Welche Kosten sind bei der Geschäftstätigkeit steuerlich absetzbar?

Prinzipien zur Bestimmung abzugsfähiger Kosten bei der Körperschaftsteuer (KSt)

Was sind abzugsfähige Kosten?

Abzugsfähige Kosten bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens aus Körperschaftsteuer sind Ausgaben, die, wenn sie den gesetzlichen Bedingungen entsprechen, als angemessene Betriebsausgaben berücksichtigt werden, wodurch das zu versteuernde Einkommen und die zu zahlende KSt reduziert werden.

Gemäß Artikel 1 Absatz 4 der Verordnung 96/2015/TT-BTC sind Kosten abzugsfähig, wenn sie gleichzeitig die folgenden Bedingungen erfüllen.

3 zwingende Bedingungen für abzugsfähige Kosten

1. Tatsächlich angefallene Kosten im Zusammenhang mit der Produktion und Geschäftstätigkeit

Die Kosten müssen direkt oder indirekt zur Umsatzgenerierung dienen und einen klaren Geschäftszweck haben.

2. Vorhandensein gültiger Rechnungen und Belege

Die Kosten müssen durch Rechnungen und Belege gemäß den gesetzlichen Bestimmungen nachgewiesen werden. Je nach Art der Kosten können dies sein:

• Elektronische Rechnungen
• Verträge
• Abnahmeprotokolle
• Lieferscheine
• Gehaltsabrechnungen, Stundenzettel
• Belege über gezahlte Steuern im Namen anderer

3. Rechnungen über 20 Millionen VND oder mehr müssen bargeldlos bezahlt werden

Bei Einkäufen von Waren und Dienstleistungen, deren Einzelwert 20 Millionen VND oder mehr beträgt (einschließlich Mehrwertsteuer), ist das Unternehmen verpflichtet, einen Nachweis über die bargeldlose Zahlung zu erbringen, damit die Kosten als abzugsfähig gelten.

Kostenkategorien, die in der Regel als abzugsfähig anerkannt werden

Im Folgenden finden Sie gängige Kostenkategorien in der Praxis, zusammen mit Schwerpunkten für die Kontrolle. Ob sie abzugsfähig sind oder nicht, hängt von den spezifischen Nachweisen jedes Unternehmens ab.

1. Kosten für Rohstoffe, Waren, Vorleistungen

Umfasst Kosten für den Kauf von Rohmaterialien, Hilfsstoffen, Waren zum Verkauf, Kosten für die Lohnverarbeitung, Verpackung, den Transport, das Be- und Entladen, die Lagerung und andere Kosten, die direkt mit dem Wareneinkauf verbunden sind.

Kontrollpunkt: Relevanz und Angemessenheit: Es muss eine Grundlage für die Nutzung im Geschäftsbetrieb geben, es müssen Ein- und Ausgangsbelege vorhanden sein, und es muss mit den Normen oder dem Betriebsprozess abgeglichen werden können.

2. Kosten für Miete von Räumlichkeiten, Lagerflächen, Vermögenswerten

Umfasst Kosten für die Miete von Geschäftsräumen, Lagerhallen, Werkstätten, Fahrzeugen, Maschinen.

Kontrollpunkt: Vertrag und Zahlungsbelege: Mietvertrag und Zahlungsnachweise müssen vorhanden sein. Wenn das Unternehmen im Namen einer natürlichen Person, die vermietet, Steuern zahlt, ist ein Nachweis über die Steuerzahlung im Namen des Vermieters erforderlich.

3. Personalkosten: Gehälter, Prämien, Zulagen, Versicherungen

Umfasst Gehälter, Löhne, Prämien, Zulagen, Versicherungsbeiträge und andere Gehaltsbestandteile.

Kontrollpunkt: Interne Vorschriften und Auszahlungsbelege: Die Höhe und die Bedingungen für den Erhalt müssen im Arbeitsvertrag, der Gehalts- und Prämienordnung, dem Kollektivvertrag oder der Finanzordnung festgelegt sein, zusammen mit Gehaltslisten, Unterschriften und Auszahlungsbelegen.

4. Sozialleistungen für Arbeitnehmer

Umfasst Ausgaben wie für Hochzeiten, Feiertage, Urlaube, Gesundheitsuntersuchungen, Bildungsförderung, Unterstützung bei Schwierigkeiten.

Kontrollpunkt: Regelung und Budgetgrenze: Die Unterlagen müssen vollständig sein und die Gesamtausgaben für Sozialleistungen dürfen die gesetzlichen Grenzen nicht überschreiten.

5. Abschreibungen auf Anlagevermögen

Umfasst Abschreibungen auf immaterielle und materielle Anlagegüter, die für den Geschäftsbetrieb genutzt werden.

Kontrollpunkt: Rechtmäßiges Vermögen, geschäftliche Nutzung, korrekte Abschreibung: Es müssen Vermögensunterlagen, Übergabeprotokolle, Registrierungen, Nachverfolgung und Abschreibungen gemäß den festgelegten Rahmen, Methoden und Zeiten vorliegen.

