Welche Rolle spielen E-Mail und Automatisierung, nachdem ein Unternehmen eine Website und eine Landingpage hat?

Viele kleine und mittlere Unternehmen haben nach der Erstellung einer Website oder Landingpage ein vertrautes Gefühl: Endlich gibt es einen Ort, an den sie Kunden leiten können, ein Formular zum Sammeln von Leads, eine klare Zielseite für Kampagnen. Dies ist ein großer Fortschritt, da das Unternehmen zumindest nicht mehr zulässt, dass der Traffic auf einem zu unklaren Weg verloren geht.

Aber dann taucht sofort eine andere Frage auf: Wie pflegt man Leads, nachdem man sie erhalten hat, gleichmäßig?

Das ist der Punkt, an dem viele KMU oft ins Stocken geraten. Benutzer füllen Formulare aus, hinterlassen E-Mail-Adressen, melden sich für Beratungen an oder laden ein Dokument herunter. Aber nach diesem ersten Schritt bricht die Reise oft ab. Einige Unternehmen antworten langsam. Manche senden eine E-Mail, wenn sie sich erinnern, und vergessen sie, wenn sie beschäftigt sind. Manche Vertriebsmitarbeiter rufen einmal an, erhalten keine Antwort und lassen es dann dabei. Das Ergebnis ist, dass Leads zwar hereinkommen, aber nicht konsistent weiter gepflegt werden.

Wenn also die Website und die Landingpage der Teil sind, der dem Unternehmen hilft, Aufmerksamkeit zu erregen und zu sammeln, dann sind E-Mail und Automatisierung der Teil, der dem Unternehmen hilft, diese Aufmerksamkeit lange genug aufrechtzuerhalten, um sie in echte Chancen zu verwandeln.

Warum können viele Unternehmen Leads generieren, aber sie nicht gleichmäßig betreuen?

In der Anfangsphase ist die Lead-Betreuung oft sehr manuell. Neue Leads erhalten eine E-Mail per Hand, eine manuelle Nachricht oder einen Anruf nach Gedächtnis. Dies kann funktionieren, wenn die Anzahl der Leads gering ist. Aber wenn ein Unternehmen eine Website, Landingpages, Anmeldeformulare und mehr Touchpoints hat, stoßen manuelle Methoden schnell an ihre Grenzen.

Das Problem ist nicht, dass Unternehmen keine Leads betreuen wollen. Das Problem ist, dass die Teams nicht immer genug Zeit haben, jeden einzelnen konsistent zu betreuen.

Sehr häufige Anzeichen sind:

• Neue Leads werden generiert, aber die erste E-Mail kommt erst nach ein paar Tagen an
• Kunden haben ein Dokument heruntergeladen oder Informationen hinterlassen, werden aber nicht weiter betreut
• Vertriebsteams konzentrieren sich nur auf heiße Leads, während Leads, die sich noch informieren, ignoriert werden
• Gesendete Inhalte sind inkonsistent, mal vorhanden, mal nicht
• Marketing generiert Leads, aber es gibt keinen klaren Betreuungs-Flow, um die Begeisterung aufrechtzuerhalten

Hier beginnen E-Mail und Automatisierung eine klarere Rolle zu spielen. Nicht, weil Unternehmen es kompliziert machen müssen, sondern weil sie eine Möglichkeit benötigen, Leads gleichmäßiger, zur richtigen Zeit und weniger abhängig vom Gedächtnis einzelner Personen zu betreuen.

Wann beginnt ein Unternehmen, Automatisierung zu benötigen?

Man muss nicht sofort mit der Automatisierung beginnen, nur weil man eine Website hat. Aber wenn sich ein Unternehmen in einer der folgenden Situationen befindet, ist es an der Zeit, ernsthaft darüber nachzudenken:

1. Wenn die Website oder Landingpage beginnt, stabil Leads zu generieren

Wenn jede Woche jemand ein Formular ausfüllt, eine Demo anfordert, eine E-Mail hinterlässt oder eine Beratung anfragt, ist es an der Zeit, dass das Unternehmen einen klareren Nachverfolgungs-Flow einrichtet. Andernfalls werden diese Leads nach und nach übersehen oder nur sehr ungleichmäßig betreut.

