Können Ausgaben ohne Rechnung als Kosten abgerechnet werden?

Im Geschäftsbetrieb fallen häufig Ausgaben ohne Rechnung an, insbesondere bei Transaktionen mit Privatpersonen. Ohne das rechtliche Wesen richtig zu verstehen, laufen Unternehmen Gefahr, dass diese Ausgaben bei der Steuererklärung nicht anerkannt werden, was zu einer höheren Körperschaftsteuerzahlung und dem Risiko von Nachforderungen und Strafen führt.

Können Ausgaben ohne Rechnung geltend gemacht werden, und unter welchen Umständen?

Was sind steuerlich abzugsfähige Ausgaben gemäß Steuervorschriften?

Steuerlich abzugsfähige Ausgaben sind solche, die bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Einkommens als Aufwand berücksichtigt werden können, sofern sie gleichzeitig alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.

Nach geltender Rechtslage gilt eine Ausgabe als steuerlich abzugsfähig, wenn:

• Sie tatsächlich angefallen und direkt mit der Produktion oder dem Geschäftsbetrieb verbunden ist.
• Sie über ordnungsgemäße und legale Belege gemäß den spezifischen Umständen verfügt.
• Sie nicht zu den nach Steuergesetzen verbotenen oder eingeschränkten Ausgabenkategorien gehört.

Wichtiger Hinweis: Einige Ausgaben erfordern keine Rechnung, können aber dennoch als steuerlich abzugsfähige Ausgaben anerkannt werden, wenn Ersatzdokumente den Vorschriften entsprechen.

Fälle, in denen Ausgaben ohne Rechnung als Aufwand berücksichtigt werden können

Kauf von Waren und Dienstleistungen von Privatpersonen, die nicht gewerblich tätig sind

Unternehmen dürfen auf Rechnungen verzichten, wenn sie kaufen:

• Vermögenswerte von Privatpersonen, die nicht gewerblich tätig sind.
• Dienstleistungen von Privatpersonen, die kein Gewerbe angemeldet haben.
• Waren, die von Bürgern selbst hergestellt, abgebaut oder gefischt und direkt verkauft werden.

In diesem Fall muss das Unternehmen eine Liste (Formular 01/TNDN) über Einkäufe ohne Rechnung erstellen und ist für deren Richtigkeit verantwortlich.

Praktischer Hinweis: Liegt der auf der Liste angegebene Kaufpreis über dem Marktpreis, kann die Steuerbehörde die Ausgaben zum Marktpreis anpassen.

Kauf von Waren und Dienstleistungen von Kleingewerbetreibenden oder Einzelunternehmern mit einem Jahresumsatz von unter 100 Millionen VND

In Fällen, in denen Kleingewerbetreibende oder Einzelunternehmer von der Ausstellung von Rechnungen befreit sind, kann das Unternehmen den Aufwand weiterhin geltend machen, wenn:

• Eine Liste 01/TNDN vorliegt.
• Alle Unterlagen über die tatsächliche Transaktion vorhanden sind.
• Der Ursprung und der Inhalt der Ausgabe nachgewiesen werden können.

In diesem Fall:

• Es fallen keine Einkommensteuern für den Verkäufer an.
• Das Unternehmen ist nicht verpflichtet, Barzahlungen zu vermeiden, auch bei Transaktionen über 20 Millionen VND.

Kauf von Waren und Dienstleistungen von Privatpersonen oder Kleingewerbetreibenden mit einem Jahresumsatz von über 100 Millionen VND

Dies ist eine sehr wichtige rechtliche Grenze.

Wenn der Verkäufer:

• Eine Privatperson oder ein Kleingewerbetreibender ist.
• Einen Jahresumsatz von über 100 Millionen VND erzielt.

MUSS eine Rechnung ausgestellt werden.

In diesem Fall:

• Die Privatperson oder der Kleingewerbetreibende muss die Steuerbehörde aufsuchen, um eine Rechnung zu erwerben.
• Das Unternehmen darf die Liste 01/TNDN nicht anstelle einer Rechnung verwenden.

Ohne Rechnung wird die Ausgabe bei der Körperschaftsteuererklärung vollständig ausgeschieden.

Anstellung von Saisonarbeitern, Vergabe von kurzfristigen Werkverträgen

Das Unternehmen kann die Ausgaben geltend machen, wenn:

• Es Privatpersonen für befristete Arbeitsverträge oder Werkverträge einstellt.
• Die Arbeit kurzfristig und nicht regelmäßig ist.

