sổ cũ trước khi lưu. Các tháng trước ngày số dư đầu kỳ đã nằm trong sổ cũ, nên phần mềm không ghi khấu hao lại cho các tháng đó.

Bước ghép cột cũng có các cột Tài khoản tài sản, Tài khoản chi phí và Tài khoản hao mòn lũy kế. Tài khoản nào bạn không ghép thì để trống, và tài sản nháp thiếu tài khoản thì chưa kích hoạt được. Tài sản đã kích hoạt từ trước mà còn thiếu tài khoản thì mở tài sản và bấm Chọn tài khoản: chọn một lần, theo tên, và danh sách chỉ hiện tài khoản đúng loại.

Bước 7.5 — Thanh lý tài sản

Mở tài sản → Dispose → Sale (hoặc Write-off), nhập giá trị thu hồi thực tế và ngày thanh lý. Xem trước lãi/lỗ thanh lý trước khi xác nhận. Sau khi xác nhận, hệ thống:

• Chuyển trạng thái sang DISPOSED, đóng lịch khấu hao.

• Sinh bút toán thanh lý: xóa sổ nguyên giá (Có TK 2112), xóa hao mòn tích lũy (Nợ TK 2141), ghi nhận thu nhập/chi phí thanh lý (TK 711 hoặc TK 811).

Phần 3: Báo Cáo & Xuất File

Bước 8: Xem Báo Cáo Tài Chính Realtime

Vào Kế toán → Báo cáo tài chính, chọn kỳ và xem ngay:

• Báo cáo Kết quả Kinh doanh (B02-DN) — doanh thu, giá vốn, lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần theo kỳ.

• Bảng cân đối kế toán (B01-DN) — tài sản = nợ phải trả + vốn chủ sở hữu.

• Bảng cân đối phát sinh — số dư tài khoản cuối kỳ, kiểm tra tính cân bằng Nợ/Có trước khi đóng sổ.

• Tờ khai Thuế GTGT — tổng hợp VAT đầu ra và đầu vào sẵn sàng cho kỳ kê khai. Nếu bạn có hóa đơn bán ra đồng bộ từ S-Invoice, xem Bước 5b (và phần 01/GTGT ở Bước 10) trước khi lấy số trên màn hình này.

Tất cả báo cáo được tính từ bút toán thực tế trong sổ cái — không cần gộp từ Excel hay đợi kế toán tổng hợp cuối tháng.

Bước 9: Xuất Báo Cáo Ra PDF & Excel

Trên bất kỳ báo cáo nào, nhấn Xuất ▾ và chọn định dạng:

• PDF: tạo tài liệu có định dạng in ấn, tiêu đề doanh nghiệp, ký tên đóng dấu được. Dùng để gửi ngân hàng (hồ sơ vay vốn yêu cầu báo cáo tài chính ký dấu), kiểm toán, ban giám đốc, hoặc nhà đầu tư.

• Excel (XLSX): file bảng tính cấu trúc rõ ràng — kế toán có thể pivot, tổng hợp thêm, so sánh liên kỳ. Số liệu và định dạng tiền tệ tuân theo locale Việt Nam.

Tất cả báo cáo hiện có (B01-DN, B02-DN, Bảng cân đối phát sinh, Tờ khai thuế GTGT, Lợi nhuận (Vận hành), Tuổi nợ phải thu / phải trả, Tình hình tiền) đều hỗ trợ cả hai định dạng.

Bước 10: Xuất XML Nộp Cơ Quan Thuế

Ở bước này bạn lấy được file XML của tờ khai GTGT (khai theo tháng thì theo từng tháng, khai theo quý thì theo từng quý), 05/KK-TNCN quý hoặc 01/CNKD. Bạn xem lại file rồi tự quyết định nộp lên cổng thuế điện tử, GTG CRM không nộp thay bạn. Các tờ khai còn lại chưa có file, xem bảng.

Tờ khai	File XML	Kỳ	Số liệu lấy từ đâu, hoặc vì sao chưa có file
Tờ khai thuế GTGT (Mẫu 01/GTGT)	Có	Quý, hoặc tháng nếu Hồ sơ thuế của bạn ghi khai theo tháng	Sổ cái; giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào ([23]) lấy từ hóa đơn mua vào đã ghi sổ
Tờ khai khấu trừ thuế TNCN quý (Mẫu 05/KK-TNCN)	Có	Quý, từ Q3/2026	Bảng lương đã chốt. File còn thiếu một số dòng của mẫu Thông tư 89, đọc Bước 10b trước khi nộp
Tờ khai thuế đối với hộ kinh doanh (01/CNKD)	Có, nhưng chưa đối chiếu với cấu trúc file chính thức của cơ quan thuế. Trước khi nộp, bạn đối chiếu số liệu với tờ khai giấy hoặc với tờ khai trên cổng Dịch vụ công.	Quý (chọn quý ngay trên màn hình)	Đơn hàng và sổ cái
Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN)	Không	Năm	Tính đến tháng 10/2026, cơ quan thuế chưa công bố cấu trúc file cho năm 2026
Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN)	Không	Năm	Cần phụ lục theo từng cá nhân mà GTG CRM chưa có
Báo cáo tài chính (B01/B02/B03/B09-DN)	Không	Năm	Cần bảng đối chiếu tài khoản với từng chỉ tiêu mà GTG CRM chưa có

Tờ khai nào hiện trong danh sách tùy mục Cách bạn nộp thuế (Tài chính & Nhân sự → Hóa đơn & chứng từ → Hóa đơn → tab Tự động hóa). Chọn "Có — tôi xuất hóa đơn GTGT, có khấu trừ đầu vào", hoặc chưa trả lời, thì hiện tờ khai GTGT, 03/TNDN, 05/QTT-TNCN và báo cáo tài chính. Chọn "Không — tôi nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu" thì hiện 01/CNKD. 05/KK-TNCN hiện ở cả hai trường hợp.

Tờ khai không có file: chọn đúng tờ khai trong tab Báo cáo thuế, bấm Tạo tờ khai, màn hình hiện bảng "Số liệu từ sổ sách để bạn nhập vào HTKK" và bạn gõ các số đó vào HTKK. Với báo cáo tài chính, bảng chỉ có các tổng của B01 và B02: bạn nhập hoặc đối chiếu khi lập trên HTKK; xuất PDF/Excel xem Bước 9. Đã tải file XML của báo cáo tài chính, 03/TNDN hay 05/QTT-TNCN từ GTG CRM trước đây? Đừng nộp file đó: các dòng số liệu đều là số 0.

