Alles, was Sie über elektronische Rechnungen wissen müssen: Wann Sie sie ausstellen und wie Sie mit Fehlern umgehen

Wann ist die Ausstellung einer elektronischen Rechnung zwingend erforderlich?

Die elektronische Rechnung ist ein verpflichtendes Dokument, wenn ein Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen gemäß den steuer- und rechnungsrechtlichen Vorschriften erfolgt.

Die richtige Bestimmung des Rechnungszeitpunkts ist entscheidend für die Gültigkeit der Rechnung und die entstehenden Steuerpflichten.

Zeitpunkt der Rechnungsstellung nach den gesetzlichen Vorschriften

Zeitpunkt der Rechnungsstellung beim Verkauf von Waren

Gemäß Punkt a Absatz 6 Artikel 1 des Dekrets Nr. 70/2025/NĐ-CP, das Absatz 1 Artikel 9 des Dekrets Nr. 123/2020/NĐ-CP ändert, gilt:

Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung beim Verkauf von Waren ist der Zeitpunkt der Übertragung des Eigentums- oder Nutzungsrechts an den Käufer, unabhängig davon, ob die Zahlung bereits eingegangen ist oder nicht.

Diese Regelung gilt für:

• Den gewöhnlichen Warenverkauf
• Den Verkauf und die Übertragung von öffentlichem Vermögen
• Den Verkauf von staatlichen Vorratsgütern

Beim Export von Waren bestimmt der Verkäufer den Zeitpunkt der Rechnungsstellung, jedoch spätestens bis zum nächsten Arbeitstag nach dem Tag, an dem die Waren nach dem Zollrecht verzollt wurden.

Zeitpunkt der Rechnungsstellung bei der Erbringung von Dienstleistungen

Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung bei der Erbringung von Dienstleistungen ist der Zeitpunkt der vollständigen Erbringung der Dienstleistung, unabhängig davon, ob die Zahlung bereits eingegangen ist oder nicht.

Wird die Zahlung vor oder während der Erbringung der Dienstleistung erhalten, ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung der Zeitpunkt des Zahlungseingangs; ausgenommen sind folgende Beträge:

• Anzahlungen
• Vorauszahlungen zur Sicherstellung der Vertragserfüllung

Diese Regelung gilt für besondere Dienstleistungen wie:

• Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung
• Finanzberatung, Steuerberatung
• Bewertung
• Vermessung, technische Planung
• Baubegleitende Beratung
• Erstellung von Investitions- und Bauprojekten

Häufige Situationen zum Rechnungszeitpunkt

Darf eine elektronische Rechnung rückdatiert werden?

Nein.

Nach den geltenden gesetzlichen Vorschriften ist es nicht erlaubt, eine elektronische Rechnung rückzudatieren. Das Ausstellen einer Rechnung zu einem falschen Zeitpunkt oder eine absichtliche Rückdatierung stellt eine verwaltungsrechtliche Ordnungswidrigkeit im Bereich Rechnungsstellung dar.

Ist Lieferung vorab, Rechnung später erlaubt?

Nein.

Wenn die Ware vorab geliefert wird, aber zum Zeitpunkt der Übertragung des Eigentums- oder Nutzungsrechts keine Rechnung ausgestellt wird, gilt dies als Ausstellung einer Rechnung zum falschen Zeitpunkt und wird gemäß den Vorschriften geahndet.

Bußgeldhöhe bei falschem Rechnungszeitpunkt

Ab dem 01.01.2026 tritt das Dekret Nr. 310/2025/NĐ-CP in Kraft, das Folgendes regelt:

Die Geldstrafe für die Ausstellung einer Rechnung zum falschen Zeitpunkt kann je nach Folgendem bis zu 70 Millionen VND betragen:

• Art des Verstoßes
• Schwere des Verstoßes
• Anzahl der Verstöße

Die Ausstellung der Rechnung zum richtigen Zeitpunkt ist eine zwingende Anforderung, keine Wahlmöglichkeit.

