Leitfaden zur Verwendung der Automatisierungsfunktionen in GTG CRM

Was werden Sie nach Befolgen dieser Anleitung können?

Zugriff auf Automatisierungen → einen Prozess erstellen (aus einer Vorlage oder von Grund auf) → Auslöser, Bedingung, Aktion, Wartezeit, Mensch einrichten → "KI fragen" verwenden, um Schnellschritte zu konfigurieren und den nächsten Schritt kontextbasiert vorzuschlagen → speichern und aktivieren → den Ausführungsverlauf visuell anzeigen, um zu sehen, wo sich der Prozess befindet → vorgefertigte Skripte im zweistufigen Automatisierungs-Repository verwenden.

Sie sind mit den Funktionen noch nicht vertraut? Dann schauen Sie sich die Vorschau zu Automatisierung – Prozessautomatisierung an.

Bereiten Sie sich im Voraus vor

1. Melden Sie sich bei GTG CRM an. Im linken Seitenmenü finden Sie das Menü „Automatisierungen“. Hier können Sie automatisierte Prozesse erstellen und verwalten.

2. (Empfohlen) Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage im E-Mail-Builder. – Zur Verwendung beim Versenden der E-Mail.

Schritt 1 – Automatisierung aufrufen und Liste anzeigen

1. Klicken Sie vom Startbildschirm aus auf das Menü „Automatisierungen“ in der linken Seitenleiste.
2. Hier finden Sie eine Liste der erstellten Prozesse: Name, Status (Aktiv/Inaktiv), Erstellungsdatum und Aktualisierungsdatum.

✅ Erwartetes Ergebnis : Es wird eine Liste der Automatisierungen angezeigt, die den Status jedes Prozesses anzeigt.

Schritt 2 – Erstellen Sie eine neue Automatisierung (wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie von Grund auf)

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt erstellen“ .
2. Wählen Sie eine vorgefertigte Vorlage, um schnell loszulegen, oder erstellen Sie Ihre eigene von Grund auf.
3. Es erscheint die Workflow-Builder- Oberfläche, mit der Sie Ihren Workflow gestalten können.

✅ Erwartetes Ergebnis : Der Workflow Builder öffnet sich und ist bereit, Schritte hinzuzufügen.

Schritt 3 – Auslöser festlegen (Ausgangspunkt)

1. Ziehen Sie das Trigger- Element per Drag & Drop auf die Arbeitsfläche (oder klicken Sie auf einen vorhandenen Trigger-Knoten).
2. Wählen Sie den Objekttyp aus (den Objekttyp, der die Aktion auslöst).
3. Aktivität auswählen: Erstellen · Aktualisieren · Löschen .

✅ Erwartetes Ergebnis : Trigger konfiguriert. Hinweis: Nach dem Hinzufügen der Bedingung wird der Trigger gesperrt – bitte konfigurieren Sie den Trigger vorher korrekt.

Schritt 4 – Bedingung festlegen

1. Ziehen Sie das Bedingungselement per Drag & Drop auf die Arbeitsfläche und verbinden Sie es mit dem Auslöser.
2. Wählen Sie das Feld aus, das Sie überprüfen möchten (Status, Typ, Priorität, Eigentümer…).
3. Wählen Sie den Vergleichswert aus (Zu erledigen, Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Abgebrochen…).
4. Auswahloperator : gleich · ungleich · in (in Liste).

✅ Erwartetes Ergebnis : Die Bedingung filtert die gewünschten Fälle heraus, bevor fortgefahren wird.

Schritt 5 – Aktion vorbereiten

1. Ziehen Sie das Aktionselement per Drag & Drop auf die Arbeitsfläche und verbinden Sie es mit der Bedingung.
2. Wählen Sie die gewünschte Aktionsart. Die Aktionsbibliothek ist umfangreich ( über 120 Aktionen aus den Bereichen CRM, Vertrieb, Lagerverwaltung, Buchhaltung, Messaging, Benachrichtigungen, Support, Aufgaben usw.). Beispiel : E-Mail senden :

• Empfänger auswählen : Relevanter Ansprechpartner oder bestimmtes Teammitglied.
• Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie im E-Mail-Builder erstellt haben.
• Wählen Sie den Absender (das E-Mail-Konto, von dem die Nachricht gesendet wurde).

✅ Erwartetes Ergebnis : Die Aktion ist konfiguriert und in den Prozess integriert.

Schritt 6 – Verwenden Sie „Ask AI“, um Schnellschritte zu konfigurieren

1. Fügen Sie einen weiteren Aktionsschritt hinzu und öffnen Sie dann das Konfigurationsfeld (wenn es leer ist, enthält das Feld eine Schaltfläche "KI fragen" ).
2. Klicken Sie auf „KI fragen“ und geben Sie dann ein, was Sie sagen möchten – zum Beispiel: *„Senden Sie eine Dankes-E-Mail an einen Neukunden“*.
3. Die KI wählt automatisch die passende Aktion aus und konfiguriert die Schritte vor; Sie müssen lediglich die Details hinzufügen.

✅ Erwartetes Ergebnis : Der vorausgefüllte Schritt stellt die von Ihnen beschriebene Aktion korrekt dar (die KI schlägt nur Aktionen vor, die das System ausführen kann).

Schritt 7 — Fügen Sie den nächsten Schritt mit einem kontextbezogenen Vorschlag hinzu.

