Sie haben Vertriebsmitarbeiter, eine Website, Kunden, die Kontaktformulare ausfüllen – aber niemand weiß genau, in welcher Phase sich der Kunde befindet, wer ihn betreut und wann er ein Follow-up benötigt. Das Ergebnis: Leads gehen verloren, Vertriebler rufen überschneidend denselben Kunden an oder, noch schlimmer, der Kunde wartet drei Tage, bis ihn jemand kontaktiert, und wechselt dann zum Wettbewerber.
Dies ist ein Prozess für den Empfang von Leads von Ihrer Website in Ihr CRM, den jedes kleine Unternehmen mit GTG CRM implementieren kann – klar, verantwortungsbewusst und nachverfolgbar.
Das Problem von KMUs: Leads kommen herein, aber niemand weiß, wer sie bearbeitet
In kleinen Unternehmen (5-20 Mitarbeiter) läuft der Lead-Empfangsprozess normalerweise so ab:
- Kunde füllt ein Formular auf der Website aus
- Eine E-Mail-Benachrichtigung geht an eine gemeinsame E-Mail-Adresse
- Wer zuerst liest, bearbeitet es; wer beschäftigt ist, übersieht es
- Es gibt keinen Ort, an dem vermerkt werden kann, ob der Kunde kontaktiert wurde und wie das Ergebnis war
- Am Monatsende weiß man nicht, wie viele Leads bearbeitet und wie viele verloren gingen
Folgen: - Leads gehen verloren – niemand übernimmt die Verantwortung - Vertriebler rufen denselben Kunden an → unzufriedene Kunden - Keine Daten zur Bewertung, welche Vertriebler gut abschneiden - Geld für Anzeigen wird ausgegeben, aber der ROI von Leads kann nicht gemessen werden
Standardprozess: Formular → Weiterleitung → CRM → Status → Follow-up → Berichterstattung
Website-Formular → CRM (Kontakt, Eigentümer = Admin) → Workflow zum Ändern des Eigentümers für den Vertrieb → Pipeline (Deal) → Follow-up → Berichterstattung
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung.
Schritt 1: Formular erstellen und CRM verbinden
Erstellen Sie ein Lead-Empfangsformular im Bereich Formulare von GTG CRM.
Sollten vorhandene Felder für KMUs sein:
| Feld | CRM-Feld zuordnen | Zweck |
|---|---|---|
| Firmenname | Company |
Größe und Branche des Unternehmens verstehen |
| Ansprechpartner | First Name, Last Name |
Vertriebsmitarbeiter rufen den richtigen Namen an |
Email |
E-Mail-Follow-ups senden | |
| Telefonnummer | Phone |
Direkte Anrufe tätigen |
| Interessierter Service | Benutzerdefiniertes Feld (Dropdown) | An den richtigen Vertriebler/das richtige Team weiterleiten |
| Voraussichtliches Budget | Benutzerdefiniertes Feld (Dropdown) | Hochwertige Leads priorisieren |
Binden Sie das Formular über ein Skript-Tag oder ein iframe in Ihre Website ein. Wenn Sie die Funktion Website oder Landing Page von GTG CRM verwenden, wird das Formular automatisch verbunden.
Wenn ein Kunde das Formular abschickt → werden die Daten automatisch als Kontakt im CRM → Kontakte erstellt mit:
- Lifecycle Stage: Lead
- Source-Tag: website (automatisch)
- Alle Felder aus dem Formular, die zugeordnet wurden
Schritt 2: Auto-Routing – Leads an die richtige Person weiterleiten
Dies ist der Schritt, der den meisten KMUs fehlt. Anstatt einer gemeinsamen E-Mail à la „Wer auch immer Zeit hat, kümmert sich darum“, leitet GTG CRM Leads automatisch an bestimmte Mitarbeiter weiter.
Einrichtung in Automatisierung → Workflows:
Trigger: Objekt → Kontakt → Kontakt erstellt
(Wenn ein Kunde ein Formular auf der Website ausfüllt, erstellt das System automatisch einen Kontakt im CRM und weist dem Arbeitsbereichs-Admin standardmäßig die Rolle des Eigentümers zu. Der folgende Workflow ändert den Eigentümer auf den zuständigen Vertriebler.)
Beispiel für einen Routing-Workflow:
Neu erstellter Kontakt (vom Website-Formular)
→ [Bedingung] Interessierter Service = "Marketingberatung"?
Ja → Kontakt Vertriebler A zuweisen
Nein → [Bedingung] Interessierter Service = "Website-Design"?
