Alles über elektronische Rechnungen: Wann ausstellen, wie Fehler beheben

Wann muss eine elektronische Rechnung zwingend ausgestellt werden?

Eine elektronische Rechnung ist eine obligatorische Urkunde, wenn eine Transaktion mit Warenverkauf oder Dienstleistungserbringung gemäß den Steuer- und Rechnungslegungsgesetzen stattfindet.

Die korrekte Bestimmung des Rechnungsdatums ist entscheidend für die Gültigkeit der Rechnung und die anfallende Steuerschuld.

Rechnungsdatum gemäß Gesetzgebung

Rechnungsdatum für Warenverkäufe

Gemäß Artikel 1 Absatz 6 Buchstabe a des Dekrets Nr. 70/2025/ND-CP, das Artikel 9 Absatz 1 des Dekrets Nr. 123/2020/ND-CP ändert, gilt:

Das Rechnungsdatum für Warenverkäufe ist der Zeitpunkt der Übertragung des Eigentums oder des Nutzungsrechts an der Ware an den Käufer, unabhängig davon, ob die Zahlung erfolgt ist oder nicht.

Diese Regelung gilt für:

• Normale Warenverkäufe
• Verkauf und Übertragung von Staatsvermögen
• Verkauf von Waren aus nationalen Reserven

Für Warenexporte bestimmt der Verkäufer das Rechnungsdatum, jedoch spätestens am nächsten Werktag nach der Zollabfertigung gemäß Zollrecht.

Rechnungsdatum für Dienstleistungen

Das Rechnungsdatum für Dienstleistungen ist der Zeitpunkt der Fertigstellung der Dienstleistungserbringung, unabhängig davon, ob die Zahlung erfolgt ist oder nicht.

Bei Vorauszahlungen oder Zahlungen während der Dienstleistungserbringung ist das Rechnungsdatum der Zeitpunkt des Zahlungseingangs, ausgenommen davon sind:

• Anzahlungen
• Vorschüsse zur Sicherung der Vertragserfüllung

Diese Regelung gilt für spezifische Dienstleistungen wie:

• Buchhaltung, Prüfung
• Finanzberatung, Steuerberatung
• Wertermittlung
• Technische Untersuchung und Planung
• Bauüberwachung
• Erstellung von Bauprojekten

Häufige Situationen bezüglich des Rechnungsdatums

Ist es erlaubt, eine elektronische Rechnung mit rückdatiertem Datum auszustellen?

Nein.

Nach geltendem Recht ist es nicht gestattet, elektronische Rechnungen rückzudatieren. Die Ausstellung einer Rechnung zum falschen Zeitpunkt oder die vorsätzliche Rückdatierung stellt eine Ordnungswidrigkeit im Zusammenhang mit Rechnungen dar.

Ist es erlaubt, die Ware zuerst zu liefern und die Rechnung später auszustellen?

Nein.

Die Lieferung von Waren im Voraus ohne Ausstellung einer Rechnung zum Zeitpunkt der Übertragung des Eigentums oder des Nutzungsrechts gilt als Rechnungsstellung zum falschen Zeitpunkt und wird entsprechend geahndet.

Strafen bei Rechnungsstellung zum falschen Zeitpunkt

Ab dem 01.01.2026 tritt das Dekret Nr. 310/2025/ND-CP in Kraft, das Folgendes vorsieht:

Die Strafen für die Rechnungsstellung zum falschen Zeitpunkt können bis zu 70 Millionen VND betragen, abhängig von:

• Der Art des Verstoßes
• Dem Schweregrad des Verstoßes
• Der Anzahl der Verstöße

Die korrekte Rechnungsstellung ist eine zwingende Anforderung, keine Option.

