Welche Rolle spielen E-Mail und Automatisierung, nachdem ein Unternehmen bereits eine Website und Landing Pages hat?

Viele kleine und mittlere Unternehmen haben nach der Erstellung einer Website oder einer Landingpage ein sehr vertrautes Gefühl: Endlich gibt es einen Ort, an den Kunden gebracht werden können, ein Formular zur Lead-Erfassung, eine klare Zielseite für Kampagnen. Dies ist ein großer Schritt, da das Unternehmen zumindest nicht mehr zulässt, dass der Traffic einen zu vagen Weg einschlägt.

Aber dann taucht sofort eine weitere Frage auf: Wie betreue ich die Leads gut, sobald ich sie habe?

Dies ist der Punkt, an dem viele KMU oft ins Stocken geraten. Benutzer füllen Formulare aus, hinterlassen ihre E-Mail-Adressen, melden sich für Beratungsgespräche an oder laden ein Dokument herunter. Aber nach diesem ersten Schritt ist die Reise oft unterbrochen. Manche Unternehmen reagieren langsam. Manche schicken eine E-Mail, wenn sie sich erinnern, und vergessen sie, wenn sie beschäftigt sind. Manche Vertriebler rufen einmal an, wenn sie nicht durchkommen, und lassen es dabei. Das Ergebnis ist, dass Leads zwar eingehen, aber nicht konsequent weiter gepflegt werden.

Wenn also die Website und die Landingpage der Teil sind, der dem Unternehmen hilft, Interesse zu wecken und zu bündeln, dann sind E-Mail und Automatisierung der Teil, der dem Unternehmen hilft, dieses Interesse lange genug aufrechtzuerhalten, um es in echte Chancen umzuwandeln.

Warum können viele Unternehmen Leads generieren, aber sie nicht gut betreuen?

In der Anfangsphase erfolgt die Lead-Betreuung oft ziemlich manuell. Wenn neue Leads eingehen, werden E-Mails manuell versendet, Nachrichten manuell gesendet oder Anrufe aus dem Gedächtnis getätigt. Dieser Ansatz kann in Ordnung sein, solange die Anzahl der Leads gering ist. Aber wenn ein Unternehmen anfängt, eine Website, Landingpages, Registrierungsformulare und mehr Kontaktpunkte zu haben, stößt die manuelle Methode schnell an ihre Grenzen.

Das Problem ist nicht, dass Unternehmen ihre Leads nicht betreuen wollen. Das Problem ist, dass das Team nicht immer genug Zeit hat, jeden einzelnen gut zu betreuen.

Sehr häufige Anzeichen sind:

• Neue Leads gehen ein, aber die erste E-Mail kommt erst ein paar Tage später an
• Kunden haben Dokumente heruntergeladen oder Informationen hinterlassen, aber sie werden nicht weiterverfolgt
• Das Vertriebsteam konzentriert sich nur auf heiße Leads, während Leads, die sich noch in der Recherchephase befinden, vernachlässigt werden
• Die gesendeten Inhalte sind inkonsistent, mal vorhanden, mal nicht
• Marketing generiert Leads, aber es gibt keinen klaren Nachverfolgungsfluss, um die Begeisterung aufrechtzuerhalten

Hier beginnen E-Mail und Automatisierung eine deutlichere Rolle zu spielen. Nicht, weil das Unternehmen es kompliziert machen muss, sondern weil das Unternehmen eine Methode benötigt, um Leads konsistenter, zum richtigen Zeitpunkt und weniger abhängig vom Gedächtnis einzelner Personen zu betreuen.

Wann beginnt ein Unternehmen, Automatisierung zu benötigen?

Nicht jedes Unternehmen mit einer Website muss sofort Automatisierung implementieren. Aber wenn sich ein Unternehmen in einer der folgenden Situationen befindet, ist es an der Zeit, ernsthaft darüber nachzudenken:

1. Wenn die Website oder Landingpage anfängt, konstant Leads zu generieren

Wenn jede Woche Personen Formulare ausfüllen, Demos buchen, E-Mail-Adressen hinterlassen oder nach Beratung fragen, ist es an der Zeit, dass das Unternehmen einen klareren Nachverfolgungsfluss benötigt. Andernfalls werden diese Leads nach und nach übersehen oder nur sehr unregelmäßig betreut.

