Fallstudie: Frau Lan Anh – Vom Chaos des Multi-Channel-Managements zum effektiven Verkauf mit GTG CRM

In den letzten Jahren ist der Verkauf auf mehreren E-Commerce-Plattformen zu einem beliebten Trend geworden. Anstatt nur auf einer Plattform zu verkaufen, erweitern viele Shop-Besitzer ihr Angebot auf Shopee, Lazada und TikTok Shop, um mehr Kunden zu erreichen.

Frau Lan Anh, 35, ist eine davon. Sie betreibt seit fast 3 Jahren einen Online-Shop für Damenmode und verkauft ihre Produkte derzeit auf allen drei Plattformen. Durch die gute Nutzung des Traffics von den Plattformen erzielt ihr Shop stabile Umsätze und eine hohe Wiederkehrrate von Kunden.

Als jedoch die Bestellungen zunahmen, brachten die Multi-Channel-Verkäufe auch Probleme mit sich, an die sie zuvor nie gedacht hätte.

Wenn die Bestellungen zunehmen, wird die Verwaltung chaotisch

Jeden Tag muss Frau Lan Anh etwa 40-60 Bestellungen von drei verschiedenen Plattformen bearbeiten. Was einfach klingt, ist in Wirklichkeit ziemlich komplex.

Jeden Morgen muss sie als Erstes nacheinander die Verwaltungssysteme jeder Plattform öffnen:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Sie muss prüfen, ob neue Bestellungen eingegangen sind, Versandetiketten ausdrucken, Produktinformationen abgleichen und Bestellungen bestätigen.

Das Wechseln zwischen mehreren Systemen kostet sie viel Zeit. Manchmal dauert allein die Überprüfung der Bestellungen Stunden pro Tag.

Multi-Channel-Verkäufer müssen oft Bestellungen auf mehreren Plattformen prüfen

Multi-Channel-Bestandsverwaltung: Ein großer Painpoint für Online-Verkäufer

Die größte Schwierigkeit für Frau Lan Anh liegt nicht in der Bearbeitung von Bestellungen, sondern in der Bestandsverwaltung beim Verkauf auf mehreren Plattformen.

Ihr Shop hat etwa 50 Kleidungsmodelle, jedes Modell in mehreren Größen und Farben. Die Gesamtzahl der tatsächlichen SKUs beläuft sich auf Hunderte von Varianten.

Das Problem ist, dass jede E-Commerce-Plattform den Bestand unabhängig verwaltet.

Praktisches Beispiel:

Ihr tatsächlicher Lagerbestand beträgt noch 50 Stück, aber auf den Plattformen wird angezeigt:

• Shopee: 30 Stück
• Lazada: 30 Stück
• TikTok Shop: 30 Stück

Wenn ein Produkt gleichzeitig auf mehreren Plattformen gut verkauft wird, kann die Gesamtzahl der Bestellungen die tatsächliche Lagerbestandsmenge überschreiten.

In diesem Fall muss sie:

• Bestellungen stornieren
• Kunden kontaktieren, um Produkte umzutauschen
• Sich für ausverkaufte Ware entschuldigen

Dies wirkt sich direkt auf die Shop-Bewertung und das Kundenerlebnis aus.

Lagermitarbeiter haben ebenfalls Schwierigkeiten bei der Auftragsabwicklung

Als die Bestellungen zunahmen, stellte Frau Lan Anh zusätzliche Lagermitarbeiter ein, um beim Verpacken und Vorbereiten der Ware zu helfen.

Da die Bestellungen jedoch auf verschiedenen Plattformen liegen, wird auch die Warenvorbereitung unübersichtlich. Die Mitarbeiter müssen sich oft fragen:

• Von welcher Plattform stammt diese Bestellung?
• Wo ist die Bestellnummer?
• Welches Produkt muss aus dem Lager geholt werden?

Allein der Abgleich von Bestellungen mit Produkten im Lager kostet viel Zeit.

An Spitzentagen treten auch eher Fehler beim Verpacken oder bei der Warenvorbereitung auf.

Wenn sich Steuergesetze ändern, wird die Rechnungsstellung noch komplizierter

Neben den Problemen mit Bestellungen und Lagerbeständen muss sich Frau Lan Anh auch mit der Anforderung der Ausstellung elektronischer Rechnungen auseinandersetzen, wenn Kunden eine Mehrwertsteuer-Rechnung benötigen.

Früher musste sie jedes Mal, wenn ein Kunde eine Rechnung anforderte:

1. Die Bestellinformationen auf der Plattform erneut öffnen
2. Die Daten in die Software für elektronische Rechnungen eingeben
3. Das Produkt und die Menge erneut prüfen

Dieser Prozess ist nicht übermäßig kompliziert, aber wenn die Anzahl der Bestellungen steigt, kann die manuelle Dateneingabe leicht zu Verwechslungen und Zeitverlust führen.

