Können Ausgaben ohne Rechnung als Kosten verbucht werden?

Im Geschäftsbetrieb fallen häufig Ausgaben an, für die keine Rechnung vorliegt, insbesondere bei Transaktionen mit Privatpersonen. Wenn die rechtliche Natur dieser Ausgaben nicht korrekt verstanden wird, können Unternehmen bei der Steuererklärung leicht von der Abzugsfähigkeit ausgeschlossen werden, was zu höheren Körperschaftsteuern und dem Risiko von Nachzahlungen und Strafen führt.

Können also Ausgaben ohne Rechnung als Kosten verbucht werden, und in welchen Fällen ist das möglich?

Was sind laut Steuerrecht angemessene Ausgaben?

Angemessene Ausgaben (abzugsfähige Kosten) sind solche, die bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens als Kosten berücksichtigt werden können, sofern sie gleichzeitig alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.

Nach geltender Regelung gilt eine Ausgabe als angemessen, wenn sie:

• Tatsächlich angefallen und direkt mit der Produktion oder dem Geschäftsbetrieb verbunden ist.
• Für den jeweiligen Einzelfall über die erforderlichen und gültigen Belege verfügt.
• Nicht unter die gesetzlich verbotenen oder begrenzten Ausgaben fällt.

Wichtiger Hinweis: Es gibt Ausgaben, für die keine Rechnung erforderlich ist, die aber dennoch als angemessene Kosten verbucht werden können, wenn Ersatzbelege ordnungsgemäß ausgestellt sind.

Fälle, in denen Ausgaben ohne Rechnung als Kosten verbucht werden können

Kauf von Waren und Dienstleistungen von Privatpersonen, die nicht geschäftlich tätig sind

Unternehmen dürfen auf eine Rechnung verzichten, wenn sie kaufen:

• Vermögenswerte von Privatpersonen, die nicht geschäftlich tätig sind.
• Dienstleistungen von Privatpersonen, die kein Gewerbe angemeldet haben.
• Waren, die von der Bevölkerung selbst hergestellt, gewonnen oder gefischt und direkt verkauft werden.

In diesem Fall muss das Unternehmen eine Liste überkäufe ohne Rechnung (Formular 01/TNDN) erstellen und ist für deren Richtigkeit verantwortlich.

Praktischer Hinweis: Wenn der auf der Liste angegebene Kaufpreis über dem Marktpreis liegt, hat die Steuerbehörde das Recht, die Kosten auf Marktpreise anzupassen.

Kauf von Waren und Dienstleistungen von Kleingewerbetreibenden oder Geschäftsinhabern mit einem Jahresumsatz unter 100 Millionen VND

In Fällen, in denen Kleingewerbetreibende oder Privatpersonen von der Rechnungsstellung befreit sind, kann das Unternehmen die Kosten dennoch als abzugsfähig ansehen, wenn:

• Eine Liste 01/TNDN vorliegt.
• Alle Belege für die tatsächliche Transaktion vorhanden sind.
• Die Herkunft und der Inhalt der Ausgabe nachgewiesen werden können.

In diesem Fall:

• Es fällt keine Einkommensteuer für den Verkäufer an.
• Das Unternehmen ist nicht verpflichtet, über 20 Millionen VND hinaus bargeldlos zu bezahlen, auch bei Transaktionen über 20 Millionen VND.

Kauf von Waren und Dienstleistungen von Privatpersonen oder Kleingewerbetreibenden mit einem Jahresumsatz von über 100 Millionen VND

Dies ist eine sehr wichtige rechtliche Grenze.

Wenn der Verkäufer:

• Eine Privatperson oder ein Kleingewerbetreibender ist.
• Einen Jahresumsatz von über 100 Millionen VND erzielt.

MUSS eine Rechnung vorliegen.

In diesem Fall:

• Muss die Privatperson oder der Kleingewerbetreibende zur Steuerbehörde gehen, um eine Rechnung zu erhalten.
• Das Unternehmen darf die Liste 01/TNDN nicht als Ersatz für eine Rechnung verwenden.

Ohne Rechnung wird die Ausgabe bei der Körperschaftsteuererklärung vollständig gestrichen.

Miete von Saisonarbeitern, kurzfristige Auftragsarbeiten

Das Unternehmen kann Kosten geltend machen, wenn:

• Es wird eine Privatperson für eine befristete Anstellung oder eine projektbezogene Tätigkeit engagiert.
• Die Arbeit ist kurzfristig und nicht regelmäßig.