Prinzipien für die Bearbeitung fehlerhafter elektronischer Rechnungen

Bereits ausgestellte Rechnung mit Steuernummern-Code, aber noch nicht an den Käufer gesendet, wenn ein Fehler entdeckt wird

Der Verkäufer führt Folgendes aus:

• Erstellt eine neue elektronische Rechnung als Ersatz
• Gibt an: „Ersetzt Rechnung Modellnr. … Kennzeichen … Nummer … Datum … Monat … Jahr …“
• Sendet die Ersatzrechnung an den Käufer
• Sendet gleichzeitig die Daten der Ersatzrechnung an das Finanzamt

An den Käufer gesendete Rechnung, wenn ein Fehler entdeckt wird

a. Falscher Name, falsche Adresse des Käufers (Steuernummer korrekt)

Der Verkäufer:

• Informiert den Käufer
• Muss keine neue Rechnung erstellen
• Informiert das Finanzamt gemäß Formular 04/SS-HĐĐT

b. Falsche Steuernummer, falscher Betrag, falscher Steuersatz, falscher Steuerbetrag oder Waren entsprechen nicht den Spezifikationen oder der Qualität

Der Verkäufer und der Käufer (falls juristische Personen) müssen:

• Eine schriftliche Vereinbarung erstellen, die den Inhalt des Fehlers klar darlegt

Anschließend wählen sie eine der beiden Optionen:

Berichtigungsrechnung: Gilt, wenn Teile des Inhalts korrigiert werden müssen.

• Gibt an: „Berichtigung der Rechnung Modellnr. … Kennzeichen … Nummer … Datum … Monat … Jahr …“
• Gibt den zu erhöhenden oder zu reduzierenden Teil an

Ersatzrechnung: Gilt, wenn die ursprüngliche Rechnung vollständig ersetzt werden muss.

• Gibt an: „Ersetzt Rechnung Modellnr. … Kennzeichen … Nummer … Datum … Monat … Jahr …“

Nach der Erstellung:

• Der Verkäufer signiert digital
• Sendet die Rechnung an den Käufer
• Sendet die Daten der berichtigten oder ersetzten Rechnung an das Finanzamt

Lesen Sie mehr: Zusammenfassung über Ersatzrechnungen und Berichtigungsrechnungen

Spezielle Fälle

Rabatte, Werbeaktionen, Anpassung von Bauprojektwerten: Erstellen Sie eine neue Rechnung für den aktuellen Zeitraum, die die Differenz (erhöht oder verringert) ausweist.

Warenrückgabe, Preisnachlass nach Rechnungsstellung: Es wird nur eine Berichtigungsrechnung erstellt, keine Ersatzrechnung.

Mehrere fehlerhafte Rechnungen für denselben Käufer im selben Monat: Es ist zulässig, eine einzige Berichtigungsrechnung oder Ersatzrechnung zu erstellen, zusammen mit einer detaillierten Liste der ursprünglichen Rechnungen.

Fälle fehlender obligatorischer Anmerkungen auf Berichtigungs- oder Ersatzrechnungen

• Die Rechnung wird als ungültig eingestuft
• Muss gemäß dem ursprünglichen Format neu bearbeitet werden

Fälle, in denen Berichtigungs- oder Ersatzrechnungen weiterhin fehlerhaft sind

Ersatzrechnungen werden sequenziell bearbeitet: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Berichtigungsrechnungen werden nach dem Additionsprinzip bearbeitet: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Wichtige Hinweise

Ab dem 01.06.2025:

• Es ist nicht mehr gestattet, bereits erstellte elektronische Rechnungen zu stornieren
• Alle Fehler müssen durch Berichtigungs- oder Ersatzrechnungen behoben werden

Fazit

Für neue Verkäufer ist es unerlässlich, Folgendes zu verstehen:

• Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden
• Die richtige Rechnungsstellung
• Die korrekte Bearbeitung von Fehlern

Dies sind die zwingenden Voraussetzungen zur Einhaltung des Gesetzes, zur Vermeidung von Strafen und zur Gewährleistung eines transparenten und nachhaltigen Geschäftsbetriebs.