Sie erkannte, dass sie ein System benötigte, das alle Verkaufsphasen miteinander verband, wenn sie ihr Geschäft weiter ausbauen wollte.

GTG CRM – die Lösung zur Konzentration aller Verkaufsaktivitäten

Nachdem sie viele Multi-Channel-Verkaufsmanagement-Tools recherchiert hatte, entschied sich Lan Anh, GTG CRM auszuprobieren.

Was sie bemerkte, war, dass dieses System nicht nur Bestellungen verwaltete, sondern auch Lager, Produkte und Rechnungen auf einer einzigen Plattform miteinander verband.

Lager im System erstellen

Das Erste, was sie tat, war, ein Lager in GTG CRM zu erstellen.

Sie gab grundlegende Informationen ein wie:

• Lagername
• Lageradresse
• Verantwortlicher für das Lager

Dadurch wurden alle zukünftigen Ein- und Ausgänge von Waren im System erfasst.

Produkte und SKUs erstellen

Als nächstes gab sie alle Produkte in das Produktzentrum ein.

Jedes Produkt erhielt eine eigene SKU, zum Beispiel:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Dank der SKU kann das System dasselbe Produkt erkennen, auch wenn es auf verschiedenen Marktplätzen verkauft wird.

Dies erleichterte die genaue Lagerverwaltung.

Shopee, Lazada und TikTok Shop verbinden

Nachdem sie Lager und Produkte eingerichtet hatte, verband sie GTG CRM mit ihren Verkäuferkonten auf den Marktplätzen.

Nachdem die Verbindung hergestellt war, musste sie nur noch auf die Schaltfläche "Synchronisieren" klicken, und Bestellungen von:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

wurden auf einer einzigen Benutzeroberfläche synchronisiert.

Bestellungen werden an einem einzigen Ort zusammengefasst

Der Bestellabwicklungsprozess wurde einfacher

Nach der Nutzung von GTG CRM hat sich Lan Anhs Verkaufsprozess spürbar verändert.

Neuer Prozess:

1. Bestellungen erscheinen im GTG CRM Dashboard
2. Sie ändert den Bestellstatus zu "zur Abholung bereit"
3. Das System erstellt einen Lieferschein
4. Das Lagerpersonal bereitet die Produkte gemäß dem Lieferschein vor

Dadurch muss das Lagerpersonal nicht mehr jeden Marktplatz einzeln prüfen, sondern arbeitet nur noch auf einer einzigen Benutzeroberfläche.

Elektronische Rechnungen werden automatisch erstellt

Ein weiteres Feature, das Lan Anh Zeit spart, ist die automatische Erstellung elektronischer Rechnungen.

Sie musste nur einmal in den Einstellungen konfigurieren:

• Zeitpunkt der Rechnungsstellung
• Rechnungsstatus
• Standard-Rechnungsvorlage

Nachdem die Bestellung als versendet bestätigt wurde, erstellt das System die entsprechende Rechnung.

Wenn sich die Produktmenge in einer Bestellung ändert, unterstützt GTG CRM auch automatische Anpassungsrechnungen, was die Steuererklärung genauer macht.

Ergebnisse nach 6 Monaten Nutzung von GTG CRM

Nach etwa einem halben Jahr Nutzung des Systems stellte Lan Anh spürbare Veränderungen fest:

Zeitersparnis

Früher verbrachte sie jeden Tag mehrere Stunden damit, Bestellungen auf jedem Marktplatz zu überprüfen. Jetzt ist alles auf einem einzigen Dashboard konzentriert.

Einsparung: 3–4 Arbeitsstunden pro Tag

Genaues Lagerbestandsmanagement

Die Lagerverwaltung wurde genauer. Das System aktualisiert automatisch die Lagerbestände nach jeder Bestellung und reduziert so erheblich die Fälle von Überverkäufen.

Stornierungsrate gesunken: von 8% auf 2%

Verbesserte Bewertungen

Auch die Bewertungen auf den Marktplätzen verbesserten sich dank der reduzierten Stornierungsrate und der genaueren Lieferung.

Mitarbeiter arbeiten effizienter

Die Lagerarbeiter Ihrer Schwester arbeiten auch effizienter, da sie die Bestellungen nicht mehr manuell abgleichen müssen wie zuvor.

Fazit

Die Geschichte von Frau Lan Anh ist ein typisches Beispiel für die Herausforderungen, denen sich viele Multi-Channel-Verkäufer gegenübersehen.

Wenn die Bestellungen noch gering sind, kann die manuelle Verwaltung noch überschaubar sein. Aber wenn die Anzahl der Bestellungen steigt und über mehrere Plattformen gleichzeitig verkauft wird, wird das Fehlen eines zentralen Managementsystems das Geschäft chaotisch machen.

Dadurch können Verkäufer ihren Laden effizienter betreiben und sich auf die Geschäftsentwicklung konzentrieren, anstatt manuelle Aufgaben zu erledigen.