Các bước thực hiện (tờ khai GTGT, 01/CNKD làm tương tự):

1. Vào Kế toán → Báo cáo tài chính → tab Báo cáo thuế. Lần đầu xuất tờ khai, hãy làm các việc dưới đây trong thẻ Hồ sơ thuế của tab này (cần quyền Cấu hình thiết lập kế toán, xem bảng Phân Quyền Kế Toán ở cuối bài; ở màn hình phân quyền của GTG CRM quyền này có tên “Quản lý cài đặt kế toán”; chưa có quyền này thì nhờ quản trị viên).

   

   Chọn kỳ khai thuế GTGT. Ô này dùng cho tờ khai GTGT, nhưng Hồ sơ thuế chỉ lưu được khi bạn đã chọn, kể cả khi bạn chỉ xuất tờ khai khác. Ở ô Kỳ khai thuế GTGT, chọn Theo quý hoặc Theo tháng rồi nhấn Lưu hồ sơ thuế. Ô này để trống cho đến khi bạn chọn, và GTG CRM không chọn thay bạn: doanh nghiệp khai theo quý hay theo tháng là việc của bạn. Khi chưa chọn, màn hình chỉ có ô chọn quý, kèm nút Đặt kỳ khai thuế GTGT đưa bạn tới thẻ Hồ sơ thuế, và GTG CRM chưa hỏi số dòng 22 của các tháng.

   Chọn cơ quan thuế. Ở ô Cơ quan thuế quản lý, gõ phường/xã của địa chỉ trụ sở đã đăng ký (hộ kinh doanh chỉ bán trên sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số và không có địa điểm kinh doanh thì gõ phường/xã nơi chủ hộ cư trú) hoặc một phần tên cơ quan thuế, chọn dòng đúng trong danh sách rồi nhấn Lưu hồ sơ thuế; bạn không phải gõ mã. Mỗi dòng nêu tên cơ quan thuế, các phường/xã thuộc dòng đó và mã; một cơ quan thuế có thể có nhiều dòng, hãy chọn dòng có phường/xã của bạn. Danh sách có thể có cả dòng chỉ trùng một phần chữ bạn gõ (tìm không phân biệt dấu): hãy chọn dòng có đúng phường/xã của bạn. Nếu dưới ô hiện dòng chữ xám nhắc đối chiếu tên cơ quan thuế với thông báo đăng ký thuế của bạn, hãy đối chiếu trước khi nộp.

   

   Xác nhận người ký. Ở khối Người ký tờ khai, GTG CRM gợi ý người đại diện theo pháp luật trong Hồ sơ doanh nghiệp: bấm Đúng, người này ký nếu đúng, hoặc bấm Chọn người khác, gõ họ tên (chức danh có thể để trống) rồi bấm Xác nhận người ký này. Nếu Hồ sơ doanh nghiệp chưa có người đại diện thì chỉ có ô nhập họ tên và chức danh. Tên này được in ở mục “Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế” trên tờ khai. Nếu bạn xác nhận theo gợi ý rồi người đại diện theo pháp luật trong Hồ sơ doanh nghiệp thay đổi, GTG CRM sẽ yêu cầu bạn xác nhận lại người ký (người ký do bạn tự gõ vẫn giữ nguyên là đã xác nhận).

   Nếu thẻ Hồ sơ thuế hiện khung màu cam. Dưới ô Cơ quan thuế quản lý, khung cam “Cơ quan thuế đã lưu không có trong danh mục, hãy chọn lại.” hoặc “Cơ quan thuế đã lưu không còn hiệu lực, hãy chọn lại.” (ví dụ do mã bạn đã gõ trước đây) nghĩa là bạn cần chọn lại cơ quan thuế như trên. Ngay dưới tiêu đề Người ký tờ khai, khung cam báo người đại diện theo pháp luật trong Hồ sơ doanh nghiệp đã thay đổi nghĩa là bạn cần xác nhận lại người ký. Khung màu xanh dương (“Chọn cơ quan thuế để xuất được tờ khai.” và “Xác nhận người ký tờ khai để xuất được tờ khai.”) chỉ nhắc việc chưa làm. Chưa chọn cơ quan thuế, chưa xác nhận người ký, hoặc Hồ sơ doanh nghiệp chưa có mã số thuế, thì GTG CRM không xuất được file, và thông báo nêu rõ còn thiếu gì, ở đâu (mã số thuế, tên doanh nghiệp và địa chỉ kinh doanh được quản lý tại Hồ sơ doanh nghiệp).

   Không thấy cơ quan thuế của bạn trong danh sách, hoặc dòng đó hiện chữ xám Chưa có mã trong danh mục hay Đã hết hiệu lực, thì chưa chọn được; khi đó GTG CRM chưa xuất được file và bạn lập tờ khai trên HTKK.

2. Chọn loại báo cáo, năm và kỳ kê khai, rồi nhấn Tạo tờ khai. Với tờ khai GTGT, ô chọn kỳ theo cách bạn đã chọn ở Hồ sơ thuế: ô quý nếu khai theo quý, ô tháng nếu khai theo tháng; kỳ chưa bắt đầu thì xem được số liệu nhưng nút Xuất XML bị mờ, đưa chuột vào sẽ thấy lý do, ví dụ "Kỳ 12/2026 chưa bắt đầu nên chưa có tờ khai để xuất." (kỳ được tính là đã bắt đầu từ ngày đầu tiên của kỳ). Với 05/KK-TNCN và 01/CNKD, chọn một quý.

3. Kiểm tra số liệu trên màn hình: các chỉ tiêu lấy từ sổ sách của bạn (với 01/CNKD, từ đơn hàng và sổ cái).

4. Nhấn Xuất XML. Với tờ khai GTGT và 01/CNKD, một hộp thoại xuất tệp (tiêu đề bắt đầu bằng “Xuất” và tên tờ khai) hiện ra và liệt kê các giá trị sẽ ghi vào phần đầu file: Người nộp thuế (tên và mã số thuế), Cơ quan thuế (tên và mã) và Người ký; riêng tờ khai GTGT có thêm Tỉnh/thành phố và Ngành nghề. Ở tờ khai GTGT, dòng chữ nhỏ Để trống vì chưa có nguồn nêu những mục file để trống: quận/huyện, phường/xã, ngành nghề kinh doanh, điện thoại, số fax, địa chỉ e-mail (ngành nghề kinh doanh ở đây là một mục khác, để trống; không phải dòng Ngành nghề mã 00 ở trên). Nếu dưới các dòng trên có dòng chữ nhỏ Phường/xã thuộc mã này, đó chỉ để bạn đối chiếu với địa chỉ, không ghi vào file.

