Automation Trigger – Condition – Action | Không cần code

Giới thiệu

Automation (Tự động hóa) là tính năng mạnh mẽ của GTG CRM giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại. Thay vì phải thực hiện thủ công từng bước, hệ thống sẽ tự động thực thi theo kịch bản đã được thiết lập sẵn.

Automation là gì?

Automation trong GTG CRM hoạt động theo mô hình Trigger → Condition → Action:

• Trigger (Kích hoạt): Sự kiện khởi động quy trình (ví dụ: tạo task mới, cập nhật contact)
• Condition (Điều kiện): Các điều kiện cần thỏa mãn để tiếp tục (ví dụ: status = "To Do")
• Action (Hành động): Thao tác tự động được thực hiện (ví dụ: gửi email, tạo task)

Tại sao cần Automation?

Vấn đề thường gặp

• Nhân viên mất nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại
• Dễ quên các bước trong quy trình phức tạp
• Khó đảm bảo tính nhất quán trong xử lý công việc
• Phản hồi khách hàng chậm trễ

Giải pháp với Automation

• Tiết kiệm thời gian: Tự động thực hiện các tác vụ routine
• Giảm sai sót: Loại bỏ lỗi do con người gây ra
• Tăng tốc độ phản hồi: Gửi email/thông báo ngay lập tức
• Đảm bảo quy trình: Mọi công việc đều tuân theo kịch bản chuẩn

Các thành phần chính

1. Trigger (Kích hoạt)

Trigger là điểm bắt đầu của mọi automation. Bạn cần xác định:

• Object Type: Loại đối tượng (Task, Contact, Deal...)
• Activity: Hoạt động kích hoạt (Create, Update, Delete...)

2. Condition (Điều kiện)

Condition giúp lọc và kiểm tra các điều kiện cụ thể:

• Field: Trường dữ liệu cần kiểm tra (Status, Type, Priority...)
• Operator: Toán tử so sánh (equals, not equals, in, not in...)
• Value: Giá trị so sánh

3. Action (Hành động)

Action là các thao tác được thực hiện tự động:

• Send Email: Gửi email đến contact hoặc team member
• Create Task: Tạo task mới
• Update Field: Cập nhật thông tin
• Wait/Delay: Chờ một khoảng thời gian

4. Wait/Delay (Chờ đợi)

Cho phép tạm dừng quy trình trong một khoảng thời gian:

• Phút
• Giờ
• Ngày

5. Human (Con người can thiệp)

Khi cần sự can thiệp của con người trong quy trình:

• Tạo task cho nhân viên cụ thể
• Thiết lập độ ưu tiên và deadline
• Chờ xử lý trước khi tiếp tục

Workflow Builder

GTG CRM cung cấp giao diện trực quan để xây dựng quy trình automation:

Tính năng nổi bật:

• Drag & Drop: Kéo thả các element dễ dàng
• Visual Flow: Xem toàn bộ quy trình dưới dạng sơ đồ
• Auto-arrange: Tự động sắp xếp layout
• Template sẵn có: Sử dụng các mẫu workflow phổ biến

Template Automation

GTG CRM cung cấp các template automation sẵn có để bạn bắt đầu nhanh chóng:

Ứng dụng thực tế

1. Chào mừng khách hàng mới

• Trigger: Khi contact mới được tạo
• Action: Gửi email chào mừng

2. Follow-up tự động

• Trigger: Khi task được tạo
• Condition: Status = "To Do"
• Action: Gửi email nhắc nhở cho team
• Wait: 10 phút
• Condition: Task type = "Meeting"
• Action: Tạo task cho manager review

3. Escalation quy trình

• Trigger: Khi deal không được cập nhật
• Wait: 3 ngày
• Action: Thông báo cho supervisor

Kết luận

Automation giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Với GTG CRM, bạn có thể dễ dàng thiết lập các kịch bản tự động hóa phù hợp với quy trình kinh doanh của mình.

GTG CRM - Giải pháp quản lý khách hàng toàn diện cho doanh nghiệp Việt Nam.