2. Wenn das Vertriebsteam klein ist und sich nicht sofort um jeden einzelnen Lead kümmern kann

Dies ist eine sehr verbreitete Situation bei KMU. Vertriebler müssen heiße Leads priorisieren, aber das bedeutet nicht, dass Leads, die noch nicht kaufbereit sind, unwichtig sind. Automatisierung hilft, diese Lücke zu schließen, indem der Kontakt mit Leads aufrechterhalten wird, während sich das Vertriebsteam auf Chancen konzentriert, die kurz vor dem Abschluss stehen.

3. Wenn das Unternehmen Leads pflegen möchte, anstatt nur darauf zu warten, dass Leads von selbst zurückkehren

Viele Leads kaufen nicht beim ersten Mal. Sie benötigen mehr Zeit, mehr Informationen oder mehr Vertrauen. Wenn das Unternehmen keinen Weg hat, sie nach der ersten Interaktion zu begleiten, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese Person abkühlt und verschwindet.

Mit anderen Worten, Automatisierung wird notwendig, wenn das Unternehmen nicht nur Leads generieren möchte, sondern auch verhindern möchte, dass Leads verloren gehen, nachdem sie gewonnen wurden.

Welche Rolle spielen E-Mail und Automatisierung nach der Website und Landingpage?

Websites und Landingpages erledigen oft gut den ersten Teil der Customer Journey. Sie helfen Kunden, das Unternehmen kennenzulernen, die Dienstleistungen oder Angebote zu verstehen und dann ihre Informationen zu hinterlassen. Aber nach diesem Zeitpunkt werden Kunden nicht automatisch zu Verkaufschancen.

Es gibt eine sehr wichtige Lücke: von dem Moment, in dem ein Kunde Informationen hinterlässt, bis zu dem Moment, in dem der Kunde bereit ist, tiefer zu diskutieren oder eine Entscheidung zu treffen. E-Mails und Automatisierung liegen genau in dieser Lücke.

Ihre Rolle umfasst normalerweise drei Teile:

• Aufrechterhaltung des Interesses
• Bereitstellung zusätzlicher Informationen zur richtigen Zeit
• Unterstützung des Vertriebsteams bei der systematischeren Nachverfolgung von Leads

Dies ist besonders wichtig für kleine Unternehmen, da nicht immer genügend Personal vorhanden ist, um jeden Lead engmaschig zu betreuen.

3 grundlegende Flows, die KMUs zuerst bedenken sollten

Nicht jedes Unternehmen benötigt ein sehr langes Automatisierungssystem. Für KMUs können bereits einige grundlegende, aber an den richtigen Stellen eingesetzte Flows einen erheblichen Unterschied machen.

1. Willkommens-Flow nach dem Ausfüllen eines Formulars

Dies ist ein sehr grundlegender, aber äußerst wichtiger Flow.

Wenn ein Kunde gerade Informationen auf einer Website oder einer Landingpage hinterlassen hat, ist das Interesse am frischesten. Eine erste E-Mail, die rechtzeitig versendet wird, kann bestätigen, dass das Unternehmen die Informationen erhalten hat und gleichzeitig ein professionelleres und proaktiveres Gefühl vermitteln.

Dieser Flow ist in der Regel geeignet, wenn der Kunde:

• Beratung anfordert
• Dokumente herunterlädt
• eine Demo anfordert
• einen Bedarf über ein Formular mitteilt

Die erste E-Mail muss nicht zu lang sein. Wichtig ist, dass sie klar, zielgerichtet ist und dem Kunden den nächsten Schritt aufzeigt.

2. Lead-Nurturing-Flow mit relevanten Inhalten oder Informationen

Nicht jeder, der seine E-Mail hinterlässt, ist sofort kaufbereit. Es gibt Personen, die sich in der Erkundungs-, Vergleichs- oder Wartephase befinden. Hier kommt das Lead-Nurturing per E-Mail zum Einsatz.

Das Unternehmen kann dann Inhalte senden wie:

• detailliertere Erklärungen zu Dienstleistungen oder Lösungen
• Fallstudien oder praktische Beispiele
• häufig gestellte Fragen (FAQs)
• Punkte, die dem Kunden helfen, das Problem, das ihn interessiert, besser zu verstehen

Dieser Flow hilft dem Unternehmen, nach dem ersten Kontakt nicht zu verschwinden. Er hilft auch dabei, dass der Lead das Unternehmen länger im Gedächtnis behält, anstatt dass das Interesse abkühlt.

3. Reaktivierungs-Flow für unentschlossene Leads

Dies ist ein sehr nützlicher, aber oft übersehener Flow. Viele Leads waren einst interessiert, haben Formulare ausgefüllt oder E-Mails geöffnet, aber danach keine weiteren Schritte unternommen. Ohne einen Reaktivierungs-Flow bleiben diese Leads oft untätig im System.

