Nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Chi phí được trừ là gì?

Chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp là những khoản chi nếu đáp ứng đúng điều kiện pháp luật thì được tính vào chi phí hợp lý, từ đó làm giảm thu nhập chịu thuế và giảm số thuế TNDN phải nộp.

Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi đồng thời đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây.

3 điều kiện bắt buộc để một khoản chi được trừ

1. Chi phí thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Khoản chi phải phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động tạo doanh thu, có mục đích kinh doanh rõ ràng.

2. Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Khoản chi phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định pháp luật, tùy từng loại chi có thể bao gồm:

• Hóa đơn điện tử
• Hợp đồng
• Biên bản nghiệm thu
• Phiếu xuất kho
• Bảng lương, bảng chấm công
• Chứng từ nộp thuế thay

3. Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt

Đối với khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính là chi phí được trừ.

Các nhóm chi phí thường được chấp nhận là chi phí được trừ

Dưới đây là các nhóm chi phí phổ biến trong thực tế, kèm điểm kiểm soát trọng tâm. Việc được trừ hay không còn phụ thuộc hồ sơ chứng minh cụ thể của từng doanh nghiệp.

1. Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ đầu vào

Bao gồm chi mua nguyên vật liệu, vật liệu phụ, hàng hóa để bán, chi thuê gia công, đóng gói, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng.

Điểm cần kiểm soát: Tính liên quan và tính hợp lý: Có căn cứ sử dụng cho hoạt động kinh doanh, có chứng từ nhập – xuất, đối chiếu được định mức hoặc logic vận hành.

2. Chi phí thuê nhà, thuê kho bãi, thuê tài sản

Bao gồm chi thuê mặt bằng kinh doanh, kho, xưởng, phương tiện, máy móc.

Điểm cần kiểm soát: Hợp đồng và chứng từ thanh toán: Có hợp đồng thuê, chứng từ chi trả. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê theo thỏa thuận thì cần có chứng từ nộp thuế thay.

3. Chi phí nhân công: lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm

Bao gồm tiền lương, tiền công, thưởng, phụ cấp, các khoản đóng bảo hiểm và các khoản chi có tính chất lương.

Điểm cần kiểm soát: Quy định nội bộ và chứng từ chi: Mức hưởng và điều kiện hưởng phải được quy định trong hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính, kèm bảng lương, ký nhận và chứng từ chi trả.

4. Chi phí phúc lợi cho người lao động

Bao gồm các khoản chi như hiếu hỷ, lễ tết, nghỉ mát, khám sức khỏe, hỗ trợ học tập, hỗ trợ khó khăn.

Điểm cần kiểm soát: Có quy chế và có hạn mức: Hồ sơ phải đầy đủ và tổng mức chi phúc lợi không vượt quá giới hạn theo quy định.

5. Chi phí khấu hao tài sản cố định

Bao gồm khấu hao tài sản cố định hữu hình và vô hình phục vụ hoạt động kinh doanh.

Điểm cần kiểm soát: Tài sản hợp pháp, phục vụ kinh doanh, khấu hao đúng quy định: Có hồ sơ tài sản, biên bản bàn giao, đăng ký, theo dõi và trích khấu hao theo đúng khung, phương pháp và thời gian quy định.

6. Chi phí lãi vay

Chi phí lãi vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có hợp đồng vay và chứng từ thanh toán hợp lệ.

Điểm cần kiểm soát: Hồ sơ vay và chứng từ thanh toán: Có hợp đồng vay, chứng từ trả lãi. Trường hợp vay từ cá nhân hoặc tổ chức không phải tổ chức tín dụng cần đặc biệt thận trọng về hồ sơ và nghĩa vụ thuế liên quan.

7. Chi phí điện, nước, internet, chi phí vận hành địa điểm

Bao gồm các chi phí tiện ích phục vụ địa điểm kinh doanh.

Điểm cần kiểm soát: Hợp đồng và hóa đơn: Có hóa đơn điện, nước, internet. Xác định rõ bên chịu chi theo hợp đồng thuê và có chứng từ thanh toán.

8. Chi phí hàng khuyến mại, quà tặng khách hàng

Bao gồm chi hàng mẫu, hàng tặng, quà khuyến mại, chăm sóc khách hàng phục vụ hoạt động kinh doanh.

Điểm cần kiểm soát: Chứng từ mua vào và chứng từ xuất tặng: Có hóa đơn đầu vào, hồ sơ chương trình khuyến mại, chứng từ xuất kho và thực hiện đúng nghĩa vụ hóa đơn, thuế đối với hàng biếu tặng.

9. Chi phí trích lập dự phòng

Một số khoản dự phòng được trích lập theo hướng dẫn của Bộ Tài chính như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi, bảo hành sản phẩm.

Điểm cần kiểm soát: Hồ sơ chứng minh và điều kiện trích: Có tài liệu đối chiếu, biên bản, quyết định trích lập và căn cứ tính toán đúng hướng dẫn.

10. Chi phí tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, hàng hư hỏng

Chỉ được tính nếu là tổn thất thực tế và có hồ sơ xác định rõ phần được bồi thường và không được bồi thường.

Điểm cần kiểm soát: Hồ sơ tổn thất đầy đủ: Biên bản kiểm kê, giải trình, hồ sơ bảo hiểm hoặc bồi thường và các chứng từ liên quan.

Đọc thêm: Doanh thu bao nhiêu thì phải đóng thuế?

5 sai lầm khiến chi phí "thực chi nhưng không được trừ"

Thứ nhất: Không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đây là lý do bị loại phổ biến nhất.

Thứ hai: Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên. Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ bị loại chi phí.

Thứ ba: Chi phí không chứng minh được liên quan đến hoạt động kinh doanh. Chi có thật nhưng không chứng minh được mục đích kinh doanh vẫn có thể bị loại.

Thứ tư: Hồ sơ nhân sự thiếu quy chế hoặc thiếu chứng từ chi. Không có hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế thưởng hoặc ký nhận.

Thứ năm: Ghi nhận sai kỳ hoặc thiếu hồ sơ nghiệm thu. Đặc biệt với chi phí dịch vụ, công trình, thuê ngoài hoặc gia công.

Nếu phát hiện chi phí không đủ điều kiện thì xử lý thế nào?

Trường hợp doanh nghiệp tự phát hiện trước khi cơ quan thuế kiểm tra

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát và loại các khoản không đủ điều kiện ra khỏi chi phí được trừ khi lập hồ sơ quyết toán thuế.

Trường hợp bị cơ quan thuế xác định khi kiểm tra

Khoản chi sẽ bị loại theo biên bản kiểm tra và doanh nghiệp có thể phải:

• Điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế
• Nộp bổ sung thuế
• Phát sinh tiền chậm nộp và các khoản liên quan theo quy định

Đọc thêm: Tổng hợp về hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

Kết luận

Chi phí được trừ không phải là "chi gì cũng được trừ", mà là chi đúng, chi thật, liên quan đến hoạt động kinh doanh, có hồ sơ hợp pháp và thanh toán đúng quy định.

Nếu bạn đang xây dựng chuỗi "Cẩm nang thuế cho người bán hàng mới", bài viết này nên được đặt như một chương nguyên tắc nền tảng, trước khi triển khai sâu hơn các nội dung thực chiến theo từng mô hình: bán trên sàn TMĐT, bán offline hoặc bán đa kênh.