Zusammenfassung der Ersatzrechnungen und Korrekturrechnungen

Die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen mit Fehlern ist ein häufiges Geschäft im Rechnungswesen und Steuerwesen. Abhängig von der Art des Fehlers und der Natur des Geschäfts kann der Verkäufer wählen, ob er eine Ersatzrechnung oder eine berichtigte Rechnung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ausstellt.

Die Verordnung Nr. 70/2025/ND-CP (Änderung und Ergänzung der Verordnung Nr. 123/2020/ND-CP) hat den Umfang und die Anwendung dieser beiden Formen weiter geklärt. Der folgende Artikel erläutert die rechtliche Natur und hilft bei der klaren Unterscheidung zur korrekten Anwendung.

Ersatzrechnung

Begriff

Eine Ersatzrechnung ist eine elektronische Rechnung, die zur vollständigen Ersetzung des Inhalts einer zuvor ausgestellten elektronischen Rechnung mit schwerwiegenden Fehlern ausgestellt wird, wodurch die ursprüngliche Rechnung nicht mehr für die Steuererklärung und Verbuchung verwendet werden kann.

Auf der Ersatzrechnung muss der folgende Inhalt klar angegeben sein: "Ersetzt Rechnung Muster..., Kennung..., Nummer..., Datum... Monat... Jahr...".

Wann muss eine Ersatzrechnung ausgestellt werden?

Eine Ersatzrechnung wird ausgestellt, wenn die ausgestellte Rechnung wesentliche Fehler aufweist:

• Falsche Steuernummer des Verkäufers oder Käufers
• Falscher Zahlungswert, einschließlich Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag
• Falsche Informationen zu Waren oder Dienstleistungen, wie Typ, Spezifikation, Qualität
• Beschädigte, zerrissene, radiere, verlorene Informationen auf der Rechnung
• Verlorene oder unbrauchbare Rechnung

Rechtliche Grundsätze für die Ausstellung einer Ersatzrechnung

• Der Austausch muss mit dem Käufer abgestimmt oder ordnungsgemäß mitgeteilt werden
• Die Ersatzrechnung ersetzt die ursprüngliche Rechnung vollständig, es gibt keine parallele Gültigkeit für die Steuererklärung
• Die Daten der Ersatzrechnung müssen klar mit der ersetzten Rechnung verknüpft sein
• Die Steuererklärung erfolgt auf Grundlage der Ersatzrechnung

Berichtigte Rechnung

Begriff

Eine berichtigte Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die zur teilweisen Anpassung des Inhalts einer zuvor ausgestellten elektronischen Rechnung ausgestellt wird, wenn die ursprüngliche Rechnung noch rechtlich gültig ist, aber Abweichungen oder Änderungen auftreten, die angepasst werden müssen.

Auf der berichtigten Rechnung muss der folgende Inhalt klar angegeben sein: "Berichtigung für Rechnung Muster..., Kennung..., Nummer..., Datum... Monat... Jahr...".

Wann ist eine berichtigte Rechnung auszustellen?

Erstens, wenn die ausgestellte Rechnung Fehler aufweist bei:

• Steuernummer
• Betrag
• Steuersatz, Steuerbetrag
• Informationen zu Waren, Dienstleistungen

und die Parteien sich für die Form der Berichtigung anstelle des Austauschs entscheiden.

Zweitens, wenn die Rechnung zum Zeitpunkt der Ausstellung korrekt war, aber später auftritt:

• Anpassung des Zahlungswerts bei der Abrechnung
• Anpassung von Menge, Wert gemäß der Feststellung der zuständigen Behörde

Drittens, besondere Fälle:

• Handelsrabatte, die nach Umsatz oder Produktionsmenge berechnet werden
• Rückgabe von Waren, Dienstleistungen (ganz oder teilweise)
• Anpassung von Gebühren, Rückerstattung von Gebühren im Versicherungsbereich
• Anpassung von Transaktionen im Immobilien- und Baugewerbe
• Anpassung von Servicegebühren im Bank- und Zahlungsvermittlungssektor
• Anpassungen im Bereich Telekommunikation, Prepaid-Karten

Rechtliche Grundsätze für die Ausstellung einer berichtigten Rechnung

• Die berichtigte Rechnung macht die ursprüngliche Rechnung nicht ungültig
• Die Steuererklärung erfolgt in dem Zeitraum, in dem die berichtigte Rechnung ausgestellt wird, keine Rückwirkung für frühere Zeiträume
• Der Inhalt der Berichtigung muss die wirtschaftliche Natur des Geschäfts korrekt widerspiegeln
• Die berichtigte Rechnung muss von Begleitdokumenten wie einer Einverständniserklärung, einer detaillierten Aufstellung begleitet werden

Unterschied zwischen Ersatzrechnung und berichtigter Rechnung

Weiterlesen: Alles über elektronische Rechnungen: Wann Sie eine ausstellen müssen, wie Sie Fehler beheben

Fazit

Die Wahl zwischen einer Ersatzrechnung oder einer Korrekturrechnung hängt nicht von der subjektiven Willensentscheidung ab, sondern muss auf der Art des Fehlers und der Natur des wirtschaftlichen Geschäftsvorfalls basieren.

Fehler, die die Nutzung der Originalrechnung ungültig machen: Ersatzrechnung anwenden.

Wertanpassungen oder Fehler, die korrigiert werden können: Korrekturrechnung anwenden.

Die richtige Form anzuwenden, gewährleistet nicht nur die Einhaltung der Gesetze über Rechnungen und Steuern, sondern reduziert auch das Risiko bei Steuerprüfungen und stellt die Transparenz in der Buchhaltung sicher.