Могат ли разходите без фактури да бъдат признати като разходи?

По време на дейността си фирмите много често правят разходи без фактури, особено при сделки с физически лица. Ако не разбират правилно правния им характер, фирмите много лесно могат да бъдат лишени от тези разходи при данъчното приключване, което води до увеличение на дължимия корпоративен данък и възникване на риск от ревизия и санкции.

Така че, дали разходите без фактури могат да бъдат включени в разходите и при какви случаи?

Какво е допустим разход според данъчните разпоредби?

Допустим разход (разход за приспадане) е разход, който може да бъде включен в разходите при определяне на облагаемия доход от корпоративен данък, ако едновременно отговаря на всички законови условия.

Съгласно действащите разпоредби, разход се счита за допустим, когато:

• Реално е възникнал и е пряко свързан с производствената или търговска дейност.
• Разполага с необходимите законови документи и доказателства за всеки конкретен случай.
• Не попада в списъка на забранените или ограничените разходи според данъчното законодателство.

Важна забележка: Има разходи, които не изискват фактура, но все пак могат да бъдат включени като допустими разходи, ако заместващите документи са правилно оформени според разпоредбите.

Случаи, при които разходи без фактури все пак могат да бъдат включени в разходите

Закупуване на стоки и услуги от физически лица, които не извършват стопанска дейност

Фирмите имат право да не изискват фактура при закупуване на:

• Имущество от физически лица, които не извършват стопанска дейност.
• Услуги от физически лица, които не са регистрирани като търговци.
• Стоки, произведени, добити или уловени от граждани и продавани директно.

В този случай фирмата трябва да състави списък за покупки без фактури (образец 01/TNDN) и носи отговорност за неговата истинност.

Реална забележка: Ако покупната цена, посочена в списъка, е по-висока от пазарната цена, данъчните органи имат право да коригират разхода до пазарната цена.

Закупуване на стоки и услуги от домакинства или лица, извършващи стопанска дейност с годишен оборот под 100 милиона VND

В случаите, когато домакинствата или лицата са освободени от издаване на фактури, фирмата все пак може да включи разхода, ако:

• Разполага със списък 01/TNDN.
• Разполага с пълни документи за реалната трансакция.
• Може да докаже произхода и естеството на разхода.

В този случай:

• Не се дължи данък върху доходите на физически лица за продавача.
• Фирмата не е задължена да извършва безналично плащане, дори за трансакции над 20 милиона VND.

Закупуване на стоки и услуги от физически лица или домакинства, извършващи стопанска дейност с годишен оборот над 100 милиона VND

Това е много важна правна граница.

Ако продавачът:

• Е физическо лице или домакинство, извършващо стопанска дейност.
• Има годишен оборот над 100 милиона VND.

ЗАДЪЛЖИТЕЛНО трябва да има фактура.

В този случай:

• Физическото лице или домакинството трябва да посети данъчната служба, за да закупи фактури.
• Фирмата не може да използва списък 01/TNDN като заместител на фактура.

Ако няма фактура, разходът ще бъде изцяло елиминиран при приключване на корпоративния данък.

Наемане на сезонни работници, възлагане на краткосрочни задачи

Фирмата може да включи разхода, когато:

• Наема физически лица по временни договори или възлага краткосрочни задачи.
• Задачите са с временен, нередовен характер.

Данъчни задължения:

• Фирмата удържа 10% данък върху доходите на физически лица преди плащане.
• Този удържан данък все пак се включва в допустимите разходи.

Наемане на имущество от физически лица (къщи, автомобили, складове...)

Разходите за наем на имущество не изискват фактура, но в някои случаи трябва да се плати данък вместо физическото лице.

Разграничение:

• Договор под 100 милиона VND/година: не се дължи ДДС, данък върху доходите на физически лица, такса за лиценз.
• Договор над 100 милиона VND/година:
  • ДДС: 5%
  • Данък върху доходите на физически лица: 5%

Фирмата може да плати вместо физическото лице, ако това е предвидено в договора.

Как се изчисляват корпоративният данък и данъкът върху доходите на физически лица за разходи без фактури

Всеки вид разход има различен начин на данъчна обработка, не може да се приложи обща формула.

Принцип, който трябва да се помни:

• Разходите, които се приспадат при изчисляване на корпоративния данък, зависят от документите и естеството на трансакцията.
• Данък върху доходите на физически лица се начислява само когато физическото лице е обект на данъчно облагане съгласно разпоредбите.

Примери:

• Покупка от лице, което само произвежда стоки: не се начислява данък върху доходите на физически лица.
• Наемане на лични услуги от лице, което не извършва стопанска дейност: удръжка от 10% данък върху доходите на физически лица.
• Наемане на лични активи с високи приходи: 5% данък върху доходите на физически лица + 5% ДДС.

Прочетете още: Колко приходи трябва да имате, за да платите данъци?

Грешки, които водят до непризнаване на разходи без фактури

При данъчни проверки най-често срещаните грешки са:

• Неправилно използване на таблица 01/TNDN за грешен обект.
• Невъзможност за доказване, че физическото лице не извършва стопанска дейност.
• Липса на акт за приемане или договор.
• Посочване на покупна цена, която е необичайна в сравнение с пазарната.
• Неудръжка на данък върху доходите на физически лица съгласно правилата.

Само една малка грешка може да доведе до непризнаване на целия разход.

Прочетете още: Кои разходи се приспадат от данъците при стопанска дейност?

Заключение

Това, че един разход няма фактура, не означава, че автоматично ще бъде непризнат при изчисляване на данъка. Действащото данъчно законодателство позволява на предприятията да отчитат много видове разходи без фактури, при условие че предприятието правилно определя естеството на трансакцията, правилния обект на разхода и подготвя пълни документи, които служат като заместващи доказателства съгласно разпоредбите.

В действителност рискът не се крие в липсата на фактури, а в неправилното прилагане на случаите, използването на таблици за неправилни обекти, неудръжката на данък върху доходите на физически лица, когато е необходимо, или невъзможността да се докаже реалността на трансакцията. В такива случаи, дори разходът да е реално възникнал, предприятието може да бъде лишено от разхода и да му бъде начислен корпоративен данък.

Следователно, за да защити своите данъчни права, предприятието трябва ясно да разбира всяка група разходи, да познава съответните законови условия и да организира пълно и последователно съхранение на документи от момента на възникване на трансакцията. Правилното действие от самото начало не само ще помогне за оптимизиране на законните разходи, но и ще бъде важна основа за прозрачно, безопасно и устойчиво дългосрочно функциониране на предприятието.