Grundsätze für den Umgang mit fehlerhaften elektronischen Rechnungen

Rechnung bereits erstellt, mit Steuermeldecode, aber noch nicht an den Käufer gesendet, Fehler festgestellt

Der Verkäufer führt Folgendes durch:

• Erstellt eine neue elektronische Ersatzrechnung
• Vermerkt deutlich: "Ersatz für Rechnung Formular Nr. … Kennzeichen … Nr. … vom … Tag … Monat … Jahr …"
• Sendet die Ersatzrechnung an den Käufer
• Übermittelt gleichzeitig die Daten der Ersatzrechnung an die Steuerbehörde

Rechnung bereits an den Käufer gesendet, Fehler festgestellt

a. Fehler im Namen oder in der Adresse des Käufers (Steuernummer nicht falsch)

Der Verkäufer:

• Informiert den Käufer
• Muss die Rechnung nicht neu ausstellen
• Erledigt die Meldung bei der Steuerbehörde gemäß Formular 04/SS-HĐĐT

b. Fehler bei der Steuernummer, dem Betrag, dem Steuersatz, der Steuer oder wenn die Waren nicht der Spezifikation bzw. Qualität entsprechen

Der Verkäufer und der Käufer (falls es sich um eine Organisation handelt) müssen:

• Eine Vereinbarung in Schriftform erstellen, in der die fehlerhaften Inhalte klar angegeben sind

Danach wird eine von zwei Formen gewählt:

Angepasste Rechnung: Wird angewendet, wenn ein Teil des Inhalts angepasst werden muss.

• Geben Sie klar an: "Anpassung für Rechnung Formularnummer… Kennzeichen… Nummer… Datum… Monat… Jahr…"
• Geben Sie klar den erhöhten oder verminderten Anpassungsbetrag an

Ersatzrechnung: Wird verwendet, wenn die gesamte Originalrechnung ersetzt werden muss.

• Geben Sie klar an: "Ersetzt durch Rechnung Formularnummer… Kennzeichen… Nummer… Datum… Monat… Jahr…"

Nach der Erstellung:

• Der Verkäufer signiert elektronisch
• Rechnung an den Käufer senden
• Daten der angepassten oder ersetzten Rechnung an die Steuerbehörde übermitteln

Mehr lesen: Gesamtübersicht über Ersatzrechnungen und Anpassungsrechnungen

Einige besondere Verarbeitungsfälle

Rabatte, Aktionen, Wertanpassungen bei Bauprojekten: Neue Rechnung im aktuellen Zeitraum erstellen und die Differenz als Erhöhung oder Verringerung angeben.

Warenrücksendungen, Preisnachlässe nach bereits ausgestellter Rechnung: Nur eine Anpassungsrechnung erstellen, keine Ersatzrechnung.

Mehrere fehlerhafte Rechnungen für denselben Käufer im selben Monat: Es darf nur eine einzige Anpassungsrechnung oder eine einzige Ersatzrechnung erstellt werden, zusammen mit einer detaillierten Aufstellung der ursprünglichen Rechnungen.

Fall, in dem der erforderliche Hinweis auf der Anpassungs- oder Ersatzrechnung fehlt

• Die Rechnung gilt als ungültig
• Sie muss in der ursprünglichen Form erneut bearbeitet werden

Fall, in dem die Anpassungs- oder Ersatzrechnung weiterhin fehlerhaft ist

Die Ersatzrechnung wird in einer Kette behandelt: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Die Anpassungsrechnung wird nach dem Prinzip der Kumulation behandelt: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Wichtiger Hinweis

Ab dem 01.06.2025:

• Bereits ausgestellte elektronische Rechnungen dürfen nicht mehr storniert werden
• Alle Fehler müssen zwingend mit einer Anpassungsrechnung oder einer Ersatzrechnung behoben werden

Fazit

Für neue Verkäufer ist es wichtig, genau zu wissen:

• Wann eine Rechnung ausgestellt werden muss
• Die Rechnung zum richtigen Zeitpunkt auszustellen
• Fehler korrekt zu beheben

Dies ist eine zwingende Voraussetzung, um gesetzeskonform zu handeln, Bußgeldrisiken zu vermeiden und einen transparenten, nachhaltigen Geschäftsbetrieb sicherzustellen.