   

   Xem lại rồi nhấn Xuất tệp → tải về file .xml; file chỉ được tạo khi bạn nhấn nút này. Hộp thoại xuất tệp đóng lại khi file đã tải về, hoặc khi có thông báo lỗi. Nếu cơ quan thuế chưa chọn hoặc đã lưu nhưng không còn dùng được, hoặc người ký chưa xác nhận hoặc cần xác nhận lại, hộp thoại xuất tệp ghi Chưa xuất được tệp và nêu việc còn thiếu; nút Xuất tệp khi đó được thay bằng Đến Hồ sơ thuế, đưa bạn về thẻ.

   

   Khi file được tải về, nếu kỳ kê khai có số liệu cần lưu ý, hộp thoại 'Kiểm tra trước khi nộp tệp XML' sẽ hiện ra. Đọc kỹ, bấm 'Đã hiểu' rồi mới nộp file lên cổng thuế. Với 01/CNKD không có hộp thoại 'Kiểm tra trước khi nộp tệp XML': file vẫn được tải về và màn hình chỉ hiện một thông báo ngắn nhắc bạn đối chiếu số liệu.

5. Đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) và tải lên file XML bạn vừa tải về (với 01/CNKD, nộp theo cổng bạn vẫn nộp). Muốn xem lại file trước khi nộp thì mở nó bằng HTKK desktop.

6. Xem lại lần cuối trên phần mềm cơ quan thuế rồi nộp.

File XML có cấu trúc theo mẫu XSD của HTKK. Hãy xem lại file bằng HTKK hoặc iTaxViewer trước khi nộp. Tờ khai GTGT ghi ngành nghề là 00, 'Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường' (mặc định của HTKK, cổng thuế bắt buộc có mục này; hộp thoại xuất tệp hiện dòng này nhưng không hỏi bạn). Nếu hoạt động của bạn thuộc loại khác (dự án đầu tư, xây dựng, bán nhà), hãy chọn lại ngành nghề đó trong HTKK trước khi nộp.

Quý có doanh thu thuế suất 8%: tệp có kèm phụ lục theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP. Cách xếp doanh thu 8% lên tờ khai theo quy ước của HTKK mà GTG CRM chưa đối chiếu được với HTKK, nên hộp thoại vẫn cảnh báo: hãy mở tệp trong HTKK hoặc iTaxViewer và đối chiếu trước khi nộp.

Hóa đơn mua vào và tờ khai 01/GTGT. Tệp XML có chỉ tiêu [23] (giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào, chưa có thuế GTGT) bên cạnh [24] (thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào). [23] là tổng giá trị trước thuế của các hóa đơn mua vào (hóa đơn đầu vào ở Bước 6) đã ghi sổ, lấy từ cùng những bút toán được tính vào [24], nên bạn đối chiếu [23] với hóa đơn thay vì tự tính lại. Hóa đơn nào chưa ghi sổ thì chưa nằm trong [23], [24] và [25].

Trước khi nộp: bấm Tạo tờ khai và đọc các thông báo hiện phía trên bảng số liệu. Nếu một thông báo nêu hóa đơn mua vào chưa ghi sổ, hãy xem các hóa đơn đó và ghi sổ hóa đơn nào bạn quyết định đưa vào tờ khai. Hóa đơn nào chưa ai bấm Xem xét & ghi sổ thì không có thông báo: xem mục Hóa đơn chưa ghi sổ bên dưới. Sau đó bấm Tạo tờ khai và Xuất XML lại, rồi mở tệp mới trong HTKK hoặc iTaxViewer để đối chiếu [23] và dòng mua vào ở Mục I của phụ lục.

Để đưa hóa đơn vào tờ khai: mở Tài chính & Nhân sự → Hóa đơn & chứng từ → Hóa đơn → tab Hóa đơn mua vào, bấm Xem xét & ghi sổ trên hóa đơn và xác nhận cách hạch toán. Xác nhận xong, hệ thống chỉ tạo bút toán nháp: thuế GTGT của hóa đơn chỉ vào [24] và [25] sau khi bút toán được phê duyệt.

Nếu bạn không thấy nút Xem xét & ghi sổ, hãy nhờ người có quyền xem xét hóa đơn (quyền Phân loại hóa đơn). Nếu nút đó không bấm được và có gợi ý "Hãy kiểm tra số liệu trước", bấm Kiểm tra số liệu (hoặc thẻ Cần bạn nhập thông tin cạnh hóa đơn) và nhập giá trị đúng trước; nếu cửa sổ đó chỉ cho xem, hãy nhờ người có quyền xác nhận số liệu hóa đơn mua. Nếu gợi ý là "Đang được đọc", hệ thống còn đọc hóa đơn: hãy thử lại sau. Khung Đã tạo bản nháp bút toán · cần phê duyệt hiện trong cửa sổ mở bằng Xem xét & ghi sổ cho đến khi bút toán được duyệt: bấm Phê duyệt trong khung đó (cần quyền duyệt bút toán). Nếu kỳ của hóa đơn đã khóa sổ, bút toán nháp không phê duyệt được cho đến khi kỳ đó được mở lại. Sau đó bấm Tạo tờ khai và Xuất XML lại.

Hóa đơn bạn quyết định không đưa vào tờ khai: nếu bạn đã bấm Xem xét & ghi sổ mà chưa xác nhận, thông báo vẫn đếm hóa đơn đó mỗi lần bạn bấm Tạo tờ khai. Người có quyền xem xét hóa đơn có thể bấm Bỏ qua trong cửa sổ mở bằng Xem xét & ghi sổ: hóa đơn rời khỏi hộp thư xử lý, thông báo thôi đếm nó, và giá trị của nó không vào [23]. Cột Hạch toán của hóa đơn đã bỏ qua vẫn ghi Cần xem xét. Hóa đơn đã xác nhận cách hạch toán thì không có nút Bỏ qua: thông báo thôi đếm hóa đơn đó khi bút toán nháp được phê duyệt, và từ lúc đó thuế GTGT của hóa đơn nằm trong [24] và [25].

Số ở [24] lấy từ các bút toán đã duyệt và ghi sổ trong sổ cái; bút toán bạn tự lập bằng tay (bút toán thủ công, số dư đầu kỳ) không được tính vào [24], nên thuế GTGT đầu vào trong các bút toán đó không có ở [24]: bạn điều chỉnh trên HTKK, hoặc hỏi kế toán thuế. GTG CRM cũng cộng vào [23] giá trị của hóa đơn mua vào không có thuế GTGT (xem mục dưới đây). Bút toán thuế đầu vào nào chưa gắn được với một hóa đơn mua vào thì có thông báo ở các mục dưới đây. Cách ghi sổ: Bước 6.4 và mục Hóa đơn chưa ghi sổ bên dưới.

