Khi nào bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là chứng từ bắt buộc khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn.

Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn có ý nghĩa quyết định đến tính hợp lệ của hóa đơn và nghĩa vụ thuế phát sinh.

Thời điểm lập hóa đơn theo quy định pháp luật

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Căn cứ Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Khoản 1 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, quy định:

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Quy định này áp dụng cho:

• Bán hàng hóa thông thường
• Bán, chuyển nhượng tài sản công
• Bán hàng dự trữ quốc gia

Đối với xuất khẩu hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn do người bán xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo pháp luật hải quan.

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, không bao gồm các khoản:

• Đặt cọc
• Tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng

Quy định này áp dụng đối với các dịch vụ đặc thù như:

• Kế toán, kiểm toán
• Tư vấn tài chính, tư vấn thuế
• Thẩm định giá
• Khảo sát, thiết kế kỹ thuật
• Tư vấn giám sát
• Lập dự án đầu tư xây dựng

Các tình huống thường gặp về thời điểm xuất hóa đơn

Có được xuất hóa đơn điện tử lùi ngày không?

Không.

Theo quy định pháp luật hiện hành, không được phép lập hóa đơn điện tử lùi ngày. Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc cố ý lùi ngày là hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn.

Giao hàng trước, xuất hóa đơn sau có được không?

Không.

Giao hàng trước nhưng không lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được xác định là xuất hóa đơn sai thời điểm và sẽ bị xử phạt theo quy định.

Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm

Từ ngày 01/01/2026, Nghị định số 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, quy định:

Mức phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm có thể lên tới 70 triệu đồng, tùy theo:

• Tính chất vi phạm
• Mức độ vi phạm
• Số lần vi phạm

Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm là yêu cầu bắt buộc, không phải lựa chọn.

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Hóa đơn đã lập, có mã cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, phát hiện sai sót

Người bán thực hiện:

• Lập hóa đơn điện tử mới thay thế
• Ghi rõ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…"
• Gửi hóa đơn thay thế cho người mua
• Đồng thời gửi dữ liệu hóa đơn thay thế đến cơ quan thuế

Hóa đơn đã gửi cho người mua, phát hiện sai sót

a. Sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế)

Người bán:

• Thông báo cho người mua
• Không phải lập lại hóa đơn
• Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

b. Sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng

Người bán và người mua (nếu là tổ chức) phải:

• Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót

Sau đó lựa chọn một trong hai hình thức:

Hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi cần điều chỉnh một phần nội dung.

• Ghi rõ: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…"
• Ghi rõ phần điều chỉnh tăng hoặc giảm

Hóa đơn thay thế: Áp dụng khi cần thay thế toàn bộ hóa đơn gốc.

• Ghi rõ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…"

Sau khi lập:

• Người bán ký số
• Gửi hóa đơn cho người mua
• Gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đến cơ quan thuế

Đọc thêm: Tổng Hợp Về Hoá Đơn Thay Thế Và Hoá Đơn Điều Chỉnh

Một số trường hợp xử lý đặc thù

Chiết khấu, khuyến mại, điều chỉnh giá trị công trình: Lập hóa đơn mới tại kỳ hiện tại, ghi chênh lệch tăng hoặc giảm.

Hàng hóa trả lại, giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn: Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh, không lập hóa đơn thay thế.

Nhiều hóa đơn sai cho cùng một người mua trong cùng tháng: Được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế duy nhất, kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc.

Trường hợp thiếu ghi chú bắt buộc trên hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

• Hóa đơn bị xác định là không hợp lệ
• Phải xử lý lại theo đúng hình thức ban đầu

Trường hợp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục bị sai

Hóa đơn thay thế được xử lý theo chuỗi: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Hóa đơn điều chỉnh được xử lý theo nguyên tắc cộng dồn: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Lưu ý quan trọng

Từ ngày 01/6/2025:

• Không còn được hủy hóa đơn điện tử đã lập
• Mọi sai sót bắt buộc phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

Kết luận

Đối với người bán hàng mới, việc nắm rõ:

• Khi nào phải xuất hóa đơn
• Xuất đúng thời điểm
• Xử lý đúng sai sót

là điều kiện bắt buộc để tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro xử phạt và đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch, bền vững.