Ja → Kontakt Vertriebler B zuweisen
Nein → Eigentümer = Admin behalten (Vertriebsmanager bearbeitet)
→ Bestätigungs-E-Mail an den Kunden senden
→ Tag "Neuer Lead – Muss bearbeitet werden" zuweisen
Ergebnis: Der Vertriebler öffnet den Kontakt und sieht sich selbst als Verantwortlichen
Einfachere Alternative: Wenn Sie nur 2-3 Vertriebler haben, verwenden Sie die Funktion Kontakt zuweisen im Round-Robin-Verfahren – das System verteilt die Leads gleichmäßig auf jeden.
Wenn ein Vertriebler einen Lead erhält, sieht er:
- Vollständige Informationen im CRM (Name, Telefonnummer, E-Mail, interessierter Service)
- Ihn selbst als Eigentümer → klare Verantwortung
- Lifecycle Stage: Lead → muss kontaktiert werden
Schritt 3: Pipeline (Deal) erstellen, um den Status zu verfolgen
Kontakte speichern Kundeninformationen, während die Pipeline (Deals) den Verkaufsfortschritt verfolgt. Sie benötigen beides.
Erstellen Sie eine Pipeline in CRM → Deals:
| Phase | Bedeutung | Wer ist verantwortlich |
|---|---|---|
| Neuer Lead | Gerade eingegangen, noch nicht kontaktiert | Zugewiesener Vertriebler |
| Kontaktiert | Angerufen/E-Mail gesendet, wartet auf Antwort | Vertriebler |
| Beratung läuft | Kunde ist interessiert, Angebot muss gesendet werden | Vertriebler |
| Angebot gesendet | Wartet auf Kundenentscheidung | Vertriebler |
| Verhandlung | Bedingungen werden verhandelt | Vertriebler + Manager |
| Gewonnen (Won) | Vertrag unterzeichnet / Bestellung aufgegeben | → Weiterleitung zur Ausführung |
| Verloren (Lost) | Kunde kauft nicht | → Grund festhalten zur Verbesserung |
Jeder Deal hat wichtige Felder: - Deal-Name – z. B. „Unternehmen ABC – Marketingpaket 3 Monate“ - Betrag – erwarteter Wert (z. B. 15.000.000 VNĐ) - Abschlussdatum – erwartetes Abschlussdatum - Priorität – Niedrig / Mittel / Hoch / Dringend - Kontaktrolle – Entscheidungsträger, Beeinflusser, Budgetinhaber
Workflow-Verbindung: Wenn ein Lead im CRM eingeht, kann die Automatisierung automatisch einen Deal in der Pipeline erstellen:
Kontakt erstellt → Kontakt zuweisen (Eigentümer von Admin auf Vertriebler ändern) → Deal erstellen (Phase: "Neuer Lead") → E-Mail senden
Schritt 4: Geplante Follow-ups
Nachdem ein Lead zugewiesen wurde und ein Deal in der Pipeline vorhanden ist, muss der Vertriebler ein Follow-up durchführen. GTG CRM hilft sicherzustellen, dass kein Lead vergessen wird:
Automatisierung zur Erinnerung an den Vertriebler
Trigger: Deal-Phase geändert (Wechsel in die Phase „Neuer Lead“)
Deal wechselt in die Phase "Neuer Lead"
→ Erinnerung an Vertriebler: "Neuen Lead innerhalb von 24 Stunden kontaktieren"
→ 24 Stunden warten
→ [Prüfen] Ist der Deal noch in der Phase "Neuer Lead"?
Ja → Zweite Erinnerung senden: "Lead wurde noch nicht kontaktiert!"
Nein → Beenden (Vertriebler hat bearbeitet)
→ Weitere 24 Stunden warten
→ [Prüfen] Ist der Deal noch in der Phase "Neuer Lead"?
Ja → Manager benachrichtigen
Automatische Follow-ups für Kunden
Wenn der Vertriebler den Lead kontaktiert hat, der Kunde aber nicht geantwortet hat:
Deal wechselt zu "Kontaktiert"
→ 3 Tage warten
→ Erstes Follow-up per E-Mail senden: "Kann ich Ihnen weiterhelfen?"