Màn hình Báo cáo thuế chỉ hiện dòng [25], không hiện [23] và [24] (dòng [25] là thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào được khấu trừ kỳ này): muốn xem [23], hãy mở tệp XML đã xuất bằng HTKK hoặc iTaxViewer. Nếu GTG CRM chưa đọc được hóa đơn mua vào của kỳ, màn hình báo lỗi và không tạo tờ khai hay tệp, thay vì in [23] bằng 0: hãy thử lại sau ít phút.

Các thông báo bạn có thể gặp, và cách đọc từng loại:

• Hóa đơn chưa ghi sổ. Hóa đơn mua vào có ngày hóa đơn thuộc quý mà chưa vào sổ thì chưa nằm trong [24] và [25], và cũng chưa nằm trong [23]. Thông báo đếm hóa đơn đã được mở bằng nút Xem xét & ghi sổ mà chưa xác nhận cách hạch toán, hoặc đã xác nhận nhưng bút toán còn ở dạng nháp. Trong thông báo, "chưa xem xét" nghĩa là chưa xác nhận cách hạch toán, không phải chưa ai mở hóa đơn. Thông báo nêu số lượng hóa đơn và tổng thuế GTGT của chúng (nếu các hóa đơn có thuế), tính theo số liệu trên hóa đơn (chưa được kiểm tra). Nếu tài khoản của bạn có quyền xem hóa đơn mua vào (quyền Xem hóa đơn nhà cung cấp), thông báo nêu thêm số hóa đơn (nếu có nhiều, chỉ nêu một phần); nếu không, bạn chỉ thấy số lượng và tổng thuế, và nhờ người phụ trách hóa đơn mua vào kiểm tra. Thông báo không đếm hóa đơn đồng bộ về mà chưa ai bấm nút đó: trong tab Hóa đơn mua vào, hóa đơn nào ở cột Hạch toán còn ghi Cần xem xét cũng chưa vào sổ. Trước khi nộp, hãy xem cột này cho các hóa đơn của quý (cách đọc cột ở đoạn dưới).

  Cách đọc cột Hạch toán: cột này chỉ phản ánh đúng khi tài khoản của bạn có quyền xem hóa đơn mua vào. Dấu ✓ hiện cho cả bút toán đã duyệt lẫn bút toán nháp, nên với hóa đơn có ✓ hãy bấm lại Xem xét & ghi sổ trên hóa đơn đó (tài khoản chỉ được xem thì bấm Xem hóa đơn & thanh toán) và tìm khung Đã tạo bản nháp bút toán · cần phê duyệt trong cửa sổ mở ra. Dòng Có thể: … là hóa đơn đã được mở và còn chờ bạn xác nhận cách hạch toán; hóa đơn đã được mở mà chưa có gợi ý nào cũng ghi Cần xem xét. Thông báo đếm cả hai loại khi ngày hóa đơn thuộc quý.

• Hóa đơn không có thuế GTGT. GTG CRM cộng giá trị trước thuế của những hóa đơn mua vào không có thuế GTGT vào [23]. Mẫu 01/GTGT không ghi rõ có tính loại hóa đơn này hay không, nên khi kỳ có hóa đơn như vậy, một thông báo nêu số lượng và giá trị trước thuế của chúng; nếu cơ quan thuế quản lý hướng dẫn khác, bạn điều chỉnh số này trên HTKK.

• Mục I của phụ lục (mua vào thuế suất 8%). Khi tệp có kèm phụ lục (xem đoạn về doanh thu thuế suất 8% ở trên) và có hóa đơn mua vào thuế suất 8% đã ghi sổ, phụ lục có thêm một dòng tổng hợp ở Mục I (hàng hóa, dịch vụ mua vào chịu thuế suất 8%). Mục II (hàng bán ra) có dòng tổng hợp riêng. Số ở Mục I lấy từ hóa đơn mua vào đã ghi sổ. Hóa đơn có thuế bằng 8% giá trị thì vào Mục I theo tổng của hóa đơn, có hay không có dòng hàng. Với hóa đơn có nhiều thuế suất, hoặc có tỷ lệ thuế trên giá trị không khớp thuế suất nào, GTG CRM chỉ tách phần 8% khi các dòng hàng của hóa đơn cộng lại khớp với tổng của hóa đơn và dòng nào có thuế thì thuế đó khớp một thuế suất. Nếu hóa đơn như vậy không có dòng hàng, hoặc có dòng hàng nhưng không khớp hay có dòng chưa rõ thuế suất, GTG CRM không tự suy ra thuế suất: giá trị của hóa đơn vẫn nằm ở [23], phần 8% của nó (nếu có) chưa vào Mục I, và một thông báo cho biết có bao nhiêu hóa đơn có thuế suất không rõ (kèm số hóa đơn nếu bạn có quyền xem hóa đơn mua vào). Bạn có thể điều chỉnh các chỉ tiêu này trên HTKK; nếu cần, hãy hỏi kế toán thuế.

• Kỳ chỉ có hóa đơn đầu vào chịu thuế suất 8% đã ghi sổ, không có hàng bán ra chịu 8% (quý, hoặc tháng nếu Hồ sơ thuế của bạn ghi khai theo tháng). Thẻ Phụ lục III: kỳ chỉ có hàng mua vào chịu thuế suất 8% hiện ra và hỏi bạn có đưa Mục I vào tệp hay không; nút Xuất XML mờ cho đến khi bạn trả lời. Cách đọc thẻ, và một ví dụ có số, nằm bên dưới danh sách này.

• Có mua vào thuế suất 8% nhưng tệp không kèm phụ lục (chẳng hạn quý nằm ngoài giai đoạn áp dụng thuế suất 8%, hoặc doanh thu chịu 8% cộng lại bằng 0 hoặc âm). Một thông báo nêu số mua vào thuế suất 8% mà sổ có (hoặc số hóa đơn có thuế suất không rõ), và nói rằng GTG CRM chưa xác nhận được, trong văn bản pháp luật, một quý như vậy có phải lập phụ lục hay không; bạn hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán thuế.

• Thuế đã có ở [24] nhưng chưa tìm được giá trị tương ứng cho [23]. Ví dụ: bút toán có thuế GTGT đầu vào mà không gắn với hóa đơn mua vào nào; hoặc hàng nhập kho theo phiếu nhập kho mà GTG CRM không đối chiếu được phiếu đó với hóa đơn (GTG CRM chỉ đối chiếu khi có phiếu nhập kho đã xác nhận mang cùng số hóa đơn nhà cung cấp, và tổng giá trị các phiếu đó bằng giá trị trước thuế của hóa đơn). Khi đó giá trị tương ứng chưa nằm trong [23]. Thông báo nêu số bút toán (với hàng nhập kho, thêm số hóa đơn nếu bạn có quyền xem hóa đơn mua vào) thay vì đoán số. Bạn có thể điều chỉnh các chỉ tiêu này trên HTKK; nếu cần, hãy hỏi kế toán thuế.