2. Wenn das Vertriebsteam klein ist und nicht jeden Lead sofort nachverfolgen kann

Dies ist eine sehr häufige Situation bei KMU. Der Vertrieb muss sich auf heiße Leads konzentrieren, aber das bedeutet nicht, dass Leads, die noch nicht kaufbereit sind, unwichtig sind. Automatisierung hilft, diese Lücke zu schließen, indem sie den Kontakt zu Leads aufrechterhält, während sich das Vertriebsteam auf unmittelbarere Verkaufschancen konzentriert.

3. Wenn ein Unternehmen Leads pflegen möchte, anstatt darauf zu warten, dass sie von selbst zurückkehren

Viele Leads kaufen nicht beim ersten Kontakt. Sie benötigen mehr Zeit, mehr Informationen oder mehr Vertrauen. Wenn ein Unternehmen nach dem ersten Kontakt keine Möglichkeit hat, sie zu begleiten, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie langsam abkühlen und verschwinden.

Anders ausgedrückt: Automatisierung wird notwendig, wenn ein Unternehmen nicht nur Leads generieren, sondern auch verhindern möchte, dass Leads verloren gehen, nachdem sie gewonnen wurden.

Welche Rolle spielen E-Mail und Automatisierung nach Website und Landingpage?

Websites und Landingpages erledigen oft den ersten Teil der Customer Journey gut. Sie helfen Kunden, ein Unternehmen kennenzulernen, seine Dienstleistungen oder Angebote zu verstehen und dann Informationen zu hinterlassen. Aber nach diesem Zeitpunkt werden Kunden nicht automatisch zu Verkaufschancen.

Es gibt eine sehr wichtige Lücke: von dem Moment an, in dem ein Kunde Informationen hinterlässt, bis zu dem Moment, an dem der Kunde bereit ist, tiefergehende Gespräche zu führen oder eine Entscheidung zu treffen. E-Mail und Automatisierung liegen genau in dieser Lücke.

Ihre Rolle umfasst in der Regel drei Teile:

• Den Interessensfaden nicht abreißen lassen
• Rechtzeitig zusätzliche Informationen bereitstellen
• Dem Team helfen, Leads systematischer zu verfolgen

Dies ist besonders wichtig für kleine Unternehmen, da sie nicht immer genügend Personal haben, um jeden Lead engmaschig manuell zu betreuen.

3 grundlegende Flows, über die KMU zuerst nachdenken sollten

Nicht jedes Unternehmen benötigt ein sehr komplexes automatisiertes System. Für KMU können manchmal einige grundlegende Flows, die richtig eingesetzt werden, bereits einen großen Unterschied machen.

1. Willkommens-Flow nach dem Ausfüllen eines Formulars

Dies ist ein sehr grundlegender, aber extrem wichtiger Flow.

Wenn ein Kunde gerade Informationen auf der Website oder Landingpage hinterlassen hat, ist sein Interesse am frischsten. Eine erste E-Mail, die zur richtigen Zeit gesendet wird, kann bestätigen, dass das Unternehmen die Informationen erhalten hat und gleichzeitig ein professionelleres und proaktiveres Gefühl vermitteln.

Dieser Flow ist geeignet, wenn der Kunde:

• sich für eine Beratung anmeldet
• ein Dokument herunterlädt
• eine Demo anfordert
• über ein Formular einen Bedarf hinterlässt

Die erste E-Mail muss nicht zu lang sein. Wichtig ist, dass sie klar, zielgerichtet ist und dem Kunden den nächsten Schritt aufzeigt.

2. Lead-Nurturing-Flow mit relevanten Inhalten oder Informationen

Nicht jeder, der eine E-Mail hinterlässt, ist sofort kaufbereit. Es gibt Personen, die sich noch in der Informationsphase befinden, vergleichen oder auf den richtigen Zeitpunkt warten. Hier kommen Lead-Nurturing-E-Mails zum Einsatz.

Das Unternehmen kann weitere Inhalte senden, wie z. B.:

• detailliertere Erklärungen zu Dienstleistungen oder Lösungen
• Fallstudien oder reale Beispiele
• häufig gestellte Fragen (FAQs)
• Punkte, die Kunden helfen, das Problem, an dem sie interessiert sind, besser zu verstehen

Dieser Flow hilft dem Unternehmen, nach dem ersten Kontakt nicht zu verschwinden. Er hilft auch den Leads, sich länger an das Unternehmen zu erinnern, anstatt dass ihr Interesse langsam abkühlt.

