Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót là nghiệp vụ phát sinh phổ biến trong thực tiễn kế toán và thuế. Tùy theo tính chất sai sót và bản chất nghiệp vụ, người bán được lựa chọn lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh theo quy định của pháp luật.

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) đã làm rõ hơn phạm vi và cách thức áp dụng hai hình thức này. Bài viết dưới đây trình bày đúng bản chất pháp lý, giúp phân biệt rõ để áp dụng chính xác.

Hóa đơn thay thế

Khái niệm

Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử được lập để thay thế toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử đã lập trước đó nhưng có sai sót nghiêm trọng, khiến hóa đơn gốc không còn đủ điều kiện tiếp tục sử dụng cho mục đích kê khai và hạch toán thuế.

Trên hóa đơn thay thế phải thể hiện rõ nội dung: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…".

Khi nào phải lập hóa đơn thay thế

Hóa đơn thay thế được áp dụng khi hóa đơn đã phát hành có sai sót trọng yếu:

• Sai mã số thuế của người bán hoặc người mua
• Sai giá trị thanh toán, bao gồm số tiền, thuế suất, tiền thuế
• Sai thông tin hàng hóa, dịch vụ như chủng loại, quy cách, chất lượng
• Hóa đơn bị hư hỏng, rách, tẩy xóa, mất thông tin
• Hóa đơn bị thất lạc hoặc không thể sử dụng

Nguyên tắc pháp lý khi lập hóa đơn thay thế

• Việc thay thế phải có sự thống nhất hoặc thông báo hợp lệ với bên mua
• Hóa đơn thay thế thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc, không tồn tại song song về giá trị kê khai
• Dữ liệu hóa đơn thay thế phải được liên kết rõ ràng với hóa đơn bị thay thế
• Việc kê khai thuế được thực hiện căn cứ vào hóa đơn thay thế

Hóa đơn điều chỉnh

Khái niệm

Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập để điều chỉnh một phần nội dung của hóa đơn điện tử đã lập trước đó, trong trường hợp hóa đơn gốc vẫn có giá trị pháp lý nhưng phát sinh sai lệch hoặc thay đổi cần điều chỉnh.

Trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ nội dung: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…".

Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh

Thứ nhất, hóa đơn đã lập có sai sót về:

• Mã số thuế
• Số tiền
• Thuế suất, tiền thuế
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ

và các bên lựa chọn hình thức điều chỉnh thay vì thay thế.

Thứ hai, hóa đơn đã lập đúng tại thời điểm phát hành nhưng sau đó phát sinh:

• Điều chỉnh giá trị thanh toán khi quyết toán
• Điều chỉnh khối lượng, giá trị theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền

Thứ ba, các trường hợp phát sinh đặc thù:

• Chiết khấu thương mại tính theo doanh số, sản lượng
• Trả lại hàng hóa, dịch vụ (toàn bộ hoặc một phần)
• Điều chỉnh phí, hoàn phí trong lĩnh vực bảo hiểm
• Điều chỉnh giao dịch trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng
• Điều chỉnh phí dịch vụ trong lĩnh vực ngân hàng, trung gian thanh toán
• Điều chỉnh trong lĩnh vực viễn thông, thẻ trả trước

Nguyên tắc pháp lý khi lập hóa đơn điều chỉnh

• Hóa đơn điều chỉnh không làm mất hiệu lực hóa đơn gốc
• Việc kê khai thuế được thực hiện tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, không hồi tố kỳ trước
• Nội dung điều chỉnh phải phản ánh đúng bản chất kinh tế của nghiệp vụ
• Hóa đơn điều chỉnh phải có tài liệu kèm theo như biên bản thỏa thuận, bảng kê chi tiết

Phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

Đọc thêm: Tất Tần Tật Về Hoá Đơn Điện Tử: Khi Nào Cần Xuất, Cách Xử Lý Sai Sót

Kết luận

Việc lựa chọn hóa đơn thay thế hay hóa đơn điều chỉnh không phụ thuộc vào ý chí chủ quan, mà phải căn cứ vào tính chất sai sót và bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Sai sót làm mất giá trị sử dụng của hóa đơn gốc: áp dụng hóa đơn thay thế.

Phát sinh điều chỉnh giá trị hoặc sai sót có thể điều chỉnh: áp dụng hóa đơn điều chỉnh.

Áp dụng đúng hình thức không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật về hóa đơn và thuế, mà còn hạn chế rủi ro khi kiểm tra, thanh tra thuế và đảm bảo tính minh bạch trong công tác kế toán.