Các thông báo trên hiện trong khung thông tin phía trên bảng số liệu khi bạn bấm Tạo tờ khai, và hiện lại khi bạn xuất tệp, trong hộp thoại hoặc thông báo Kiểm tra trước khi nộp tệp XML. Mỗi thông báo chỉ hiện khi kỳ của bạn có đúng trường hợp đó. Không thấy thông báo nào không có nghĩa tệp đã đầy đủ: bạn vẫn mở tệp trong HTKK hoặc iTaxViewer để đối chiếu trước khi nộp. Thông báo không giữ tệp lại: tệp vẫn được tải xuống.

Kỳ này bạn chỉ có hóa đơn đầu vào 8%, không bán ra hàng nào chịu 8%: tờ khai 01/GTGT có phải kê Mục I của Phụ lục III không?

Bạn lập tờ khai, hóa đơn đầu vào chịu 8% đã ghi sổ, còn hóa đơn bán ra thì không có tờ nào chịu 8%. Bạn mở Nghị định 174/2025/NĐ-CP (Điều 1 khoản 6) và mẫu Phụ lục III để xem người chỉ mua vào có phải kê Mục I không. Nếu đọc xong bạn vẫn chưa có câu trả lời, thì trong các văn bản GTG CRM đã đọc (đến 05/11/2026) cũng chưa có chỗ nào nói rõ trường hợp này.

Có hai cách hiểu. Cách hiểu 1, phải kê: Điều 1 khoản 6 quy định cơ sở kinh doanh thuộc diện áp dụng kê khai các hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế GTGT theo Mẫu số 01 tại Phụ lục III cùng với tờ khai thuế GTGT, và Mục I liệt kê hàng mua vào chịu 8%. Cách hiểu này cần hiểu "cơ sở kinh doanh quy định tại Điều này" gồm cả người chỉ mua vào. Cách hiểu 2, không cần kê: Điều 1 khoản 2 điểm a cho áp dụng thuế suất 8%, Điều 1 khoản 3 điểm a người bán ghi 8% trên hóa đơn và người mua khấu trừ theo số thuế đã giảm, Mục II của Mẫu 01 là nơi tính số thuế được giảm (cột 6), và thuế đầu vào của bạn đã nằm ở chỉ tiêu [23] đến [25] của tờ khai. Cách hiểu này là suy luận của chúng tôi từ các điều trên. Bỏ phụ lục mà cơ quan thuế yêu cầu thì có thể bị yêu cầu nộp phụ lục và coi tờ khai là chưa đầy đủ, có thể bị phạt (chúng tôi chưa xác nhận điều này đúng với Mục I). Kê Mục I mà không cần thì bạn nộp thêm một phụ lục và cổng thuế có thể từ chối tệp. GTG CRM không chọn thay bạn và không nói cách nào đúng.

Ví dụ với dữ liệu mẫu của chúng tôi (một công ty mẫu, không phải khách hàng thật): quý 3/2026 có hàng mua vào chịu 8% trị giá 1.300.000 ₫ chưa thuế, thuế GTGT 104.000 ₫, và không bán ra hàng nào chịu 8%. Bạn bấm Tạo tờ khai: thẻ Phụ lục III: kỳ chỉ có hàng mua vào chịu thuế suất 8% hiện ra ngay, kể cả khi dòng [22] chưa được trả lời. Sau khi bạn trả lời dòng [22] (ở đây là 0), thẻ vẫn hiện đúng hai con số trên, nhãn Chưa chọn, hai lựa chọn chưa cái nào được chọn sẵn, và nút Xuất XML vẫn mờ vì thẻ chưa được trả lời.

Thẻ Phụ lục III của một công ty mẫu, quý 3/2026, khi bạn chưa trả lời.

Chọn Liệt kê Mục I (hàng mua vào chịu thuế suất 8%) rồi bấm Lưu lựa chọn của tôi: nút Xuất XML sáng lên, và tệp có Phụ lục III chỉ với Mục I (một dòng tổng hợp: giá trị 1.300.000 ₫, thuế 104.000 ₫), không có Mục II, còn Mục III là −104.000 (số âm; mẫu không nói có cho phép số âm hay không). Chọn Không đưa Phụ lục III vào tệp thì tệp không có Phụ lục III. Ở cả hai lựa chọn, [23], [24] và [25] của tờ khai chính vẫn là 1.300.000, 104.000 và 104.000.

Cùng thẻ sau khi chọn liệt kê Mục I: có tên người chọn, ngày chọn và nút Rút lại lựa chọn.

Thẻ này không trả lời hộ bạn câu hỏi đó. Nó làm một việc: tệp XML không ra khi bạn chưa tự quyết định, và quyết định ấy được lưu kèm tên người chọn và ngày chọn ngay trên thẻ (và thành một dòng trong Lịch sử thay đổi). Bạn không phải nhớ ra để tự hỏi, và sau này có hồ sơ để xem lại ai đã chọn gì, ngày nào.

Chọn xong chưa phải là nộp: Xuất XML chỉ tạo tệp, còn nộp là bước riêng do bạn quyết định, GTG CRM không nộp thay. Chọn nhầm thì chọn lựa chọn kia rồi lưu, hoặc bấm Rút lại lựa chọn rồi xác nhận (nút Xuất XML mờ lại cho đến khi bạn chọn lại); lịch sử giữ cả hai lần, không dòng nào bị xóa, và xuất lại thì tệp theo lựa chọn mới. Còn câu hỏi lớn nhất, cổng thuế có nhận tệp hay không: GTG CRM chưa xác nhận được cổng thuế hay HTKK có nhận tệp chỉ có Mục I, và chúng tôi không có câu trả lời nào của cơ quan thuế để dẫn (đến 05/11/2026). Đừng thử bằng cách tải tệp lên cổng thuế; bạn tự quyết định nộp. Muốn hỏi cơ quan thuế trước thì bấm Sao chép câu hỏi: GTG CRM soạn sẵn một công văn bằng tiếng Việt, đã điền tên công ty, mã số thuế, kỳ và hai con số trên, để bạn tự gửi cơ quan thuế quản lý. Đây là thông tin của chúng tôi, không phải tư vấn thuế; có thể chưa đầy đủ hoặc đã cũ, cơ quan thuế có thể hiểu khác; hãy hỏi kế toán hoặc tư vấn thuế của bạn. Kỳ chưa kết thúc thì thẻ vẫn hiện nhưng chưa trả lời được.