1. Klicken Sie unterhalb eines vorhandenen Schritts auf „+ Schritt hinzufügen“ .
2. Wählen Sie aus der Liste der vorgeschlagenen Aktionen diejenige aus, die auf der Zielgruppe des Quellschritts basiert (z. B. nach „Kontakt erstellt“ → E-Mail senden · Deal erstellen · Kontakt aktualisieren · Aufgabe erstellen).

✅ Erwartetes Ergebnis : Ein neuer , vorkonfigurierter Schritt erscheint und wird automatisch in den Prozess integriert.

Schritt 8 – Warten/Verzögern & Menschliche Kontrolle einrichten (falls erforderlich)

1. Warten/Verzögern : Ziehen Sie das Warten- Element auf die Arbeitsfläche, geben Sie die Anzahl ein und wählen Sie die Einheit (Minuten/Stunden/Tage). Beispiel: Warten Sie 10 Minuten, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
2. Mensch : Ziehen Sie das Element „Mensch“ per Drag & Drop, wenn eine menschliche Bearbeitung erforderlich ist. Geben Sie dazu Titel , Notizen , Priorität (niedrig/mittel/hoch), Verantwortliche Person und Frist (relativ: X Tage ab diesem Schritt; oder absolut: Wählen Sie ein bestimmtes Datum) ein.

✅ Erwartetes Ergebnis : Der Prozess pausiert für die festgelegte Dauer; der menschliche Faktor erstellt eine Aufgabe, die von der zuständigen Person bearbeitet werden muss, bevor es weitergeht.

Schritt 9 – Automatisierung speichern und aktivieren

1. Überprüfen Sie den gesamten Prozess.
2. Klicken Sie auf Speichern , um die Speicherung zu bestätigen.
3. Das System zeigt die Meldung „Speichern erfolgreich“ an; schalten Sie den Prozess auf „Aktiv“ , um ihn auszuführen.

✅ Erwartetes Ergebnis : Der Prozess wird gespeichert und aktiviert und startet, sobald der Auslöser eintritt.

Schritt 10 – Laufverlauf visuell anzeigen

1. Öffnen Sie in Builder den Ausführungsverlauf .
2. Wählen Sie einen Lauf aus der Liste aus (mit Status: läuft, wartet, erfolgreich, fehlgeschlagen).
3. Betrachten Sie das Prozessablaufdiagramm mit Farbkennzeichnung entsprechend dem Status jedes Schrittes (grün = abgeschlossen, gelb = ausstehend, rot = Fehler); klicken Sie auf einen Schritt, um Details anzuzeigen (Dauer, Grund für die Wartezeit, Fehler, verarbeitete Geschäftsdaten).

✅ Erwartetes Ergebnis : Sie können genau sehen, in welchem ​​Schritt sich der Durchlauf befindet, wo er abgebrochen wurde und warum – direkt im Diagramm.

Schritt 11 – Durchsuchen Sie das zweistufige automatisierte Lager und verwenden Sie das vorhandene Skript.

1. Gehen Sie zu Automatisierungen und öffnen Sie den Automatisierungskatalog . Stöbern Sie nach Funktionsgruppen (CRM/Kunde, Buchhaltung, Personalwesen, Aufgabenzuweisung usw.) und öffnen Sie dann das darin enthaltene Playbook .
2. Schnell verwenden:

• Kontakt-/Firmenskript : Begrüßung, Erinnerung an den Kunden/das Unternehmen – einfach aktivieren und loslegen.
• Szenario für die Kundengewinnung und Partnersuche : Nach dem Import eines Kontakts/Unternehmens aus einer KI-gestützten Suchmaschine wird ein Kontaktaufnahme-Szenario angewendet, um den Kontaktaufnahmeprozess zu starten.

✅ Erwartetes Ergebnis : Das verfügbare Skript ist aktiviert und wird ausgeführt; nicht verwendete Skripte werden ausgeblendet, um eine übersichtlichere Darstellung zu gewährleisten.

Kurzübersichtstabelle für erwartete Ergebnisse

Offene Automatisierungen – Prozessliste + Status

Erstellen Sie eine neue Vorlage und wählen Sie eine aus – der Workflow-Builder wird geöffnet.

Konfiguration von Auslöser/Bedingung/Aktion – Schritte zur Verknüpfung dieser Elemente in einem Prozessablaufdiagramm.

Klicken Sie auf „KI fragen“ – der vorausgefüllte Schritt führt die beschriebene Aktion automatisch aus.

"+ zusätzlicher Schritt" — Der nächste Schritt ist vorkonfiguriert und kontextbezogen angemessen.

Speichern + Aktiv — Der Prozess, der ausgeführt wird, wenn ein Auslöser eintritt.

Verlauf des offenen Laufs – Ein schrittweises, farbcodiertes Zustandsdiagramm; beschreibt jeden Schritt detailliert.

Öffnen Sie das Automation Warehouse – vorgefertigte Skripte sind nach Funktionsgruppen geordnet; einfach aktivieren und ausführen.

Anwendungstipps

1. Fangen Sie einfach an : Erstellen Sie zunächst einen kurzen Prozess und erweitern Sie ihn dann schrittweise.
2. Nutzen Sie Vorlagen und „Ask AI“ für einen schnellen Aufbau.
3. Testen vor der Aktivierung : Führen Sie einen Test mit Testdaten durch und öffnen Sie anschließend den Ausführungsverlauf , um jeden Schritt zu überprüfen.
4. Verwenden Sie eindeutige Namen für eine einfache Verwaltung.
5. Bereiten Sie Ihre E-Mail-Vorlage im E-Mail-Builder vor, bevor Sie sie im Schritt des E-Mail-Versands verwenden.