Übersicht über Ersatz- und Korrekturrechnungen

Die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen mit Fehlern ist ein häufiges Geschäft im Bereich Buchhaltung und Steuern. Je nach Art des Fehlers und Wesen des Geschäfts kann der Verkäufer wählen, ob er eine Ersatzrechnung oder eine Korrekturrechnung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen erstellt.

Das Dekret Nr. 70/2025/ND-CP (Änderung und Ergänzung des Dekrets Nr. 123/2020/ND-CP) hat den Anwendungsbereich und die Art und Weise, wie diese beiden Formen angewendet werden, weiter präzisiert. Der folgende Artikel stellt das rechtliche Wesen dar und hilft, klar zu unterscheiden, um korrekt anzuwenden.

Ersatzrechnung

Konzept

Eine Ersatzrechnung ist eine elektronische Rechnung, die erstellt wird, um den gesamten Inhalt der zuvor ausgestellten elektronischen Rechnung, die einen schwerwiegenden Fehler aufweist, zu ersetzen, was dazu führt, dass die ursprüngliche Rechnung für Steuererklärungen und Buchhaltungszwecke nicht mehr verwendet werden kann.

Auf der Ersatzrechnung muss Folgendes klar angegeben sein: "Ersetzt Rechnung Muster-Nr., Kennung..., Nr...., Datum... Tag... Monat... Jahr...".

Wann muss eine Ersatzrechnung erstellt werden

Eine Ersatzrechnung wird angewendet, wenn die ausgestellte Rechnung wesentliche Fehler aufweist:

• Falsche Steuernummer des Verkäufers oder Käufers
• Falscher Zahlungsbetrag, einschließlich Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag
• Falsche Informationen zu Waren und Dienstleistungen wie Art, Spezifikation, Qualität
• Rechnung ist beschädigt, zerrissen, unkenntlich gemacht, Informationen fehlen
• Rechnung ist verloren oder nicht verwendbar

Rechtliche Grundsätze für die Erstellung einer Ersatzrechnung

• Der Ersatz muss die Zustimmung oder eine gültige Mitteilung an den Käufer haben
• Die Ersatzrechnung ersetzt die ursprüngliche Rechnung vollständig; es gibt keine parallele Gültigkeit für die Deklaration
• Die Daten der Ersatzrechnung müssen klar mit der ersetzten Rechnung verknüpft sein
• Die Steuererklärung erfolgt auf Grundlage der Ersatzrechnung

Korrekturrechnung

Konzept

Eine Korrekturrechnung ist eine elektronische Rechnung, die erstellt wird, um einen Teil des Inhalts der zuvor ausgestellten elektronischen Rechnung zu korrigieren, wenn die ursprüngliche Rechnung noch rechtlich gültig ist, aber Abweichungen oder notwendige Änderungen auftreten.

Auf der Korrekturrechnung muss Folgendes klar angegeben sein: "Korrektur für Rechnung Muster-Nr...., Kennung..., Nr...., Datum... Tag... Monat... Jahr...".

Wann eine Korrekturrechnung erstellt wird

Erstens, wenn die ausgestellte Rechnung Fehler aufweist bezüglich:

• Steuernummer
• Betrag
• Steuersatz, Steuerbetrag
• Informationen zu Waren und Dienstleistungen

und die Parteien die Korrekturform anstelle des Ersatzes wählen.

Zweitens, wenn die ausgestellte Rechnung zum Zeitpunkt der Ausstellung korrekt war, aber danach folgendes eintritt:

• Anpassung des Zahlungsbetrags bei Abrechnung
• Anpassung der Menge, des Werts gemäß der Schlussfolgerung der zuständigen Behörde

Drittens, besondere Fälle:

• Handelsrabatte nach Umsatz, Produktion
• Rücksendung von Waren, Dienstleistungen (ganz oder teilweise)
• Anpassung von Gebühren, Rückerstattung von Gebühren im Versicherungsbereich
• Anpassung von Transaktionen im Immobilien- und Bausektor
• Anpassung von Dienstleistungsgebühren im Banken- und Zahlungsvermittlungssektor
• Anpassungen im Bereich Telekommunikation, Prepaid-Karten

Rechtliche Grundsätze für die Erstellung einer Korrekturrechnung

• Die Korrekturrechnung macht die ursprüngliche Rechnung nicht ungültig
• Die Steuererklärung erfolgt in der Periode der Erstellung der Korrekturrechnung; keine Rückwirkung auf frühere Perioden
• Der Korrekturbetrag muss das wirtschaftliche Wesen der Transaktion korrekt widerspiegeln
• Die Korrekturrechnung muss von unterstützenden Dokumenten wie einem Kooperationsprotokoll, einer detaillierten Aufstellung begleitet sein

Unterscheidung zwischen Ersatzrechnung und Korrekturrechnung

Lesen Sie mehr: Alles über elektronische Rechnungen: Wann ausstellen, wie Fehler beheben

Schlussfolgerung

Die Wahl zwischen einer Ersatzrechnung oder einer Korrekturrechnung hängt nicht von der subjektiven Absicht ab, sondern muss auf der Art des Fehlers und dem Wesen der wirtschaftlichen Transaktion basieren.

Fehler, die die Nutzung der ursprünglichen Rechnung ungültig machen: Anwendung der Ersatzrechnung.

Anpassung des Werts oder korrigierbare Fehler: Anwendung der Korrekturrechnung.

Die korrekte Anwendung der Form gewährleistet nicht nur die Einhaltung der Gesetze zu Rechnungen und Steuern, sondern auch die Begrenzung von Risiken bei Steuerprüfungen und die Gewährleistung der Transparenz in der Buchhaltung.