Làm ngay trên kỳ của bạn: vào Kế toán → Báo cáo tài chính → tab Báo cáo thuế, chọn Tờ khai thuế GTGT (Mẫu 01/GTGT), năm và kỳ, rồi bấm Tạo tờ khai. Nếu kỳ của bạn thuộc trường hợp trên, thẻ sẽ hiện ra: đọc thẻ đó rồi mới chọn. Bấm Tạo tờ khai không lưu lựa chọn nào và không xuất tệp nào; chỉ khi chính bạn bấm Lưu lựa chọn của tôi thì lựa chọn mới được lưu, và chỉ khi bạn bấm Xuất XML thì tệp mới ra.

Đã xuất tờ khai 01/GTGT trước ngày 28/10/2026? Tệp xuất trước ngày đó có [23] bằng 0, kể cả khi [24] có số, và phụ lục không có dòng mua vào ở Mục I. Từ ngày đó, [23] lấy từ hóa đơn mua vào đã ghi sổ, và phụ lục có dòng mua vào ở Mục I khi quý đủ điều kiện nêu ở trên. Nếu bạn xuất đúng ngày 28/10/2026, hãy xuất lại để chắc tệp là bản mới. Nếu bạn đã tải tệp lên cổng thuế, hãy hỏi kế toán thuế của bạn xem tờ khai đã nộp có cần điều chỉnh không và điều chỉnh bằng cách nào; việc này do bạn tự thực hiện. GTG CRM chưa lập hay theo dõi tờ khai bổ sung, và không biết tệp nào đã được tải lên cổng thuế.

Chỉ tiêu [22] (số thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang) do chính bạn nhập, vì số này nằm trên tờ khai kỳ trước của bạn và GTG CRM không tự điền. Với một kỳ chưa nộp (một quý, hoặc một tháng nếu bạn khai theo tháng), sau khi bấm Tạo tờ khai, dòng 22 hiện Cần bạn trả lời, các số phụ thuộc vào nó (dòng 40 và 41) hiện Chờ xác nhận, và hai nút Xuất XML và Xác nhận đã nộp bị mờ cho đến khi bạn trả lời. Bấm Nhập ở dòng 22, nhập số ở chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước bạn đã nộp (nhập 0 nếu kỳ trước không còn số chuyển sang) rồi bấm Lưu. Nếu bạn đã ghi nhận tờ khai của kỳ trước trên GTG CRM, hộp thoại hiện thêm một số gợi ý kèm nút Dùng: nút này chỉ điền số vào ô, hãy đối chiếu với chỉ tiêu [43] của tờ khai đã nộp rồi mới bấm Lưu. Tệp XML mang đúng số bạn đã nhập. Nếu bạn vừa đổi từ khai theo quý sang khai theo tháng, hộp thoại không gợi ý số nào mà nhắc bạn hỏi cơ quan thuế hoặc người tư vấn xem số nào được chuyển sang, rồi nhập vào đó. Sau khi bạn ghi nhận tờ khai đã nộp của kỳ đó, dòng 22 của kỳ ấy bị khóa; nếu tờ khai đã nộp có sai sót, hãy nộp tờ khai bổ sung trên HTKK.

Tờ khai theo tháng. Nếu Hồ sơ thuế ghi khai theo tháng, bạn làm như sau. Tệp theo tháng là bản nháp để bạn xem lại, và GTG CRM chưa xác nhận được là cổng thuế nhận tệp theo tháng. Số liệu lấy từ sổ sách của đúng tháng bạn chọn.

1. Chọn năm, rồi chọn tháng ở ô chọn tháng (các lựa chọn có dạng Tháng 09) và nhấn Tạo tờ khai.

2. Trả lời dòng 22 của tháng đó: nhấn Nhập, nhập số ở [43] của tờ khai tháng trước (hoặc 0 nếu không có), rồi Lưu.

3. Nhấn Xuất XML. Hộp thoại xuất tệp ghi rõ kỳ bạn đang xuất, ví dụ "Bạn đang xuất tờ khai tháng 09/2026. Hồ sơ thuế của bạn ghi khai theo tháng.", kèm dòng "Tệp này là bản nháp: hãy kiểm tra trước khi nộp cho cơ quan thuế." và dòng Kỳ khai ghi "Theo tháng, 09/2026 (từ 01/09/2026 đến 30/09/2026)". Nhấn Xuất tệp: tệp tải về có tên dạng VAT_01_GTGT_2026-09.xml.

4. Mở tệp trong HTKK, xem lại rồi tự quyết định nộp.

Phần đầu tệp theo đúng kiểu HTKK tự ghi cho một tháng. Nếu Hồ sơ thuế chưa chọn kỳ khai hoặc ghi khai theo quý, GTG CRM không xuất tệp theo tháng. Doanh nghiệp khai theo quý vẫn chọn quý và xuất tệp theo quý như trước.

Ai được lập và xuất tờ khai: chỉ Kế toán và Quản trị viên. Người chỉ có quyền xem báo cáo vẫn xem được danh sách báo cáo và lịch hạn nộp, nhưng hai nút Tạo tờ khai và Xuất XML bị mờ kèm dòng hướng dẫn — hãy nhờ quản trị viên thêm bạn vào nhóm Kế toán.

Bước 10b: Tờ khai 05/KK-TNCN (thuế TNCN khấu trừ từ lương, hàng quý)

Chỉ dành cho công ty trả lương qua Tính lương của GTG CRM, từ quý 3 năm 2026. Chưa dùng Tính lương? Nhắn đội GTG trước khi bật, xem hướng dẫn Nhân sự & Tính lương. Vào Kế toán → Báo cáo tài chính → tab Báo cáo thuế, chọn Tờ khai khấu trừ thuế TNCN quý (Mẫu 05/KK-TNCN), năm và quý (ví dụ Q3).

Quý có người thử việc, hợp đồng dưới 3 tháng, người nhận lương sau khi hợp đồng đã hết, hoặc hợp đồng không rõ loại thì GTG CRM không cho xuất file. Mục Việc cần làm trước khi xuất cho biết có bao nhiêu người. Quý đó bạn lập tờ khai trên HTKK. Công ty trả lương ngoài GTG CRM cũng không dùng được file: tờ khai thiếu phần đó, hoặc ra toàn số 0, nên câu (1) của khung xác nhận bên dưới ("... đều nằm trong các bảng lương đã chốt trên GTG CRM") không đúng.

Quý có trả lương mà không khấu trừ thuế? Có phải nộp tờ khai hay không, màn hình có liên kết "Quý có lương mà không khấu trừ thuế: xem hai cách hiểu"; quyết định là của bạn.

