Anleitung: Bankkontenabgleich in GTG CRM

Was Sie nach diesem Leitfaden tun können

Bankauszüge hochladen → jede Transaktion dem richtigen Buchhaltungskonto zuordnen → Regeln erstellen, damit beim nächsten Mal automatisch abgeglichen und vorgeschlagen wird → den Abgleichbericht anzeigen und exportieren → automatische Erstellung von Gegenbuchungen aktivieren. Ergebnis: Das Geld auf dem Bankkonto stimmt mit den Büchern und Rechnungen überein, Abschluss der Bücher in wenigen Minuten statt einer Stunde.

Noch keinen Überblick? Sehen Sie sich zuerst den Artikel Bankkontenabgleich an, um zu verstehen, was die Funktion leistet.

Vorbereitung

#	Voraussetzung	Warum nötig
1	Anmeldung bei GTG CRM, Berechtigung zum Abgleichen von Banktransaktionen und zur Ansicht von Zahlungsbelegen.	Nur berechtigte Personen können Banktransaktionen zuordnen/verbuchen.
2	Das Kontenplan (Chart of Accounts) in der Buchhaltung wurde eingerichtet.	Zur Zuordnung von Transaktionen und zur Erstellung von Gegenbuchungen.
3	Auszugsdaten vorhanden: Bankkonto verbunden oder Auszugsdatei hochgeladen.	Der Abgleich benötigt eine Transaktionsliste als Eingabe.

Schritt 1 — Abgleichbereich öffnen und Auszug hochladen

1. Gehen Sie zu Buchhaltung ▸ Bankkontenabgleich.
2. Wählen Sie das abzugleichende Bankkonto aus; laden Sie den Auszug hoch (Konto verbinden oder Datei herunterladen) und wählen Sie den Zeitraum.

✅ Erwartetes Ergebnis: Die Liste der Transaktionen für den Zeitraum wird angezeigt, jede Zeile mit einer Spalte für die Zuordnung und den Abgleichstatus (nicht abgeglichen/abgeglichen).

Schritt 2 — Eine Transaktion dem richtigen Konto zuordnen

1. Wählen Sie eine nicht abgeglichene Transaktion aus.
2. Wählen Sie die Art der Transaktion (Einnahmen / Gebühren / interne Überweisung / Bargeld–Bank / Nachnahme…) und das entsprechende Buchhaltungskonto; wenn es sich um Kundenzahlungen handelt, verknüpfen Sie es mit der entsprechenden Rechnung.
3. Speichern.

✅ Erwartetes Ergebnis: Die Transaktion wechselt zum Status „abgeglichen“, verknüpft mit dem Konto (und der Rechnung, falls vorhanden). Wenn die Buchung aktiviert ist, wird für diese Transaktion eine Gegenbuchung erstellt.

Schritt 3 — Eine Abgleichregel erstellen für automatische zukünftige Abgleiche

1. Wählen Sie bei einer Transaktion Regel erstellen (oder gehen Sie zum Bereich Regeln für den Abgleich).
2. Legen Sie die Bedingungen fest (Beschreibung/Partner/Betrag) und die Art + das Konto, das zugewiesen werden soll.
3. Speichern — die Regel ist sofort aktiv.

✅ Erwartetes Ergebnis: Zukünftige Transaktionen, die den Bedingungen entsprechen, werden automatisch zugeordnet; die neue Regel ist im Status „aktiv“.

Schritt 4 — Regeln für ähnliche Transaktionen vorschlagen lassen

1. Laden Sie den Auszug für den nächsten Zeitraum hoch (oder fügen Sie neue Transaktionen hinzu).
2. Transaktionen, die den Bedingungen der in Schritt 3 erstellten Regel entsprechen, werden automatisch zur Zuordnung vorgeschlagen; Sie können diese überprüfen und genehmigen, um sie für mehrere Transaktionen anzuwenden.

✅ Erwartetes Ergebnis: Transaktionen, die früheren ähneln, erhalten einen vorgeschlagenen Zuordnungsweg; Sie müssen sie nur genehmigen, anstatt sie von Grund auf neu zu bearbeiten.

ℹ️ Das Abgleichen und Vorschlagen von Regeln ist kostenlos. Bald verfügbar: Ein KI-Assistent, der Zuordnungsvorschläge für völlig neue Transaktionen macht.

Schritt 5 — Abgleichübersicht anzeigen und Bericht exportieren

1. Öffnen Sie den Tab Übersicht/Abgleichbericht.
2. Sehen Sie sich die abgeglichenen, offenen und ausstehenden Beträge an; exportieren Sie den Bericht zur Archivierung.

✅ Erwartetes Ergebnis: Die Übersichtsübersicht zeigt die Abgleichquote und die offenen Posten an; der exportierte Bericht ist vollständig und zur Rechenschaftslegung geeignet.

Schritt 6 — Automatische Erstellung von Gegenbuchungen aktivieren (optional)

1. Aktivieren Sie in den Kontoeinstellungen die Option Ins Hauptbuch buchen (Post to ledger).
2. Danach werden zugeordnete Transaktionen (Zuordnung/Überweisung/Bargeld–Bank/Nachnahme) automatisch Gegenbuchungen erstellen. Das Entfernen der Verknüpfung einer Transaktion kehrt die Buchung um.

✅ Erwartetes Ergebnis: Jede abgeglichene Transaktion erstellt eine Gegenbuchung im Hauptbuch; die Aufhebung des Abgleichs erstellt eine entsprechende Umkehrbuchung.

Schnellübersicht der erwarteten Ergebnisse

Aktion	Ergebnis, das Sie sehen werden
Auszug hochladen	Transaktionsliste + Abgleichstatus
Transaktion zuordnen	Wechselt zu „abgeglichen“, verknüpft mit Konto/Rechnung
Regel erstellen	Ähnliche Transaktionen werden zukünftig automatisch zugeordnet
Regel schlägt vor + genehmigen	Ähnliche Transaktionen werden zur Zuordnung vorgeschlagen, Genehmigung in großen Mengen
Bericht anzeigen	Abgeglichene/offene/ausstehende Beträge; Bericht exportierbar
Buchen aktivieren	Automatische Erstellung von Gegenbuchungen; Abgleich aufheben → Umkehrbuchung

Hinweise

• Für Gegenbuchungen muss das Kontenplan in der Buchhaltung eingerichtet sein.
• Alle Vorschläge müssen von Ihnen genehmigt werden, bevor sie angewendet werden — Sie sind die letzte Entscheidungsträgerin. (KI-gestützte Erklärungen für völlig neue Zeilen werden bald hinzugefügt.)
• Nachnahme-Abgleich: Wenn der Lieferdienst/Marktplatz die Zahlung zurücksendet, verwenden Sie den Zuordnungsschritt für Nachnahme, um die „in Übertragung befindlichen“ Beträge abzugleichen und zu bereinigen.