→ 5 Tage warten
→ Zweites Follow-up per E-Mail senden: mit Dokumenten/Fallstudien
→ 7 Tage warten
→ Wenn keine Antwort → Tag "Spezielles Follow-up erforderlich" zuweisen + Vertriebler erinnern
Verlorene Deals wiederbeleben
Deal wechselt zu "Verloren (Lost)"
→ Grund für den Verlust angeben (manuell vom Vertriebler eingegeben)
→ 30 Tage warten
→ E-Mail senden: "Wir haben ein neues Programm, das für Sie passend sein könnte"
→ 60 Tage warten
→ Monatlichen Newsletter senden
Schritt 5: Messaging verbinden – Betreuung über den Unified Inbox
Wenn ein Vertriebler einen Lead per E-Mail oder Zalo kontaktiert, wird die gesamte Konversation in der Unified Inbox angezeigt.
Vorteile für KMUs: - Vertriebler sendet E-Mails von GTG CRM → E-Mails werden in der Timeline des Kontakts gespeichert (geht nicht im persönlichen Gmail verloren) - Kunde antwortet → erscheint in der Unified Inbox → Vertriebler antwortet sofort - Wenn der Vertriebler im Urlaub ist, kann der Manager den gesamten Gesprächsverlauf einsehen → Übergabe an eine andere Person - Keine Datenverluste, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen
Schritt 6: Berichterstattung – Genau wissen, wo das Problem liegt
Am Ende der Woche/des Monats muss der Manager wissen:
Pipeline-Berichte (CRM → Deals): - Wie viele neue Leads kamen herein? - Wie viele Deals sind in jeder Phase? - Gesamter prognostizierter Deal-Wert (Pipeline-Prognose) - Gewinn-/Verlustrate - Welcher Vertriebler bearbeitet die meisten Deals?
Vertriebs-Dashboard: - Gesamtumsatz über die Zeit - Durchschnittlicher Bestellwert - Top-Produkte/-Dienstleistungen - Vergleich mit der Vorperiode
Beispiel für Einblicke aus Berichten: - „80 % der Leads gehen in der Phase „Angebot“ verloren → ist der Preis höher als der Marktdurchschnitt?“ - „Vertriebler A hat eine Gewinnrate von 40 %, Vertriebler B nur 15 % → benötigt Vertriebler B Schulungen?“ - „Leads von Google Ads haben einen höheren durchschnittlichen Deal-Wert als Facebook → Budget dorthin verschieben?“
Praxisbeispiel: IT-Dienstleistungsunternehmen (8 Mitarbeiter)
Vor der CRM-Nutzung: - Kunde füllt Formular aus → E-Mail geht an gemeinsame Inbox → wer liest, bearbeitet es - Man weiß nicht, ob der Kunde angerufen wurde, 2 Vertriebler rufen denselben Kunden an - Am Monatsende fragt der Manager: „Wie viele neue Kunden gab es diesen Monat?“ → niemand weiß es genau
Nach der Prozessimplementierung: 1. Website-Formular ordnet 5 Felder im CRM zu (Name, Telefon, E-Mail, Service, Budget) 2. Workflow-Routing: Leads für „Cloud-Services“ → Vertriebler A, „Software“ → Vertriebler B 3. Pipeline mit 6 Phasen: Neuer Lead → Kontaktiert → Beratung → Angebot → Verhandlung → Gewonnen/Verloren 4. Automatisierung erinnert Vertriebler, innerhalb von 24 Stunden Kontakt aufzunehmen, Follow-up-E-Mail nach 3 Tagen 5. Manager prüft das Dashboard: 45 Leads/Monat, 25 % Gewinnrate, durchschnittlicher Deal-Wert 20 Mio. VNĐ
Ergebnis: Keine Leads mehr verloren, Vertriebler wissen, was sie täglich tun müssen, Manager haben Daten für das Coaching.
Fazit
Der Prozess des Empfangs von Leads von Ihrer Website in Ihr CRM muss nicht kompliziert sein – aber er muss klar sein: Wer erhält den Lead, in welcher Phase befindet er sich, wann erfolgt das Follow-up und wie wird gemessen. GTG CRM ermöglicht es KMUs, diesen Prozess mit folgenden Funktionen aufzubauen:
- Einbettbare Formulare → automatische Lead-Erfassung
- Automatisierungs-Workflows → automatisches Routing + Follow-up
- Pipeline (Deals) → klare Nachverfolgung jedes Deals
- Unified Inbox → Lead-Betreuung über E-Mail/Zalo in einer Oberfläche
- Sales Dashboard → Berichte für Entscheidungsfindung
Einmal eingerichtet, läuft es kontinuierlich. Kein Lead geht verloren, kein Vertriebler wird vergessen.
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