1. Kế toán hoặc Quản trị viên nhấn Tạo tờ khai: mục Việc cần làm trước khi xuất liệt kê một lượt mọi việc còn thiếu. Bảng lương chưa chốt (đang Nháp hoặc Đã tính) thì nhờ người phụ trách bảng lương chốt (chốt là ghi sổ và không hoàn tác được); bảng lương lập nhầm thì cũng nhờ người đó nhấn Hủy bảng lương nháp. Hợp đồng cần kiểm tra thì nhờ người phụ trách nhân sự xem lại: nhập sai thì sửa. Thông tin công ty còn thiếu thì màn hình chỉ rõ ô nào, ở đâu; việc nào sửa được thì sửa hết rồi mới xuất được. File 05/KK-TNCN ghi cơ quan thuế quản lý và người ký như tờ khai GTGT, nên mục Việc cần làm trước khi xuất cũng nêu việc còn thiếu về hai mục này (cơ quan thuế chưa chọn hoặc cần chọn lại; người ký chưa xác nhận hoặc cần xác nhận lại); cách làm ở thẻ Hồ sơ thuế nằm ở Bước 10.

   

2. Người phụ trách bảng lương mở đúng những bảng lương mà mục Việc cần làm ghi tháng (Nhân sự → Kỳ tính lương). Tờ khai quý tính lương vào quý mà công ty đã trả, nên ngày trả quyết định bảng lương rơi vào quý nào. Ở ô Ngày trả lương, bảng đã trả thì chọn Đã trả ngày và điền ngày công ty thực sự chuyển lương, không phải ngày chốt bảng lương. Bảng chưa trả thì chọn Chưa trả tính đến ngày. GTG CRM không tự điền.

3. Sau khi quý kết thúc, Kế toán hoặc Quản trị viên đọc khung Xác nhận phạm vi tờ khai quý này (năm câu) rồi nhấn Tôi xác nhận. Câu nào không đúng với công ty bạn thì đừng nhấn, hãy lập quý đó trên HTKK.

4. Kế toán hoặc Quản trị viên nhấn Xuất XML và đọc hộp thoại Kiểm tra trước khi nộp tệp XML, rồi nhấn Đã hiểu. Hộp thoại nêu những mục trong file đang để trống vì GTG CRM chưa có thông tin: bạn xem lại các mục này khi mở file bằng HTKK hoặc iTaxViewer; nếu không mở được thì đừng nộp, hãy lập quý đó trên HTKK.

Mẫu in theo Thông tư 89/2026/TT-BTC (áp dụng từ 01/07/2026) có thêm một số dòng mà file chưa có. Theo một cách hiểu, các dòng đó bắt buộc phải có trên tờ khai; theo cách hiểu khác, cấu trúc file cũ vẫn dùng được cho đến khi cơ quan thuế thông báo áp dụng thống nhất. Màn hình hiện sẵn các dòng tính được ở bảng bên dưới số liệu để bạn đối chiếu với mẫu in, và nút Xem căn cứ để bạn đọc cả hai cách hiểu. Nộp theo cấu trúc file này hay không là quyết định của bạn: bạn hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc nhà cung cấp dịch vụ T-VAN xem họ còn nhận cấu trúc này không. Đây là thông tin của GTG CRM, không phải tư vấn thuế. Nếu bạn quyết định nộp, làm tiếp như khi nộp tờ khai GTGT ở Bước 10: tải file lên eTax, xem lại lần cuối rồi nộp.

Hóa đơn bán ra đồng bộ từ cổng S-Invoice và tờ khai 01/GTGT. Thuế GTGT đầu ra của tờ khai gồm hóa đơn đồng bộ sau khi bạn đã ghi vào sổ (Bước 5b). Hóa đơn có hai thuế suất nằm ở cả hai dòng thuế suất tương ứng, và phần 8% của hóa đơn đó cũng được cộng vào phụ lục thuế suất 8% của tệp XML (phụ lục theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP đã nói ở trên; ở Mục II của phụ lục, hàng bán ra thuế suất 8% chỉ có một dòng tổng hợp).

Khi kỳ còn hóa đơn đồng bộ chờ bạn quyết định (chưa vào sổ, cũng chưa giữ ngoài sổ), phía trên bảng có khung thông báo nêu số hóa đơn kèm đường dẫn Xem và quyết định (người chỉ có quyền xem báo cáo thấy số hóa đơn nhưng không có đường dẫn), và GTG CRM từ chối xuất tệp XML (nút Xuất XML, ở phần trên bài này gọi là Export XML) cho đến khi mỗi hóa đơn đó được ghi vào sổ hoặc giữ ngoài sổ (giữ ngoài sổ nghĩa là bạn tự kê khai khoản đó, xem bên dưới). Khi bạn bấm Xuất XML rồi Xuất tệp, một thông báo màu đỏ hiện vài giây, nêu số hóa đơn còn lại và chỉ chỗ để quyết định; không có tệp nào được tải. Nếu dòng [22] còn chờ bạn nhập, nút Xuất XML bị mờ: hãy trả lời [22] trước, rồi mới đến bước từ chối nói trên.

Cách này giúp tệp XML không thiếu những hóa đơn đã đồng bộ mà bạn chưa quyết định, nhưng chỉ trong phạm vi đó:

• Không có trong tờ khai: hóa đơn bạn đã giữ ngoài sổ, hóa đơn ở nhóm Chưa ghi được ở đây, hóa đơn đồng bộ từ MISA hoặc nhập từ tệp, hóa đơn bạn chưa đồng bộ về, và toàn bộ hóa đơn đồng bộ nếu màn hình báo sổ của bạn ghi doanh thu khi xuất kho (Bước 4; trường hợp này không làm tệp XML bị từ chối, nên hãy tự kê khai các khoản bán đó). Nếu trong số đó có khoản bán thật chưa nằm trong sổ, bạn tự kê khai khoản đó ngoài GTG CRM, ví dụ nhập trên HTKK; với hóa đơn chưa đồng bộ về, bạn cũng có thể đồng bộ chúng về rồi quyết định. Hai dòng của nhóm Chưa ghi được ở đây cần đọc riêng: dòng ghi “đã có hóa đơn thay thế nằm trong sổ” (khoản bán đã nằm trong sổ qua hóa đơn thay thế, đừng kê khai thêm) và dòng ghi “trùng với một hóa đơn khác trong danh sách” (khoản bán được tính qua hóa đơn cùng số kia: hãy xem hóa đơn kia đã vào sổ chưa, và bảo đảm không kê khai một khoản bán hai lần).

