本文提供了使用 GTG CRM 生成电子发票（e-invoices）的详细分步指南——从初始设置到日常发票生成和错误处理。

步骤 0：开始前的准备工作

在开具电子发票之前，您需要准备：

步骤 1：设置企业信息

登录 GTG CRM →设置→商家信息：

```

公司名称：ABC有限公司

税务识别号：0123456789

地址：胡志明市第一区阮文A街123号

电话：028 1234 5678

邮箱：info@abc.com.vn

代表：阮文亚

```

步骤二：设置发票模板

前往发票管理→模板设置：

1. 选择发票类型：

• 增值税发票（税率 5%、8%、10%）
• 销售发票（不含增值税）

1. 选择显示模板：

• 公司标志
• 页脚信息
• 默认备注

1. 设置发票符号：

• 示例符号：1C24TAA（示例）
• 系统会自动生成连续的发票号码。

步骤三：手动开具发票

方法一：创建新发票

1. 前往“发票” → “创建新发票”
2. 请输入买家信息：

• 公司/个人名称
• 税务识别号（如果是企业）
• 地址

1. 添加产品/服务：

• 产品名称
• 计量单位
• 数量
• 单价
• 税率（0%、5%、8%、10%）

1. 检查总金额
2. 点击“签署并开具发票”
3. 使用令牌/USB进行数字签名
4. 发票将发送给税务机关（如果电子发票有代码），并通过电子邮件发送给客户。

方法二：根据订单开具发票。

1. 前往“订单” →选择已完成的订单
2. 点击“开具发票”
3. 系统会自动填写订单信息：

• 买家信息（来自客户关系管理系统）
• 产品清单（来自订单）
• 总金额

1. 检查 → 签名并导出

第四步：自动生成发票

设置自动化功能，使系统自动生成电子发票：

```

触发条件：订单状态更改为“已完成”

↓

操作一：创建电子发票（使用订单信息）

↓

操作 2：自动签名（如果存在 HSM 证书）

↓

行动3：提交给税务机关

↓

操作 4：向客户发送电子邮件（附上发票 PDF 文件）。

```

注意：自动数字签名需要 HSM（硬件安全模块）证书，这与普通 USB 令牌不同。请联系您的证书提供商进行升级。

第五步：批量开具发票

当您需要同时开具多张发票时：

1. 前往“订单” →选择多个订单（勾选复选框）
2. 点击“批量开具发票”
3. 系统会为所有选定的订单生成发票。
4. 审核发票清单
5. 签名并导出所有

步骤 6：错误处理

发票上的姓名/地址有误（但税务识别号和金额正确）：

1. 请输入需要更正的发票。
2. 选择“报告错误”
3. 系统会向税务机关发送通知。
4. 无需重新开具发票。

发票有误，包含错误的税务识别号（MST）、金额和税率：

1. 请输入需要更正的发票。
2. 选择“开具补发发票”或“开具调整发票”。
3. 请输入正确信息。
4. 签署并开具新的发票。
5. 旧发票上标有“已更换/已调整”。

取消发票：

1. 选择发票 → “取消发票”
2. 请输入取消原因
3. 系统会向税务机关发送取消通知。

步骤 7：报告与管理

发票控制面板已提供：

• 已开具发票总数（按日/月/年）
• 发票总收入
• 按状态分类的发票（已开具、已取消、已调整）
• 导出为Excel/PDF格式发送给会计。

结束 ###

GTG CRM 的电子发票功能简化了整个流程：从设置业务信息、创建发票、电子签名、提交给税务机关，到后续的管理和检索，一应俱全。由于它与订单、产品和客户数据直接关联，您可以快速创建发票，减少手动数据录入，并将错误降至最低。

结合自动化技术，企业还可以建立自动化流程：订单完成→创建发票→电子签名→发送给客户。这不仅节省时间，还能确保符合法规要求，并使发票管理在日常业务运营中更加清晰易懂、便于控制。

常问问题

问：开具一张发票需要多少信用额度？

答：开具电子发票的费用取决于您选择的套餐。基础套餐（每月 19.9 万，8 万积分）每月可开具数千张发票。

问：你们支持以外币结算吗？

答：是的。GTG CRM支持以越南盾和外币（美元、欧元等）开具发票，并会根据汇率进行调整。

问：如果网络断了怎么办？

答：电子发票需要联网才能发送给税务机关。您可以先离线创建发票草稿，然后在联网后签字并发出。

问：客户如何收到发票？

答：通过电子邮件（PDF附件）或使用发票上的查询代码在线查找。