Eine sinnvolle Reihe von Erinnerungen kann dem Unternehmen helfen, die Aufmerksamkeit zurückzugewinnen, indem:

• der Kernnutzen oder Vorteil wiederholt wird
• der nächste Schritt vorgeschlagen wird, wie z. B. eine Terminvereinbarung, eine Demo oder eine Rückmeldung zum Bedarf
• ein klarerer Grund gegeben wird, die Unterhaltung wieder aufzunehmen

Für kleine Unternehmen kann die effektive Nutzung dieser Lead-Gruppe die Effizienz der Lead-Betreuung bereits erheblich verbessern.

Wie sollten Website, CRM, E-Mail und Automatisierung zusammenarbeiten?

Das ist der wichtigste Punkt. Wenn E-Mails und Automatisierung von der Website und dem CRM getrennt sind, ist es für das Unternehmen immer noch sehr einfach, in den Abläufen unterbrochen zu werden.

Ein sinnvoller Flow folgt normalerweise dieser Logik:

• Die Website oder Landingpage ist der Ort, an dem Kunden Informationen hinterlassen.
• Das CRM ist der Ort, an dem Leads erfasst und Kundendaten verfolgt werden.
• E-Mails und Automatisierung sind die Elemente, die die Kommunikation aufrechterhalten und Leads je nach Situation pflegen.

Wenn diese drei Teile zusammenarbeiten, geht das Unternehmen über die reine Tatsache hinaus, "ein Formular auf der Website zu haben". Das Unternehmen beginnt, eine klarere Reise zu haben, von dem Moment, in dem ein Kunde die Website besucht, Informationen hinterlässt, im CRM erfasst wird und durch E-Mail oder Automatisierung weiter betreut wird.

Diese Kontinuität ist es, die verhindert, dass Leads nach dem ersten Kontakt verloren gehen.

Wie GTG CRM bei diesem Problem hilft

GTG CRM ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die bereits eine Website oder Landingpage haben und ihre Lead-Betreuung weiter verbessern möchten.

Wenn Leads von einer Website oder Landingpage kommen, kann ein Unternehmen die Daten übersichtlicher im CRM verwalten, anstatt Informationen verstreut zu lassen. Von dort aus können E-Mail und Automatisierung der nächste Schritt im Lead-Pflege-Flow werden, anstatt ein manueller, inkonsistenter Schritt.

Mit GTG CRM können Unternehmen E-Mail-, Nachrichten- oder Benachrichtigungs-Workflows erstellen, um den Lead-Pflegeprozess und die Kundenverfolgung zu unterstützen. Wichtig ist hierbei nicht, das System übermäßig kompliziert zu gestalten. Der größere Wert liegt darin, dass das Unternehmen beginnt, Leads konsistenter und zum richtigen Zeitpunkt zu pflegen und sich weniger auf das persönliche Gedächtnis zu verlassen.

Wenn die Website dem Unternehmen einen klareren ersten Kontaktpunkt bietet, sorgen E-Mail und Automatisierung dafür, dass der nächste Teil der Customer Journey weniger unterbrochen wird.

Fazit

Websites und Landing Pages sind eine sehr wichtige Grundlage, um Interesse zu wecken und Leads zu sammeln. Aber wenn das Unternehmen danach keine Möglichkeit hat, diese kontinuierlich zu pflegen, werden viele Leads auf dem Niveau von „war mal interessiert“ stecken bleiben.

E-Mail und Automatisierung helfen, diese Lücke zu schließen. Sie ermöglichen es dem Unternehmen, die Kommunikation aufrechtzuerhalten, Leads besser zu pflegen und einen klareren Follow-up-Flow zu schaffen, nachdem Kunden ihre Informationen hinterlassen haben.

Für KMUs ist dies nichts, was von Anfang an groß umgesetzt werden muss. Aber wenn Website und Landing Pages beginnen, Leads zu generieren, ist E-Mail und Automatisierung der nächste wichtige Schritt, den man in Betracht ziehen sollte, damit das Verkaufssystem nicht unterbrochen wird.

Mit GTG CRM kann das Unternehmen die Website mit E-Mail und Automatisierung auf übersichtlichere Weise verbinden und so die Lead-Pflege zu einem natürlichen Bestandteil des Betriebsprozesses machen, anstatt zu einer zusätzlichen Aufgabe, die erledigt wird, wenn Zeit bleibt.