Steuerpflichten:

• Das Unternehmen führt vor der Auszahlung 10 % Einkommensteuer ab.
• Diese einbehaltene Steuer kann als steuerlich abzugsfähige Ausgabe geltend gemacht werden.

Miete von Vermögenswerten von Privatpersonen (Häuser, Autos, Lagerflächen usw.)

Die Mietkosten für Vermögenswerte erfordern keine Rechnung, aber in einigen Fällen müssen Steuern im Namen der Privatperson abgeführt werden.

Unterscheidung:

• Verträge unter 100 Millionen VND/Jahr: keine Mehrwertsteuer, Einkommensteuer oder jährliche Gebühr anfallend.
• Verträge über 100 Millionen VND/Jahr:
  • Mehrwertsteuer: 5%
  • Einkommensteuer: 5%

Das Unternehmen kann die Steuern im Namen der Privatperson abführen, wenn dies im Vertrag vereinbart ist.

Berechnung der Körperschaftsteuer und Einkommensteuer für Ausgaben ohne Rechnung

Jede Art von Ausgabe hat unterschiedliche steuerliche Behandlung, eine allgemeine Formel kann nicht angewendet werden.

Zu merkendes Prinzip:

• Die bei der Körperschaftsteuer abzugsfähigen Kosten hängen vom Profil und der Art der Transaktion ab.
• Einkommensteuer fällt nur an, wenn die Person steuerpflichtig ist, wie gesetzlich vorgeschrieben.

Beispiele:

• Kauf von Waren von Privatpersonen, die sie selbst hergestellt haben: keine Einkommensteuer.
• Anmietung von Dienstleistungen von Privatpersonen, die nicht gewerblich tätig sind: Abzug von 10 % Einkommensteuer.
• Anmietung von persönlichen Vermögenswerten mit hohen Umsätzen: 5 % Einkommensteuer + 5 % Mehrwertsteuer.

Weiterlesen: Wie viel Umsatz muss versteuert werden?

Fehler, die dazu führen, dass Kosten ohne Rechnung abgelehnt werden

In der Praxis der Steuerprüfung sind die häufigsten Fehler:

• Fehlerhafte Verwendung der Aufstellung 01/TNDN für den falschen Gegenstand.
• Unfähigkeit nachzuweisen, dass die Person nicht gewerblich tätig ist.
• Fehlen von Übergabeprotokollen oder Verträgen.
• Angabe von Kaufpreisen, die ungewöhnlich im Vergleich zum Markt sind.
• Nichtabzug der Einkommensteuer gemäß den Vorschriften.

Bereits ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass die gesamten Kosten abgelehnt werden.

Weiterlesen: Welche Kosten sind beim Geschäft abzugsfähig?

Schlussfolgerung

Eine Kostenposition ohne Rechnung bedeutet nicht zwangsläufig, dass diese Kosten bei der Steuerberechnung abgelehnt werden. Das geltende Steuerrecht erlaubt es Unternehmen, viele Arten von Kosten ohne Rechnung zu erfassen, sofern das Unternehmen die wahre Natur der Transaktion, die richtige Partei, die die Kosten verursacht hat, ermittelt und die erforderlichen ersetzenden Nachweisdokumente vorbereitet.

In der Praxis liegen die Risiken nicht im Fehlen von Rechnungen, sondern in der falschen Anwendung von Fällen, der Verwendung von Aufstellungen für falsche Gegenstände, der Nichtabführung der Einkommensteuer, wenn dies erforderlich ist, oder dem Versäumnis, die Realität der Transaktion nachzuweisen. In diesem Fall können dem Unternehmen die Kosten und die Nachzahlung der Körperschaftsteuer auferlegt werden, auch wenn die Kosten tatsächlich angefallen sind.

Daher müssen Unternehmen, um ihre Steuerrechte zu schützen, jede Kostenkategorie genau verstehen, die entsprechenden rechtlichen Bedingungen beherrschen und die Dokumente vom Zeitpunkt der Transaktion an vollständig und einheitlich aufbewahren. Wenn von Anfang an richtig vorgegangen wird, können nicht nur rechtmäßige Kosten optimiert, sondern auch eine wichtige Grundlage für den transparenten, sicheren und nachhaltigen langfristigen Betrieb des Unternehmens geschaffen werden.