Steuerpflichten:

• Das Unternehmen zieht vor der Auszahlung 10 % Einkommensteuer ein.
• Diese einbehaltene Steuer wird als angemessene Ausgabe berücksichtigt.

Miete von Vermögenswerten von Privatpersonen (Haus, Auto, Lagerraum usw.)

Die Mietkosten für Vermögenswerte erfordern keine Rechnung, aber in bestimmten Fällen muss die Steuer für die Privatperson abgeführt werden.

Unterscheidung:

• Verträge unter 100 Millionen VND/Jahr: keine Mehrwertsteuer, keine Einkommensteuer, keine Gewerbesteuer anfallend.
• Verträge über 100 Millionen VND/Jahr:
  • Mehrwertsteuer: 5 %
  • Einkommensteuer: 5 %

Das Unternehmen kann diese Steuern stellvertretend abführen, wenn dies im Vertrag vereinbart ist.

Berechnung der Körperschaft- und Einkommensteuer für Ausgaben ohne Rechnung

Jede Art von Ausgabe hat eine andere steuerliche Behandlung, es kann keine allgemeine Formel angewendet werden.

Zu beachtende Grundsätze:

• Abzugsfähige Kosten bei der Körperschaftsteuer hängen von den Belegen und der Art der Transaktion ab.
• Einkommensteuer fällt nur an, wenn die Privatperson steuerpflichtig ist.

Beispiele:

• Kauf von selbst produzierten Waren von Privatpersonen: keine Einkommensteuer.
• Miete von Dienstleistungen von Privatpersonen, die nicht geschäftlich tätig sind: 10 % Einkommensteuerabzug.
• Miete von Vermögenswerten von Privatpersonen mit hohem Umsatz: 5 % Einkommensteuer + 5 % Mehrwertsteuer.

Lesen Sie mehr: Wie viel Umsatz muss versteuert werden?

Fehler, die dazu führen, dass Ausgaben ohne Rechnung gestrichen werden

Bei Steuerprüfungen sind die häufigsten Fehler:

• Verwendung der Liste 01/TNDN für falsche Empfänger.
• Nichtnachweis, dass die Privatperson nicht geschäftlich tätig ist.
• Keine Übergabeprotokolle oder Verträge.
• Ungewöhnliche Kaufpreise im Vergleich zum Markt.
• Nichtabzug der Einkommensteuer gemäß den Vorschriften.

Nur ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass die gesamte Ausgabe gestrichen wird.

Lesen Sie mehr: Welche Kosten sind bei der Geschäftstätigkeit steuerlich absetzbar?

Schlussfolgerung

Nur weil eine Ausgabe keine Rechnung hat, bedeutet das nicht automatisch, dass sie bei der Steuerberechnung gestrichen wird. Das geltende Steuerrecht erlaubt Unternehmen, viele Arten von Ausgaben ohne Rechnung zu verbuchen, vorausgesetzt, das Unternehmen ermittelt die Art der Transaktion korrekt, ordnet die Ausgabe dem richtigen Empfänger zu und bereitet die erforderlichen Ersatzbelege vor.

In der Praxis liegt das Risiko nicht im Fehlen von Rechnungen, sondern in der falschen Anwendung von Fällen, der Verwendung von Listen für falsche Empfänger, der Nichtabführung der Einkommensteuer, wenn dies erforderlich ist, oder dem Versäumnis, die Realität der Transaktion nachzuweisen. In solchen Fällen kann das Unternehmen, auch wenn die Ausgaben tatsächlich angefallen sind, die Kosten nicht absetzen und muss Körperschaftsteuer nachzahlen.

Um Ihre steuerlichen Rechte zu wahren, ist es daher für Unternehmen unerlässlich, jede Gruppe von Ausgaben genau zu verstehen, die entsprechenden rechtlichen Bedingungen zu kennen und die Belege vom Zeitpunkt der Transaktion an vollständig und konsistent zu organisieren und aufzubewahren. Richtiges Handeln von Anfang an hilft nicht nur, legale Kosten zu optimieren, sondern ist auch eine wichtige Grundlage für den transparenten, sicheren und langfristig nachhaltigen Geschäftsbetrieb.