• Không chặn xuất tệp XML: hóa đơn không ghi được vì nhà cung cấp chưa được hỗ trợ, cơ quan thuế từ chối, chưa phát hành, không có số tiền, đã có hóa đơn thay thế được ghi sổ hoặc trùng với một hóa đơn khác. Một ghi chú riêng ở màn hình tờ khai nêu có bao nhiêu hóa đơn như vậy.

• Chặn xuất tệp XML: hóa đơn không ghi được vì lỗi dữ liệu (ví dụ sơ đồ tài khoản của bạn thiếu một tài khoản mà bút toán cần). Chúng nằm trong số hóa đơn ở khung thông báo đầu bảng, và tệp XML chỉ xuất được khi mỗi hóa đơn đó đã được xử lý nguyên nhân và ghi vào sổ, hoặc được giữ ngoài sổ. Giữ ngoài sổ nghĩa là tờ khai không có khoản bán đó: nếu là khoản bán thật, hãy tự kê khai trên HTKK.

Nếu màn hình báo “Hiện chưa kiểm tra được các hóa đơn bán ra đã đồng bộ, nên kỳ này có thể còn thiếu”, hãy thử lại sau ít phút; nếu vẫn báo như vậy, hãy đối chiếu danh sách hóa đơn trên cổng S-Invoice với kỳ này trước khi nộp.

Tệp XML của 01/GTGT xuất được cho kỳ theo quý, và cho kỳ theo tháng nếu Hồ sơ thuế ghi khai theo tháng (như bảng ở trên). Với kỳ theo tháng, hãy tự xem số hóa đơn chưa quyết định ở Kế toán → Hóa đơn bán ra đã đồng bộ trước khi xuất.

Dưới bảng các dòng thuế có khối Những hóa đơn nào tạo nên các số liệu này: mở ra, mỗi thuế suất liệt kê các hóa đơn đồng bộ đã ghi vào sổ tạo nên con số của nó (số hóa đơn, ngày, bút toán, tiền hàng, thuế GTGT); khi danh sách dài, màn hình chỉ hiện các hóa đơn đầu tiên, còn tệp tải về thì đầy đủ. Nút Tải danh sách hóa đơn tải toàn bộ danh sách về thành một tệp để bạn đối chiếu từng hóa đơn với cổng thuế. Đây là danh sách làm việc của bạn, không phải phụ lục của tờ khai.

Hóa đơn có thuế suất 0% hoặc không chịu thuế: sau khi ghi vào sổ, màn hình tờ khai có một dòng doanh thu thuế suất 0% riêng cho khoản 0% (số của sổ), nhưng ghi chú trên màn hình nói rằng doanh thu không có thuế GTGT này chưa được đặt vào dòng nào của tờ khai: sổ không cho biết đó là hàng thuế suất 0% (chỉ tiêu [29]) hay hàng không chịu thuế ([26]), và tổng doanh thu trong tệp thiếu khoản đó. Hãy đọc ghi chú, phân loại khoản này rồi nhập trên HTKK trước khi nộp.

Phần 4: Tự Động Hóa Kế Toán

Bước 11: Bật Tự Động Hóa

Vào Kế toán → Hệ thống tài khoản, mục Tự động hóa kế toán, bật các quy trình theo nhu cầu:

Automation	Tác dụng
Auto-invoice từ đơn hàng	Tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử khi đơn hàng hoàn thành
Sinh bút toán doanh thu	Bút toán doanh thu khi hóa đơn được phát hành
Sinh bút toán giá vốn (COGS)	Bút toán COGS khi xuất kho
Xử lý hoàn tiền / trả hàng	Bút toán hoàn và đảo giá vốn tự động

Với tài sản cố định, vào Kế toán → Tài sản cố định → nút Tự động hóa (trên thanh công cụ):

Automation	Tác dụng
Post monthly depreciation	Ngày 1 mỗi tháng, tự động hạch toán khấu hao của tháng trước cho mọi tài sản ACTIVE
Record asset disposal to ledger	Tự động sinh bút toán thanh lý khi một tài sản được dispose
Record asset revaluation to ledger	Tự động sinh bút toán đánh giá lại khi tài sản được revalue (opt-in)

Phần định khoản Nợ/Có trên mỗi automation được chỉnh trực tiếp trên node "Create Journal Entry" trong workflow — không cần lập trình, một nơi duy nhất để cấu hình.

Phân Quyền Kế Toán

Truy cập module Kế toán được kiểm soát bằng quyền riêng. Liên hệ chủ workspace hoặc quản trị viên để được cấp:

Quyền	Chức năng
ACCOUNTING_VIEW_COA	Xem hệ thống tài khoản
ACCOUNTING_MANAGE_COA	Thêm/sửa tài khoản
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL	Xem bút toán
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL	Tạo bút toán: soạn bút toán thủ công, bút toán đảo và số dư đầu kỳ dưới dạng bản nháp và gửi duyệt. Việc ghi sổ cần một người khác có quyền Duyệt bút toán thủ công (người soạn không tự duyệt được, trừ khi chủ workspace cho phép).
ACCOUNTING_APPROVE_MANUAL_JOURNAL	Duyệt bút toán thủ công: duyệt hoặc từ chối bút toán thủ công, bút toán đảo hoặc số dư đầu kỳ do người khác soạn, và ghi vào sổ cái. Người soạn không thể tự duyệt, trừ khi chủ workspace cho phép. Người duyệt cần có thêm quyền Xem bút toán, nếu không sẽ không thấy mục Bản nháp. Quyền Duyệt bút toán là quyền khác, dành cho bút toán nháp của hóa đơn mua (xem Hướng dẫn bút toán thủ công).
ACCOUNTING_SETTLE_OPENING_ITEM	Tất toán số dư đầu kỳ: ghi nhận tiền đã thu, đã trả hoặc đã hoàn trên các dòng khách hàng và nhà cung cấp đứng sau số dư đầu kỳ, nối một dòng phải thu với khách hàng có sẵn trong danh bạ và hoàn tác một khoản tất toán. Quyền này không gồm quyền duyệt. Để chọn tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt, cần thêm quyền Xem lệnh thanh toán (xem Hướng dẫn nhập số dư đầu kỳ).
ACCOUNTING_VIEW_REPORT	Xem báo cáo tài chính và xuất file PDF/Excel
ACCOUNTING_EXPORT_TAX_REPORT	Lập và xuất tờ khai thuế (Tạo tờ khai, Xuất XML)
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS	Cấu hình thiết lập kế toán
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD	Tạo kỳ kế toán, khóa sổ, kết chuyển chi phí sản xuất
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET	Quản lý tài sản cố định
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION	Hạch toán khấu hao

Chủ workspace và quản trị viên được cấp đầy đủ tất cả quyền trên mặc định.

Tài liệu thuộc GTG CRM