3. Erinnerungs- oder Reaktivierungs-Flow für inaktive Leads

Dies ist ein sehr nützlicher Flow, der oft übersehen wird. Viele Leads waren früher interessiert, haben Formulare ausgefüllt oder E-Mails geöffnet, haben aber danach keine weiteren Schritte unternommen. Ohne einen Erinnerungs-Flow bleiben diese Leads oft inaktiv im System.

Eine angemessene Erinnerungssequenz kann die Aufmerksamkeit des Unternehmens zurückgewinnen, indem sie:

• den Hauptwert oder Nutzen wiederholt
• den nächsten Schritt vorschlägt, wie z. B. einen Termin vereinbaren, eine Demo ansehen oder Bedarf äußern
• einen klareren Grund für die Wiederaufnahme des Gesprächs liefert

Für kleine Unternehmen kann die effektive Nutzung dieser Lead-Gruppe die Effizienz der Lead-Betreuung erheblich verbessern.

Wie sollten Website, CRM, E-Mail und Automatisierung zusammenarbeiten?

Das ist der wichtigste Punkt. Wenn E-Mail und Automatisierung von der Website und dem CRM getrennt sind, ist es für das Unternehmen immer noch sehr einfach, den Betrieb zu unterbrechen.

Ein logischer Flow folgt normalerweise der folgenden Logik:

• Website oder Landingpage sind die Orte, an denen Kunden Informationen hinterlassen
• CRM ist der Ort, an dem Leads erfasst und Kundendaten verfolgt werden
• E-Mail und Automatisierung sind der Teil, der die Kommunikation aufrechterhält und Leads je nach Situation pflegt

Wenn diese drei Teile zusammenarbeiten, wird ein Unternehmen nicht nur bei der „Formular auf der Website“ stoppen. Das Unternehmen erhält eine klarere Journey, vom Kunden, der die Website besucht, Informationen hinterlässt, im CRM erfasst wird und dann per E-Mail oder Automatisierung weiter betreut wird.

Genau diese Kontinuität hilft, dass Leads nach dem ersten Kontakt nicht verloren gehen.

Wie unterstützt GTG CRM bei dieser Problematik?

GTG CRM ist für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, die bereits eine Website oder Landingpage haben und in die Phase der gleichmäßigeren Lead-Betreuung übergehen möchten.

Wenn Leads über die Website oder Landingpage hereinkommen, kann das Unternehmen die Daten im CRM klarer verwalten, anstatt die Informationen verstreut zu lassen. Von dort aus können E-Mail und Automatisierung der nächste Schritt im Betreuungs-Flow sein, anstatt ein einzelner Schritt, der manuell und unregelmäßig durchgeführt wird.

Mit GTG CRM können Unternehmen E-Mail-, Nachrichten- oder Benachrichtigungs-Workflows entsprechend den Arbeitsabläufen erstellen, um die Lead-Pflege und Kundenbetreuung zu unterstützen. Das Wichtigste hierbei ist nicht, das System unnötig kompliziert zu machen. Der größere Wert liegt darin, dass das Unternehmen beginnt, Leads gleichmäßiger und zur richtigen Zeit zu betreuen und weniger von der persönlichen Erinnerung abhängig zu sein.

Wenn die Website einen klareren ersten Kontaktpunkt bietet, dann helfen E-Mail und Automatisierung dabei, den nächsten Teil der Journey weniger unterbrochen zu gestalten.

Fazit

Websites und Landingpages sind eine wichtige Grundlage, um Interesse zu wecken und Leads zu sammeln. Aber wenn das Unternehmen danach keine Möglichkeit hat, diese konsequent weiter zu betreuen, werden viele Leads auf dem Niveau „war schon mal interessiert“ stehen bleiben.

E-Mail und Automatisierung füllen diese Lücke. Sie helfen Unternehmen, die Kommunikation aufrechtzuerhalten, Leads besser zu pflegen und nach der Hinterlassung von Informationen einen klareren Nachverfolgungs-Flow zu erstellen.

Für KMU ist dies nichts, was von Anfang an sehr groß angelegt werden muss. Aber wenn Websites und Landingpages beginnen, Leads zu generieren, sind E-Mail und Automatisierung der nächste Schritt, der eine Überlegung wert ist, damit das Verkaufssystem nicht mitten im Prozess abbricht.

Mit GTG CRM können Unternehmen ihre Website mit E-Mail und Automatisierung auf eine schlankere Weise verbinden und so die Lead-Betreuung zu einem natürlichen Teil des Betriebsablaufs machen, anstatt zu einer zusätzlichen Aufgabe, die bei Zeit übrig bleibt.