6. Zinskosten

Zinskosten für die Finanzierung von Produktions- und Geschäftstätigkeiten, mit gültigen Darlehensverträgen und Zahlungsnachweisen.

Kontrollpunkt: Darlehensunterlagen und Zahlungsbelege: Darlehensvertrag und Zinszahlungsbelege müssen vorhanden sein. Bei Darlehen von natürlichen Personen oder Organisationen, die keine Kreditinstitute sind, ist besondere Vorsicht bei den Unterlagen und den damit verbundenen Steuerpflichten geboten.

7. Kosten für Strom, Wasser, Internet, Betriebskosten des Standorts

Umfasst Nebenkosten für den Geschäftsstandort.

Kontrollpunkt: Verträge und Rechnungen: Rechnungen für Strom, Wasser und Internet müssen vorhanden sein. Die zahlende Partei gemäß dem Mietvertrag muss klar definiert sein, und es müssen Zahlungsnachweise vorliegen.

8. Kosten für Werbematerialien, Geschenke für Kunden

Umfasst Kosten für Musterwaren, Werbegeschenke, Kundengeschenke zur Unterstützung der Geschäftstätigkeit.

Kontrollpunkt: Eingangsbelege und Ausgabenbelege für Geschenke: Eingangsrechnungen, Unterlagen zu Werbeaktionen, Lagerentnahmescheine und die ordnungsgemäße Erfüllung von Rechnungs- und Steuervorschriften für Geschenke müssen vorhanden sein.

9. Kosten für Rückstellungen

Einige Rückstellungen werden gemäß den Anweisungen des Finanzministeriums gebildet, wie z. B. Rückstellungen für Wertminderung von Vorräten, uneinbringliche Forderungen, Produktgarantien.

Kontrollpunkt: Nachweisdokumente und Rückstellungsbedingungen: Es müssen Abgleichungsunterlagen, Protokolle, Entscheidungen zur Bildung von Rückstellungen und Berechnungsbasen gemäß den Anweisungen vorliegen.

10. Kosten für Schäden durch Naturkatastrophen, Brände, beschädigte Waren

Nur abzugsfähig, wenn es sich um tatsächliche Schäden handelt und Unterlagen vorliegen, die den entschädigungsfähigen und nicht entschädigungsfähigen Teil klar definieren.

Kontrollpunkt: Vollständige Schadensdokumentation: Inventurprotokolle, Erklärungen, Versicherungs- oder Entschädigungsunterlagen und zugehörige Belege.

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5 Fehler, die dazu führen, dass „tatsächlich ausgegebene, aber nicht abzugsfähige Kosten“ entstehen

Erstens: Fehlende gültige Rechnungen und Belege. Dies ist der häufigste Grund für die Ablehnung.

Zweitens: Bargeldzahlung für Rechnungen ab 20 Millionen VND. Fehlende Nachweise über bargeldlose Zahlungen führen zur Ablehnung der Kosten.

Drittens: Kosten, die nicht mit der Geschäftstätigkeit in Verbindung gebracht werden können. Reale Ausgaben, deren geschäftlicher Zweck nicht nachgewiesen werden kann, können dennoch abgelehnt werden.

Viertens: Fehlende interne Regelungen oder Auszahlungsbelege in den Personalakten. Keine Arbeitsverträge, Gehaltslisten, Prämienregelungen oder unterschriebene Empfangsbestätigungen.

Fünftens: Falsche Erfassung der Periode oder fehlende Abnahmeprotokolle. Dies gilt insbesondere für Dienstleistungskosten, Bauprojekte, Outsourcing oder Lohnverarbeitung.

Was tun, wenn festgestellt wird, dass Kosten nicht die Voraussetzungen erfüllen?

Wenn das Unternehmen diese vor einer Steuerprüfung selbst feststellt

Das Unternehmen muss proaktiv überprüfen und die nicht zulässigen Kosten bei der Erstellung der Steuererklärung von den abzugsfähigen Kosten ausschließen.

Wenn die Steuerbehörde dies bei einer Prüfung feststellt

Die Kosten werden gemäß dem Prüfprotokoll gestrichen, und das Unternehmen muss möglicherweise:

• Das zu versteuernde Einkommen erhöhen
• Nachzahlungen leisten
• Verzugszinsen und andere damit verbundene Gebühren gemäß den Vorschriften zahlen

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Schlussfolgerung

Abzugsfähige Kosten bedeuten nicht, dass „jede Ausgabe abziehbar ist“, sondern dass Ausgaben korrekt, tatsächlich, im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit, mit gültigen Unterlagen und ordnungsgemäßen Zahlungen getätigt werden müssen.

Wenn Sie eine Reihe von „Steuerratgebern für neue Verkäufer“ erstellen, sollte dieser Artikel als grundlegender Prinzipienkapitel platziert werden, bevor detailliertere praktische Inhalte für jedes Modell behandelt werden: Verkauf auf E-Commerce-Plattformen, Offline-Verkauf oder Omnichannel-Verkauf.